軟件實施步驟要求

精選文庫軟件實施步驟本人認為，軟件實施是一個復雜、漫長、具有層次性的過程，其本質是通過軟件公司與使用客戶的密切配合，實現軟件與企業(yè)流程的緊密結合，幫助客戶成功應用管理信息系統(tǒng)，客戶能否成功使用應用管理信息系統(tǒng)，除軟件系統(tǒng)本身因素外，關鍵還在于實施。大體上，實施分為三個階段，即實施前期，實施，實施后期，三個階段之間的關系是承上啟下，缺少那一環(huán)都會給最終的結果帶來風險，甚至執(zhí)行不下去，下面將詳細描述，三個階段的工作，以及步驟。1 實施前期實施前期，一般主要是項目的調研，也可以說成是調研階段，此階段是項目的開始也是整個項目的基礎，調研的主要步驟分為以下步驟1. 企業(yè)調研企業(yè)調研必須由銷售人員和實施人員在實施前一起上門進行企業(yè)調研工作，而調研的過程主要是了解企業(yè)的發(fā)展要求，以及核心需求問題，簡單的說就是企業(yè)希望通過系統(tǒng)解決他們現在什么問題，以及如何通過系統(tǒng)落實企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略，此階段必須了解以下要點:A) 企業(yè)當前的組織結構B) 企業(yè)當前基本的運作模式，即業(yè)務流程方式C) 企業(yè)當前信息化程度D) 企業(yè)當前遇到的瓶頸問題，即當前所遇到的核心問題E) 企業(yè)后期發(fā)展要求在調研過程中，常常會發(fā)現很多客戶方面的問題，或者是使用其他系統(tǒng)的瓶頸，又或者是管理上的漏洞，這些問題往往又是客戶常常困惑多年，可能是因為某些管理思路而沒有發(fā)現，又可能是內部管理的原因導致溝通不力，還可能是企業(yè)本身的定位和戰(zhàn)略環(huán)境制約了發(fā)展。如果我們發(fā)現的這部分內容對軟件實施和日后軟件正常運作的產生一定的影響，希望實施人員能在調研階段給客戶提出思考并及時處理，可以為我們日后軟件正常運作減少瓶頸性問題，并且借此強化用戶之間的溝通。而且，用戶往往更希望有一些實事求是的觀點能在新系統(tǒng)運作時體現出來，這樣可以更加體現出我們實施人員的專業(yè)和權威。在調研過程中，客戶常常會提一些需求，可能此需求在我們軟件中現在還未實現，或者不成熟，實施人員必須對軟件本身的特點，以及客戶的業(yè)務流程，要預知軟件實施過程中的一些問題和困難，并且事先和客戶說明，說直白點就是那些功能有，那些功能沒有，實事求是，這樣讓客戶體會到我們實施人員是務實誠懇的2. 建立項目組織項目組織，主要分為領導小組，實施小組，執(zhí)行小組，建立一個富有思想和執(zhí)行力的項目組織是項目實施成功的重要因素。A) 領導小組：由客戶高層領導、信息主管、我方實施人員組成，組長最好是企業(yè)一把手。強調領導組對整個實施負總責。領導組負責動員、組織、檢查、督促、協(xié)調、拍板、簽收。遇到重大問題，或者每個階段性完成或啟動，實施人員均應及時提議召開領導組會議，進行報告和討論，保持自上而下的高度參與。領導小組的主要工作包括：制定方針策略，設定實施目標，批準實施計劃，監(jiān)控實施進程，調配人力安排，解決實施小組不能解決的問題，制定各部門業(yè)務流程、工作規(guī)范，建立企業(yè)組織架構，審批新系統(tǒng)的工作流程及規(guī)范，保證實施能夠正常進行，對實施成敗全面負責。B) 實施小組:實施小組的負責整個實施的細節(jié)工作，由企業(yè)最高管理層及各個業(yè)務部門負責人組成的項目實施小組,實施組長是個關鍵的崗位，最好是公司信息部負責人，實施組長必須也是領導小組的成員，方便實施組長向領導小組匯報實施情況，實施小組的成員應該是我方的實施人員和各部門的相關主管，這些主管或業(yè)務骨干要求不僅熟悉本部門的工作，也了解其他相關部門的情況及相互關系，施小組對領導小組負責，主要的工作包括：落實整體實施計劃，保證計劃的順利實現，指導、組織和推動執(zhí)行組的工作，需求及業(yè)務流程的分析確認，研究制定業(yè)務流程、負責基礎數據的確認，組織開展企業(yè)內部的培訓，并對培訓人員進行考核，提交各階段的工作文檔。C) 執(zhí)行小組：執(zhí)行組由企業(yè)各部門組成，用戶信息主管參與，組長為各部門負責人。強調執(zhí)行組負責各部門的人員培訓與考核，與部門需求及流程有關的分析、確認、試驗，部門上線效果的維護。主要的工作包括：保證整個軟件項目實施的高效務實的進行，對部門的工作職能和業(yè)務流程進行有序執(zhí)行，并評估實際業(yè)務流程的可行性，及時向實施組反饋實施進度和存在風險。領導小組、實施小組和執(zhí)行小組的關系是環(huán)環(huán)相扣的，他們是一個金字塔型結構，并且由下而上緊密配合，保證軟件實施和正常開展。在實際實施過程中，本人體會到建立好項目組織的主要作要體現在：讓企業(yè)領導和員工共同參與到實施中來、更好的執(zhí)行相應的實施計劃，做到具體實施到位、企業(yè)整體工作責任清晰、分工明確，為實施的具體執(zhí)行做好準備3. 制定項目實施計劃項目實施要有一個目標具體、內容詳細、順序合理、責任明確、進度積極可行、前后銜接有序的實施計劃。計劃必須是可以檢查的，沒有使人無所適從的空洞言辭。具體說明：做什么？什么時候做？什么部門誰來做？怎樣做？要達到什么目標，完成什么階段成果？項目實施計劃是在客戶領導住持下由項目小組提出，經過領導批準后才能執(zhí)行，也許很人會認為項目實施計劃只要安排好整個培訓的時間就好，而且讓軟件供應商提供計劃就可以了，其實這是錯誤的，個人認為，實施計劃不單單只是培訓，其中軟件項目的準備階段就要占用實施計劃的1/4的時間，流程重組和系統(tǒng)培訓大概就要1/2的時間，還有軟件正式使用過程也需要大概1/4左右的時間，為什么說需要在客戶領導的住持下由項目小組提出，并制定，原因是企業(yè)不可能停下自己的業(yè)務來配合軟件供應商完成任務，而是軟件供應商和企業(yè)共同協(xié)商，制定合理的實施計劃時間表，而且實施過程中一定是由客戶和實施人員根據實施計劃共同主導項目的進展，雖然培訓是整個軟件實施的重要工作，但很多時候軟件上線后可能會發(fā)現更多的問題，在確定軟件的培訓計劃時，或者考慮把部分軟件的流程細節(jié)培訓放置在軟件上線使用也是非常有好處的4. 項目啟動大會完成上述的實施項目準備，開始了整個軟件的項目啟動，項目啟動過程會是利用企業(yè)組織的正規(guī)形式，宣布項目正式開始實施的會議。項目啟動大會也代表了企業(yè)高層對項目的態(tài)度和決心。通過項目啟動大會向項目實施小組和全企業(yè)傳達了企業(yè)將如何開展項目實施的信息。項目啟動會的主要內容有：各項目小組的成員介紹，各小組成員的工作安排，企業(yè)一把手對參會人員進行動員，實施組長介紹此次實施的計劃安排，明確項目的運作、管理以及溝通方式。參加項目啟動會的人員應該有：領導小組、實施小組、執(zhí)行小組成員和企業(yè)其他中高層領導。項目啟動是項目實施工作的一個好的開始。我們實施工作也是由務虛到務實的一個開始過程。在實際工作中，實施人員要非常重視這一個過程，并且建議創(chuàng)造一個正式的項目啟動過程。而客戶高層同樣經常會忽略這樣一個好的過程，實施人員有責任去帶動和要求客戶召開一個實施軟件的“動員大會”。動員大會召開的目的是讓客戶內部各部門員工都能清晰的認識這次軟件實施的重要性，強化管理意識和學習意識，也讓整個實施工作更規(guī)范化進行2 項目實施當項目啟動大會開始后，那么就進入了項目實施過程，項目實施過程是整個實施的核心，其中內容分為三階段:重組業(yè)務流程，培訓操作系統(tǒng)，試運行正式上線。1. 重組業(yè)務流程業(yè)務流程重組就是指導客戶在系統(tǒng)標準業(yè)務流程的基礎上，參照標準業(yè)務規(guī)范流程，結合企業(yè)自身特點，將企業(yè)自身的業(yè)務流程轉化為能夠在新系統(tǒng)中處理的業(yè)務流程的組織過程，并達到初步形成企業(yè)應用的新系統(tǒng)業(yè)務流程草案，然后提交給領導小組的討論，無異議后，審批形成文檔執(zhí)行，重組業(yè)務流程分以下幾個內容A) 分部門調研分部門調研就是詳細了解企業(yè)的各部門的日常管理和運作細節(jié)情況，特別是業(yè)務流程、人員水平及配合程度、重點需求、崗位職責以及日常工作量等資料，結合系統(tǒng)形成新系統(tǒng)的流程草案.各部門調研的核心內容就是整理工作流程，實施人員必須通過了解各部門的工作狀況，日常運作模式，才能由針對性的提出新系統(tǒng)的解決方案。系統(tǒng)的流程規(guī)范是保證信息系統(tǒng)得以正常運行的關鍵。是企業(yè)管理過程中人和人之間，人和計算機之間進行精確通訊的保證。以此，規(guī)范人的行為方式是一種管理規(guī)程，是按照業(yè)務流程說明，讓員工明確企業(yè)經營管理策略，部門職能和分工，落實日常工作責任的規(guī)范制度。B)系統(tǒng)基礎設置規(guī)范系統(tǒng)基礎設置規(guī)范是軟件運行基本運行參數設置，它內容本身是軟件作為一個平臺在結合客戶本身經營管理特色而制定的規(guī)范，在實際操作中可圍繞流程文檔對中層干部進行再次的培訓討論，并落實系統(tǒng)有關的基礎設置.C)客戶需求文檔客戶需求文檔體現客戶對軟件的實際業(yè)務應用需求，在軟件流程與企業(yè)管理的需求調研階段，難免會發(fā)現客戶應用的特殊業(yè)務需求，這些需求往往在現有的軟件功能中沒有非常好的體現，如果它可以作為一個行業(yè)應用的代表性需求，或者該需求對軟件本身架構改變不大，我們可以考慮將這部分內容登記在客戶需求文檔中，以提交公司進行需求分析，并確認修改方案D)二次研發(fā)協(xié)議二次研發(fā)主要是針對客戶的需求超出軟件本身的業(yè)務框架范疇，實施人員根據調研情況，形成文檔，然后和客戶展開討論，形成解決方案，同客戶需求文檔一并提交公司進行需求分析，并確認修改方案E)提交業(yè)務重組方案審批提交業(yè)務重組方案就是把以上調研的結果，提交給領導小組，再次溝通確認，然后領導對所有文檔進行批準簽字，實施后期的培訓及上線，必須嚴格按照以上文檔執(zhí)行。如果某部門或人員對文檔內容有異議，必須將所提問題及解決辦法提交領導小組討論后決定是否進行調整。2. 軟件培訓階段軟件培訓是上線的主要內容，它和流程重組關系密切，必須在和客戶確認好重組的業(yè)務流程和基礎設置后，在去做培訓工作。 在軟件實施過程中，培訓是十分重要的環(huán)節(jié)，培訓工作要貫穿實施的全過程，培訓工作要分層次不斷深化。軟件培訓的人員包括，領導小組相關人員，實施小組，和執(zhí)行小組人員，其中主要是對執(zhí)行人員的培訓，遇到接收能力比較差點的人員，需要有耐性，有節(jié)奏的引導客戶練習操作，培訓過程中，盡量避免講解軟件和技術上的問題，盡量用實際案列進行操作講解。軟件培訓是一個具有層次性的工作，實施人員應該根據和客戶確認下來的業(yè)務流程，有計劃，有層次 進行培訓講解，最好是根據業(yè)務流程，分部門進行講解，然后用客戶的實際案列進行系統(tǒng)講解和操作，講解完后，盡量給操作人員多點時間練習，以便操作人員對軟件操作和思路的固化。3.試運行和正式上線在進行試運行或正式上線的時候，盡量避免數據的變更升級以及流程的調整，升級和流程的調整，必須在試運行前結束，試運行或正式上線前應該注意以下幾點:A) 修改完成所有的需求以及二次研發(fā)，并升級B) 建立測試版本和正式版本兩個運作方式C) 對基礎數據進行重新整理，設置相關人員的操作角色和權限D) 對培訓的相關部門進行檢驗，發(fā)現問題及時解決更新E) 整理相關部門的所有業(yè)務流程下的打印報表針對以上幾點逐步檢查，并形成文檔，方便試運行和正式上線后的驗收操作4. 項目驗收在實施過程中，任何項目都必然存在預定的結束時間。通過項目的驗收，標志著項目在實際的項目周期內已完成預定的項目目標，和實施顧問主導參與項目實施工作階段的結束。信息化項目是以企業(yè)為主體實施的，項目的驗收，并不意味著企業(yè)內部實施工作的結束，而是進入一個新的起點。企業(yè)內部實施人員應當在已達到的實施成果基礎上，繼續(xù)優(yōu)化業(yè)務處理和流程，鞏固實施成果。整體軟件項目的驗收過程可由實施人員配合企業(yè)領導和各部門負責人分層次的進行，以更徹底的完成企業(yè)軟件項目的升級過渡。一些人認為，項目的驗收標準是只要培訓完成，客戶會操作了就是結束了，其實這是個誤區(qū)，培訓結束，執(zhí)行小組成員會操作系統(tǒng)了，這只是項目驗收的基本條件，實施人員在進行完上面兩個階段后，應該和客戶領導溝通，讓客戶對當前系統(tǒng)的業(yè)務處理和流程判斷是否需要進行再次優(yōu)化或調整，最好是按部門有層次的去確定，最后達到簽字驗收項目實施過程中，我們特別要注意以下幾點:1) 在實施階段，我們要讓客戶多提問題，對不清晰的業(yè)務流程和不合理的部分要一起交流。個人的實施體會是盡可能在軟件培訓和試用上線階段解決更多的軟件問題，并引導客戶的網管人員自己學會分析問題，解決問題，以減輕上線后軟件正式使用各部門的工作壓力，提高系統(tǒng)運行的效率，對于軟件操作問題，需要讓客戶多熟悉使用，發(fā)現技巧；而對于部門的流程問題，發(fā)現后最好結合實際的業(yè)務內容做真正的演示，確保員工思路清晰，操作熟練.2) 在通常的需求調研階段，我們可以了解到客戶感性和宏觀的需求，而更多的軟件的微觀需求會在軟件上線后被客戶的各部門員工發(fā)現，在實施培訓階段，或練習階段多建議客戶多提需求，但同時要給客戶做到心里準備：我們只解決跟業(yè)務相關的核心需求，而對個別用戶所提到的方便個人操作使用的不充分需求我們可以盡可能按照具體的部門流程和管理規(guī)范進行解決。實際上，幾乎任何一個客戶在日常業(yè)務和部門經營管理上都有一定的獨特之處，對于專屬行業(yè)性質的信息化軟件，本身就是為了滿足或解決行業(yè)共性的業(yè)務問題，肯定做不到面面俱到。當實施人員接到客戶問題時，首先要分析問題是否屬于軟件功能上的缺陷，或者具有通用管理上的需求，進而形成需求文檔，向需求中心和產品部反映相應的問題，最終將結果反饋給客戶，實施人員在分析客戶需求的時候，應該首先從業(yè)務流程去分析和思考3) 正式上線的時候一定要對客戶的庫存進行盤點，如果執(zhí)行用戶的首次盤點和過程盤點，是整個實施環(huán)節(jié)中必須最小心和全程關注的一步，建議實施人員應到現場密切參與配合，盡量指導客戶相應負責人全程參加盤點，主要工作參與前期盤點設計和培訓，以及盤點的數據生效4) 正式上線以后，對客戶的數據庫設置數據庫備份機制，且備份到其他存儲介質上面3 實施后期軟件實施完成正式上線使用后，實施人員應該及時把項目交接給相關的客服人