辦公室工作實務-辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng)

辦公室工作實務,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第一章辦公室工作概述,學習目標知識點：1、了解辦公室工作的性質、作用和職能2、理解辦公室工作的原則性與靈活性3、認識辦公室秘書應具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點：1、培養(yǎng)辦公室秘書的工作悟性2、完善辦公室秘書的能力結構素質點：1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光2、培養(yǎng)正確的秘書職業(yè)觀、事業(yè)觀,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第三節(jié)辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,情景案例,劉麗麗是一位剛滿19歲的漂亮姑娘，高中畢業(yè)后因高考落榜，便到省城來求職。她再三思量，覺得自己長得不錯，口齒伶俐，適合去做秘書工作。于是，她翻閱大報小報，幾乎每張報紙都能看到各種企業(yè)招聘秘書人才的廣告，她喜出望外。便津津有味地閱讀起來：某國際投資有限公司聘英文秘書一名，女性，25歲以下；中英文說寫流利，良好的人際關系；熟練中英文電腦處理；英語大專畢業(yè)；有兩年以上外資企業(yè)工作經驗者優(yōu)先。某公司招聘辦公室秘書兼總務，女性，大專畢業(yè)，兩年相關工作經驗，工作耐心、細致，辦事謹慎，有承受工作壓力的心理素質，具有較強的英語聽、說、寫能力以及一定的財務經驗。某集團公司聘高級文秘，大學本科或專科畢業(yè)，具有較強文字表達能力，熟悉資料分類存檔。有專業(yè)知識及合資企業(yè)工作經驗者優(yōu)先考慮。某汽車配件公司聘文秘，要求品貌端正，大專畢業(yè)，年齡在2028歲，男女不限。要略懂電腦操作，曾從事管理工作，能講流利的廣州話及普通話，懂英文或日語（最好是外語學院畢業(yè)）。某首飾廠聘秘書，大專以上學歷，有良好英語能力和熟悉電腦者，有較強的文字表達能力，有獨立處事能力，有吃苦耐勞的精神，能與人融洽相處。劉麗麗把一則又一則的招聘廣告從頭看到尾，越看越泄氣。各種招聘秘書的廣告，對應聘秘書的要求很具體，既有知識技能方面的條件，也有思想品質方面的要求，她僅有年齡和容貌是遠遠不夠的。經過幾天的認真考慮，劉麗麗決定報考秘書職業(yè)培訓學校，繼續(xù)學習，提高自己的素質。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,項目任務,如果你是文秘專業(yè)學生，你打算怎樣培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)以適應現代化企業(yè)管理對秘書人才的要求？,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,任務分析,隨著我國市場經濟的迅速發(fā)展，秘書人員以驚人的速度增長，秘書已成為市場經濟條件下興起的社會職業(yè)群體，是社會活動中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國改革開放特別是加入世貿組織，對秘書從業(yè)人員的要求越來越高，圍繞我國企業(yè)轉換經營機制，建立現代企業(yè)制度，秘書工作必須適應新的形勢，秘書人員也必須努力提高自身的素質，更好地為完善市場經濟體制服務，這就要求面向二十一世紀的秘書具有較高的素質。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,任務分析,作為文秘專業(yè)的在校學生，想要在將來的職場競爭中謀得一席之地，首先一定要學好專業(yè)知識，注重提升專業(yè)素質，利用學校的實訓條件以及各種實踐機會充分掌握秘書工作的相關技能，這是適應時代發(fā)展、社會需要的必備條件；不但好學、勤學，還要博學，人們說：“秘書肚，雜貨鋪”，就是說秘書人員是通才，是雜家，一定要博學多才，見多識廣，因此要充分利用學校的圖書館、閱覽室以及越來越發(fā)達的網絡系統(tǒng)廣泛涉獵各行各業(yè)的知識，以提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。更重要的，要學會做人，這是做好秘書工作的先決條件，其實，學校就是一個小社會，要學會和各種各樣的人相處，多參加校內的各種各樣的活動，在與人溝通交往中培養(yǎng)謙虛謹慎、誠實守信、尊重他人、與人為善的優(yōu)良品格，這是一個職業(yè)秘書必須具備的思想、道德品質方面的素養(yǎng)。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的職業(yè)道德,會說會寫會做事會做人,職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動所應遵守的行為規(guī)范。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德，秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，因為秘書這個職業(yè)最接近領導核心層，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德淪喪，將會給單位帶來無法估量的損失；另外，由于秘書工作的事務性、從屬性、服務性等特點，也決定了辦公室秘書必須具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。,CompanyLogo,辦公室秘書的職業(yè)道德,會說會寫會做事會做人,愛崗敬業(yè)，忠于職守遵紀守法，嚴守機密誠實守信，恪盡職責埋頭奉獻，甘當配角謙虛謹慎，廉潔自律,CompanyLogo,小技法,“反思”與“慎獨”秘書應該繼承前人在道德修養(yǎng)中注重“反思”和“慎獨”的好傳統(tǒng)。古人講“日三省乎己”，秘書應該把職業(yè)道德標準作為一面鏡子，定期檢查自己。所謂“慎獨”，就是說即使在個人獨立工作，無人監(jiān)督的情況下，也要堅持按道德規(guī)范的要求做事，在“隱”和“微”的地方，能夠自覺地控制自己，防微杜漸，加強自我教育、自我磨煉、自我改造和自我完善，努力使自己成為一個具有較高道德修養(yǎng)的人。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的知識素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,1、基礎知識2、專業(yè)知識3、相關知識,CompanyLogo,辦公室秘書的知識素養(yǎng),秘書知識素養(yǎng),基礎知識,專業(yè)知識,相關知識,會說會寫會做事會做人,辦公室秘書最起碼的知識面,辦公室秘書區(qū)別于其他專業(yè)人才的重要標志,邊緣學科知識的掌握有助于辦公室秘書整體素質的提高,CompanyLogo,相關知識,行業(yè)知識,專業(yè)知識,辦公室秘書的知識素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書應從實踐經驗中不斷學習，提高自己的知識的素養(yǎng)，通過與各位有頭腦、有經驗的領導、客戶、同事往來，從他人的經驗中不斷提升自己。秘書身處領導的周圍，應注意在工作中向領導取經，學習有益的領導經驗，并從自己的失誤中汲取教訓。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的能力素質,會說會寫會做事會做人,秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，這種綜合性的能力要求是由秘書的職業(yè)特征所決定的。當今單位組織由于領導職能的進一步加強，辦公室秘書所擔負的工作日趨繁重，秘書的能力內涵較之以前有顯著的擴展與強化。從適應單位實際工作的需求出發(fā)，辦公室秘書幾種能力是必須要具備的。,CompanyLogo,辦公室秘書的能力素質,閱讀概括能力,創(chuàng)新能力,包容能力,競爭能力,組織策劃能力,表達能力,人際溝通能力,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書的工作責任范圍日益擴大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結果不是事情沒有辦好，便是錯誤不斷。如何才能使工作順利進行呢？有如下建議可供參考：1、掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點，而把目光集中于特定細節(jié)，就會忽略真正重要的部分。唯有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規(guī)劃。2、善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關系，廣結人緣，那么辦起事來自然方便許多。3、了解自己的實力。譬如準備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理素質,辦公室秘書處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務的繁重，角色的復雜，經常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個人對職業(yè)、崗位、角色的認知偏差和社會世俗觀點及群體輿論壓力等原因，極易產生一些心理障礙，如果不能及時加以調整，久而久之就會造成心理失調，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會給秘書的工作和人際交往造成困難，甚至會影響到秘書自身的身心健康。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理素質,作為辦公室秘書應具備的健康和諧的心理素質，主要是指：樹立正確的人生觀，價值觀，熱愛本職工作；建立自我成功期待，擁有恰當的人生抱負水平；善于反省，能自我調節(jié)心理壓力；自覺抵御各種不良思想觀念行為的影響；善于營造和諧、互助的人際關系氛圍；做事有百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力；具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理調適,為了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書要善于調適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，行之有效的調適方法是：培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒；博覽群書，以拓寬視野，開闊胸襟；主動與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務，通過傾訴、宣泄以調節(jié)情緒；正確地評估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)；勞逸結合，堅持鍛煉身體；學會轉移注意力，其中學會克制與忘記很重要，不良情緒容易得以排解；掌握一些心理保健知識。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書的八種不良心理辦公室秘書應該經常進行自我心理調節(jié)，以便更好地適應環(huán)境和工作的需要。秘書必須注意克服八種不良心理：一是求逸心理缺乏責任感和奉獻精神，貪圖安逸，追求舒適，工作繁重便產生厭倦情緒，怨天尤人。二是恃勢心理自恃與領導接近，地位特殊，處處流露出一種優(yōu)越感。待人接物態(tài)度傲慢，對同事頤指氣使，有時還利用領導的威望為自己謀取私利。三是嘩眾心理忽視修養(yǎng)，不甘寂寞，熱衷于嘩眾取寵，將謹言慎行、嚴于律己的職業(yè)規(guī)范置于腦后。四是自卑心理對秘書的參謀助手作用缺乏充分理解，把領導與秘書之間的依存關系曲解為主仆關系，因而在領導跟前低聲下氣，誠惶誠恐，辦事毫無主見。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,五是逢迎心理為了和領導融洽相處，便對領導一味遷就迎合，把為領導服務庸俗化到了拍馬溜須、巴結討好的地步。六是偏執(zhí)心理自以為是，固執(zhí)己見，拒絕接受任何批評，甚至當面頂撞，叫領導下不了臺。七是疏怠心理誤會領導的謙和與熱情，自以為和領導親密無間，非同一般，因而忘乎所以。八是居功心理把份內工作當成可資提高身價的籌碼，或在領導面前居功稱勞，希望能換取恩寵獎賞和提拔重用。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關鏈接,現代秘書職業(yè)技能的新要求21世紀是電子時代、網絡時代，瞬息萬變的社會充滿著挑戰(zhàn)，這都對秘書人員的工作技能提出了新的要求。最近，英國倫敦工商會考試局負責行政管理方面的主考官ShirleyTaylor女士發(fā)表了自己的看法。她認為，在過去的幾十年中，秘書的角色變化很快，他們不再是打字員或是辦事員，開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉變。概括起來，21世紀的秘書人員需要從以下方面提高自己的職業(yè)技能：,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關鏈接,1、多元化才能?，F代社會對于秘書人員的要求是全方位的，首先應懂得兩國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能，同時還要具備所從事的特定行業(yè)的專業(yè)技術知識。因此，平時注意知識的積累和儲備就顯得非常重要。2、出色的組織能力和控制能力。秘書應當是一個組織者，他們要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。能夠把握和控制各種復雜的局面。3、完美的溝通能力。要做一個21世紀合格的秘書，溝通能力應該非常出眾。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，要協(xié)調企業(yè)內外部的關系，這些都有賴于溝通能力作保證。4、獲取新知識的能力。現代社會知識更新的速度超過了以往任何一個時代，要想完成好自己的工作任務，在激烈的競爭中贏得主動，秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，需要跟上計算機、現代通信技術應用的發(fā)展步伐。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關鏈接,5、團隊合作能力。團隊合作能力也是21世紀秘書人員需要重點強調的，在當今社會，沒有一個人能夠完全脫離群體取得成功，而秘書人員又是社會組織中處于特殊位置的一個角色，他們需要通過自己的努力，幫助領導為組織構建起一個強有力的團隊，同時要督促團隊努力工作，最大限度地發(fā)揮團隊的潛力。目前我國秘書從業(yè)人員約2300萬人，而且還在不斷增長。但有調查顯示，在我國年營業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語等專業(yè)，缺乏專門的秘書理論和技能培訓，也缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務管理問題的理論基礎和實際經驗。按照現代社會的要求，一個合格的秘書人員應該是具備優(yōu)秀商務人員素質的行業(yè)精英，懂得國際商務禮儀、人際關系與溝通技巧、壓力管理、財務的精算與操作等。而企業(yè)高級秘書或助理人員，應該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關系，知道如何有效地處理商務事件，協(xié)助總裁完成上下級的溝通，并在任何場合都能保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風度和冷靜的頭腦。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓練,1、思考題：有人說，上司選擇秘書的標準是“看起來舒心，帶在身邊放心，用起來省心?！蹦闶侨绾卫斫膺@句話的？2、調研題：通過訪問一名工作多年的秘書或從事過秘書工作的領導等，分析哪些思想品質和心理素質是職業(yè)秘書必備的。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓練,3、案例分析面試呂芬到恒達股份有限公司應聘總經理秘書職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績通過，復試由總經理親自主持，當面回答總經理提出的問題?？偨浝韱枀畏遥骸皡涡〗?，從你的個人資料上看，你的畢業(yè)論文得過獎，大學生演講比賽得過第一名，你的口頭表達和書面表達的語言應用能力一定很過硬了?！薄翱偨浝硐壬保瑓畏一卮?，“這只能說我學生時代在語言應用上有一定的基礎，但到工作單位后，對行業(yè)術語和管理語言，特別對秘書語言應用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領導和前輩們學習。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進入角色?！笨偨浝砦⑿Φ攸c頭，又問：“呂小姐品學兼優(yōu)，才德兼?zhèn)洌@獎證書如此之多，個人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達公司應聘，不覺得屈才嗎？”呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關資料上反映，這是貴公司與國際市場接軌進行產業(yè)結構調整和技術升級出現的暫時困難。經過這驚險的一跳，公司的綜合素質和整體競爭實力將有極大的提升。我若能在公司機遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團隊，這是我的榮幸?！笨偨浝磉B連點頭，又問：“若請你任我的秘書，你將為我的工作提供怎樣的幫助？”“總經理，剛開始我只能做一些事務服務的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領導和前輩指導、把關；經過幾個月實踐考驗后，若公司認為我基本合格，我自信能夠承擔起總經理秘書的參謀輔助和事務服務的工作職責。”面試結果，呂芬被聘任為恒達股份有限公司總經理秘書。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓練,會說會寫會做事會做人,分析與討論：從呂芬在恒達公司應聘復試的過程中，分析公司需要怎樣的秘書？呂芬具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？談談你由此案例受到的啟發(fā)。,CompanyLogo,技能測評,秘書溝通能力測評溝通能力是秘書職業(yè)生涯中必備的重要能力?，F在不妨先熱熱身，看看自己的溝通能力到底如何。本測驗選擇了一些在工作中經常會遇到的、比較尷尬的、難于應付的情境，測查你是否能正確地處理這些問題，從而反映出你的溝通技能。每個人都有獨特的與人溝通、交流方式。閱讀下面的情境性問題，選擇出你認為最合適的處理方法。請根據自己的第一印象回答，不要過多考慮。單項選擇：說明：問題1、2選A積1分，選其他積0分；問題3、4、5選C積1分，選其他積0分；問題6選B積1分，選其他積0分；最后累加積分。,