時間管理培訓(大學生)ppt課件

高效的時間管理,讓我們共同遵守,認真傾聽他人的發(fā)言,不要脫離主題,不同的意見也要多聽,以愉悅的心情積極參與培訓,盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人。陶淵明凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。華羅庚,不會管理時間，就不會管理一切-彼得德魯克,管理技能結構,影響力,領導力,執(zhí)行力,提綱,認識時間和時間管理時間管理的誤區(qū)時間管理的原則時間管理方法改變個人工作習慣,有人粗略的統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人的時間是怎么花的：,我們還有多少時間？,睡覺：21年；,個人衛(wèi)生：7年；,吃飯：6年,旅行：6年；,排隊：6年；,學習：4年；,開會：3年；,打電話：2年,找東西：1年；,其他：3年；,工作：？；,假如我們從20歲開始，直至60歲，每天節(jié)約2小時做一件事情：,236540,8365,我們的工作時間又多了10年！,你通常工作很長時間嗎？你通常把工作帶回家嗎？你感到很少花時間去做你想做的事嗎？如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？你時常在做重要工作時被打斷嗎？你在辦公室用餐嗎？,下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”：,在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？當你長休了一段時間，你是否有負罪感？你常無暇閱讀與工作有關的書籍？你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？,總結你的時間掌控,從過去通過現(xiàn)在到將來，連續(xù)發(fā)生的，各種事件的“過程”。,什么是時間?,供給無彈性；,無法取代；,時間特性：,上帝的銀行如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？（小組討論：5分鐘并發(fā)言）,時間管理就是管理時間？,什么是時間管理,因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；不做計劃也能獲得實效；不了解做計劃的好處；計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；不知如何做計劃。,誤區(qū)之一：工作缺乏計劃,盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的人從來不做或是不重視做計劃，原因：,誤區(qū)之二：組織工作不當,*職責權限不清，工作內(nèi)容重復*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時斷時續(xù),誤區(qū)三：時間控制不夠,在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。,1、習慣拖延時間，2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！,我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：,誤區(qū)四：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？,誤區(qū)五：進取意識不強,我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)為：,*個人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊,提綱,認識時間與時間管理時間管理的誤區(qū)時間管理的原則時間管理方法改變個人工作習慣,Copyright張春明2010,Email:zhangcm,原則之一：明確目標,目標是行動的導航燈!成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩崔西語,具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關的（relevant）基于時間的（time-based）,如何制定目標？,一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的：,原則之二：有計劃、有組織地進行工作,確立目標；探尋完成目標的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項；確定各項任務的完成時間（留有余地）；落實到文字，用筆寫出來。定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。,制定計劃的步驟：,原則之三：分清工作的輕重緩急,請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。,6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。,日常事務,時間的四個象限,新的機遇,重要但不緊急,緊急但不重要,雜亂瑣事,不緊急不重要,危機任務,重要并且緊急,1,3,2,4,合理的比例,65-80%,25-30%,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,1%,15%,假如你手中有100張美鈔,其中有二張為百大鈔.其余98張則為一元小鈔。若將這100張鈔票撒向天空。任由人們來撿，請問您會如何下手？,你會怎么做？,在最短時間內(nèi)抓到最多的張數(shù)。設法找到那二張百元大鈔，行有余力，再抓其余一元小鈔。,80/20理論,80%的手機來電來自20%的朋友80%的生產(chǎn)力來自20%的上班時間80%的假單來自20%的員工80%的國家資源被20%的人占用80%的業(yè)績來自20%的客戶80%的財富集中在20%的人手中,原則之四：合理地安排時間,提綱,認識時間與時間管理時間管理的誤區(qū)時間管理的原則時間管理方法改變個人工作習慣,Copyright張春明2010,Email:zhangcm,（1）記錄時間,帶時間記錄本按事情的輕重緩急分類使用時間記錄表格,A、為什么要記錄時間？,B、如何記錄時間,時間記錄表格,（2）分析時間,定期對時間記錄進行分析，即分析自己的時間主要花在什么方面，以及對時間使用的效率分析自己的時間安排，也就是系統(tǒng)地分析自己的工作，鑒別和分清輕重緩急。管理者定期對時間記錄進行分析，就可以經(jīng)常地調(diào)整自己的時間安排,銷售經(jīng)理李宏的工作時間記錄,實踐練習：,1、李宏是否分清了做事的優(yōu)先順序并合理安排？為什么？,2、他受到哪些干擾，誰是主要打擾者？,3、根據(jù)他的實際情況，提出你的改進意見？,（3）善于利用“邊角料”時間,魯迅：時間就像海綿里的水一樣，只要你愿意擠，總還是有的。,（4）逆勢操作,將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現(xiàn)支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會在周六晚上逛超市，而會選在周一至周五晚上或其他時間。逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時，使用傳真或復印機。逆勢操作者會在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。,（5）4DS原則,Doitnow（要自己做的）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegateit（可授權的）：學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。Doitlater（稍后再辦的）：把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。Dontdoit（丟掉不管）：把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管,提綱,認識時間與時間管理時間管理的誤區(qū)時間管理的原則時間管理方法改變個人工作習慣,Copyright張春明2010,Email:zhangcm,習慣一、一生就是一天當日事當日畢,一次處理一個問題對于最重要的事，盡可能不要跟其他事攪在一起。,馬上行動杜絕拖延如果你要把一件容易的事變得困難，只要一直拖延下去就可以了。,習慣二、第一次做好追求零缺點,經(jīng)得住考驗,經(jīng)得住檢驗.,習慣三、整理你的桌子：,縮短找東西的時間容易分心無法看出做事情的先后順序,一般人平均每天會因為找東西花費一個半小時左右，平均每周花費個半小時，人一輩子就有五到六年的時間在找東西。,目的：,1、拿東西養(yǎng)成哪里拿，哪里放的習慣2、把同樣、同類、同時使用的東西放在一起3、把東西上編號貼上字條4、把所有的鑰匙集中保管5、設立一套高效的處理文件系統(tǒng)6、做事應盡量簡化.,習慣四、做自己該做的事不要讓人浪費你的時間,父子賣驢的故事,如何說“不”,、不要企圖獲得所有人的贊揚：不同的人有不同的立場，你只要獲得大多數(shù)人的認同，而不必追求所有人的贊揚。,、不要擔心冒犯別人：如果害怕冒犯別人，就應該學習一些在不冒犯他人的情況下拒絕別人的技巧。,、正確認識義務：當別人提出要求時，問一下自己，這件事我該做嗎？做了會不會浪費時間？如果應該拒絕的話，要委婉拒絕，并提供理由，提出解決方法。,、掌握拒絕的技巧：（）改變話題；（）表現(xiàn)出冷淡的態(tài)度：（）說明拒絕的理由：（）不用了，謝謝。（）堅定的拒絕。,習慣五、學會擱置問題,不要固執(zhí)，把一時難以解決的問題記錄下來。俗話說得好，一張一弛，文武之道。長時間的處于工作這中，對于一些問題可能一籌莫展，這時可以適當休息，把問題放置一下，不但對健康有益，對解決問題也有幫助。,公司是公司的債主，公司的老總對公司的老總說：“不還錢沒關系，您同意被我們收購吧！”說著，從地上黑白交雜的石堆里撿起兩顆石子來，狡猾地笑著說：“來吧！我手中有一邊是黑石子，一邊是白石子，您選一個。如果選中白石子的話，欠的債無限期延期；如果選中黑石子的話，嘿嘿，就被我們收購！”其實債務人清楚地看到債主拾起的兩塊都是黑色的石子，不論選哪一邊，結果都一樣。債務人一陣沉思，勉強伸出手來，指著其中的一個拳頭，做了選擇。但就要要接過石子的時候，他故意不小心將石子掉在地上。滿地都是黑白石子，誰也指不出到底哪一個才是掉下來的石子。這時，債務人一臉抱歉地說：“對不起，我的石頭掉了，看看您手中的石子是什么顏色的？”結果當然不用說，因為留在債主手中的是黑石子，所以債務人選的是白石子，化險為夷了。像這種問題，如果一味地圍繞“選擇或者不選擇”傷腦筋的話，是無法找出對策的，應該換一種角度來思考問題，才能從另外一個角度發(fā)現(xiàn)解決的辦法。,自問這個會議非開不可嗎？確保會議目的要集思廣義提前將議程發(fā)到與會者，明確時間計劃控制會議局面，總結紀要盡量推掉你無關的會議,習慣六、減少會議,金錢用完了，還可獲取，而時間用完了，生命即結束了。其實，時間管理，就是你自己生命的管理！,昨天是一張已被注銷的支票，,明天是一張尚未到期的本票。,今天是隨時可運用的現(xiàn)金。,請大家珍惜今天！,誰也無法說服他人改變。我們每個人都守著一扇只能從內(nèi)開啟的改變之門，不論動之以情或說之以理，我們都不能替別人開門。-佛格森,改變自己是改變世界的最短距離威斯特敏斯特大教堂的地下室是英國的國王及著名人士的下葬之地。這里墓室累累，紀念碑林立。從亨利三世到喬治二世等20多位國王，到牛頓、狄更斯、達爾文，以及二戰(zhàn)時著名的“不列顛之戰(zhàn)”中犧牲的皇家空軍戰(zhàn)士都安葬于此。在一個墓碑上刻著這樣的話：當我年輕的時候，我的想象力從沒有受過限制，我夢想改變這個世界。當我成熟以后，我發(fā)現(xiàn)我不能夠改變這個世界，我將目光縮短了些，決定只改變我的國家。當我進入暮年以后，我發(fā)現(xiàn)我不能改變我的國家，我的最后愿望僅僅是改變一下我的家庭。但是，這也不可能。當我現(xiàn)在躺在床上，行將就木時，我突然意識到：如果一開始我僅僅去改變我自己，然后，作為一個榜樣，我可能改變我的家庭；在家人的幫助和鼓勵下，我可能能為國家做些事情；然后，誰知道呢？我甚至可能改變這個世界。,謝謝！,案例一：小張的故事某天早晨，小張在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預算。他很準時地于九點整走進辦公室，但他并不立刻從事預算的草擬工作，因為他突然想到不如先將辦公桌和辦公室整理一下，以便在進行重要工作之前為自己提供一個干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了三十分鐘的時間，才使辦公環(huán)境變得有條不紊。他雖然未能按原定計劃于九點鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因為三十分鐘的清理工作不但已獲得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。此時，他無意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè)報告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。等他放下這份報告時，已經(jīng)十點鐘了。這時他略感不自在，因為他已自食諾言。不過，商業(yè)報告畢竟是精神食糧，也是溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎不可以關心商業(yè)信息，即使上午不看，下午或晚上則非補看不可。這樣一想，他才稍覺心安。于是他正襟危坐地準備埋頭工作。就在這個時候，電話鈴響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了近四十分鐘的時間才說服了對方、平息了冤氣。掛上了電話，他去了洗手間。在回辦公室的途中，他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入。他心里想，預算的草擬是一件頗費心思的工作，若無清醒的腦筋難以勝任，于是他毫不猶豫的應邀加入，就在那兒言不不及義的聊了一陣?；氐睫k公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可以開始致力于工作了。可是，乖乖！一看表，已經(jīng)