如何做好高校系部教務(wù)管理工作

1、如何做好高校系部教務(wù)管理工作 隨著國家對(duì)教育事業(yè)的重視， 人才素質(zhì)在不斷提高， 我國高 等教育正在快速發(fā)展。 絕大多數(shù)家長都期望孩子上大學(xué)， 高校辦 學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大， 學(xué)生人數(shù)迅速增加， 過去高校舊有的、 單一的、 直線型教務(wù)管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢。 各高校都在進(jìn)行 教學(xué)管理改革， 通過將教務(wù)管理工作下放給各個(gè)院系， 形成了校、 院（系）教務(wù)工作二級(jí)管理的新模式 1 ?？梢哉f，高校每個(gè)系 部的教務(wù)管理工作質(zhì)量直接影響到學(xué)校教務(wù)管理工作的整體運(yùn) 行，下面探討如何做好高校系部教務(wù)管理工作。 1. 高校系部教務(wù)管理在高校教務(wù)管理中的地位和作用 高校教務(wù)管理是指“高等學(xué)校的管理部門按照國家的教

2、育 方針和學(xué)校制定的各項(xiàng)教學(xué)管理制度， 運(yùn)用各種手段， 通過組織、 指揮和協(xié)調(diào)與教學(xué)相關(guān)的各方面人員和活動(dòng)， 從而創(chuàng)造出遠(yuǎn)大于 個(gè)人活動(dòng)力量的集體教育力量， 以便高效率、 高質(zhì)量地完成各項(xiàng) 教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)而從事的各種職能工作” 2 。 高校教務(wù)管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的管理活動(dòng)， “它直接作用于 教學(xué)工作的全過程，包括教學(xué)目標(biāo)管理，教學(xué)計(jì)劃管理，教學(xué)過 程管理，教育主題管理和教育資源管理等環(huán)節(jié)。具體來說，可以 分為教學(xué)運(yùn)行管理和常規(guī)管理兩個(gè)方面。 所謂教學(xué)運(yùn)行管理， 是 指將教學(xué)計(jì)劃轉(zhuǎn)化為具體教學(xué)指令而采取的組織、 協(xié)調(diào)、 監(jiān)督等 管理活動(dòng)，其目的是保證教學(xué)秩序的正常運(yùn)行和各種教學(xué)活動(dòng)的

3、 正常開展；常規(guī)管理包括招生工作，考試管理，學(xué)籍管理，教務(wù) 統(tǒng)計(jì)，科研統(tǒng)計(jì)等工作” 3 。 高校教務(wù)管理工作內(nèi)容繁多， 業(yè)務(wù)流程較復(fù)雜。 在傳統(tǒng)教務(wù) 管理工作模式下， 學(xué)校教務(wù)管理的主要職責(zé)和權(quán)限都集中在學(xué)校 教務(wù)處， 這種情況容易造成教務(wù)管理工作效率低下； 教務(wù)處教務(wù) 管理人員工作量繁雜， 責(zé)任過重； 在制定政策時(shí)教務(wù)處主觀性過 強(qiáng)，沒有考慮到各系部發(fā)展的特點(diǎn)；信息流動(dòng)不暢。隨著高校招 生規(guī)模不斷擴(kuò)大， 系部及專業(yè)設(shè)置逐年增加， 傳統(tǒng)教務(wù)管理模式 已經(jīng)不適合學(xué)校的發(fā)展，“學(xué)校 - 系部”二級(jí)管理的新模式應(yīng)運(yùn) 而生。系部教務(wù)管理是高校教務(wù)管理的重要組成部分， 是它的一 個(gè)子系統(tǒng)，起著承上啟下、

4、協(xié)調(diào)左右、溝通信息的作用，是建立 穩(wěn)定的教學(xué)秩序和良好的教學(xué)運(yùn)行機(jī)制的保證。 2. 系部教學(xué)秘書的工作是做好系部教務(wù)管理工作的關(guān)鍵因 素 教學(xué)秘書是系部主任、業(yè)務(wù)副主任在教學(xué)管理工作上的助 手，教學(xué)秘書應(yīng)選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、 熟悉教學(xué)管理工作的人員擔(dān) 任。 2.1 教學(xué)秘書必須履行工作職責(zé)。 2.1.1 上傳下達(dá)，要及時(shí)準(zhǔn)確，客觀公正。 教學(xué)秘書要及時(shí)將學(xué)校、 教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門的各項(xiàng) 規(guī)章制度和各種事務(wù)通知傳達(dá)給系部各教研室、各位教師及學(xué) 生，這樣才能保證教學(xué)秩序有條不紊，井然有序。與此同時(shí)，教 學(xué)秘書要將來自教師、 學(xué)生方面的信息匯報(bào)給系部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 比 如教師對(duì)教室多媒體設(shè)備無法使用

5、， 對(duì)上級(jí)教務(wù)部門下發(fā)的各類 通知的疑問， 學(xué)生對(duì)任課老師講課的意見和建議等。 教學(xué)秘書有 職責(zé)讓系部領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解相關(guān)情況， 這樣可以讓領(lǐng)導(dǎo)盡快采取有 效措施解決問題，保障教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。 2.1.2 妥善處理日常教務(wù)工作，使教學(xué)管理合理有效運(yùn)作。 教學(xué)秘書的工作繁重瑣碎， 需要按照每學(xué)期各項(xiàng)工作的時(shí)間 結(jié)點(diǎn)提前做好計(jì)劃安排， 逐一通知各教研室， 各位教師和學(xué)生按 時(shí)完成。 開學(xué)初做好開學(xué)準(zhǔn)備工作， 包括收集教師工作手冊(cè)、 教學(xué)日 歷；打印教學(xué)任務(wù)書；通知教師和外聘教師按時(shí)上課；協(xié)助系部 領(lǐng)導(dǎo)完成期初教學(xué)檢查。 每個(gè)月做好系部教師的工資表上報(bào)給財(cái)務(wù)處。 核算每學(xué)期教 師的教學(xué)工作量；指導(dǎo)教

6、師完成調(diào)、停課程序并做好記錄；做好 每學(xué)期的教材預(yù)訂工作； 制作好每學(xué)期的課程表的編排和校對(duì)工 作。 期末做好考務(wù)工作，考前將每門課的試卷印好并做好考務(wù) 袋，考試時(shí)分發(fā)。 安排教師監(jiān)考并回收試卷， 指導(dǎo)學(xué)生如何選課、 補(bǔ)考、重修，組織學(xué)生參加全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試和全國大學(xué)生英 語等級(jí)考試的報(bào)名工作。 積極參加學(xué)校精品課程建設(shè)； 系部特色、 品牌專業(yè)建設(shè)；教學(xué)改革項(xiàng)目工作。做好教學(xué)評(píng)估的準(zhǔn)備工作， 教學(xué)文件及通知的下達(dá)及歸檔；熟悉使用教務(wù)系統(tǒng)。 2.2 教學(xué)秘書要具備的基本素質(zhì)和工作能力。 要做好本職工作， 教學(xué)秘書就要全面提高基本素質(zhì)和工作能 力。 2.2.1 熱愛工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)。 教學(xué)秘書的工

7、作除了完成大量日常工作外， 還要協(xié)助系部領(lǐng) 導(dǎo)，教研室主任進(jìn)行教學(xué)管理工作，為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)，為教 師和學(xué)生服務(wù)， 有較高的工作熱情和較強(qiáng)奉獻(xiàn)精神。 要把師生在 教學(xué)過程中遇到的問題當(dāng)成自己的事情，親力親為，逐一解決。 工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，教學(xué)秘書的工作職責(zé)重大，稍有不慎，會(huì)給師 生帶來麻煩，影響正常的教學(xué)秩序。 2.2.2 具備良好的協(xié)調(diào)能力。 教學(xué)秘書是學(xué)校、 系部在教學(xué)管理工作方面與教師、 學(xué)生聯(lián) 系的橋梁，這其中少不了與教務(wù)處同行和教師、學(xué)生打交道。本 著以工作為本、以人為本的態(tài)度，與教師、學(xué)生將問題溝通并協(xié) 調(diào)系部與教務(wù)處共同解決問題。在工作中不斷提高口頭表達(dá)能 力，提升語言藝術(shù)，注意

8、工作的方式方法，盡可能減少矛盾。 2.2.3 具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。 教學(xué)秘書如果僅僅做事務(wù)性工作， 每天按部就班地依照教務(wù) 處的通知工作，就會(huì)缺乏創(chuàng)造性。工作的同時(shí)要不斷思考，如何 提高工作效率， 如何更好地推進(jìn)系部教學(xué)管理工作。 這就需要學(xué) 習(xí)一些管理學(xué)的相關(guān)知識(shí)， 使工作有理論指導(dǎo)， 開展工作處理問 題在一個(gè)更高的層次上。 另外， 要善于利用信息時(shí)代的各種通訊 技術(shù)更好地為教學(xué)管理工作服務(wù)，比如QQ微信、短信等。要 熟練使用教務(wù)管理系統(tǒng)， 要求具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和掌握 一些辦公自動(dòng)化軟件的使用，比如Word、 Excel 等。3. 加強(qiáng)系部教學(xué)管理工作應(yīng)采取的措施 3.1 完善教學(xué)管

9、理制度， 確保教務(wù)管理工作規(guī)范化、 科學(xué)化。 為保障正常的教學(xué)秩序，使教務(wù)工作者在工作中有據(jù)可依， 制定的制度要有科學(xué)性、指導(dǎo)性。隨著時(shí)間的推移，舊有的教學(xué) 制度不一定適合新的教學(xué)發(fā)展的需求， 要根據(jù)需要， 不斷完善教 學(xué)制度，做到科學(xué)、規(guī)范管理，與時(shí)俱進(jìn)。 3.2 加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高教務(wù)人員的素質(zhì)。 目前，教務(wù)秘書由專業(yè)科班出身的管理專業(yè)人才擔(dān)任的很 少，多半是由系部某一行政人員、專任教師或輔導(dǎo)員擔(dān)任，管理 專業(yè)知識(shí)掌握得較少。 針對(duì)這種情況， 學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為系部 教務(wù)管理人員提供機(jī)會(huì)， 創(chuàng)造條件， 支持他們參加各種管理工作 培訓(xùn)會(huì)， 鼓勵(lì)他們攻讀高一層次學(xué)歷。 開展兄弟院校的教學(xué)管理 經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)， 使教務(wù)管理人員進(jìn)一步熟悉工作， 提高業(yè)務(wù)水平。 3.3 完善考核和激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)教務(wù)管理人員的積極性。 由于教務(wù)管理工作的特點(diǎn)， 教務(wù)管理人員的工作很難出現(xiàn)一 個(gè)階段性的個(gè)人成果， 導(dǎo)致學(xué)校并不重視教務(wù)管理人員， 對(duì)他們 的職稱評(píng)定、年終考核、福利待遇沒有任何政策上的傾斜。這使 得他們?cè)诠ぷ髦邪灿诂F(xiàn)狀，積極性不高，工作效率低下，并產(chǎn)生 對(duì)這個(gè)崗位前途的迷茫情緒，出現(xiàn)教務(wù)管理人員流動(dòng)頻繁的情 況。要針對(duì)教務(wù)管理內(nèi)容的繁雜瑣碎的特點(diǎn)建立健全考核制度， 對(duì)教務(wù)管理人員