發(fā)電子郵件的禮儀

1、僅供個(gè)人參考For personal use only in study and research; not for commercial use發(fā)電子郵件的禮儀關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行， 這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1. 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2. 標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題3. ?標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如王先生收”4 .一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !等）來突出

2、標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用緊急”之類的字眼。6 .回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE 一大串。關(guān)于稱呼與問候1 .恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度? ? ?郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人， 此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。? ? ?如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的先生”、“X、姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。?不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名 也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx ,顯

3、得很熟絡(luò)。2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語? ? ?最簡單的開頭寫一個(gè)“ HI,中文的寫個(gè)”你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè) Best Regards ,? ? ?中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平 靜的看待1. Email正文要簡明扼要，行文通順? ? Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹， 然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。?正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語 句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2

4、. 注意Email的論述語氣?根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng) 的語氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。?尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。? ?電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。? ?如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段 落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。4. 一次郵件交待完整信息? ?最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么充”或者 更正”之類的郵

5、件，這會讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查? ?這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。?在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。6. 合理提示重要信息? ?不要?jiǎng)硬粍泳陀么髮懽帜?、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。 合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述?對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖 表加以闡述，收件人

6、一定會表揚(yáng)你的體貼。8. 不要?jiǎng)硬粍邮褂弥惖男δ樧址?，在商?wù)信函里面這樣顯得比較輕佻? ? Bus in ess Email不是你的情書，所以建之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在附件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)4. 附件數(shù)目不宜超過 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6. 如果附件過大（不宜超過 2MB）,應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送, 語言的選擇

7、和漢字編碼1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件?英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人 士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由 于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件? ? 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方 發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收 件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4. 選擇便于閱

8、度的字號和字體? ? 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或 10 號字 即可。 這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體， 最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。結(jié)尾簽名? ? 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從 發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1. 簽名信息不宜過多? ? 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。 簽名檔可包括姓名、 職務(wù)、公司、電話、 傳真、 地址等信息， 但信息不宜行數(shù)過多， 一般不超過 4 行。 你只需將一些必要信息放在上面， 對 方如果需要更

9、詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。? 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的， 比如你的座右銘， 或公司的宣傳口號。 但 是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2. 不要只用一個(gè)簽名檔? ? 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名 檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在 OUTLOOK 中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3. ? 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng) 選擇比正文字體小一些?；貜?fù)技巧1. 及時(shí)回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的 , 這是對他 ? ? 人的 尊重，理想的回復(fù)

10、時(shí)間是 2 小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的， 對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處 理，但一般不要超過 24 小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說 ”收到了，我們正在處理， 一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)，云云 ”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是 確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候， 最好把相關(guān)的問題抄到回件中， 然后附上答案。不要用簡單的，那 樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)

11、資源。3. 回復(fù)不得少于 10 個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù) “是的 ”、“對”、“謝謝”、“已知道 ”等字眼，這是非常 不禮貌的。怎么著也要湊夠 10 個(gè)字，顯示出你的尊重。4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3 次，這只能說明交流不暢， 說不清楚。 此時(shí)應(yīng)采 用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE 越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)， 刪減瘦身， 突出有用信 息。5要區(qū)分 Reply 和 R

12、eply All （區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚， 或有不同的意見， 應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通， 不要當(dāng)著 所有人的面，不停的 RE 來 RE 去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司 頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊 “回復(fù)全部 ”前，要三思而行！6. 主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)， 浪費(fèi)資源， 可在文中指定部分收件人給出回復(fù)， 或在文末添上以下語句： “全部辦妥 ”、“無需行動 ”、 “

13、僅供參考，無需回復(fù) ”。正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC （區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1 To 的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回 Email。3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。4TO， CC 中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到 低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象 !5只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前， 首先確保所有收件人需要此消息。 除此之外， 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要 小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE 了幾十層的 郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zw