論行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

1、論行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 摘要 :各級行政事業(yè)單位和管理部門 ,對固定資產(chǎn)的管理和使用應堅持 統(tǒng)一政策 統(tǒng)一領導 分級管理 責任到人 物盡其用的原則 ,并通過建立完善與財務管理系統(tǒng)和辦公自 動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng) ,規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼 加強盤點和處置的監(jiān)控等措施 ,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化 , 達到實時監(jiān)控 硬性約束的目的 關鍵詞 :行政事業(yè)單位 ;固定資產(chǎn) ;管理系統(tǒng)Abstract: The all levels administrationbusiness unit and the management section, should insist to unify

2、the policy and unify the leadership, the ratings management, responsibility to person, thing to the management and usages of the fixed assets to the utmost the principle that it use, and pass the establishment perfect manage the system with finance and transact the fixed assets that automation conne

3、ct with each other management the software system, the norm fixed assets classification and code, strengthen the supervision of the stocktaking and handle etc. measure, make the fixed assets management system rigid to turn, attain solid hour supervise and control, the purpose that rigidity control.

4、Key Words: administration business unit; fixed assets management; fixed assets management system1 引言 行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量和金額增長迅猛 ,到 2000 年底 ,廣東省行政事業(yè)單 位固定資產(chǎn)約達 1 529億元,規(guī)模龐大,種類繁多 隨著經(jīng)濟改 革的不斷發(fā)展 ,政府為加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 ,提高固定資產(chǎn) 的使用效益 ,建立健全各項管理制度 ,保障固定資產(chǎn)的安全和完整 ,于 近年在全國進行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作 在新形勢的要求下 ,需要有相應的會計體系積極配合政府職能部門

5、 ,根 據(jù)政府實際管理工作的需要 ,對原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行針對性 的優(yōu) 化 完善 ,以滿 足 政 府 部 門 對 固定 資產(chǎn) 管理 的 需 要 2 預算單位固定資產(chǎn)管理存在的問題 2.1 賬實不符問題 賬實相 符是 確保 會計信 息質 量真 實準 確的基 本要 求 造成賬實不符的原因 ,一是固定資產(chǎn)采購時項目被挪用 ,形成 固定資產(chǎn)虛列 ;二是因歷史原因違規(guī)購建固定資產(chǎn) ,而不入固定資產(chǎn)賬 或部分入賬 ;三是會計差錯 ,即已報廢 盤虧的固定資產(chǎn)未及時 進行賬 務處理 2.2 責任人 管理機 制不到 位問題根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定要求 ,政府相關部門應該對造成上述違規(guī) 現(xiàn)象的責任人進行處罰

6、 由于管理未得到徹底落實 ,保管固定 資產(chǎn)的負責人責任意識薄弱 ,對固定資產(chǎn)的管理工作就會不重視 ,產(chǎn)生 更多的 違規(guī)事 件2.3 閑置 固定資 產(chǎn)的處 置問題閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn) ,主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設備等 閑置固定資產(chǎn)的產(chǎn)生 ,主要源于以下三種因素 :一是 內部整合產(chǎn)生的閑置 ,在進行政府機構改革的過程中 ,對部分政府部門 進行了撤并 ,造成了撤并后資產(chǎn)的閑置 ;二是科技進步造成固定資產(chǎn)無 形損耗而產(chǎn)生的閑置 ,這在電子設備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出 ;三 是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生的閑置 最明顯的例子 ,如無定編車輛 違規(guī)購建房產(chǎn) ,因產(chǎn)權問題無法解決而閑置存在于賬外 這

7、些閑置固定資產(chǎn)占用了國家大量資金 ,有些資產(chǎn)已無法使 用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款 ,所以 ,需要積極加以盤活處 置 3 健全和完善固定資產(chǎn)管理體制的對策預算單位曾在 2001 年進行了清產(chǎn)核資 ,在 2001 年和 2005 年開展了 清產(chǎn)核資檢查 ,相當于在全國進行了全面摸清預算單位 “家底”的工作 , 規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算 , 在很大程度上改善了會計信息質量 但由于賬實不符問題源于多年的歷史原因 ,并未得到全面的 解決近年來,隨著“責任政府 ”的建設及政府部門的內部管理 制度的完善 ,逐步將固定資產(chǎn)違規(guī)現(xiàn)象與有關負責人的任期業(yè)績評價 掛鉤 ,這種情況已有所好轉 但固定資產(chǎn)管理

8、工作之所以存在 上述種種問題 ,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留 問題積淀 ,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處 針對固定 資產(chǎn)管理中存在的種種問題 ,應進一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制 3.1 實施電算化管理 ,按照預算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進行固定資產(chǎn)管理分類 由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù) 量及金額增長迅猛 ,規(guī)模龐大 ,種類繁多 ,各項管理工作僅靠傳統(tǒng)的手 工管理 手工統(tǒng)計已遠不能適應工作的要求 ,必須實現(xiàn)電算化 管理 ,將固定資產(chǎn)的購建 決算 核算 處置 報廢等各項業(yè)務予以反映 ,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實 時監(jiān)控 完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機構實時掌 握固

9、定資產(chǎn)信息 ,提高管理工作的時效性和透明度 同時 ,在實 現(xiàn)核算電算化的前提下 ,建議取消手工固定資產(chǎn)明細賬和總賬 ,提高工 作效率 但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于 固定資產(chǎn)科目設定問題上 目前 ,通常的做法是根據(jù)行政單位 財務規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物 一般設備專用設備 文物和陳列品 圖書 其 他固定資產(chǎn)六大類 在對房屋及建筑物 文物和陳列 品圖書的分類中一般不容 易產(chǎn)生差異,但在一般設 備 專用設備 其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的 差異 兩個單位的固定資產(chǎn)分類 ,一個為行政機關單位 ,一個為 事業(yè)單位 （學校 ）,從科目編碼上就有不同 ,各個單位對專用設備與一般

10、設備的分類也不盡相同 ,對某些單位是專用設備 ,對另一些單位又屬一 般設備 ,如幻燈機 ,在學校為專用教學設備 ,在大部分行政單位為一般 辦公設備 另外 ,單位自己分類明細 ,編碼也多有重復 ,電腦與 電腦微機就在專用設備與一般設備中重復出現(xiàn) 作者認 為,在實務中要按照預算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄(根據(jù) GB/T14885-94 摘編整理 )作為固定資產(chǎn)卡片管理的分類依據(jù)更為可 行 因該目錄將固定資產(chǎn)分為四大類 :(1)房屋及構筑物類 ;(2) 交通運輸工具類 ;(3) 通用設備類 ;(4) 專用設備類 每大類的分 類非常細致清楚 ,比人為分類更科學 合理 由其對容 易造成差異的分類項進行了

11、明細分類 ,對專用設備更是按行業(yè)類別分 為醫(yī)療衛(wèi)生類 廣播電視類 科研類 文化體 育類新聞出版 公安政法及其他類 目前,市 面上已有不少固定資產(chǎn)軟件的編碼就是以此為依據(jù)的 另外 , 按預算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導出 清產(chǎn)核資數(shù)據(jù) ,因日常就按此分類與代碼做賬 ,清查時就可事半功倍 如無固定資產(chǎn)管理軟件 ,則根據(jù)預算單位固定資產(chǎn)分類與代 碼目錄建立會計科目與之對應 ,也會為固定資產(chǎn)核算 管理帶 來極大的方便 3.2 建立與辦公自動化系統(tǒng)相連接的固 定資產(chǎn)管理模塊 會計信息系統(tǒng)在信息技術的推動下必將從封閉 走向開放 ,從桌面走向絡 辦公自動化系統(tǒng)的構建和應用 ,能及 時迅

12、速地獲取單位管理運行及實時變動的情況 ,使各部門之 間協(xié)調配合 ,進行辦公業(yè)務操作處理 ,做到有效地處理和利用信息 本文僅以會計固定資產(chǎn)管理模塊在辦公自動化系統(tǒng)中的應 用進行探討 固定資產(chǎn)管理軟件模塊通常僅在財務部門進行核算,為核算型軟件 ,但隨著社會發(fā)展與科技進步導致會計信息系統(tǒng)向財務業(yè) 務集成階段發(fā)展 在財務工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能 為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù) ,包括財產(chǎn)登記 登記財產(chǎn)卡片 財產(chǎn) 單據(jù) 生成資產(chǎn)憑證 資產(chǎn)賬簿 (財產(chǎn)明細表 財產(chǎn)匯總表 )等而財產(chǎn)采購 財產(chǎn)處置 安全 控制及財產(chǎn)登記中的驗收登記 領用登記等數(shù)據(jù)在財務軟件 中很難連貫地反映出來 ,而在整個固定資產(chǎn)管理中會涉及單位所有

13、人 員,為完成固定資產(chǎn)管理功能 ,不同部門人員和同一部門人員 ,經(jīng)常會 發(fā)生個人與個人之間 個人與部門之間的交互關系 ,并需要對 某項事務進行合作處理 所以 ,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財 務固定資產(chǎn)管理軟件相結合 ,才能使各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享 ,從而大幅 度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率 而整個固定 資產(chǎn)管理軟件模塊主要功能應包括:財產(chǎn)采購 財產(chǎn)登記財產(chǎn)處置 安全控制等功能 但如何實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結合及數(shù)據(jù)的交換 ,各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享 ,我認為可通過以 下實際應用的方案來予以解決 將所有資產(chǎn)的驗收 登記 領用 查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化 系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理模塊完成 在資產(chǎn)驗收保存時直接生

14、成領 用單并登記財產(chǎn)附件 圖片等資料 ,并進行驗收單據(jù) 標簽 卡片打印 在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名 稱類別 登記時間 資產(chǎn)狀況進行組合查詢 資產(chǎn)分配給各使用部門 使用人員 ,以便相關的資產(chǎn) 負責人可以隨時查閱當前資產(chǎn)使用的狀況 包括資產(chǎn)的借用 部門間資產(chǎn)的調撥 資產(chǎn)贈送等詳細記錄 同時 ,財產(chǎn)管理軟件增加導入模塊 :由辦公自動化系統(tǒng)在導入財產(chǎn)管理 軟件前根據(jù)行政單位財務規(guī)則第二十六條關于固定資產(chǎn)單位價值及 其他的規(guī)定標準條件 , 自動將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料 低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分 ,并提供數(shù)據(jù)結構導入至財產(chǎn)管理軟 件中 財產(chǎn)管理軟件中進行變動數(shù)據(jù)的審核 登記或 更新財產(chǎn)卡片 自動編

15、制分錄 結賬 財產(chǎn)明 細表 財產(chǎn)匯總表 打印財產(chǎn)數(shù)據(jù) 查詢財產(chǎn) 數(shù)據(jù) 資產(chǎn)盤點等工作 行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示 通過辦公自動化系 統(tǒng)及財產(chǎn)管理軟件的分功能管理 ,資產(chǎn)數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī) 則自動生成資產(chǎn)卡片 會計憑證 報表等 ,會計人員只 需要維護相應的分類和匯總機制 ,就可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的 全部工作 ,大大減少了會計人員基礎工作量 資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過導 入時的劃分 ,進行了資產(chǎn)的分類 , 在進行資產(chǎn)管理時就可分重點 分層次的管理 資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時被辦公自動化系統(tǒng)和財產(chǎn)管理軟件所共享 ,完成了幾個系統(tǒng)的數(shù) 據(jù)收集和規(guī)范 ,在這種模式下 ,所有數(shù)

16、據(jù)來源一致 ,劃分口徑統(tǒng)一 ,從不 同的層面進行數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的結果也是一致的 數(shù)據(jù)采集能 夠實現(xiàn)與交易事件發(fā)生 發(fā)展同步 ,真正達到實時反映資產(chǎn)的 實際狀態(tài) 3.3 完善資產(chǎn)管理機制 完成固定資產(chǎn) 管理的各項工作必須建立起有效的管理機制 ,以促進管理目標的實現(xiàn) 完善固定資產(chǎn)管理方面的機制必須受到政府相關領導的重 視與認可,具體措施如下 :各預算單位設定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員 責任制 ,財政部門也應設立監(jiān)督預算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員 責任制 ,提高管理人員的素質要求 ,定期由政府的財政部門進行檢查 考核,考核結果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔 任用等的依據(jù) ;將固定資產(chǎn)管理水平作為管理

17、責任人審計的 重要一項等 3.4 加強固定資產(chǎn)的盤點及處置工作根據(jù)行政單位會計制度第三章資產(chǎn)的規(guī)定 ,固定資產(chǎn)應每年盤點一次 但實際工作中,固定資產(chǎn)的盤點往往由于年終人手少 工作繁雜而未進行 所以 ,固定資產(chǎn)的盤點工作必須 認真落實 ,從制度 時間 人手領導抓起 ,對 發(fā)現(xiàn)的賬實不符 盤盈 盤虧的固定資產(chǎn)及時進行處 理應建立切實可行的預算單位盤點 處置機制 ,并嚴 格執(zhí)行 ,落實到人 積極處理好閑置固定資產(chǎn) ,引入資產(chǎn)評估程 序,進行競價出售 拍賣等公開 透明方式回收資金 ,或 依法按政策捐贈邊遠地區(qū)等方式使國有資產(chǎn)保值 增值 ,提高 固定資產(chǎn)的質量 ,保證會計信息真實 可靠 政府的財 政部門也應建立固定資產(chǎn)的盤點 處置制度的監(jiān)督機制 ,對要 處置的資產(chǎn)進行金額 數(shù)量上