文檔管理制度

1、部門文檔管理制度（試行）一、目的 文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)，文檔一般以電子文檔的形式存在，從內(nèi)容上，有商務(wù)合同，會議記錄，客戶資料，推廣文案，項(xiàng)目文檔，經(jīng)驗(yàn)心得等。每一個信息系統(tǒng)都會經(jīng)歷規(guī)劃階段，制度方案階段，運(yùn)行階段，在每一個階段都會有大量的文檔產(chǎn)生。文檔管理就是將這些大量的文檔，Excel, 圖片，影音進(jìn)行存儲，分類和檢索。 文檔管理通過對部門大量的文檔信息，合理有序的分類存放。解決了大海撈針的困擾，充分加強(qiáng)了部門文檔信息共享作用，使部門工作更優(yōu)化，有效統(tǒng)一規(guī)范的文檔管理能夠確保部門內(nèi)部及相關(guān)部門得到有效的文件。二、文件材料的收集管理1 每一階段的文檔，由行業(yè)負(fù)責(zé)人將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部

2、文件材料系統(tǒng)整理后，送交管理員歸檔。2 編制文檔入檔表，一項(xiàng)資料由行業(yè)負(fù)責(zé)人交管理員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。附：見文檔管理入庫登記表V1.0.doc3. 戰(zhàn)略組，市場組需要每周提供相應(yīng)的資料信息交于信息管理員歸檔。戰(zhàn)略組每周提供其負(fù)責(zé)的行業(yè)的資料或項(xiàng)目資料，市場組每周提供正在運(yùn)作的展會資料，協(xié)會資料或宣傳資料。4. 每周五由管理員將文檔入檔表報(bào)備于部門負(fù)責(zé)人。注： 文檔收集管理現(xiàn)處于試行階段，試用2個月，待文檔管理制度完善后可再做修改或沿用。三、歸檔資料范圍1 重要的會議材料，包括會議的報(bào)告，會議紀(jì)要等。2 部門與有關(guān)單位簽訂的合同，協(xié)議書等文件材料。3 部門的各種工作計(jì)劃，總結(jié)，報(bào)告，會議

3、記錄，部門制度，公司資質(zhì)等資料。4 部門有關(guān)各行業(yè)的調(diào)研，包括，調(diào)研報(bào)告，行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表等資料。5 市場展會資料，包括公司宣傳資料，展會論壇調(diào)研，展會圖片，視頻，音頻等資料。6 軟件信息資料，包括辦公軟件，DEMO，學(xué)習(xí)資料等資料。四、文檔規(guī)范 1. 頁面設(shè)置 各類文檔一律采用A4紙張大小，頁邊距一律采?。荷稀⑾?.5cm，左3cm,右1.5cm，行間距取多倍行距（設(shè)置值為1.5）；字符間距為默認(rèn)值（縮放100%，間距：標(biāo)準(zhǔn)），標(biāo)題在文檔上端居中，兩邊空格要均勻。如有副標(biāo)題，破折號應(yīng)比正題縮進(jìn)兩格，用稍小字體。2. 字體要求 文檔所用字體要求為微軟雅黑。3. 字號主標(biāo)題采用“二

4、號“微軟雅黑黑體字；副標(biāo)題采用”小二號“微軟雅黑黑體字。第一層次題序和標(biāo)題用”小三號“微軟雅黑黑體字；第二層次題序和標(biāo)題用”小四號“微軟雅黑黑體字，第三層次及以下題序和標(biāo)題用“小四號“微軟雅黑字體。正文用五號微軟雅黑體。英文字體應(yīng)與中文字體相對應(yīng)，字體為五號Times New Roman。4. 圖、表格式1. 圖：l 要精選、簡明，切忌與表及文字表述重復(fù)。l 圖中術(shù)語、符號、單位等應(yīng)同文字表述一致。l 圖序及圖名居中置于圖的下方，用五號字微軟雅黑體。2. 表：l 表中參數(shù)應(yīng)標(biāo)明量和單位的符號。l 表序及表名置于表的上方。l 表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容采用五號微軟雅黑體字。5. Excel 格式Exc

5、el 表格按照以上Word 文檔格式，主標(biāo)題采用“二號“微軟雅黑黑體字；副標(biāo)題采用”小二號“微軟雅黑黑體字。表格內(nèi)文用五號微軟雅黑體。6. 文檔格式凡上傳至服務(wù)器的主要文檔。如合同協(xié)議，宣傳PPT，由管理員在電子文檔前頁附上文檔編碼表。如下圖：文件編號文件管理名稱版本/修改發(fā)布日期五、文檔版本管理1. 文檔的狀態(tài)變遷規(guī)則文檔的狀態(tài)可分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔建立時(shí)，狀態(tài)為“草稿”，通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，則其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?，?dāng)文檔修改完畢重新通過評審時(shí)，狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?. 文檔版本號標(biāo)識 文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)有關(guān)。l 處于“草稿”狀態(tài)的文

6、檔的版本號格式為0.YZ,YZ的數(shù)字范圍為01-99.隨著草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由用戶自己把控。l 處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號格式為X.Y，X為主版本號，取值范圍為1-9.Y為次版本，取值范圍為0-9.u 文檔第一次成為“正式”文件時(shí)，版本號為1.0.u 如果文檔升級幅度比較小，可將變動部門制作成文檔的附件，附件版本一次為1.0、1.1、。當(dāng)附件的變動積累到一定程度時(shí)，文檔項(xiàng)的Y值可適量增加，Y值增加一定程度時(shí)，X值將適量增加。當(dāng)文檔升級幅度比較大時(shí)，才允許直接增大X値。l 處于“修改”狀態(tài)的文檔的版本號格式為X.YZ.文檔正在修改時(shí)，一般只增大Z値，X.Y値保持不變

7、。當(dāng)文檔修改完畢，狀態(tài)成為“正式”時(shí)，將Z値設(shè)置為0，增加X.Y値。參考23. 文檔版本控制 文檔的版本控制作用于多個文檔管理活動之中，如創(chuàng)建文檔、文檔的變更和文檔的評審等。在項(xiàng)目開發(fā)過程中，絕大部分的文檔都要經(jīng)過多次的修改才能最終確定下來。對文檔的任何修改都將產(chǎn)生新的版本。由于我們不能保證新版本一定比歸檔的舊版本“好”，所以就不能拋棄歸檔的舊版本。版本控制的目的是按照一定的規(guī)則保存文檔的所有版本，避免發(fā)生版本丟失或混淆現(xiàn)象，并且可以快速準(zhǔn)確地查找到文檔的任何版本。六、文檔更改與發(fā)放管理 1. 各行負(fù)責(zé)人對文件和資料若要進(jìn)行對外發(fā)放，報(bào)備信息管理員并在文檔資源申請表登記內(nèi)容包括：發(fā)放文件名稱、

8、編碼、輸出對象、日期、行業(yè)負(fù)責(zé)人名字。 附：見文檔資源申請表V1.0.doc為了規(guī)范部門信息管理安全，文件發(fā)放注意事項(xiàng)如下: 1. 參考文檔級別，所有級別3以上的文檔對外發(fā)放均要填寫文檔資源申請說明表。2. 對其他部門發(fā)放文檔，視情況給予加密或不加密格式。參考申請表部門負(fù)責(zé)人意見。3. 對其他合作單位發(fā)放文檔，均統(tǒng)一格式為PDF加密格式。由行業(yè)負(fù)責(zé)人填寫文檔資源申請表4. 統(tǒng)一發(fā)放人為信息管理員。2. 文檔級別參考如下： 文檔級別分為5類。類別5為最高級別，類別1為最低級別。 類別5文檔分類如下： 公司對外宣傳PPT，簽訂的合同，協(xié)議書 ，公司資質(zhì)， 類別4文檔分類如下： 有關(guān)行業(yè)的調(diào)研報(bào)告，

9、展會論壇的調(diào)研、行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表。 類別3文檔分類如下： 部門的工作計(jì)劃總結(jié)報(bào)告 ，重要會議報(bào)告或會議紀(jì)要。DEMO 類別2文檔分類如下： 部門制度，部門會議記錄，展會圖片，視頻，音頻。 類別1文檔分類如下： 辦公軟件。事務(wù)性文檔2.已歸檔的正式文檔，如需更改，請報(bào)備給信息管理員，由其更改文件版本號及發(fā)布日期。必要時(shí)備注。 1. 對于紙質(zhì)文檔編號更改，文檔封面附上文檔編號更改表。 附：見文檔編號更改表V1.0.doc 2. 已歸檔的正式文檔電子版含PPT。版本更改，則在文檔，PPT首頁填寫如下表格。 表二： 文件更改記錄表文件編號文件管理名稱版本/修改發(fā)布日期 3. 所有歸檔文檔

10、更改，信息管理員均統(tǒng)一另行備份。登記于文檔更改匯總表.xlsx七、文檔分類 圖一： 戰(zhàn)略合作部文檔分類框架圖八、編碼定義編譯均由英文簡寫作為代碼。具體編碼定義參考以下各表。表一部門代碼縮寫戰(zhàn)略合作部Strategic co-operation department -SC 表二資料類別代碼縮寫行業(yè)資料Industry Information-ID項(xiàng)目資料Project Information-PJ合同協(xié)議Contract agreement-CA市場資料Marketing Information-MT部門事務(wù)Department Affairs-DA軟件資料Software Informati

11、on-SW影音資料Video & Audio Information-VA 表三文檔類別代碼縮寫各行業(yè)方向資料文件夾A.B.C.DZ，AaZz.各項(xiàng)目名稱文件夾PJ+名稱+項(xiàng)目+日期簡寫 注： 各行業(yè)方向資料文件夾定義為：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景區(qū)，D-數(shù)據(jù)中心，E-電子政務(wù)，F(xiàn)-智慧質(zhì)監(jiān)，G-節(jié)能減排，H-智慧交通，I-安全生產(chǎn)，J-智慧城建，K-智慧環(huán)保，L-中間件，M-智慧樓宇，N-智慧醫(yī)療，0-智慧物流，P-智慧農(nóng)業(yè)，依次類推，Z-物聯(lián)網(wǎng)綜合各項(xiàng)目名稱文件夾：代碼縮寫用PJ+名稱+項(xiàng)目+日期簡寫如XX新城項(xiàng)目招標(biāo)， 文件名為PJXX新城項(xiàng)目1206 （其中1206為20

12、12年6月）文檔性質(zhì)代碼縮寫ID-行業(yè)資料行業(yè)調(diào)研報(bào)告X(X為各行業(yè)代碼縮寫)01會議紀(jì)要X(X為各行業(yè)代碼縮寫)02行業(yè)廠商目錄X(X為各行業(yè)代碼縮寫)03供應(yīng)商信息調(diào)查表X(X為各行業(yè)代碼縮寫)04行業(yè)宣講PPTX(X為各行業(yè)代碼縮寫)05CA-合同協(xié)議框架協(xié)議Framework agreement -FA合同Contract-CTMT-市場資料市場展會資料Exhibition Information -EX國外展會資料Oversea ExhibitionOE國內(nèi)展會資料Domestic Exhibition-DE公司宣傳資料Promotion Information-PM協(xié)會資料Soci

13、ety Information-SO 專家?guī)霦xpert database-EDDA-部門事務(wù)部門信息Department Information-DI部門制度Department SystemDS部門計(jì)劃Department Plan-DP培訓(xùn)資料Training Information-TR部門名片制作Business Card-BC公司資質(zhì)Qualification-QASW-軟件資料辦公軟件Office Software-OFDEMODEMO-DM學(xué)習(xí)資料Learning Information-LEVA-影音資料視頻Video-VD音頻AudioAD圖片Picture-PT編碼規(guī)則 部門-資料類別-（行業(yè)/項(xiàng)目代碼縮寫）-文檔性質(zhì)-編號例如：SC-ID