公司行政管理制度(匯編)(二)

1、公司行政管理制度第一章行政管理1、 禮儀紀(jì)律2、 工作計劃3、 會議管理4、 辦公設(shè)備5、 文書作業(yè)（1） 打?。?） 復(fù)印6、 收發(fā)文7、 用印8、 文檔（1） 圖書（2） 專業(yè)資料（3） 客戶檔案（4） 辦公文檔九、訪客接待十、辦公用品十一、采購十二、固定資產(chǎn)十三、物業(yè)十四、公司福利十五、午餐第一章 行政管理一 禮儀紀(jì)律1. 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、 辦公紀(jì)律、 出勤、 外出等事項的全面監(jiān)督；2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3. 行政部確認(rèn)獎懲事實(shí)，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4. 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接

2、向總經(jīng)理提出提出。二 工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此， 通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（1） 公司、部門年度發(fā)展計劃1 公司總經(jīng)理、 部門主管于每一會計年度底應(yīng)該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準(zhǔn)同 意后確定執(zhí)行。3 部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意 后確定執(zhí)行。4 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。報告

3、 i董事會 各部主管報告f* 部門計劃草總經(jīng)理核準(zhǔn)（2） 部門、員工月度工作計劃1部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計劃安排。2月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3員工月度工作計劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計劃公司年度計劃部門主管計劃草案總經(jīng)理部內(nèi)員工報告isa計劃草案（3） 員工日工作時間控制計劃i公司員工通過日工作時間控制表進(jìn)行日工作時間計劃與安排控制。2 公司員工應(yīng)該

4、按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照 規(guī)定的項目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。3 在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性， 因此，該表格將作為對員工考 核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依4 日工作時間控制表是公司對外服務(wù)的重要計費(fèi)依據(jù)日工作計劃流程（4） 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃1 在公司進(jìn)行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時，該市場和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營人 員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度

5、發(fā)展 計劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。3 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務(wù)規(guī)劃表來完成, 并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。三會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。（一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷每工作日上午各部門人員對外服務(wù)中相關(guān)問各部主管會議9:30-10:00題討論、日計劃月度總每月度第一總經(jīng)理上月度工作總結(jié)月各部主管結(jié)、規(guī)劃大卜午各部門主管、度工作規(guī)劃報告會議工作人員主管例會每月第f卜

6、總經(jīng)理、各部月度，作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理午主管員工大會每月中旬一次總經(jīng)理經(jīng)營總結(jié)、工作安行政管理部/總?cè)w員工排、其他相關(guān)內(nèi)容經(jīng)理董事會會每年度一次董事長、董公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長議事、總經(jīng)理（二）非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論行政管理部主任/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有特殊事宜行政管理部主任/總經(jīng)理關(guān)人員董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長（一）會議安排1 .公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2

7、 .主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3 .秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4 .秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理5 .開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議流程會手劃通 知3安#h會議計劃11 會議通知摘要備案四辦公設(shè)備管理1 .電腦1.1 行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2 根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4 員工不得私設(shè)電腦密碼2 .傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：2.1 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2 建立嚴(yán)格的使用登記制度2

8、.3 未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3 .可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)3.1 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)五文書作業(yè)（一）打印1. 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、 廣告，需填寫文書委派單， 并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘 書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2. 打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之 經(jīng)辦人校核、簽字3. 對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程）4. 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程丁經(jīng)理/豐管精選文檔復(fù)印2.3.4.文書委托vv秘書處理v密標(biāo)5委辦校核=口文書委

9、派單l_j文書委派單文書委派單1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件,需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）復(fù)印流程各部門復(fù)印委托單六收發(fā)文1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文 件管理的直接承擔(dān)者。附收、發(fā)文登記表3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類

10、及時編號、登記，并在公文上附“公 文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、 經(jīng)濟(jì)處罰、 除名或追究法律責(zé)任。 屬一般業(yè)務(wù)便函， 只要在 “收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度 。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要

11、文件皆須復(fù)印備份存檔。7. 對一些機(jī)密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔， 文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。收發(fā)文流程信函收文個人信函部門信函私函自理公函歸檔總經(jīng)理

12、秘書篩選責(zé)任人：文員、gm秘書登記歸檔總經(jīng)理監(jiān)督人：行政主管發(fā)函發(fā)文責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管七用印1 .本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印2 .公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請 （匯簽）經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表用公司印流程公司章合同章責(zé)任人：gm秘書監(jiān)督人：gm八文檔（一）圖書雜志1 .公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱， 由行政部統(tǒng)一保管，于每年6 月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。2 .文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公 務(wù)上需參考將隨時通知收閱，借

13、書人不得拒絕。附圖書登記冊3 . 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不 得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。4 .對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。精選文檔圖書管理流程圖書借閱（二）專業(yè)資料1 資料分類：1.1 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件；1.2 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3 公司各類剪報;1.4 公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2 . 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外3 . 特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準(zhǔn)資料管理流程資料整理（三）客戶檔案1. . 客戶檔案是公司

14、文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2. . 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各 類文件、文本3. 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4. 特殊情況需復(fù)印時，須填報復(fù)印申請報批5. 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任客戶檔案管理流程卜案人員管理，f結(jié)案1 f行政登記 71入庫1 口登記表清點(diǎn)報告精底檔復(fù)印復(fù)印人（四）辦公文檔1. 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理2. 行政人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與報告司內(nèi)行政3. 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與報告司內(nèi)行政拓展資料談項目a、b、c執(zhí)行項目a、b、c九訪客接待1

15、 .來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2 .接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽3 .秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。訪客接待流程*總臺詢問l sel j1董事長/m 朋友總臺應(yīng)對電話“務(wù)員電話彳訪人電話件書，一 ，出迎進(jìn).案室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)什公室文員上茶秘書上茶責(zé)任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管十辦公用品（1） 文具1 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2 行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行（2） 茶、水1 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的

16、采購與使用登記2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序3 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行十一 采購1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3. 行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部， 經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進(jìn)行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總

17、經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款， 最后確定采購價格及合同條款， 委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。精選文檔驗(yàn)收付款流程十二 固定資產(chǎn)管理1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián) ,注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后 ,依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。十三 物業(yè)1行