員工檔案管理制度

1、員工檔案管理制度員工檔案管理制度1制度（體系）提要1.1制度名稱員工檔案管理制度管理；1.2 適用范圍 集團各職能部門及各分子公司；1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、 管理職責、 起草、修訂、審核、批準、發(fā)布、 流程；1.4 指令發(fā)出部門 企業(yè)管理部；1.5 制度日常管理部門：企業(yè)管理部1.6 制度執(zhí)行檢查部門：總裁辦 法務與股權治理中心2 目的 為規(guī)范集團人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機要性，特 制定此制度。此制度規(guī)定了員工檔案管理的原則、標準、流程、內容和配套的記 錄與表格。3 適用范圍 本標準適用于集團各層級人員以及集團全資，控股公司的所有人員。4 術語4.1 員

2、工檔案：是指由所集團企業(yè)管理部相關主管所建立的員工在招聘、入職、 任免、調動等相關工作中所產生形成的文字書面性材料。4.2 員工檔案所包含的內容：身份證明、體檢報告、學歷學位證明、各類證書、 應聘資料、勞動合同及附件、異?？记谟涗?、試用轉正文件、各類人事通知單、 獎懲文件、績效評估報告、員工與單位就有關保險、工傷、公積金、休假等待遇 關系形成的材料、離職文件、 行政處罰及任免 等相關材料。4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、 真實、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材 料。4.4 企業(yè)管理部、財務管理部、總裁辦主管有查閱員工檔

3、案的執(zhí)行權。4.5 公司總（副）經理，集團部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審 批權。4.6 集團企業(yè)管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準權。4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經過總裁批準后，方可限期借閱。4.8 集團企業(yè)管理部員工關系主管對不符合查閱手續(xù)的行為有否決權。5 職責與權限5.1.1 集團企業(yè)管理部員工關系主管對員工的入職資料檔案的建立有執(zhí)行權，對 缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權。5.1.2 集團企業(yè)管理部員工關系主管有對相關部、部門、公司相關人員要求提供 所需檔案資料的執(zhí)行權。6 員工檔案管理的內容6.1 檔案材料的收集與歸檔6.1.1 新員工入職當天， 由集

4、團企業(yè)管理部員工關系主管進行檔案資料的首次收集 并建立員工檔案以及編號、歸檔。6.1.2 對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復印件等，需填寫 入職資料缺失申明，否則不能辦理入職手續(xù)。6.1.3 各有關部門應主動將平時形成的應該歸檔的材料， 及時送交集團企業(yè)管理部 員工關系主管，送交歸檔材料要填寫檔案資料交接登記表 。6.1.4 按集團企業(yè)管理部統一布置， 由員工本人填寫的招聘資料等， 必須經員工關 系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應實事求是，不得隨意更改年齡（出 生年月）、學歷，參加工作時間和工作經歷等。若核對有誤，以企業(yè)管理部、審計 處部門審查意見為準。因員工本人填寫內

5、容前后不一致，影響調資、晉升、調配、 福利、離職等，一切責任由員工本人自負。6.2 檔案的查閱6.2.1 凡因調配、任免、考察、獎懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門 或公司主管審核，集團企業(yè)管理部部長批準后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2 查閱人員應填寫人事檔案查閱 / 使用申請表并辦理審批手續(xù)，集團企業(yè) 管理部員工關系主管根據申請中注明的查閱內容和查閱方式、內容，確定的材料， 申請中未注明的，則不予提供。6.2.3 查閱檔案原則上僅限在檔案室內進行， 由集團企業(yè)管理部員工關系主管在場 陪同監(jiān)督，若員工關系主管有事不能在場的，應指定其他人員陪同監(jiān)督。若檔案 需出庫要清點材料并做好記

6、錄，收回檔案時要清點、歸位。6.2.4 查閱檔案要注意保密， 不得與無關人員討論檔案內容； 使用檔案時要注意愛 護，保持檔案清潔，嚴禁在材料上圈劃、涂改；不準折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應自行 銷毀。6.3.6 檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經人事部主管批 準并辦理手續(xù)后方可借用，借出時間一般不超過兩周。用后及時歸還，不得擅自 轉借他人。6.3.7 查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負責。檔案使用完畢，檔案人員 要清點入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內容造成不良影響的，要給予紀律處 分。6.3 檔案的保

7、護與傳遞6.3.1 設專人保管，備齊必要的存檔設備。6.3.2 檔案柜保持整潔，不得存放無關物品中。檔案室應及時將檔案轉出。轉出檔 案須通過機要渠道（非國有企業(yè)無機要渠道）由當事人本人負責寄發(fā)。6.3.3 如有需要轉出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時，轉出的檔案必須 完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。6.3.4 檔案人員應經常核對職工人數與檔案數量，發(fā)現“有人無檔”或“有檔無 人”要及時索調或轉遞檔案。6.3.5 未經批準， 任何人不得強行要求檔案管理部門和人員更改檔案。 對于無理取 鬧，視情節(jié)給予批評教育或紀律處分。6.4 檔案管理的違紀處理6.4.1 對于違反本制度第五條第一款所涉及內容的，將視情節(jié)的嚴重予以警告、 記過處理。6.4.2 對于違反本制度第五條第二款第一至三項的，將視情節(jié)嚴重予以警告、記 過處分。6.4.3 對于違反本制度第五條第二款第四至七項的，將視情節(jié)嚴重予以記過、開 除處分，對于造成重大后果的，將保留追求相關法律責任的權利。7 流程見附件8 表單23、人事檔案查閱 / 借閱申請表24、檔案資料交接登記表9 附