現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

1、現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理現(xiàn)代寫作與處理：處理的處理一、處理的概念處理是包括擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系 列銜接有序的工作。二、處理的作用處理具有十分重要的作用。是各級黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。是機(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。三、處理的任務(wù)行政處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。行政的擬制行政的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位 處理公務(wù)的必須工作。擬制行政，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)黨和國 家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀 實(shí)際情況，將黨和國家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實(shí)際 結(jié)合起來。再次，擬制者要熟練地掌握寫作的基本

2、知識(shí)。行政的傳遞行政的傳遞，是行政處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因?yàn)槿魏?只有通過傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮的效用。傳遞的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。傳遞的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。行政的辦理辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、 登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀 等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、 用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。行政的管理分發(fā)與閱讀。分發(fā)的，要經(jīng)過嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā) 個(gè)人。要注意時(shí)限與密級。時(shí)限性強(qiáng)的，要及時(shí)分送；密級 高的，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號備查。的閱讀有一定的范圍。要按有

3、關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò) 大閱讀和傳達(dá)范圍。對傳閱的要隨時(shí)了解去向，加強(qiáng)催閱、 清退制度。翻印與復(fù)制。行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自 行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時(shí)，要注明翻印或復(fù)制機(jī) 關(guān)的名稱、 翻印或復(fù)制的時(shí)間及份數(shù)， 并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案 秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文 件樣子和要求管理。利用與保管。加強(qiáng)的管理， 其根本目的是為了利用， 充分發(fā)揮的效用 而的利用，又對保管工作提出了更高的要求。人員要對本機(jī) 關(guān)現(xiàn)有、存檔、余存和準(zhǔn)備銷毀的，分門別類地妥加保管， 不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、并，干部和人員

4、調(diào)動(dòng)時(shí)，有關(guān) 都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。清退和銷毀。行政機(jī)關(guān)部門，都應(yīng)定期對收進(jìn)和發(fā)出的列出清單進(jìn)行 清理和清退，并將清理和清退情況向上級機(jī)關(guān)報(bào)告。應(yīng)清退 的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不 需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。 銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)， 并由二人以上監(jiān)銷。四、處理的原則執(zhí)行政策實(shí)事求是集中統(tǒng)一優(yōu)質(zhì)精簡五、處理的管理機(jī)構(gòu)辦法第七條規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳是處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的處理工 作?！钡陌l(fā)問辦理程序的收文辦理程序 收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、 催辦等程序。一、簽收

5、 簽收是發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。發(fā)送一般以信件形 式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在送達(dá)簿上填寫以下項(xiàng)目：發(fā) 文單位、送達(dá)日期、收件人、收文號、件數(shù)、密級等。收件 人應(yīng)在送達(dá)簿上簽收。二、登記 收文登記是進(jìn)入收文處置過程的重要環(huán)節(jié)。收到的經(jīng)過 拆封、清點(diǎn)、分類后，應(yīng)立即登記在收文登記簿上。登 記的內(nèi)容包括：收文日期、來文字號、收文號、來文單位、 來文標(biāo)題、份數(shù)、密級、緊急程度、處置過程及結(jié)果等。還 要在登記完畢文件首頁的固定位置蓋上本機(jī)關(guān)的收。收內(nèi)容 有：機(jī)關(guān)名稱、收文號和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在 收文登記簿上和收上的收文順序號、日期要一致，以方 便日后查找。 來文字號的登記， 可以全登，

6、也可以只登序號 收文號為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號，不應(yīng)有漏號或重號。收 文號須同時(shí)登記在文件加蓋的收之內(nèi)。來文登記注意的事項(xiàng)：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn) 行登記。二是要準(zhǔn)確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特 別是使用計(jì)算機(jī)管理，這一點(diǎn)尤為重要。三是幾個(gè)部門聯(lián)合 發(fā)的，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對沒有 標(biāo)題的來文，可根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、 “函”，這樣日后查找困難。對標(biāo)題太長的，可做摘要式登 記或使用主題詞。機(jī)密以上密級的，應(yīng)注明密級，保密期可 不注。登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，用語簡明扼要。三、審核 審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來文是否應(yīng)由本機(jī) 關(guān)辦理，對

7、不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的要選出，待下一步做退辦件 處理。二是審核來文是否符合行文規(guī)則， 如發(fā)現(xiàn)有越級請示、 一文多事、報(bào)告中夾帶請示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要 予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān) 規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是 涉及其他部門和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過了協(xié)商和會(huì)簽。五是文 種使用、格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請示”、 “意見” 文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊 全。四、摘編 摘編是對重要在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理的時(shí)間提供便利條件。文摘是內(nèi)容的摘要，它對篇幅較長、內(nèi)容較復(fù)雜的，做 了簡單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地

8、反映出原文的精 神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評論，力求簡要而 明確，要使讀者不需看原文就能知道的重點(diǎn)內(nèi)容與概貌。提要是的內(nèi)容提要，對內(nèi)容有簡要介紹和評價(jià)，作用是 向讀者概要提示內(nèi)容。編寫提要時(shí)對內(nèi)容做出的分析和評 價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡短。綜述是針對某一問題，對一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)進(jìn)行全 面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需 要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份中涉及的情況和 問題即可。數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對分散在多份 中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的 內(nèi)容可以是針對某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也 可以是集中反映

9、一個(gè)方面或一個(gè)具體問題。其形式有式的、 報(bào)表式的等多種。文摘、提要可以附在上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在 信、 來文摘報(bào)、 今日來文摘要等刊物上。綜述、 數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在信息快報(bào)、 大事紀(jì)要等刊物上。五、擬辦擬辦是的處理人員在對認(rèn)真閱讀和分析之后，提出自己 的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。摘寫“內(nèi)容提要”。對篇幅長、內(nèi)容較復(fù)雜的，要用準(zhǔn) 確、簡練的文字表達(dá)出來， 為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。 做好此點(diǎn)， 首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來加以“壓縮”， 做到“言簡意賅”。提出具體的處理意見，也稱辦文預(yù)案。這是秘書人員在 辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見或

10、 設(shè)想的方案， 并附上有關(guān)的背景材料， 供領(lǐng)導(dǎo)人審批時(shí)選擇、 參考，如果所提的方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)將傾向性意 見放在最前面。如果對中的問題處理認(rèn)為有把握時(shí)，可以草 擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。傳閱。傳閱是擬辦的一部分。在多種傳閱活動(dòng)中若想取 得好的效果，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是科學(xué)合理地安排傳閱路 線。二是適當(dāng)分流。一份的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱 不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部 閱文欄窗；利用有關(guān)會(huì)議集中傳達(dá)文件；四是要有一套嚴(yán)格 而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能 嚴(yán)格管理。六、批辦批辦就是將批交承辦部門辦理。對上級來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的

11、，要明確主辦部 門，轉(zhuǎn)請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部 門如何辦理， 是研究提出意見還是遵照執(zhí)行， 或是綜合協(xié)調(diào)； 是正常辦還是限時(shí)急辦，都應(yīng)該有明確的意見，不能模棱兩 可。涉及兩個(gè)以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是 為了明確承辦中的責(zé)任。應(yīng)該注意的是，在送批時(shí)，人員要嚴(yán)格按照程序辦理， 那就是先將送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。 如果把送批程序弄顛倒了，會(huì)帶來很多麻煩，甚至影響到工 作。七、承辦 批辦后到達(dá)承辦部門，即進(jìn)入了承辦過程。承辦部門收 到交辦的后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急應(yīng)按時(shí)限要 求辦理，確有困難的，要及時(shí)說明情況。對不屬本單位或不 宜本單位辦

12、理的，要及時(shí)退回交辦部門并說明理由。八、催辦 催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用 的一種方式，用電話詢問辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使 用多次，有利于隨時(shí)掌握新情況、新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函， 此時(shí)需要對方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日 后有可查的資料。三是會(huì)議催辦，召開專門會(huì)議催促和了解 承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對牽涉到諸多部門的事項(xiàng)， 適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的 重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場催辦，這種方式 較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過多使用上 門催辦方式。九、查辦 查辦是處理的管理機(jī)關(guān)或其他專門組織對一些重要實(shí) 際

13、執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督 性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對承辦過程的監(jiān)督控制，重 點(diǎn)在于使“按時(shí)”完畢；查辦不僅監(jiān)控的承辦過程，重點(diǎn)要 管產(chǎn)生實(shí)效的全部過程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦 畢。催辦是以一份展開活動(dòng)； 查辦則是以一類事情展開活動(dòng)。 在若干份都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情 況展開活動(dòng)。十、注辦 由的承辦人在承辦的過程中，將承辦活動(dòng)中的情況記錄 在文件處理單上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號和 日期，召開會(huì)議的名稱和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系 時(shí)受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場辦公的人員、解決問題的方 法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。辦畢的處置一、清退 清退即經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī) 關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的包括：絕密、有重大 錯(cuò)漏的，被明令撤消的，僅供征求意見或?qū)忛喌?，一些未?jīng) 領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指定需要清退的。清 退的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn)行，或隨時(shí)清退。但不論以 何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對要清退的，任