會展信息系統(tǒng) 第四章、主辦商管理信息系統(tǒng)

1、第四章、主辦商管理信息系統(tǒng)第四章、主辦商管理信息系統(tǒng)本章概要本章概要本章主要是從信息管理的角度對主辦商管理系統(tǒng)進(jìn)行簡單的描述，一般來說，主辦商管理系統(tǒng)具備典型的CRM系統(tǒng)特征，同時(shí)，由于展覽會管理的特殊性，一般地CRM項(xiàng)目管理系統(tǒng)不能簡單地適用本行業(yè)，如動態(tài)展位圖等。本章不深入討論一般的CRM系統(tǒng)，而是就行業(yè)的特殊性方面進(jìn)行較多的描述。本章學(xué)習(xí)目標(biāo)本章學(xué)習(xí)目標(biāo)明確會展主辦商管理信息系統(tǒng)的主要功能與流程；掌握主辦方展會管理信息化的主要管理模塊；了解CRM系統(tǒng)的主要功能。1、主辦商管理系統(tǒng)的功能介紹主辦商管理系統(tǒng)的功能介紹參展商信息庫建設(shè) 方便多樣的數(shù)據(jù)來源方便多樣的數(shù)據(jù)來源 參展商客戶關(guān)系管理基

2、礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫多次展會之間信息復(fù)用展商上次參加展會的信息可以有選擇的自動帶入本次展會，使輸入的工作量達(dá)到最少。本次展會可以參考?xì)v史以往展會的信息，使工作人員有章可循?？缯箷呢S富的查詢和報(bào)表。聯(lián)絡(luò)管理聯(lián)絡(luò)管理實(shí)現(xiàn)CallCenter的核心功能，豐富多樣的展商聯(lián)絡(luò)工作。多個(gè)聯(lián)系人多個(gè)聯(lián)系人 聯(lián)絡(luò)方式多樣聯(lián)絡(luò)過程的全面記錄聯(lián)絡(luò)過程的全面記錄 聯(lián)絡(luò)過程全查詢聯(lián)絡(luò)過程全查詢 展位管理展位管理場館租賃場館租賃 展位分配展位分配展位查詢與統(tǒng)計(jì)展位查詢與統(tǒng)計(jì) 在線展位分配系統(tǒng) 在線展位分配系統(tǒng)又稱在線展位分配系統(tǒng)又稱Exhibition Floorplan System。參展商決定參展后，選擇合適的展位是需要參展

3、商決定參展后，選擇合適的展位是需要和主辦商多次交流的重要事宜。由于雙方可和主辦商多次交流的重要事宜。由于雙方可能不在一個(gè)地方，這種溝通需要通過傳真或能不在一個(gè)地方，這種溝通需要通過傳真或EMAIL等方式經(jīng)歷多個(gè)回合方可確定，費(fèi)時(shí)低效。等方式經(jīng)歷多個(gè)回合方可確定，費(fèi)時(shí)低效。我們推薦基于互聯(lián)網(wǎng)在線選擇展臺。我們推薦基于互聯(lián)網(wǎng)在線選擇展臺。 參展商不僅可以通過動態(tài)的展位銷售圖選擇自己展臺的面積和格局，還能夠通過實(shí)時(shí)的展臺銷售平面圖了解自己的鄰近展位，避免與競爭者為臨，選擇能夠聯(lián)合促銷的伙伴作為鄰居，提高展覽效率。 招展代理管理 利用合作單位合作招展能擴(kuò)大展覽會的銷售力量，同時(shí)也增加了不可控的因素，招

4、展代理管理的目的就是最大限度揚(yáng)長避短。 代理付費(fèi)方式管理代理付費(fèi)方式管理招展任務(wù)管理招展任務(wù)管理 招展人員管理招展人員管理 招展過程管理招展過程管理 招展收費(fèi)管理參展商反饋信息管理參展商反饋信息管理 參展費(fèi)用管理 費(fèi)用智能計(jì)算展商費(fèi)用=參展合同費(fèi)用-招展代理費(fèi)用+服務(wù)合同費(fèi)用+代理服務(wù)費(fèi)用+/-調(diào)整費(fèi)用參展合同費(fèi)用=攤位費(fèi)用*折扣比例+/-調(diào)整費(fèi)用攤位費(fèi)用=展商所有攤位價(jià)格的和+/-調(diào)整費(fèi)用攤位價(jià)格=攤位面積單價(jià)*攤位面積+/-調(diào)整費(fèi)用招展代理費(fèi)用=參展合同費(fèi)用*代理合同傭金比例+/-調(diào)整費(fèi)用服務(wù)合同費(fèi)用=展商所有服務(wù)項(xiàng)目單價(jià)*服務(wù)合同數(shù)量*折扣的和+/-調(diào)整費(fèi)用服務(wù)項(xiàng)目單價(jià)=服務(wù)項(xiàng)目價(jià)格表

5、(包括證件服務(wù)，廣告服務(wù)，技術(shù)保障服務(wù)，)服務(wù)代理費(fèi)用=服務(wù)合同費(fèi)用付款合同：自動生成付款合同：自動生成 展覽服務(wù)管理 統(tǒng)一的服務(wù)管理統(tǒng)一的服務(wù)管理 展覽廣告招商和管理展覽參展商手冊管理展覽參展商手冊管理 觀眾邀請和觀眾信息管理 展覽研討會及高峰會議管理展覽研討會及高峰會議管理展覽會項(xiàng)目展覽會項(xiàng)目Internet模塊模塊觀眾網(wǎng)上登記觀眾網(wǎng)上登記 參展商網(wǎng)上參展參展商網(wǎng)上參展 服務(wù)平臺服務(wù)平臺 其他基礎(chǔ)模塊和輔助模塊 海外參展模塊 2、主辦商管理系統(tǒng)的管理流程主辦商管理系統(tǒng)的管理流程展前展覽會策劃及項(xiàng)目運(yùn)營管理 展覽策劃及內(nèi)部項(xiàng)目預(yù)算管理展覽策劃及內(nèi)部項(xiàng)目預(yù)算管理 項(xiàng)目決算管理項(xiàng)目決算管理 展會

6、信息管理展會信息管理 展中展覽會策劃及項(xiàng)目運(yùn)營管理 展臺銷售合同跟蹤及尾款收取管理展臺銷售合同跟蹤及尾款收取管理 服務(wù)項(xiàng)目承辦情況查詢展品運(yùn)輸管理服務(wù)合同管理服務(wù)合同管理 投訴管理展后展覽會策劃及項(xiàng)目運(yùn)營管理 展覽會信息的整理展覽會信息的整理 參展商服務(wù)、觀眾投訴處理和回復(fù)管理3、主辦商管理系統(tǒng)的有關(guān)話題主辦商管理系統(tǒng)的有關(guān)話題基于主辦商管理系統(tǒng)的觀眾質(zhì)量管理 現(xiàn)在有很多現(xiàn)存的數(shù)據(jù)，怎么和新的數(shù)據(jù)融合？數(shù)據(jù)是否有用，信息的準(zhǔn)確性有多少？ 主辦管理系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)作方式 如果主辦商沒有現(xiàn)成的開發(fā)隊(duì)伍，我們不建議自己組建開發(fā)隊(duì)伍的方式進(jìn)行開發(fā)，原因是這樣帶來的管理成本和管理風(fēng)險(xiǎn)比較大。如人員招聘成本、人員管理成本、人員工資和福利、人員離開風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目管理成本等等。技術(shù)人員屬于特殊技術(shù)工種，需要技術(shù)管理者來招聘和管理，這個(gè)技術(shù)管理者如果不是公司的核心人員，同樣會導(dǎo)致這些管理問題。本章小結(jié)本章小結(jié)本章從會展項(xiàng)目主辦方的角度，以展覽項(xiàng)目為主要討論目標(biāo)，重點(diǎn)介紹了項(xiàng)目運(yùn)作、管理信息系統(tǒng)運(yùn)用的諸多方面，同時(shí)幫助讀者分析信息化管理帶給會展項(xiàng)目實(shí)施者在管理、運(yùn)營等方面的便捷與先進(jìn)性。本章復(fù)習(xí)思考題本章復(fù)習(xí)思考題詳盡周全的參展商數(shù)