待辦事項(xiàng)清單TODOLIST這樣用才對(duì)教學(xué)教材

1、待 辦 事 項(xiàng) 清 單 TO DOL I ST 這 樣 用 才 對(duì)學(xué)習(xí)好資料TO DO LIST這樣用才對(duì)!整理？撰文/謝明彧 編輯/齊立文如果有人說(shuō)你不會(huì)用To-Do List（待辦清單），你可能會(huì)在心裡立刻反駁說(shuō)，不就是把要做的事情都列出來(lái)嗎？怎麼可能不會(huì)！然後轉(zhuǎn)頭看著自己的待辦清 單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機(jī)App內(nèi)），嗯今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。不過(guò)，你的這個(gè)希望通常不會(huì)實(shí)現(xiàn)，很有可能你撐到晚上9點(diǎn)才離開(kāi)辦公室，卻還剩4件沒(méi)完成，只好移到明日再戰(zhàn)。於是日復(fù)一日，清單上的待辦事項(xiàng)不斷累積、拉長(zhǎng)，不知從哪一天起，每天早上你 都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開(kāi)那張

2、清單，因?yàn)楣馐强吹竭€有幾十件事情等著 要做，就讓你倍感壓力，我怎麼可能做得完！甚至，你到後來(lái)乾脆不打開(kāi)你的 待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見(jiàn)為淨(jìng) 待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒(méi)完成嘛！對(duì)於幫我提高效率根本沒(méi) 用！或許，你曾經(jīng)不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因?yàn)槟阋恢倍加?錯(cuò)的方法來(lái)使用待辦清單；或者說(shuō)，你一直都用錯(cuò)的方法，來(lái)整理與管理你在工作 上的下一步行動(dòng)（Next Action ）。待辦清單不是備忘錄，是清晰列出下一步行動(dòng)我們學(xué)習(xí)各種時(shí)間管理與工作排程系統(tǒng)，無(wú)非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國(guó)時(shí)間管理大師大衛(wèi)？艾倫（Dacid

3、Allen ）所提出的經(jīng)典時(shí)間管理系統(tǒng)GTD，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無(wú)壓） 一起兼得的方法。GTD是Getting Things Done（意即把事情通通完成）的縮寫 ，不只在全球有 數(shù)千萬(wàn)人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達(dá)500萬(wàn)筆相關(guān)討論與應(yīng)用。透過(guò)GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明 確行動(dòng)的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時(shí)間內(nèi)、事情再多，依然能夠一眼清 楚所有事務(wù)的內(nèi)容與進(jìn)度，享受掌控一切的安心感。PCuSER主編黃鐘毅表示，幾乎在當(dāng)前所有 To-Do List軟體內(nèi)的清單分類功能 設(shè)計(jì)，都有受到GTD理論的影響。GTD的

4、第一個(gè)觀念，就是明確化你的下一步行動(dòng)。這點(diǎn)正是許多人在使用待辦清單時(shí)會(huì)覺(jué)得無(wú)效、甚至引發(fā)更大焦慮感的主因，因?yàn)樗麄兺辉诖k清單上 列出了粗略的項(xiàng)目，而不是明確的行動(dòng)。例如，你的待辦清單第一條是：完成新產(chǎn)品提案企畫，下周三要提報(bào)，你預(yù)計(jì) 在早上912點(diǎn)完成。實(shí)際動(dòng)筆時(shí)，你很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這其實(shí)只是一個(gè)粗略的項(xiàng) 目，其中還會(huì)涉及許多行動(dòng)：上網(wǎng)查詢市場(chǎng)背景資料、找出以往相關(guān)企畫書、詢問(wèn) 前輩之前執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)、製作簡(jiǎn)報(bào)檔、預(yù)約會(huì)議室，這些你一眼看到就知道該做什麼的明確、可執(zhí)行的行動(dòng)，才是真正應(yīng)該寫在待辦清單上的內(nèi)容。把所有事情移出腦袋，讓自己心無(wú)旁驚 做事缺乏詳細(xì)的行動(dòng)規(guī)畫，執(zhí)行起來(lái)就容易掛一漏萬(wàn)，陷入

5、忙碌、焦躁的狀態(tài)當(dāng)要面對(duì)那些沒(méi)搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時(shí)，就會(huì)帶來(lái)不 良影響。艾倫強(qiáng)調(diào)，其實(shí)你的潛意識(shí)內(nèi)，很清楚自己承擔(dān)了哪些大事小事、公事 私事。只要你沒(méi)有把所有未完之事釐清，心有懸念會(huì)讓你無(wú)法徹底專心於當(dāng) 下，更無(wú)法做到?jīng)]有壓力。因此，GTD的第二個(gè)重要觀念，就是把所有事情移出腦袋。艾倫表示，要讓自己無(wú)壓又有效率，首要任務(wù)就是把所有未完之事傾倒出來(lái)，不管大小、公 私、清楚或只是個(gè)概念，全部毫無(wú)保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當(dāng)你知道自 己已經(jīng)掌握了所有事情，就會(huì)感到安心，也才能知道接下來(lái)該怎麼取捨與安排。 這也是GTD和一般時(shí)間管理系統(tǒng)最大的差異。傳統(tǒng)時(shí)間管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)由上

6、而 下，先找出大目標(biāo)，再規(guī)畫中目標(biāo)，最後落實(shí)為不同的細(xì)部行動(dòng)。 GTD則強(qiáng)調(diào)由下而上，不管大事、瑣事通通拋出來(lái)，不必按照輕重緩急安排 程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒(méi) 一件事做好。這就是GTD最大的優(yōu)點(diǎn)，也是 GTD五大流程蒐集f處理f組織f回顧f行動(dòng) 設(shè)計(jì)的原理：首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進(jìn)工作籃中，讓自己不再心有所 繫。再來(lái)，針對(duì)這些事務(wù)，判斷能兩分鐘內(nèi)當(dāng)下完成或無(wú)法兩分鐘內(nèi)完成，把 立即可以處理的處理掉，把無(wú)法立即處理的再區(qū)分為不做委派他人或自 行處理。最後才針對(duì)需要自行處理的事務(wù)，逐一拆解成具體的下一步行動(dòng)，放入待 辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統(tǒng)中，讓自己知道什麼時(shí)候該做什麼事。GTD的基本思維，可以歸納為筆記女王的手帳活用術(shù)作者林佩玲所說(shuō)的一句 話：把想到的事情寫下來(lái)，把寫下來(lái)的事情做完。不依靠大腦記憶，只透過(guò)清楚的外部系統(tǒng)，讓自己在面對(duì)龐雜的事務(wù)時(shí)，從不斷動(dòng)腦變成只要?jiǎng)邮郑?照著待辦事項(xiàng)清單一項(xiàng)一項(xiàng)來(lái)，