第四章秘書組織管理

1、第四章秘書組織管理第四章第四章 秘書的組織管理秘書的組織管理 第一節(jié)第一節(jié) 秘書招聘應聘秘書招聘應聘第二節(jié)第二節(jié) 考核晉升等組織管理和激勵機制考核晉升等組織管理和激勵機制第四章秘書組織管理第一節(jié)第一節(jié)秘書招聘應聘與考核晉升秘書招聘應聘與考核晉升n一、求職途徑一、求職途徑n1學校推薦 2結合實習，尋找契機n3借助于人才市場n 有形人才市場，無形（網(wǎng)上）人才市場n4 親友介紹 5 留意招聘啟事n 行動必須迅速，爭取第一印象深刻n6直接求職 將自己的求職信、簡歷復印多份，分寄或分送相關單位，主動推銷自己。第四章秘書組織管理二、寫應聘信二、寫應聘信n應聘信如實介紹自己的知識、技能、品行、優(yōu)點，目的是讓

2、招聘單位對應聘者產(chǎn)生興趣，認為應聘者能勝任秘書工作，列為候選對象。n第一印象非常重要。手寫應聘信必須字跡端正、切忌錯別字。第四章秘書組織管理n投遞涉外單位的應聘信一般要求以英文寫，多用電腦或打字機打印，信箋紙質(zhì)要好，切忌用公用信箋。n如果招聘單位要求附上照片，則應選擇形象樸素自然，頭部大些的免冠照，不要寄藝術照。n應聘信的內(nèi)容要坦誠充實、語言得體、應聘信的內(nèi)容要坦誠充實、語言得體、文字通順、格式符合要求。文字通順、格式符合要求。第四章秘書組織管理n以下是一份應聘信參考樣本，李小姐是以下是一份應聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。啟事的聯(lián)系人。n 應聘信應聘信n尊敬的李小姐：尊敬的李小姐：n 讀

3、了貴公司讀了貴公司20112011年年3 3月月5 5日刊登于日刊登于XXXX日報日報上的招聘秘書的啟事，我十上的招聘秘書的啟事，我十分感興趣，特來應聘。分感興趣，特來應聘。第四章秘書組織管理n n 我今年即將由我今年即將由xxxx大學涉外秘書專業(yè)大學涉外秘書專業(yè)畢業(yè)，通曉英語和日語，英語達到專業(yè)畢業(yè)，通曉英語和日語，英語達到專業(yè)級水平，日語達到普通中級水平，都級水平，日語達到普通中級水平，都能順利地運用它們與外國人對話和閱讀、能順利地運用它們與外國人對話和閱讀、書寫，并能用中文寫作各種文書信函。書寫，并能用中文寫作各種文書信函。我掌握辦公室工作的技能，計算機操作我掌握辦公室工作的技能，計算機

4、操作達到中級水平，英文打字達到達到中級水平，英文打字達到B B級。我曾級。我曾在在XXXX公司實習公司實習6 6個月，該公司對我的評價個月，該公司對我的評價良好。良好。第四章秘書組織管理n 在學校的推薦書上，您會看到我學習成績在學校的推薦書上，您會看到我學習成績優(yōu)良，組織、協(xié)調(diào)能力較強，曾任校學生會副主優(yōu)良，組織、協(xié)調(diào)能力較強，曾任校學生會副主席兩年。我愿意并適合于從事秘書工作，能勝任席兩年。我愿意并適合于從事秘書工作，能勝任此項工作，并將勤奮工作，努力進取。此項工作，并將勤奮工作，努力進取。n 期待您的回復。期待您的回復。n 我的通訊地址：我的通訊地址：XXXXXXXX，郵編，郵編XXXX，

5、電話，電話XXXXXXXX。n 敬祝敬祝n健康健康n 第四章秘書組織管理n除了稱呼、問候和結尾語、署名、日期除了稱呼、問候和結尾語、署名、日期外，應聘信正文一般包括四部分：外，應聘信正文一般包括四部分：n 第一部分，寫明獲悉招聘啟事的時第一部分，寫明獲悉招聘啟事的時間、途徑，表達愿為該公司服務的愿望。間、途徑，表達愿為該公司服務的愿望。n 這部分要開門見山，要言不煩。這部分要開門見山，要言不煩。n 第二部分，介紹自己勝任涉外秘書第二部分，介紹自己勝任涉外秘書職位的技能（如通中英文，會操作電電職位的技能（如通中英文，會操作電電腦，達到什么程度等）。腦，達到什么程度等）。第四章秘書組織管理n 第三

6、部分，介紹其他方面能力，如第三部分，介紹其他方面能力，如活動能力、組織能力、交際能力、刻苦活動能力、組織能力、交際能力、刻苦勤奮等，最好能摘錄學校或單位的推薦勤奮等，最好能摘錄學校或單位的推薦信中的要點，以示有證據(jù)。信中的要點，以示有證據(jù)。n 這部分尤其要注意實事求是、突出這部分尤其要注意實事求是、突出重點。重點。n 第四部分，寫清自己的聯(lián)系地址、第四部分，寫清自己的聯(lián)系地址、郵編和電話，以便對方回復。郵編和電話，以便對方回復。第四章秘書組織管理n三、寫簡歷三、寫簡歷n n簡歷指個人修學、工作經(jīng)歷的簡單概況。要簡歷指個人修學、工作經(jīng)歷的簡單概況。要求能表現(xiàn)出求職者的全部資歷，并突出自己求能表現(xiàn)

7、出求職者的全部資歷，并突出自己的長處。的長處。n簡歷要求簡潔，是一張表格，不能寫成整段。簡歷要求簡潔，是一張表格，不能寫成整段。n反映求職者意愿的文字寫在應聘信內(nèi)，而不反映求職者意愿的文字寫在應聘信內(nèi)，而不應寫在簡歷內(nèi)。簡歷顯示出是是實際情況的應寫在簡歷內(nèi)。簡歷顯示出是是實際情況的客觀反映，避免使用客觀反映，避免使用“我我”字。字。第四章秘書組織管理n簡歷一般包括以下部分：n 第一部分，標題。第一部分，標題。n 一般是XXX簡歷。應善于創(chuàng)新，如 王英應聘王英應聘ABCABC公司秘書的資歷公司秘書的資歷。n 第二部分，性別、年齡、籍貫、通訊地址、第二部分，性別、年齡、籍貫、通訊地址、電話、郵政編

8、碼。電話、郵政編碼。（在（在untiluntil后面標明有效日期）后面標明有效日期）n 第三部分，學歷。中學起始的學校、系科、第三部分，學歷。中學起始的學校、系科、專業(yè)及期限，最后學歷及所獲學位，附上成績表。專業(yè)及期限，最后學歷及所獲學位，附上成績表。n 為了突出所受教育，應先列出所取得的最為了突出所受教育，應先列出所取得的最高學歷、學位及畢業(yè)學校的名稱，然后由近至遠高學歷、學位及畢業(yè)學校的名稱，然后由近至遠追溯列出就讀過的其他學校。追溯列出就讀過的其他學校。n （第四部分，工作經(jīng)歷。）（第四部分，工作經(jīng)歷。）第四章秘書組織管理n四、面試四、面試n （一）招聘者的面試重點（一）招聘者的面試重點

9、n 面試是企業(yè)代表對應聘者作出評估，面試是企業(yè)代表對應聘者作出評估，是決定是否錄用的重要環(huán)節(jié)。是決定是否錄用的重要環(huán)節(jié)。n 包括初試、復試，有時附加技能測包括初試、復試，有時附加技能測試、筆試。試、筆試。第四章秘書組織管理n 初試一般由為人事部（人力資源部）職員負初試一般由為人事部（人力資源部）職員負責，對應聘者作出初步評估。責，對應聘者作出初步評估。n 復試由將來的上司當面與應聘者交談，以作復試由將來的上司當面與應聘者交談，以作出最后決定。出最后決定。n附加技能測試，檢驗工作技能，如打字、英文書附加技能測試，檢驗工作技能，如打字、英文書寫函電、電腦操作等能力。寫函電、電腦操作等能力。n筆試測

10、驗專業(yè)知識和行業(yè)知識。筆試測驗專業(yè)知識和行業(yè)知識。n整個面試所關注的無非是：能力、形象、人品整個面試所關注的無非是：能力、形象、人品第四章秘書組織管理n（二）應聘者的適宜表現(xiàn)（二）應聘者的適宜表現(xiàn)n。面試前的準備。面試前的準備n （1）了解招聘單位的情況）了解招聘單位的情況n （2）梳理自己的情況）梳理自己的情況n （3）修飾儀表儀容）修飾儀表儀容第四章秘書組織管理n2。面試中常見提問。面試中常見提問n （） “你為什么選擇當秘書你為什么選擇當秘書?”?”n （）（）“你了解本公司嗎你了解本公司嗎?”?”n （）（）“你知道秘書該干些什么嗎你知道秘書該干些什么嗎?”?”n （）（）“你有什么弱

11、點你有什么弱點?”?”n （）（）“你喜歡哪樣的上司你喜歡哪樣的上司?”?”n （）（）“你期望的薪水是多少你期望的薪水是多少?”?”第四章秘書組織管理 針對教材針對教材444頁例二進行應聘面試情境模擬頁例二進行應聘面試情境模擬第四章秘書組織管理n3。面試注意要點：。面試注意要點：n（）獨自前往（）獨自前往n（）帶一本你感興趣的讀物（）帶一本你感興趣的讀物n（）步人試場，點頭微笑，問好、就（）步人試場，點頭微笑，問好、就座。座。n（）目光柔和地注視考官。（）目光柔和地注視考官。n（）面試一般以自我介紹開始，（）面試一般以自我介紹開始，5 5分鐘分鐘左右的時間。左右的時間。第四章秘書組織管理n（

12、）考官提出問題（）考官提出問題n 尊重每一位考官；尊重每一位考官；n 迅速、清楚、準確地回答；迅速、清楚、準確地回答；n 不能猶豫不決、目瞪口呆；不能猶豫不決、目瞪口呆；n 從容、坦然；從容、坦然；n 婉轉陳述，不作反駁。婉轉陳述，不作反駁。第四章秘書組織管理n。面試后的查詢。面試后的查詢n面試后未得到任何答復，可以采用寫感謝面試后未得到任何答復，可以采用寫感謝信的方法查詢。引起再度注意，有助于被信的方法查詢。引起再度注意，有助于被錄用。錄用。n比如，“上周三下午，與您談論了貴公上周三下午，與您談論了貴公司辦公室秘書職位之事后，我感到那正是司辦公室秘書職位之事后，我感到那正是我在尋求的職位。感

13、謝您同我的面談。我在尋求的職位。感謝您同我的面談。n我覺得我符合貴公司這一職位的要求，并我覺得我符合貴公司這一職位的要求，并且期待著您也認為我是合適人選的消息。且期待著您也認為我是合適人選的消息。”第四章秘書組織管理n感謝信要簡短，首段表示感謝，下面表感謝信要簡短，首段表示感謝，下面表示這一職位的興趣，結尾讓對方知道你示這一職位的興趣，結尾讓對方知道你在盼待答復。在盼待答復。第四章秘書組織管理第四章秘書組織管理第四章秘書組織管理n第二節(jié)第二節(jié) 秘書的組織管理和激勵秘書的組織管理和激勵n 參考教材參考教材- -n一、秘書機構的設置一、秘書機構的設置n秘書機構是任何機關或單位不可缺少的。秘書機構是

14、任何機關或單位不可缺少的。第四章秘書組織管理n 狹義的秘書機構，僅指各級辦公廳（室）狹義的秘書機構，僅指各級辦公廳（室）中的秘書部門。中的秘書部門。n 廣義的秘書機構：廣義的秘書機構：n 一般來說，秘書機構指各級各類機關、單一般來說，秘書機構指各級各類機關、單位中的辦公廳（室）或秘書廳、處、科、股等，位中的辦公廳（室）或秘書廳、處、科、股等，有些在名稱上雖不叫秘書機構但實際從事秘書工有些在名稱上雖不叫秘書機構但實際從事秘書工作的，也屬秘書機構。作的，也屬秘書機構。n 所以，廣義的秘書機構不僅指各級負責綜所以，廣義的秘書機構不僅指各級負責綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的秘合性工作的辦公

15、廳（室），而且包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門。書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門。第四章秘書組織管理n秘書機構的性質(zhì)秘書機構的性質(zhì)n 機構部門，按擔負任務的性質(zhì)分：機構部門，按擔負任務的性質(zhì)分：n 職能性機構（或稱職能部門、業(yè)務部門）；職能性機構（或稱職能部門、業(yè)務部門）；n 綜合性機構。綜合性機構。n 職能性機構，分工專管某項業(yè)務。每一職職能性機構，分工專管某項業(yè)務。每一職能部門擔負著機關職能的一部分，如組織、人事、能部門擔負著機關職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財務等。宣傳、保衛(wèi)、財務等。第四章秘書組織管理n秘書機構是一種綜合性機構：秘書機構是一種綜合性機

16、構：n （1）不承擔具體業(yè)務工作，但有些無法分）不承擔具體業(yè)務工作，但有些無法分解到具體業(yè)務部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領解到具體業(yè)務部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領導提供幫助和服務、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管導提供幫助和服務、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務等，都要由秘書機構承擔。事務等，都要由秘書機構承擔。n （2）它處于樞紐地位，為機關領導之外唯）它處于樞紐地位，為機關領導之外唯一了解全面情況的機構。一了解全面情況的機構。n （3）它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對）它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有各職能部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機地聯(lián)系在一起，

17、從而提高組織系統(tǒng)的整體效能。機地聯(lián)系在一起，從而提高組織系統(tǒng)的整體效能。第四章秘書組織管理n秘書機構所處的機關機構分類系統(tǒng)秘書機構所處的機關機構分類系統(tǒng)n針對職責、任務及工作需要，可分別采針對職責、任務及工作需要，可分別采用分理制與綜理制的形式設置下屬機構。用分理制與綜理制的形式設置下屬機構。第四章秘書組織管理第四章秘書組織管理第四章秘書組織管理第四章秘書組織管理n所謂分理制，就是采用分部門辦公的形所謂分理制，就是采用分部門辦公的形式。這樣，秘書機構就是整個機關中的式。這樣，秘書機構就是整個機關中的一個部門。一個部門。n中共中央、國務院實行的是分理制，辦中共中央、國務院實行的是分理制，辦公廳是

18、相當于部委一級的機構，下設局公廳是相當于部委一級的機構，下設局級機構，如秘書局、機要局、信訪局、級機構，如秘書局、機要局、信訪局、警衛(wèi)局、機關事務管理局等。局以下還警衛(wèi)局、機關事務管理局等。局以下還設處、室或科等。國家檔案局是同屬于設處、室或科等。國家檔案局是同屬于黨中央、國務院的機構。黨中央、國務院的機構。第四章秘書組織管理n國務院機構設置通知如下：國務院機構設置通知如下：n 一、國務院辦公廳一、國務院辦公廳n 二、國務院組成部門二、國務院組成部門 n外交部外交部 國防部國防部 教育部教育部 商務部商務部 文化部文化部 衛(wèi)生部衛(wèi)生部 n 三、國務院直屬特設機構三、國務院直屬特設機構 n 國務

19、院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會國務院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會 n 四、國務院直屬機構四、國務院直屬機構 n 海關總署海關總署 稅務總局稅務總局 n 五、國務院辦事機構五、國務院辦事機構 n 僑辦僑辦 港澳事務辦港澳事務辦 法制辦法制辦n 六、國務院直屬事業(yè)單位六、國務院直屬事業(yè)單位 n 新華通訊社新華通訊社 中國科學院中國科學院 中國氣象局中國氣象局 第四章秘書組織管理n所謂綜理制，就是采用不分部門辦公的所謂綜理制，就是采用不分部門辦公的形式，由秘書機構綜合管理領導機關的形式，由秘書機構綜合管理領導機關的一切日常工作。一切日常工作。n全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)

20、常委會實行的是綜理制，由秘書長領導常委會實行的是綜理制，由秘書長領導辦公廳負責綜合承辦日常工作，辦公廳辦公廳負責綜合承辦日常工作，辦公廳下設若干局、處、室等。下設若干局、處、室等。第四章秘書組織管理n二、秘書的組織管理二、秘書的組織管理n評價秘書工作的標準評價秘書工作的標準n秘書工作是管理工作的一部分，有效性秘書工作是管理工作的一部分，有效性是評價秘書工作的標準。它包括效益與是評價秘書工作的標準。它包括效益與效率（或效力）兩部分。效率（或效力）兩部分。n秘書工作本身并不直接反映出效益，對秘書工作本身并不直接反映出效益，對其效益性，不可能直接從其活動結果上其效益性，不可能直接從其活動結果上加以衡

21、量或計算，而只能通過秘書部門加以衡量或計算，而只能通過秘書部門所處的組織的整體目標的實現(xiàn)程度來衡所處的組織的整體目標的實現(xiàn)程度來衡量。量。第四章秘書組織管理n秘書工作主要是辦事，秘書工作的效率秘書工作主要是辦事，秘書工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。時間的控制則主要體現(xiàn)在辦事效率上。時間的控制則是提高效率的必要途徑。是提高效率的必要途徑。n國家計委機電局在端正黨風中自己檢查，1995年審批的機械工業(yè)13個大中型項目，從國家計委機電局領導簽字之日到文件批復發(fā)出，平均每個項目88天，其中技術改造項目94天。遼寧軸承工業(yè)公司項目用了181天，四川儀表廠項目是一位參加講師團的同志出發(fā)前（1985年8月）

22、辦的，到這個同志即將完成講師團任任務（時間一年），批文還沒有結果。第四章秘書組織管理n秘書的管理與激勵秘書的管理與激勵n 秘書工作管理包括兩個方面，一是秘書工作管理包括兩個方面，一是對秘書人員的管理，二是對秘書工作的對秘書人員的管理，二是對秘書工作的管理，兩者密不可分。管理，兩者密不可分。n指導原則：四個轉變（教材頁）指導原則：四個轉變（教材頁）n 三服務（教材頁）三服務（教材頁）n具體方法：微觀管理（教材頁）具體方法：微觀管理（教材頁）第四章秘書組織管理n人的心理活動及行為的規(guī)律是從需要引人的心理活動及行為的規(guī)律是從需要引發(fā)動機，由動機發(fā)動行為。此過程中，發(fā)動機，由動機發(fā)動行為。此過程中，須

23、有源源不絕的激勵力量，主要的是來須有源源不絕的激勵力量，主要的是來源于心理的激勵。源于心理的激勵。n馬斯洛的需要層次理論把人的需要分成馬斯洛的需要層次理論把人的需要分成五種類型：生理、安全、社交、尊重、五種類型：生理、安全、社交、尊重、自我實現(xiàn)，結構如層級塔，是由低到高，自我實現(xiàn)，結構如層級塔，是由低到高，有層次的組合，是由低到高的滿足過程，有層次的組合，是由低到高的滿足過程，分析了多種需要之間相互依賴的關系。分析了多種需要之間相互依賴的關系。第四章秘書組織管理n秘書工作動機的特點秘書工作動機的特點n 1 1、以就業(yè)為目的、以就業(yè)為目的n 2 2、以職業(yè)興趣為目的、以職業(yè)興趣為目的n 3 3、以成就需要為目的、以成就需要為目的n秘書工作激勵的幾種有效方式秘書工作激勵的幾種有效方式n 1 1、目標激勵、目標激勵n 2 2、參與激勵、參與激勵n 3 3、獎勵激勵、獎勵激勵n 4 4、關懷激勵、關懷激勵n 5 5、支持激勵、支持激勵第四章秘書組織管理n考評與晉升考評與晉升n涉外秘書在受聘后涉外秘書在受聘后3-6個月內(nèi)，一般屬考察期，期個月內(nèi)，一般屬考察期，期滿的考評，決定著是否正式錄用。滿的考評，決定著是否正式錄用。n此后，至少每年要經(jīng)歷一次考評，決定是否有資此后，至少每年要經(jīng)歷一次考評，決定是否有資格加薪或晉級。格加薪或晉級。n考評是企業(yè)評定