文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究

1、    文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究    周曉燕摘  要：文書(shū)檔案收集與整理工作對(duì)事業(yè)單位基礎(chǔ)工作有著較大影響，文書(shū)檔案具有較高的利用價(jià)值，只有做好收集與整理才能保證檔案效益的最大化。文章通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討檔案收集與整理的有效措施。關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;檔案收集;檔案整理;檔案管理引言當(dāng)前新形勢(shì)下，在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的推動(dòng)下，我市生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，而我市經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進(jìn)的過(guò)程中穩(wěn)步發(fā)展。文書(shū)檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要載體，良好的文書(shū)檔案管理不但可以幫助事業(yè)單位決策更為科學(xué)合理

2、，還能夠使單位的管理水平上升到一個(gè)嶄新的層次。所以，強(qiáng)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是自身發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是我市社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。1文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性文書(shū)檔案管理就是指在一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展伊始以及發(fā)展過(guò)程中形成的一個(gè)龐大的資料庫(kù)，它包含著事業(yè)單位各方面的發(fā)展數(shù)據(jù)，而且它的類型也是多種多樣：通知、告示、請(qǐng)示、通告、會(huì)議記錄、總結(jié)、信函等等。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，就是將文書(shū)進(jìn)行分類整理，要用科學(xué)的方法和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類各樣的文書(shū)檔案進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的劃分，最后將歸類后的文書(shū)檔案進(jìn)行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業(yè)單位，它們文書(shū)檔案就越是多且復(fù)雜，管理起來(lái)也比較地費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容

3、易出現(xiàn)錯(cuò)誤。文書(shū)檔案關(guān)系到的是一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，它要求要規(guī)范系統(tǒng)且有十分強(qiáng)的保密性，不然會(huì)對(duì)單位的一系列政策的實(shí)施造成惡劣的影響。首先，許多的事業(yè)單位在處理一些問(wèn)題時(shí)，需要以文書(shū)檔案為憑證，有許多的文書(shū)檔案是具有法律效力的，在處理問(wèn)題時(shí)有很強(qiáng)的說(shuō)服性。其次，文書(shū)檔案具有很強(qiáng)的參考性，不管是處理什么事務(wù)，單位參考文書(shū)檔案中過(guò)往的事例去處理當(dāng)下的事務(wù)，是一種十分有效的解決方法。最后，文書(shū)檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實(shí)性都是有保證的，具有很強(qiáng)的客觀性，全部數(shù)據(jù)都是以事實(shí)為基礎(chǔ)，不容許任何人更改。2文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題2.1管理制度的缺失首先，文書(shū)檔案管理工作的制度，繼續(xù)按照老舊的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)操作，各方

4、面的工作執(zhí)行，并不具備足夠的依據(jù)和支持，很多制度的條文，都沒(méi)有考慮到文書(shū)檔案管理工作的時(shí)代變化以及綜合需求，這就在很大程度上，影響到文書(shū)檔案管理工作的正常部署，而且產(chǎn)生的一些持續(xù)性損失，并沒(méi)有辦法較好的彌補(bǔ)，在內(nèi)部工作的混亂程度上大幅度的提升。對(duì)于這樣的問(wèn)題，如果沒(méi)有在短期內(nèi)合理的控制，則未來(lái)工作的開(kāi)展，將直接由此產(chǎn)生嚴(yán)重的損失。其次，管理制度的缺失，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作造成的破壞和負(fù)面影響，正在不斷的加重。例如，很多工作人員雖然想要積極的前進(jìn)，但是礙于老舊制度的一些層層阻礙，以及很多老舊觀念的影響，都直接促使文書(shū)檔案管理工作本身，缺少足夠的保障1 。2.2文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺辦公室文

5、書(shū)管理工作比較復(fù)雜，要求參與工作人員具有很高的素質(zhì)，但是，開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，有些工作人員管理文書(shū)檔案工作的能力比較差，無(wú)論是專業(yè)技能，還是相關(guān)理論知識(shí)都欠缺，很難滿足管理辦公室文書(shū)檔案的需求。另外，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位安排在管理文書(shū)檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因?yàn)閷W(xué)習(xí)的動(dòng)力欠缺，致使機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。2.3處理技術(shù)落后現(xiàn)在我們身處信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)確實(shí)給各類工作、各項(xiàng)事業(yè)帶來(lái)了很大的便利。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多事業(yè)單位在管理文書(shū)檔案時(shí)運(yùn)用到的相關(guān)信息技術(shù)還是比較落后的，甚至有的事業(yè)單位在如今這個(gè)電子化

6、時(shí)代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書(shū)檔案的收集、整理、分析以及儲(chǔ)存工作效率都十分低下，給文書(shū)檔案整理工作帶來(lái)了很大的阻力。3加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的措施與建議3.1完善檔案管理制度檔案管理過(guò)程中最為嚴(yán)重的現(xiàn)象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法來(lái)改變這樣的現(xiàn)狀。需要使用制度化的方法來(lái)對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范。但是，基于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，使得其在實(shí)施檔案管理制度規(guī)劃時(shí)，需要滿足其他各類工作的統(tǒng)籌管理需求，并且從宏觀與微觀方面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善與優(yōu)化。其一，從宏觀角度進(jìn)行分析，所完善的檔案管理制度必須要滿足國(guó)家相關(guān)規(guī)定，且符合單位未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃要求，嚴(yán)禁出現(xiàn)違

7、規(guī)的問(wèn)題。其二，是從微觀的角度進(jìn)行問(wèn)題的分析，在完善檔案管理制度的同時(shí)，還要對(duì)單位各部門(mén)的工作實(shí)施有效管理，使其工作與檔案管理共同進(jìn)行，有效發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理過(guò)程中的作用，構(gòu)建適合各部門(mén)運(yùn)行特點(diǎn)的檔案管理制度，進(jìn)一步為事業(yè)單位辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的有效性做好保障2 。3.2加大對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)力度檔案管理人員作為檔案資料的編制者和保管者，有責(zé)任、有任務(wù)提升事業(yè)單位文書(shū)檔案的質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理任務(wù)的承擔(dān)者業(yè)務(wù)能力的高低影響著整個(gè)單位的檔案水平，所以要持續(xù)加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度。領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)完善繼續(xù)教育體系，制定業(yè)務(wù)考核辦法，制定業(yè)務(wù)考核體系，在有效調(diào)動(dòng)檔案人員能動(dòng)性的同

8、時(shí)，吸引更多的綜合素質(zhì)過(guò)硬、信息技術(shù)專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，以進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。另外，作為一名事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員來(lái)講，要自覺(jué)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，積極投入到工作中來(lái)，持續(xù)增強(qiáng)自身專業(yè)能力。3.3加強(qiáng)文書(shū)檔案信息保管從文書(shū)檔案管理工作的角度來(lái)分析，信息保管是比較容易忽視的對(duì)象，大部分情況下，都是按部就班的進(jìn)行操作。但是對(duì)于現(xiàn)階段的需求而言，還是要做出更好的調(diào)整。首先，針對(duì)文書(shū)檔案管理工作涉及到的所有因素，均有效編制，并且納入到索引表當(dāng)中，保持主次清晰，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行錄入，創(chuàng)建詞表搜索。其次，在對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的各類文件、信息的格式，進(jìn)行有效的設(shè)置

9、，保持一定的差異性，要結(jié)合種類、年代、內(nèi)容、容易瀏覽的級(jí)別等，進(jìn)行有效的分配。第三，考慮到文書(shū)檔案管理工作的部分內(nèi)容，具有較高的保密性，因此要通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、平臺(tái)來(lái)進(jìn)行輔助，促使文書(shū)檔案管理工作的存儲(chǔ)過(guò)程中，能夠保持足夠的統(tǒng)一性3 。3.4優(yōu)化整合檔案管理的具體流程首先，在一個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部，每個(gè)部門(mén)都不是孤立地進(jìn)行工作的，文書(shū)檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門(mén)做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時(shí)加以合并，這樣對(duì)于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時(shí)地汲取其他部門(mén)，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn)，有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中少走彎路，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。結(jié)語(yǔ)綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)的快速發(fā)展，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新變化，只有建立完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度，加大文書(shū)檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理流程，從多方面實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為事業(yè)單位基礎(chǔ)工作提供有力依據(jù)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和