文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究_第1頁(yè)
文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究_第2頁(yè)
文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究_第3頁(yè)
文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究_第4頁(yè)
文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究_第5頁(yè)
免費(fèi)預(yù)覽已結(jié)束,剩余1頁(yè)可下載查看

下載本文檔

版權(quán)說(shuō)明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)

文檔簡(jiǎn)介

1、    文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究    周曉燕摘  要:文書(shū)檔案收集與整理工作對(duì)事業(yè)單位基礎(chǔ)工作有著較大影響,文書(shū)檔案具有較高的利用價(jià)值,只有做好收集與整理才能保證檔案效益的最大化。文章通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析,探討檔案收集與整理的有效措施。關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案;檔案收集;檔案整理;檔案管理引言當(dāng)前新形勢(shì)下,在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的推動(dòng)下,我市生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì),而我市經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進(jìn)的過(guò)程中穩(wěn)步發(fā)展。文書(shū)檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要載體,良好的文書(shū)檔案管理不但可以幫助事業(yè)單位決策更為科學(xué)合理

2、,還能夠使單位的管理水平上升到一個(gè)嶄新的層次。所以,強(qiáng)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是自身發(fā)展的重要基礎(chǔ),同時(shí)也是我市社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。1文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性文書(shū)檔案管理就是指在一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展伊始以及發(fā)展過(guò)程中形成的一個(gè)龐大的資料庫(kù),它包含著事業(yè)單位各方面的發(fā)展數(shù)據(jù),而且它的類型也是多種多樣:通知、告示、請(qǐng)示、通告、會(huì)議記錄、總結(jié)、信函等等。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理,就是將文書(shū)進(jìn)行分類整理,要用科學(xué)的方法和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類各樣的文書(shū)檔案進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的劃分,最后將歸類后的文書(shū)檔案進(jìn)行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業(yè)單位,它們文書(shū)檔案就越是多且復(fù)雜,管理起來(lái)也比較地費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且容

3、易出現(xiàn)錯(cuò)誤。文書(shū)檔案關(guān)系到的是一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展,它要求要規(guī)范系統(tǒng)且有十分強(qiáng)的保密性,不然會(huì)對(duì)單位的一系列政策的實(shí)施造成惡劣的影響。首先,許多的事業(yè)單位在處理一些問(wèn)題時(shí),需要以文書(shū)檔案為憑證,有許多的文書(shū)檔案是具有法律效力的,在處理問(wèn)題時(shí)有很強(qiáng)的說(shuō)服性。其次,文書(shū)檔案具有很強(qiáng)的參考性,不管是處理什么事務(wù),單位參考文書(shū)檔案中過(guò)往的事例去處理當(dāng)下的事務(wù),是一種十分有效的解決方法。最后,文書(shū)檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實(shí)性都是有保證的,具有很強(qiáng)的客觀性,全部數(shù)據(jù)都是以事實(shí)為基礎(chǔ),不容許任何人更改。2文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題2.1管理制度的缺失首先,文書(shū)檔案管理工作的制度,繼續(xù)按照老舊的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)操作,各方

4、面的工作執(zhí)行,并不具備足夠的依據(jù)和支持,很多制度的條文,都沒(méi)有考慮到文書(shū)檔案管理工作的時(shí)代變化以及綜合需求,這就在很大程度上,影響到文書(shū)檔案管理工作的正常部署,而且產(chǎn)生的一些持續(xù)性損失,并沒(méi)有辦法較好的彌補(bǔ),在內(nèi)部工作的混亂程度上大幅度的提升。對(duì)于這樣的問(wèn)題,如果沒(méi)有在短期內(nèi)合理的控制,則未來(lái)工作的開(kāi)展,將直接由此產(chǎn)生嚴(yán)重的損失。其次,管理制度的缺失,對(duì)于文書(shū)檔案管理工作造成的破壞和負(fù)面影響,正在不斷的加重。例如,很多工作人員雖然想要積極的前進(jìn),但是礙于老舊制度的一些層層阻礙,以及很多老舊觀念的影響,都直接促使文書(shū)檔案管理工作本身,缺少足夠的保障1 。2.2文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺辦公室文

5、書(shū)管理工作比較復(fù)雜,要求參與工作人員具有很高的素質(zhì),但是,開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,有些工作人員管理文書(shū)檔案工作的能力比較差,無(wú)論是專業(yè)技能,還是相關(guān)理論知識(shí)都欠缺,很難滿足管理辦公室文書(shū)檔案的需求。另外,有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位安排在管理文書(shū)檔案工作崗位上的人員,都是一些年齡比較大的工作人員,這些人因?yàn)閷W(xué)習(xí)的動(dòng)力欠缺,致使機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。2.3處理技術(shù)落后現(xiàn)在我們身處信息技術(shù)時(shí)代,信息技術(shù)確實(shí)給各類工作、各項(xiàng)事業(yè)帶來(lái)了很大的便利。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),現(xiàn)在許多事業(yè)單位在管理文書(shū)檔案時(shí)運(yùn)用到的相關(guān)信息技術(shù)還是比較落后的,甚至有的事業(yè)單位在如今這個(gè)電子化

6、時(shí)代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書(shū)檔案的收集、整理、分析以及儲(chǔ)存工作效率都十分低下,給文書(shū)檔案整理工作帶來(lái)了很大的阻力。3加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的措施與建議3.1完善檔案管理制度檔案管理過(guò)程中最為嚴(yán)重的現(xiàn)象就是管理的形式化,因此需要使用制度化的管理方法來(lái)改變這樣的現(xiàn)狀。需要使用制度化的方法來(lái)對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范。但是,基于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性,使得其在實(shí)施檔案管理制度規(guī)劃時(shí),需要滿足其他各類工作的統(tǒng)籌管理需求,并且從宏觀與微觀方面入手,加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善與優(yōu)化。其一,從宏觀角度進(jìn)行分析,所完善的檔案管理制度必須要滿足國(guó)家相關(guān)規(guī)定,且符合單位未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃要求,嚴(yán)禁出現(xiàn)違

7、規(guī)的問(wèn)題。其二,是從微觀的角度進(jìn)行問(wèn)題的分析,在完善檔案管理制度的同時(shí),還要對(duì)單位各部門(mén)的工作實(shí)施有效管理,使其工作與檔案管理共同進(jìn)行,有效發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理過(guò)程中的作用,構(gòu)建適合各部門(mén)運(yùn)行特點(diǎn)的檔案管理制度,進(jìn)一步為事業(yè)單位辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的有效性做好保障2 。3.2加大對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)力度檔案管理人員作為檔案資料的編制者和保管者,有責(zé)任、有任務(wù)提升事業(yè)單位文書(shū)檔案的質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理任務(wù)的承擔(dān)者業(yè)務(wù)能力的高低影響著整個(gè)單位的檔案水平,所以要持續(xù)加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度。領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)完善繼續(xù)教育體系,制定業(yè)務(wù)考核辦法,制定業(yè)務(wù)考核體系,在有效調(diào)動(dòng)檔案人員能動(dòng)性的同

8、時(shí),吸引更多的綜合素質(zhì)過(guò)硬、信息技術(shù)專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍,以進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。另外,作為一名事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員來(lái)講,要自覺(jué)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí),積極投入到工作中來(lái),持續(xù)增強(qiáng)自身專業(yè)能力。3.3加強(qiáng)文書(shū)檔案信息保管從文書(shū)檔案管理工作的角度來(lái)分析,信息保管是比較容易忽視的對(duì)象,大部分情況下,都是按部就班的進(jìn)行操作。但是對(duì)于現(xiàn)階段的需求而言,還是要做出更好的調(diào)整。首先,針對(duì)文書(shū)檔案管理工作涉及到的所有因素,均有效編制,并且納入到索引表當(dāng)中,保持主次清晰,按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行錄入,創(chuàng)建詞表搜索。其次,在對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的各類文件、信息的格式,進(jìn)行有效的設(shè)置

9、,保持一定的差異性,要結(jié)合種類、年代、內(nèi)容、容易瀏覽的級(jí)別等,進(jìn)行有效的分配。第三,考慮到文書(shū)檔案管理工作的部分內(nèi)容,具有較高的保密性,因此要通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、平臺(tái)來(lái)進(jìn)行輔助,促使文書(shū)檔案管理工作的存儲(chǔ)過(guò)程中,能夠保持足夠的統(tǒng)一性3 。3.4優(yōu)化整合檔案管理的具體流程首先,在一個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部,每個(gè)部門(mén)都不是孤立地進(jìn)行工作的,文書(shū)檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率,就要與其他的部門(mén)做好溝通交流。其次,如果有能夠合并的工作流程,工作人員要及時(shí)加以合并,這樣對(duì)于減小工作壓力也是十分有幫助。最后,要及時(shí)地汲取其他部門(mén),乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn),有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒,這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中少走彎路,還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。結(jié)語(yǔ)綜上所述,隨著我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)的快速發(fā)展,事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新變化,只有建立完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度,加大文書(shū)檔案信息化建設(shè),優(yōu)化檔案管理流程,從多方面實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新,從而為事業(yè)單位基礎(chǔ)工作提供有力依據(jù),促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無(wú)特殊說(shuō)明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請(qǐng)下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請(qǐng)聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容里面會(huì)有圖紙預(yù)覽,若沒(méi)有圖紙預(yù)覽就沒(méi)有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫(kù)網(wǎng)僅提供信息存儲(chǔ)空間,僅對(duì)用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對(duì)用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對(duì)任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請(qǐng)與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對(duì)自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評(píng)論

0/150

提交評(píng)論