檔案信息化管理的發(fā)展過程及現(xiàn)狀

1、    檔案信息化管理的發(fā)展過程及現(xiàn)狀    左希健【摘要】現(xiàn)階段，我國各行各業(yè)都開始進(jìn)行檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，但就檔案信息化管理工作而言，仍存在一些問題和不足，需要進(jìn)一步完善和提高。本文就檔案信息化管理進(jìn)行全面探討和研究，并針對當(dāng)前管理現(xiàn)狀提出了合理的改善措施，希望為我國檔案信息化管理水平的提升有所幫助?！娟P(guān)鍵詞】檔案;信息化管理;發(fā)展過程;現(xiàn)狀隨著管理水平的不斷提升，信息化管理模式成為當(dāng)前管理工作的重要手段，同時(shí)對工作效率的提升起到了十分顯著的推動(dòng)作用。檔案信息化管理，其核心在于檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，也就是以數(shù)字信息化存儲(chǔ)方式取代傳統(tǒng)實(shí)物存儲(chǔ)，這種

2、存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變有助于檔案資源的整合及共享，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的服務(wù)價(jià)值。同時(shí)以數(shù)字信息化存儲(chǔ)方式方便檔案資料的尋找與查閱，其存儲(chǔ)不受空間與時(shí)間的制約，因此有助于檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升，在檔案資料成倍增長的今天，有助于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。一、檔案信息化管理概述（一）檔案信息化管理概念。所謂檔案信息化管理，是以信息化管理模式開展檔案資料的管理工作，并以此促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案資料管理工作已無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，同時(shí)在信息技術(shù)的推動(dòng)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開始向數(shù)字化信息形式轉(zhuǎn)變。檔案存儲(chǔ)形式的改變，給檔案管理工作帶來了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，而這種檔案信息化管

3、理模式相比過往具有明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，如檔案收集整合更加方便，同時(shí)檔案資料的查找與利用也更加便利。由此可見，檔案信息化管理具有更高的應(yīng)用價(jià)值和發(fā)展空間，是現(xiàn)代檔案管理工作的重要發(fā)展方向。（二）檔案信息化管理的應(yīng)用價(jià)值。相比傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息化管理具有十分凸顯的應(yīng)用價(jià)值，并促進(jìn)檔案管理水平的全面發(fā)展和提升。首先，檔案信息化管理服務(wù)水平更高。由于檔案信息化管理基于數(shù)字化檔案資料，因此檔案資料在收集與整合時(shí)更加便捷高效，同時(shí)通過信息技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的共享，因此通過信息化管理能夠最大程度上發(fā)揮檔案資料的服務(wù)價(jià)值。其次，檔案信息化管理還能有效降低管理成本，一方面檔案信息化管理的虛擬性特征不再

4、需要大量紙張及存儲(chǔ)空間，在硬件需求上節(jié)省了可觀的成本投入;另一方面，檔案信息化管理工作一定程度上降低了人力勞動(dòng)強(qiáng)度，因此有助于檔案管理成本的降低。二、檔案信息化管理發(fā)展過程檔案信息化管理是伴隨著信息技術(shù)進(jìn)步逐步發(fā)展形成的一種管理模式，因此檔案信息化管理與信息技術(shù)有著十分密切的聯(lián)系。我國檔案信息化轉(zhuǎn)變最早可追溯到上世紀(jì)八十年代，直至今日，檔案信息化管理模式已經(jīng)具備了較為完整的管理體系，其發(fā)展過程可以從以下兩個(gè)角度加以概述：（一）技術(shù)層面。從技術(shù)角度來看，檔案信息化管理離不開信息技術(shù)的支撐，因此我國檔案信息化管理水平與信息技術(shù)發(fā)展成正比關(guān)系。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案

5、信息化管理也逐步實(shí)現(xiàn)了由微觀到宏觀、由局部到整體的轉(zhuǎn)變，特別是在檔案信息存儲(chǔ)的安全性、檔案信息共享性及人機(jī)交互性等方面實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的提升，由此也為檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。目前，檔案信息化管理平臺(tái)逐步發(fā)展成熟，為檔案資料的整合與共享創(chuàng)造了便利的技術(shù)條件，同時(shí)也標(biāo)志著我國檔案信息化管理的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展。（二）政策層面。隨著檔案信息化管理社會(huì)價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值的日益凸顯，我國政府部門也愈加重視檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變，同時(shí)也制定了一系列政策措施推動(dòng)相關(guān)工作的科學(xué)有序開展。例如為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，國家檔案局制定并出臺(tái)了檔案信息化政策文件全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要，這份文件的提出標(biāo)志著我

6、國檔案信息化管理模式的規(guī)范化發(fā)展。同時(shí)，我國各級(jí)政府部門都對檔案信息化建設(shè)工作制定了短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，并實(shí)施了一系列鼓勵(lì)性政策及資金支持，為檔案信息化管理工作的順利開展注入了強(qiáng)有力的政策支撐。三、當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問題與不足（一）檔案信息化管理有待規(guī)范?，F(xiàn)階段，我國檔案信息化管理雖然取得長足進(jìn)步，但從整體發(fā)展角度來看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規(guī)范是制約管理水平進(jìn)一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規(guī)范，造成檔案信息化轉(zhuǎn)變形式復(fù)

7、雜多樣，檔案信息資源在共享服務(wù)方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發(fā)揮。（二）檔案資料信息化技術(shù)不足。從技術(shù)角度來講，現(xiàn)階段我國檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術(shù)難題，使得檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變十分困難。由于檔案資料種類十分復(fù)雜，包含文字、圖標(biāo)等多方面內(nèi)容，而在檔案資料信息化轉(zhuǎn)變時(shí)如果缺乏有效錄入技術(shù)，會(huì)大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實(shí)際檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，由于技術(shù)問題，常出現(xiàn)復(fù)雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來嚴(yán)重困擾。此外，信息化技術(shù)不足還會(huì)降低檔案資料的整體性，不利于檔案信息化管理工作的有效開展。（三）檔案信息化管理發(fā)展不均衡。檔案信息化管理是當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)

8、展帶來的技術(shù)轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的歷史必然需求。但由于檔案信息化管理與信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備有著緊密聯(lián)系，因此在檔案信息化管理推廣和普及過程中會(huì)受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的制約。目前，我國檔案信息化管理工作主要集中于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，而在經(jīng)濟(jì)相對落后的區(qū)域受經(jīng)濟(jì)能力和技術(shù)水平的制約，檔案信息化建設(shè)水平仍相對較低，無法全面有效開展檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變，如此便給檔案信息化管理應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮帶來一定影響。四、提高檔案信息化管理水平的有效措施（一）構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理模式。檔案信息化管理作為新興管理技術(shù)，必須構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的發(fā)展模式才能推動(dòng)管理水平不斷提升與進(jìn)步。首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，明確

9、檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變形式和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這里要求不同行業(yè)或領(lǐng)域都應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致分類，明確管理要求與準(zhǔn)則，由此提高檔案信息化管理質(zhì)量。（二）加快檔案信息化管理技術(shù)升級(jí)與創(chuàng)新。作為現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，檔案信息化管理工作必然離不開先進(jìn)技術(shù)的支持。現(xiàn)階段，我國檔案信息化管理仍處于發(fā)展階段，特別是檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變技術(shù)仍有待完善與提升，如此一定程度上制約了檔案信息化管理水平的提升。一方面，要積極引進(jìn)國外先進(jìn)檔案信息化管理技術(shù)，學(xué)習(xí)和吸收國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，

10、由此促進(jìn)我國檔案信息化管理水平的提升;另一方面，要注重我國信息化管理技術(shù)的創(chuàng)新，不斷加大相關(guān)科研力度，鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新，由此實(shí)現(xiàn)我國檔案信息化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。（三）改善檔案信息化管理?xiàng)l件及扶持力度。為充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用及價(jià)值，還需要進(jìn)一步推廣和普及檔案信息化管理模式，從整體上提高我國檔案管理的水平和質(zhì)量。首先，國家公共服務(wù)職能部門要盡快落實(shí)基層單位檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，不斷增加信息化技術(shù)及相關(guān)硬件投入力度，推動(dòng)落后地區(qū)檔案信息化管理水平的提升。其次，相關(guān)部門還要注重檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，積極開展技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)工作，由此打造一支精通信息技術(shù)和管理能力強(qiáng)的高端人才隊(duì)伍，確保我國檔案信息化管理工作有序開展。五、結(jié)論綜上所述，現(xiàn)階段，檔案信息化管理是必然發(fā)展趨勢，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務(wù)價(jià)值。目前我國檔案信息化管理仍處于探索階段，需要相關(guān)領(lǐng)域工作者加大管理模式及技術(shù)研究，由此推動(dòng)我國檔案信息化管理工作創(chuàng)新發(fā)展?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1王寶.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考j.傳播力研究，2018，2（33）