淺談高?？蒲袡n案的管理與保護(hù)

1、    淺談高校科研檔案的管理與保護(hù)    鄒潔摘 要高校的科研檔案是一種重要的信息資源，如何管理和保護(hù)高校的科研檔案成為了當(dāng)下高校工作的一個(gè)重點(diǎn)，本文在深入分析目前高?？蒲袡n案管理工作所出現(xiàn)的問題的基礎(chǔ)上，提出相關(guān)的解決措施，談一下關(guān)于高校科研檔案的管理與保護(hù)的幾點(diǎn)淺見。關(guān)鍵詞檔案管理；科研高校；管理措施在高等院科研水平和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，人們普遍意識(shí)到高?？蒲袡n案不僅僅是一份普通的歷史記錄，而是一種重要的信息資源。這種信息資源推動(dòng)了高校在教學(xué)、管理、科研等方面的進(jìn)一步發(fā)展，成為了高校提升的至關(guān)重要的組成部分。一、高等科研檔案的管理和保護(hù)工作現(xiàn)狀

2、然而，筆者發(fā)現(xiàn)，雖然目前高校對(duì)科研檔案的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但是，從實(shí)際的情況來看，高等科研檔案的管理和保護(hù)工作存在著以下幾點(diǎn)問題。1.1管理制度缺失和管理設(shè)施缺乏目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規(guī)性的檔案管理方式，而這種方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前工作需求。相應(yīng)的管理制度和監(jiān)管手段的缺失也直接導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)歸檔的具體工作的敷衍。高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設(shè)施，很多高校并沒有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導(dǎo)致了實(shí)際的檔案管理人員沒有對(duì)科研檔案有足夠的認(rèn)識(shí)，沒有充足的時(shí)間來對(duì)科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。1.2科研檔案管理意識(shí)缺乏科研檔案管理意識(shí)的缺乏不僅僅存在于檔

3、案管理人員，也存在于具體的科研人員?？蒲腥藛T的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會(huì)形成項(xiàng)目進(jìn)行到最后才進(jìn)行補(bǔ)充，造成資源和人力的浪費(fèi)。高校管理者的科研管理意識(shí)水平也有待提高，目前學(xué)校對(duì)于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時(shí)也沒有相應(yīng)的規(guī)定來約束和規(guī)范科研檔案管理和保護(hù)工作。1.3科研檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不到位高校的科研檔案作為一種信息資源，應(yīng)當(dāng)對(duì)閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載等手段進(jìn)行控制和約束，嚴(yán)禁杜絕非法利用。但是在實(shí)際的科研檔案管理工作中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)還是相當(dāng)缺乏，很多高校并沒有相應(yīng)的規(guī)定，或者有了大概的相關(guān)規(guī)定，但是在執(zhí)行方面也沒有完全落實(shí)。1.4科研

4、檔案管理工作宣傳不足隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業(yè)的不斷發(fā)展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當(dāng)前很多高校對(duì)于科研檔案管理工作的宣傳遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時(shí)導(dǎo)致了很多從事相關(guān)檔案管理工作對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，這也嚴(yán)重制約和科研檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。二、高等科研檔案的管理和保護(hù)工作改善與優(yōu)化針對(duì)上述問題，筆者就高等院校科研檔案的科學(xué)管理，談幾點(diǎn)個(gè)人的淺見。2.1規(guī)范高?？蒲袡n案管理機(jī)制，完善配套設(shè)施首先，從宏觀上來說，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔

5、程序。并且，在具體的實(shí)際管理工作中，也要保證管理人員經(jīng)費(fèi)、辦公設(shè)施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實(shí)工作制度。其次，從微觀上來講，高?？蒲袡n案管理必須依托現(xiàn)代管理理念，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。同時(shí)把科研檔案管理和現(xiàn)代辦公技術(shù)結(jié)合起來，來達(dá)到科研檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。具體來說，科研項(xiàng)目的申報(bào)環(huán)節(jié)、研究試驗(yàn)階段的各種原始數(shù)據(jù)和報(bào)告等、驗(yàn)收階段的研究報(bào)告、論文等、成果申報(bào)階段中成果登記、成果應(yīng)用等。這些所有的案卷，都要按照科學(xué)的管理制度進(jìn)行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過程中分類檢索原則，充分適應(yīng)當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的要求。2.2提升科研檔案管理

6、意識(shí)，規(guī)范科研檔案管理首先，從科研檔案管理人員的角度來說，要不斷的提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，開闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個(gè)服務(wù)人員，而要進(jìn)一步投入到實(shí)際的科研活動(dòng)中，及時(shí)掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質(zhì)量。通過科研檔案管理人員的自我提升，為學(xué)校提供高效的服務(wù)，從而為高校的檔案管理工作打開新的局面。其次，從科研人員的角度來說，要增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案重要性的理解和認(rèn)識(shí)，使其充分明白科研檔案的具體價(jià)值。這也進(jìn)一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關(guān)重要的一個(gè)部分，這也是科研檔案管理發(fā)展的必要基礎(chǔ)。再次，從學(xué)校管理者角度來說，要注

7、重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，為其創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)條件，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代對(duì)優(yōu)秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個(gè)溝通的平臺(tái)，使二者互動(dòng)交流，并能有效的促進(jìn)檔案管理人員有效的為科研人員進(jìn)行高效服務(wù)。2.3規(guī)范高校檔案管理管理，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)首先，建立統(tǒng)一的管理制度，來保護(hù)高校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)生、獲取、流轉(zhuǎn)等具體過程要真實(shí)和完整的記錄，合法并且合理的來利用科研活動(dòng)所產(chǎn)生的知識(shí)成果。利用歸檔保存的方式對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，統(tǒng)一集中管理，促進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流轉(zhuǎn)規(guī)范化，以及在下一步的科研活動(dòng)中的推廣和利用。其次，相關(guān)規(guī)章制度要落實(shí)到人，做到有責(zé)必查，出現(xiàn)問題能夠找到相關(guān)的責(zé)任人?？蒲形臋n的形成、積累、完成由科研負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)?？蒲胸?fù)責(zé)人對(duì)文檔的管理期限和密集提出建議，并且要對(duì)科研檔案進(jìn)行超前控制，確保科研文檔的準(zhǔn)確性和完整性。并且相關(guān)的檔案管理工作人員對(duì)于科研負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督和知道，幫助科研負(fù)責(zé)人保護(hù)原始科研文檔的完整性和保密性，雙重保護(hù)促進(jìn)科研文檔的知識(shí)產(chǎn)品不受侵犯。結(jié)語當(dāng)前科研檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，只有以現(xiàn)代科技手段為依托，以檔案工作和科研工作的二者結(jié)合為切入點(diǎn)，不斷提升自我的管理水平，才能更好地促進(jìn)高校科研檔案管理和保護(hù)工作形