公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)

1、zdsoft 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)技術(shù)白皮書zdsoft 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)浙江高校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)有限公司2006 年 7 月浙江高校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)有限公司第 7 頁(yè)zdsdsoft 公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)流程圖參數(shù)設(shè)置流程治理用戶組治理來源：收文登記和收文登記發(fā)文辦理手工登記收文登記發(fā)文擬稿模板治理關(guān)聯(lián)人設(shè)置收文查詢收文處理批注治理發(fā)文處理發(fā)文查詢印章治理代辦人設(shè)置收文發(fā)送發(fā)文發(fā)送收文辦理公文傳閱手工發(fā)文無需流轉(zhuǎn)通訊單位治理公文治理公文統(tǒng)計(jì)公文歸檔回收站1.1 業(yè)務(wù)流程圖圖例說明：表示的是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的設(shè)置類功能，此類功能是公文流轉(zhuǎn)的支撐，需要用戶進(jìn)行初始化設(shè)置或使用系統(tǒng)供應(yīng)默認(rèn)設(shè)置；表示的是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的治理類功

2、能，此類功能是公文順暢流轉(zhuǎn)的保證；表示的是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的功能業(yè)務(wù)模塊，此類功能是收/發(fā)文辦理操作的地方。產(chǎn)品功能簡(jiǎn)介1.2 公文設(shè)置1.2.1 權(quán)限治理公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)供應(yīng)了基于角色治理的權(quán)限把握，通過模塊權(quán)限、功能權(quán)限、業(yè)務(wù)范圍三級(jí)權(quán)限與角色的關(guān)聯(lián)，角色與帳戶的關(guān)聯(lián)，帳戶與業(yè)務(wù)范圍的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、易治理的權(quán)限治理。1.2.1.1 權(quán)限細(xì)分系統(tǒng)按模塊、功能、業(yè)務(wù)范圍三個(gè)層次定義了三級(jí)權(quán)限結(jié)構(gòu)，可以做到對(duì)帳號(hào)權(quán)限的精確定義，充分滿足了公文流轉(zhuǎn)過程中對(duì)平安性和權(quán)限的要求，提高了系統(tǒng)平安性。Ø 模塊權(quán)限：包括模板治理、流程治理、發(fā)文擬稿、公文統(tǒng)計(jì)等系統(tǒng)定義的功能模塊的權(quán)限；Ø

3、; 功能權(quán)限：系統(tǒng)的每一個(gè)功能模塊都包含了多個(gè)功能，如流程治理就包括了新建、查看、刪除等功能點(diǎn)，收文處理包括了撤回、跳轉(zhuǎn)等功能點(diǎn)，功能權(quán)限實(shí)現(xiàn)了對(duì)這些功能點(diǎn)的權(quán)限把握；Ø 業(yè)務(wù)范圍：系統(tǒng)可按公文密級(jí)類別進(jìn)行用戶權(quán)限的把握，保證帶密級(jí)的公文在流轉(zhuǎn)中的平安性。1.2.1.2 角色治理系統(tǒng)完全基于角色進(jìn)行權(quán)限治理，無需再為帳號(hào)進(jìn)行逐一權(quán)限授權(quán)，用戶可依據(jù)單位實(shí)際狀況先進(jìn)行角色的治理和角色的授權(quán)，然后在用戶授權(quán)時(shí)就可以簡(jiǎn)潔的進(jìn)行角色授予即可。系統(tǒng)還預(yù)設(shè)了領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、文書、設(shè)置人員、一般用戶幾個(gè)默認(rèn)角色，便利用戶使用。1.2.1.3 角色切換基于角色治理允許一個(gè)帳戶有多個(gè)角色，但在使用中

4、只能有一個(gè)角色為當(dāng)前角色， 全部處理業(yè)務(wù)均以此角色權(quán)限進(jìn)行限制，在需要做其它角色業(yè)務(wù)時(shí)，可在系統(tǒng)中直接進(jìn)行角色切換，不用再次登錄。多角色用戶系統(tǒng)供應(yīng)一個(gè)默認(rèn)角色功能，在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)自動(dòng)設(shè)為當(dāng)前角色，默認(rèn)角色可在個(gè)人設(shè)置中維護(hù)。1.2.1.4 成員治理成員治理為流程定義、流轉(zhuǎn)中的人員選擇和公文發(fā)送的主送、抄送對(duì)象供應(yīng)了用戶自維護(hù)的單位機(jī)構(gòu)、用戶組治理。1.2.1.5 通訊單位治理通訊單位治理供應(yīng)了添加非本軟件平臺(tái)單位功能，這些單位在系統(tǒng)治理中沒有維護(hù)，但在公文的主送、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文單位、收文的來文單位中需要使用。在添加的非本軟件平臺(tái)單位信息中還可以包含郵件信息，在公文發(fā)送時(shí)，可通過郵件實(shí)現(xiàn)向這些單

5、位發(fā)送公文的功能。1.2.1.6 自定義用戶組治理自定義用戶組可實(shí)現(xiàn)除按部門劃分以外的用戶歸類，供應(yīng)便捷的人員選擇。用戶組在使用級(jí)別上分為單位、個(gè)人兩個(gè)級(jí)別，權(quán)限上單位級(jí)為公用，個(gè)人為自用； 在使用場(chǎng)合上分為公文流轉(zhuǎn)、公文發(fā)送兩種，公文流轉(zhuǎn)用戶組用于流程定義、流轉(zhuǎn)中的 負(fù)責(zé)人選擇，公文發(fā)送用戶組用于公文發(fā)送對(duì)象選擇。1.2.2 流程治理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的工作流引擎，能定義 xml 標(biāo)準(zhǔn)的工作流，實(shí)現(xiàn)固定流程和自定義可變流程，自定義流程供應(yīng)了機(jī)敏的運(yùn)行綁定功能，在流轉(zhuǎn)過程中實(shí)現(xiàn)后繼流程的定義， 結(jié)合系統(tǒng)供應(yīng)的流轉(zhuǎn)功能可滿足各種流程運(yùn)用需求。1.2.2.1 工作流引擎系統(tǒng)工作流引擎接受了標(biāo)準(zhǔn)的 xml

6、 語(yǔ)言定義，有強(qiáng)大的流程處理引擎，使用工作流引擎作為公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)支撐，可實(shí)現(xiàn)的流程定義、跟蹤、查詢和治理，供應(yīng)固定/可變流程、串行/并行流程、單人/多人負(fù)責(zé)設(shè)置。1.2.2.2 固定流程固定流程是在流程定義時(shí)已完全確定流程及流程負(fù)責(zé)人，并且在流轉(zhuǎn)過程中是不允許轉(zhuǎn)變的流程?？蓪?shí)現(xiàn)用戶的固定、強(qiáng)制業(yè)務(wù)流程。1.2.2.3 自定義流程用戶在定制流程時(shí)可以選用系統(tǒng)供應(yīng)的初始化流程生成流程定義，流程中的每一個(gè)步驟都是可以設(shè)定的，設(shè)定類別有是否可插入步驟，是否可修負(fù)責(zé)人，是否可忽視，在流轉(zhuǎn)過程中，流程定義中的設(shè)定的信息都將影響下一步的走向。1.2.3 公文模板公文模板方削減了排版的功能，提高了公

7、文草擬的效率。系統(tǒng)供應(yīng)了最常用的下行文和上行文模板，并具有模板定制功能，可滿足用戶共性化、多樣化的公文模板需求。模板的分類治理供應(yīng)了模板使用的權(quán)限范圍治理。1.2.3.1 模板定制用戶可新建或從已有模板導(dǎo)入進(jìn)行公文模板的定制，定制過程通過微軟office 編輯控件，對(duì)系統(tǒng)定義公文元素進(jìn)行排版。1.2.3.2 模板治理供應(yīng)了模板的新增、查詢、修改、刪除治理，并供應(yīng)了恢復(fù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)模板功能。系統(tǒng)默認(rèn)供應(yīng)下行文（單獨(dú)發(fā)文）、上行文（單獨(dú)發(fā)文）、下行文（聯(lián)合發(fā)文）、上行文（聯(lián)合發(fā)文）4 套依據(jù)國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)格式定義的預(yù)設(shè)模板。1.2.4 公文電子印章系統(tǒng)供應(yīng)將jpg 或gif 格式的印章圖片通過不行逆加密

8、算法進(jìn)行加密，保證印章平安。公文電子印章可授權(quán)給多人使用，授權(quán)人可自行設(shè)定自己使用電子印章密碼。1.2.5 常用批注常用批注供應(yīng)了維護(hù)常用批注用語(yǔ)功能，并且可在公文處理時(shí)，把當(dāng)前的批注直接加入到常用批注用語(yǔ)中。收/發(fā)文批注完全獨(dú)立，并供應(yīng)公用和個(gè)人兩種分類，公用批注是單位內(nèi)全部用戶均可使用，個(gè)人批注是用戶自用。1.2.6 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置供應(yīng)了一個(gè)機(jī)敏定制系統(tǒng)運(yùn)行方式的調(diào)整設(shè)置?？稍O(shè)置參數(shù)有公文編輯器啟用、歸檔公文發(fā)送。系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置只會(huì)影響到本單位的應(yīng)用，不會(huì)影響其它同平臺(tái)單位。Ø 公文編輯器啟用：系統(tǒng)默認(rèn)為啟用，此時(shí)在公文處理過程中將通過公文編輯器進(jìn)行公文正文編輯和掃瞄。不

9、啟用時(shí)，正文將以附件上傳的形式進(jìn)行編輯；Ø 歸檔公文發(fā)送：系統(tǒng)默認(rèn)不啟用，認(rèn)為歸檔后的公文不再進(jìn)行發(fā)送。固然，用戶可以依據(jù)實(shí)際需要，開啟該功能，已達(dá)到歸檔后仍舊可以再次發(fā)送該公文。1.3 公文辦理公文發(fā)送實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位之間或者同單位不同部門之間的公文編輯、流轉(zhuǎn)、處理、收發(fā)、治理，全面提高工作效率，增加協(xié)同工作的力量。1.3.1 收/發(fā)文分別公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)包括了收文辦理和發(fā)文辦理，并依據(jù)實(shí)際工作狀況需要對(duì)收/發(fā)文辦理業(yè)務(wù)進(jìn)行了分別，實(shí)現(xiàn)了從流程、模板、常用批注、代理人、關(guān)聯(lián)人等功能和收/發(fā)文模塊都進(jìn)行隔離，充分在功能上體現(xiàn)出收文辦理與發(fā)文辦理的不同。1.3.2 流轉(zhuǎn)功能流轉(zhuǎn)功能是為了提高

10、系統(tǒng)在公文流轉(zhuǎn)過程中的可用性特地增加的一些功能，主要包括了代理人、關(guān)聯(lián)人、撤回、跳轉(zhuǎn)等功能。1.3.2.1 代理人當(dāng)用戶因出差、病休等緣由未能準(zhǔn)時(shí)處理公文，可以找另外一個(gè)人來代替執(zhí)行公文處理操作。另外的這個(gè)人就是代理人。代理人將全權(quán)執(zhí)行原負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)處理的操作，從而保證公文流轉(zhuǎn)的順暢。1.3.2.2 關(guān)聯(lián)人關(guān)聯(lián)人功能是為了讓訓(xùn)練局領(lǐng)導(dǎo)和不生疏流轉(zhuǎn)過程的人員能專注于工作，而不用關(guān)懷公文在軟件系統(tǒng)中的來和去。關(guān)聯(lián)人不是作為流程的實(shí)際負(fù)責(zé)人，在權(quán)限上把握了關(guān)聯(lián)人不能簽署意見，只能轉(zhuǎn)交公文的作用，只是起到一個(gè)保證公文流轉(zhuǎn)順暢的作用，如文秘?fù)?dān)當(dāng)?shù)墓ぷ餍再|(zhì)。1.3.2.3 撤回當(dāng)前流程負(fù)責(zé)人已經(jīng)處理完公文，

11、即公文已經(jīng)流轉(zhuǎn)到下一步驟，但下一步驟負(fù)責(zé)人還沒有處理公文時(shí)，該已經(jīng)處理的負(fù)責(zé)人主動(dòng)收回公文重新處理的操作。1.3.2.4 跳轉(zhuǎn)當(dāng)公文被退回后，經(jīng)處理，可由當(dāng)前負(fù)責(zé)人選擇跳過已經(jīng)流轉(zhuǎn)的多個(gè)步驟。1.3.2.5 退回當(dāng)前流程負(fù)責(zé)人將公文返回到已流轉(zhuǎn)過的任意一個(gè)步驟的操作。1.3.3 收文辦理收文辦理實(shí)現(xiàn)了從系統(tǒng)外部自動(dòng)或手工的公文簽收、登記、流轉(zhuǎn)、處理、傳閱的全過程。1.3.3.1 簽收/登記簽收只進(jìn)行確認(rèn)的操作，公文接收方簽收之后，發(fā)送方能夠自動(dòng)獵取相關(guān)的簽收狀況信息。登記時(shí)按登記人員所在部門自動(dòng)歸入該部門，在公文統(tǒng)計(jì)按部門統(tǒng)計(jì)公文。1.3.3.2 手工登記手工收文是登記非平臺(tái)系統(tǒng)收到的公文，比

12、如紙質(zhì)公文、郵件接收到的電子公文等等，公文相關(guān)信息只能通過手工進(jìn)行錄入。此類收文需要輸入全部收文的信息，包括收文的基本信息和正文、附件等。假如是通過我們的系統(tǒng)郵件發(fā)送的，那么在手工收文登記時(shí)，只需要導(dǎo)入郵件中附帶的公文基本信息文件，就可以便利的完成登記工作。1.3.4 發(fā)文辦理發(fā)文辦理實(shí)現(xiàn)了由單位內(nèi)部自動(dòng)或手工的公文擬稿、審核、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、發(fā)送的全過程。1.3.4.1 發(fā)文校對(duì)發(fā)文簽發(fā)后到擬稿人處進(jìn)行校對(duì)（如流程有定義）。校對(duì)是指對(duì)格式已經(jīng)統(tǒng)一規(guī)范制定完畢，文號(hào)等已經(jīng)生成的狀態(tài)下，馬上發(fā)送之前的最終一個(gè)發(fā)文校驗(yàn)。1.3.4.2 手工發(fā)文對(duì)非平臺(tái)系統(tǒng)完成的正式發(fā)文，在需要電子化發(fā)文時(shí)，可直接在手

13、工發(fā)文界面中進(jìn)行錄入、審核，手工發(fā)文不進(jìn)行流轉(zhuǎn)，錄入完成后可進(jìn)行審核或發(fā)送。此類發(fā)文需要輸入全部發(fā)文的信息，包括發(fā)文的基本信息和正文、附件等。zdsoft 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)技術(shù)白皮書1.3.5 公文發(fā)送公文的發(fā)送實(shí)現(xiàn)了公文的外部發(fā)送和內(nèi)部傳閱功能，外部發(fā)送又可分為平臺(tái)間發(fā)送和郵件發(fā)送。內(nèi)部傳閱功能主要是在公文流轉(zhuǎn)完成后，傳送給相關(guān)人員進(jìn)行掃瞄，傳閱的目標(biāo)為個(gè)人用戶，此類收文無需登記、辦理。1.3.5.1 收文發(fā)送收文發(fā)送是進(jìn)行內(nèi)部傳閱功能，在收文辦理流轉(zhuǎn)結(jié)束后，如有傳閱此收文的要求時(shí)， 可通過收文發(fā)送實(shí)現(xiàn)，收文發(fā)送選擇的接收對(duì)象為本單位內(nèi)部用戶。1.3.5.2 發(fā)文發(fā)送發(fā)文發(fā)送實(shí)現(xiàn)的是外部發(fā)送與內(nèi)

14、部傳閱雙重功能，在發(fā)文辦理流轉(zhuǎn)結(jié)束后，正式的公文可選擇主送和抄送對(duì)象，發(fā)送對(duì)象有主送、抄送、傳閱，其中傳閱對(duì)象是本單位的用戶，對(duì)未注冊(cè)單位因無法通過接口進(jìn)行公文傳遞，只能實(shí)現(xiàn)郵件方式的公文發(fā)送。1.3.5.3 發(fā)送結(jié)果查詢?cè)诎l(fā)文和收文發(fā)送后，可以通過發(fā)送結(jié)果查詢用戶接收狀況，查看接受狀況分四種： 未查看、已查看、未簽收、已簽收，已簽收的沒有簽收時(shí)間。對(duì)未注冊(cè)單位的郵件發(fā)送 結(jié)果不供應(yīng)查詢。1.3.6 公文查詢公文查詢包括了收文查詢、發(fā)文查詢和公文治理查詢，供應(yīng)按流水號(hào)、公文類型、標(biāo)題、創(chuàng)建時(shí)間、文號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、公文字號(hào)、隱秘等級(jí)、保密期限、緊急程度、擬稿人等等組合條件查詢。在界面上供應(yīng)了快

15、速查詢和高級(jí)查詢。高級(jí)查詢可以通過查詢配置文件實(shí)現(xiàn)查詢條件自定義。查詢結(jié)果列表可直接打印或?qū)С龀蒭xcel。1.3.7 會(huì)審/會(huì)簽會(huì)審/會(huì)簽供應(yīng)了公文辦理過程中，需要多部門或多領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)對(duì)公文的會(huì)審和會(huì)簽， 滿足用戶實(shí)際工作中的并發(fā)操作流程需求。1.3.8 公文控件系統(tǒng)公文編輯控件接受了microsoft office 作為編輯器，為用戶供應(yīng)了強(qiáng)大的公文編輯處理功能，同時(shí)也照看了用戶的使用操作習(xí)慣。通過編輯器的使用，系統(tǒng)用戶可以便利地對(duì)文字、圖片、文件等多種信息格式進(jìn)行編輯，還供應(yīng)了全文批注、模板定制、痕跡保留、手寫意見簽名。1.3.9 流轉(zhuǎn)記錄系統(tǒng)充分考慮用戶原有使用習(xí)慣，為收文辦理增加了閱辦

16、單，為發(fā)文辦理增加了辦理單，兩個(gè)單據(jù)可將收/發(fā)文中流轉(zhuǎn)過程及領(lǐng)導(dǎo)意見全程記錄，并能打印輸出存檔。1.3.9.1 發(fā)文處理單發(fā)文處理單由公文的基本信息（標(biāo)題、文號(hào)、擬稿人、主送、抄送等）、會(huì)稿意見、簽發(fā)意見等信息組成，作為記錄發(fā)文基本信息及發(fā)文辦理過程中各相關(guān)人員、簽發(fā)意見浙江高校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)有限公司第 9 頁(yè)zdsoft 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)技術(shù)白皮書等的記錄，滿足檔案治理時(shí)對(duì)發(fā)文辦理流轉(zhuǎn)的記錄。在處理單上會(huì)稿意見和簽發(fā)意見允許使用手寫簽名，包括領(lǐng)導(dǎo)的意見、簽名和日期。1.3.9.2 收文閱辦單收文閱辦單由領(lǐng)導(dǎo)意見、辦公室處理意見，承辦處室意見組成，作為記錄收文辦理過程中各領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、處室的意見，滿

17、足檔案治理時(shí)對(duì)收文辦理流轉(zhuǎn)的記錄。承辦處室界面中只顯示領(lǐng)導(dǎo)意見、辦公室處理意見、本處室人員意見，不會(huì)顯示其他處室人員意見。在閱辦單上允許使用手寫簽名，包括領(lǐng)導(dǎo)簽的意見、簽名和日期。1.3.10 全文批注全文批注功能，能夠讓用戶以所見即所得的方式對(duì)文檔進(jìn)行全文批注，連續(xù)了用戶紙制辦公時(shí)的公文批閱習(xí)慣。每個(gè)全文批注內(nèi)容均有批注人帳號(hào)和批注時(shí)間信息作為標(biāo)記。1.3.11 痕跡保留通過 office 控件，可以讓用戶只能在痕跡保留狀態(tài)下工作，強(qiáng)制用戶保留一切編輯痕跡。而且系統(tǒng)在公文回到擬稿人手中時(shí)會(huì)自動(dòng)復(fù)制一份文檔，通過副本功能保留公文的批注痕跡。1.3.12 手寫簽名系統(tǒng)支持鍵盤錄入，同時(shí)還支持各種

18、手寫筆（漢王、蒙恬、聯(lián)想等）錄入方式和使用手寫筆手寫簽名，手工繪圖/批注，便利用戶進(jìn)行文字錄入與批注。1.3.13 導(dǎo)出功能發(fā)文查詢、收文查詢列表結(jié)果均可以導(dǎo)出成excel。1.3.14 人員外出提示當(dāng)辦公信息中心的人員外出告示中對(duì)人員設(shè)置了外出后，在流轉(zhuǎn)過程中自動(dòng)查檢并提示人員外出信息。1.4 公文治理公文治理是保證系統(tǒng)流轉(zhuǎn)順暢的治理中心，供應(yīng)了單位內(nèi)全部公文狀態(tài)跟蹤、查詢、催辦、刪除、轉(zhuǎn)變流程負(fù)責(zé)人等功能，同時(shí)公文治理還供應(yīng)了公文統(tǒng)計(jì)、公文歸檔功能。1.4.1 公文催辦公文催辦是對(duì)流轉(zhuǎn)中的收文和發(fā)文的當(dāng)前負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作催辦，催辦結(jié)果將在當(dāng)前負(fù)責(zé)人的待處理公文列表中自動(dòng)將該公文處理優(yōu)先級(jí)供應(yīng)，并著重顯示同時(shí)顯示催辦消息內(nèi)容。浙江高校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)有限公司第 10 頁(yè)zdsoft 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)技術(shù)白皮書1.4.2 公文跟蹤治理公文跟蹤治理功能供應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部全部在流轉(zhuǎn)公文狀態(tài)的跟蹤、查詢，依據(jù)工作的實(shí)際需要可以對(duì)這些功能進(jìn)行催辦、刪除和轉(zhuǎn)變流程負(fù)責(zé)人等功能。從而保證公文的流轉(zhuǎn)順暢。1.4.3 公文統(tǒng)計(jì)公文統(tǒng)計(jì)供應(yīng)了本單位內(nèi)公文信息的統(tǒng)計(jì)，通過部門、時(shí)間段等組合條件，實(shí)現(xiàn)了公文分類統(tǒng)計(jì)、公文狀態(tài)統(tǒng)計(jì)表、發(fā)文接收狀況統(tǒng)計(jì)。公文分類統(tǒng)計(jì)中公文分類默認(rèn)按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法。公文狀態(tài)統(tǒng)計(jì)表：公文狀態(tài)默認(rèn)按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法，允許用戶自行維護(hù)，系統(tǒng)狀態(tài)可修改和刪除；發(fā)文接收狀況統(tǒng)計(jì)