關于企業(yè)檔案工作情況調查報告

1、關于企業(yè)檔案工作情況調查報告 黨和國家工作重點轉移后，檔案工作如何更好地為國民經濟發(fā)展服務，這是當前檔案界共同研究的重要課題。帶著這個課題我們豐滿區(qū)檔案局對企業(yè)檔案工作開展了一次深層次的調研，以下是這次調查的結果報告： 一、現狀： (一)目前多數企業(yè)的檔案工作遠遠落后于現代化發(fā)展水平。有建檔意識的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊全完整為準，歸檔的案卷不進行整理、編目和排架管理，不進行企業(yè)檔案分類或分類不科學、不適用，整個檔案業(yè)務就必將發(fā)生管理混亂，直接影響到檔案信息的開發(fā)利用。 (二)長期以來，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制來看，很不適應檔案工作的發(fā)展，具體表現在：體制

2、陳舊、機構重疊、關系交叉，致使檔案沒有一個好的歸宿，甚至認為無檔可建，有檔也無用，好壞都是老總說了算。形成了"一人一只箱、一年一包帳、各自為政"的分散、混亂管理現象。 (三)少數企業(yè)將自己封閉在一個被動的圈子里，缺少與外界的交流與溝通，不接受新信息、新知識的條件與機會。檔案材料任其亂堆亂放、蟲蛀鼠咬、霉爛變質，造成檔案材料的嚴重損失。在工作中需要查找檔案時，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想當然處理了事，失去了真實性和可靠性。 二、阻力： (一)建檔無用論。這是一個很普遍的問題。有的經營者認為自己的買賣自己做，建了檔案給自己看，是無效勞動;也有的經營者認為，納完稅，

3、交夠費，一不違紀，二不違法，建檔案有什么用;還有的經營者覺得，帳目、技術與客戶都在心中裝著，何必勞神費勁建什么檔案呢，所以，他們對檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即便同意建檔，對一些至關重要的資料也不拿出來。 (二)怕泄密。這也是一些經營者不愿建檔的原因。一怕技術泄密，同行頂同行，對自己經營不利;二怕市場信息泄密，同行爭了利，效益下降;三怕帳目泄了密，露了富，招來不必要的麻煩。 (三)舍不得投入。有的經營者對建檔很熱心，認為是好事，但一聽說要花錢買用具、用品，而且要有專門的地方保管，就推托。 (四)資料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經營者雖然同意建檔，但一接觸實際問題，一些原始單據、說明書

4、、圖紙、文件證書、資料、協(xié)議、計帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作難以做到齊全、完整和有效利用。 (五)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時間搭不起;二是私營業(yè)主不配合，工作難作;三是經營不穩(wěn)，怕今年建明年垮，建檔白費勁，因此遲遲打不開局面，工作一直上不去。 (六)檔案主管部門對建立個體私營經濟檔案的宣傳不夠。個別經營者對建檔沒有明確的認識，如有的提出"建立檔案對我們有什么好處?""能使我們產品賣出去嗎?"有些建檔早的業(yè)主甚至還說"我們建檔好幾年了，我們的產品也沒打出去"等問題。 (七)存有小農經濟思想。改革開放給農民帶

5、來了翻天覆地的變化，但小富即安的思想仍然存在。在生產經營上缺乏現代工業(yè)管理意識。在技術創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上，起點低、速度慢，束縛了生產的發(fā)展，經不起風浪，因此對建檔不感興趣。 三、方法及對策： 1、在"爭"字上下功夫。檔案工作是個服務性的工作，而且效益是隱形的，價值是潛在的，不容易引起領導的重視、支持、關注和理解。所以我們要主動樹立為私營企業(yè)建檔服務的思想，這就需要付出比別人更大的努力，"建檔為用檔"在堅持標準的同時，保證私營企業(yè)建檔的質量。要視私營企業(yè)檔案資料的多少及私營企業(yè)規(guī)模的大小來確定企業(yè)檔案的類目設置，這里局指導人員可幫助企

6、業(yè)建初期企業(yè)檔案分類與實用參考例如：一本原始檔案也許不能說明什么，但多份檔案，多年的檔案組合在一起，可能就會說明一個問題和一種發(fā)展趨勢。如果對這些檔案資料進行深入的研究、對比，從中找出一些經驗教訓，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價值也就被充分地發(fā)揮出來。所以業(yè)務規(guī)范一定要在立卷前制定出來，做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范，結果欲速則不達。 2、在"用"字上加大力度。重新審視"檔案"的概念和功能。例如：有的私營企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚至一份往來信函都會保存起來，他們有一定的文化素養(yǎng)，不但懂經營、會管理，而且有建立

7、檔案的愿望，具有檔案意識。針對有檔案利用要求的，可按事先選定的檔案類目，制定出更詳實的企業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類編號方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標準，使檔案對號入座，這樣才能保證檔私營檔案企業(yè)的完整性和科學性，保證了私營企業(yè)建檔質量的同時不要注重裝訂美觀整齊與否，要注重檔案的分類準確與否，這樣才能做到一份檔案追回無形資產，將對企業(yè)今后的發(fā)展起到舉足輕重的作用。 3、在"新"字上搶在人先。前面談到目前多數企業(yè)的檔案工作現代化發(fā)展水平，工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準。正是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個被動的圈子里，不能為企業(yè)的生產、經營、決策提供新思路、新

8、方法。只能作為一種輔助性的部門存在，因而不受重視。所以在"新"字上搶在人先，實現檔案管理現代化已勢在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產能力在市場經濟瞬息萬變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場、把握住商機才行。而最快捷、便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網。但由于企業(yè)沒有專門的科研機構，沒有專人進行信息情報等方面的收集與研究，這在很大程度上制約了企業(yè)的生產經營發(fā)展，我們檔案部門可將各企業(yè)的經營規(guī)模、產品類目、發(fā)展理念等樹立企業(yè)形象的宣傳材料及企業(yè)產品的性能、質量、規(guī)模、價格做成網頁，全天候推銷他們的產品。主動承擔起企業(yè)與外界溝通的橋梁。 4、在"教"字上強化培養(yǎng)。通過調研感到目前檔案隊伍現狀沒有經過專業(yè)培訓，難以勝任，加之屬于兼職，當作分外工作來干，很難干好。當前首先，要有針對性發(fā)現和培養(yǎng)典型主動幫教，示范指導，旨在樹立樣板。其次，抓典型樹樣板、搞培訓采取典型引路、以點帶面、學習觀摩、召開現場會等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好的企業(yè)進行參觀學習，相互交流，互相促進，以看得見、信得過的實例，來示范帶動檔案工作的開展。這樣在拓寬企業(yè)檔案人員的知識面的同時又提高其業(yè)務水平，為的是使企業(yè)的檔案員從