一切為了高效——時間管理與工作計劃教材

1、一一 切切 為為 了了 高高 效！效！時間管理與工作計劃時間管理與工作計劃Page 2這可怕的抱怨這可怕的抱怨正使我們變成正使我們變成癡男怨女癡男怨女！時間不夠用啊，不夠用！我到底在忙什么？為什么我總被打斷？！計劃趕不上變化！做來干嘛！執(zhí)行力在哪里啊？！說了這么多遍，怎么還會錯！Page 31.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？你

2、只需回答你只需回答“YesYes”O(jiān)r“”O(jiān)r“NoNo”。把脈把脈Page 49.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？Page 5結(jié)果結(jié)果回答回答“Yes”Yes”的數(shù)量的數(shù)量診斷結(jié)果診斷結(jié)果1216個救命！你真的需要改進(jìn)了811個當(dāng)心！要重新審視了

3、！47個可以！方向正確，但需要提高沖進(jìn)！03個恭喜！要堅持哦Page 6重要性緊急性緊急重要緊急重要十字交叉大法十字交叉大法以價值和重要性為導(dǎo)向管理時間以價值和重要性為導(dǎo)向管理時間不緊急但重要不緊急但重要緊急不重要緊急不重要不緊急不重要不緊急不重要對于緊急重要的突發(fā)事件，要本人親自、立刻處理；對于不緊急但重要的，則要本人進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，花最多的時間去處理對于緊急不重要的工作，要減少所花時間，酌情委托下屬去處理對于不緊急不重要的工作可以不去處理，或花最少的時間處理20%20%時間時間60%60%時間時間15%15%時間時間5%5%時間時間Page 7誰偷走了我們的誰偷走了我們的時間時間？??？！Pa

4、ge 8電話打擾或者社交閑談電話打擾或者社交閑談M 害怕冒犯別人M 希望保持消息靈通M 自我膨脹M 享受社交的樂趣 阻絕干擾，過濾訪客與電話 設(shè)置一些暗示社交時間結(jié)束的技巧 集合你的時間，去處理電話、文件等Page 9不速之客不速之客 延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 另外安排時間 學(xué)會過濾 不要讓別人找到你Page 10溝通不良溝通不良M 不明白事情的重要性M 沒有時間M 沒有傾聽M 溝通的目的不明確M 時機(jī)不當(dāng)M 溝通的機(jī)會不夠 學(xué)會傾聽 使用恰當(dāng)?shù)淖盅?運(yùn)用非語言式的溝通Page 11會議耽誤會議耽誤提前準(zhǔn)備，首先安排議程無效的會議有效的會議無準(zhǔn)備、無目的、無議程會議過多或會議時間過長會議的時

5、間和次數(shù)要恰當(dāng)討論脫離議程的內(nèi)容不能準(zhǔn)時開會/散會會而不議，議而不決、決而不行 務(wù)必準(zhǔn)時開會和散會不講廢話會而有議、議而要決、決而必行Page 12事必躬親事必躬親1作為管理人員： 學(xué)會讓下屬/同事獨當(dāng)一面； 不斷地教他要接納錯誤，從錯誤中學(xué)習(xí)； 學(xué)會授權(quán)，學(xué)會信任同事及下屬，利用進(jìn)度報告加以控制。Page 13事必躬親事必躬親2應(yīng)注意： 學(xué)會表達(dá)完整，不讓人覺得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容； 如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)先完成一部分，再完成另一部分，先把這個階段的事情完成，再把下一個階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情。Page 141、訂購一張明天

6、到北京的軟臥火車票；2、打掃辦公室的清潔；3、9:30出發(fā)到火車站接一位從總部來的檢查專員；4、通知相關(guān)店長下午14:00和總部檢查專員座談；5、安排中午店長及總部來的檢查專員吃飯事宜；6、前臺告之有客人正在前臺投訴，要求見店長；7、客房主管匯報說客房有兩個同事因矛盾正在打架；8、此時，前臺告知出現(xiàn)客戶投訴（房間內(nèi)有人摔傷）；9、前臺告知下午14:00將會停水停電。店長上午8:00把你叫到辦公室，讓你今日務(wù)必處理好下列事情：Page 15處方處方1、做好事前控制、做好事前控制2、做好過程監(jiān)控、做好過程監(jiān)控3、做好做好結(jié)果反饋結(jié)果反饋一切為了一切為了高效高效計計 劃劃Page 16WhyWhat

7、WhoWhenWhereHowto1 1、做好事前控制、做好事前控制5W5W3 3H H（“一站式一站式”工作思維）工作思維） 5W5W3 3H H任務(wù)如何做？任務(wù)如何做？可以借助類似的成功先例嗎？哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo)？可能會遇到的問題是什么？解決方法呢？制定任務(wù)目標(biāo)的原因？制定任務(wù)目標(biāo)的原因？明確目標(biāo)的原因及目的論證可行性（一定是可以做到的）變“要我做”為“我要做”任務(wù)的目標(biāo)是什么？任務(wù)的目標(biāo)是什么？明確目標(biāo)內(nèi)容及要求完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)清晰任務(wù)的參與人員？任務(wù)的參與人員？我知道誰負(fù)責(zé)，對方也清楚我知道誰協(xié)助，對方也清楚任務(wù)執(zhí)行的地點任務(wù)執(zhí)行的地點地點明確引申：范疇？著力點？ 任務(wù)的時間要求？

8、任務(wù)的時間要求？時間要求明確時間和誰有關(guān)？Howmuch任務(wù)需要多少投入？任務(wù)需要多少投入？如果忽視成本投入，不注意成本預(yù)測，那么，這種計劃就不是一種成功的計劃Howlong任務(wù)需要多久完成？任務(wù)需要多久完成？任務(wù)完成時間段的把控Page 171仔細(xì)聆聽2記錄重點3靜思5W3H4復(fù)述任務(wù)8接收完畢7保證完成6答疑解惑5確認(rèn)5W3H1.1 一個完整的接受任務(wù)的過程一個完整的接受任務(wù)的過程Page 182 2、做好過程監(jiān)控、做好過程監(jiān)控P(plan， 計劃) : 從問題定義到行動計劃D(do， 實施) : 實施行動計劃C(check， 檢查) : 評估結(jié)果A(action，處理) : 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一

9、步推廣PDCA美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難，并不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)。P PD DC CA AA AP PC CD DPage 192.1 2.1 PDCAPDCA的特點的特點1 1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進(jìn)，推動大循環(huán)原有水平新的水平2 2、PDCA循環(huán)是爬樓梯上升式的循環(huán)，每轉(zhuǎn)動一周，質(zhì)量就提高一步Page 203 3、做好結(jié)果反饋、做好結(jié)果反饋1. 分析現(xiàn)狀，找出存在的問題2. 分析產(chǎn)生問題的各種原因或影響因素3. 找出主要因素4. 制定措施，提出行動計劃（5w3h） 4.1 尋找可能的解決方法 4.2 測試并選擇

10、4.3 提出行動計劃和相應(yīng)的資源5. 實施行動計劃6. 評估結(jié)果（分析數(shù)據(jù)）7. 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣8. 把未解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下個PDCA循環(huán)planplan 2.2 2.2 PDCAPDCA步步通步步通dodocheckcheckactionactionPage 21結(jié)果反饋結(jié)果反饋結(jié)果反饋結(jié)果反饋解決方法解決方法實事求是實事求是獎懲分明獎懲分明3、做好結(jié)果反饋、做好結(jié)果反饋是否在規(guī)定的時段，對失誤、疏忽、敷衍、損害誠實地總結(jié)？是否已經(jīng)養(yǎng)成“匯報問題的同時，一并尋求最佳的解決方法“的習(xí)慣？是否做到了獎懲分明？把任務(wù)交給了對的人？成功的經(jīng)驗是否得到了推廣？Page 22重要級別序號工作計

11、劃工作總結(jié)工作內(nèi)容責(zé)任人完成時間權(quán)重完成標(biāo)準(zhǔn)須提供的協(xié)助支持完成情況自我評分上級評分重要工作重要工作60%60%1 12 2日常工作日常工作30%30%3 34 4臨時工作臨時工作10%10%5 56 6工作計劃的改進(jìn)意見：工作計劃的改進(jìn)意見： 直屬上級：直屬上級： 時間：時間：工作總結(jié)的改進(jìn)意見：工作總結(jié)的改進(jìn)意見： 直屬上級：直屬上級： 時間：時間： 3.1 分店分店 部門部門 2010年年 月工作計劃、總結(jié)表（模板）月工作計劃、總結(jié)表（模板）Page 23一些方法和訣竅一些方法和訣竅Work more efficiently 更加高效工作更加高效工作Page 241、團(tuán)結(jié)、團(tuán)結(jié)就是力量就

12、是力量每次討論結(jié)束之后組織、歸類和評估所有的小組成員都應(yīng)該參與明確討論的目的發(fā)表想法、觀點，但不駁斥別人的想法和觀點發(fā)表觀點時應(yīng)簡單明確Page 252、角色進(jìn)入、角色進(jìn)入想入非非想入非非如果我們能在腦海里清晰生動地浮現(xiàn)出自己達(dá)到目標(biāo)的情景，我們就能更快、更好地實現(xiàn)計劃。而問題的關(guān)鍵在于我們想象和專注的程度如何。比如要組織分店員工會議了！作為主持者，我應(yīng)該議程要詳細(xì)議程要詳細(xì)（不然，開會干嗎？）（不然，開會干嗎？）時間、地點、人物時間、地點、人物（一個都不能少）（一個都不能少）設(shè)施設(shè)備要提前準(zhǔn)備設(shè)施設(shè)備要提前準(zhǔn)備（投影、文檔、電腦（投影、文檔、電腦）還有會議總結(jié)還有會議總結(jié)Page 263 3、承諾、承諾一諾千金一諾千金寫下寫下你的你的承諾承諾