視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法

1、附件:中交XXXC程局有限公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法第一條 為規(guī)范中交XXXC程局有限公司（以下簡稱公司）視頻會(huì)議系 統(tǒng)的管理，保證公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。本辦法適用于公司總部及公司所屬各單位使用公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理。第二條公司視頻會(huì)議系統(tǒng)是指公司總部公司所屬各單位工程項(xiàng)目部（專業(yè)分公司）之間互聯(lián)互通的視頻即時(shí)通訊平臺(tái)。第三條視頻會(huì)議采取兩種方式（一）租用外部視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器；（二）使用自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器。第四條 公司以租用外部視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器為主，使用自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器為輔。第五條使用會(huì)議系統(tǒng)的單位包括公司總部（部門） 、 公司所屬各單位。第六條視頻會(huì)議是提高工

2、作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公的有效方式，各單位應(yīng)積極利用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第七條 公司辦公室是公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理部門，公司企業(yè)發(fā)展部信息中心為公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。公司所屬各單位應(yīng)明確視頻會(huì)議系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。各單位的每個(gè)部門都必須要有2名以上的人員（以下稱視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員）能夠熟練使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，并能夠進(jìn)行簡單的故障排除。第八條視頻會(huì)議的日常操作及保養(yǎng)按照視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范（ 附件1） 的要求進(jìn)行。第九條會(huì)議發(fā)起單位申請使用公司總部視頻會(huì)議系統(tǒng)須經(jīng)公司辦公室批準(zhǔn)，按以下程序辦理。（一）會(huì)議發(fā)起單位（

3、部門）提前2 個(gè)以上工作日在協(xié)同辦公平臺(tái)的會(huì)議管理申請會(huì)議室。視頻會(huì)議的聯(lián)調(diào)工作，主要涉及音頻、視頻和幻燈片準(zhǔn)備等，由召開會(huì)議的單位（部門）負(fù)責(zé)，信息化管理部門提供必要的協(xié)助；（二）除了總部發(fā)起的會(huì)議外，各單位使用公司自建視頻會(huì)議系統(tǒng)，應(yīng)提前申請，以免沖突；（三）緊急情況下，會(huì)議發(fā)起單位可先將視頻會(huì)議有關(guān)信息告知公司辦公室和信息中心，并在會(huì)后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第十條 會(huì)議期間故障處理（一）如分會(huì)場視頻會(huì)議終端出現(xiàn)故障，分會(huì)場系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。系統(tǒng)管理員應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況；（二）如租用的視頻會(huì)議系統(tǒng)出現(xiàn)故障，主會(huì)場系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)通知各分會(huì)場系統(tǒng)管理員改用公司自

4、建視頻會(huì)議系統(tǒng)。第十一條會(huì)議發(fā)起單位召開視頻會(huì)議前，必須在協(xié)同平臺(tái)的會(huì)議管理中發(fā)出視頻會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、聯(lián)調(diào)時(shí)間、會(huì)議議程和會(huì)議要求等內(nèi)容，并提前告知信息化管理部門。第十二條會(huì)議發(fā)起單位如有電子匯報(bào)材料演示，必須在會(huì)議前做優(yōu)化處理，并使用視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行測試；在會(huì)議開始前十分鐘自行將材料上載到視頻服務(wù)器，以防視頻會(huì)議系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定現(xiàn)象，影響會(huì)議正常進(jìn)行。電子匯報(bào)材料內(nèi)容要求格式簡潔，禁止使用與會(huì)議無關(guān)的圖片、視頻和語音資料，詳見視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范（附件 1） 。第十三條會(huì)前準(zhǔn)備（一）主會(huì)場系統(tǒng)管理員應(yīng)在各分會(huì)場開始準(zhǔn)備前檢查和調(diào)整會(huì)議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機(jī)狀態(tài)；（二

5、）視頻會(huì)議開始前，會(huì)議主辦及承辦單位必須派人到主會(huì)場做好會(huì)務(wù)安排和協(xié)調(diào)工作，并全程參與聯(lián)調(diào)工作；（三）各參會(huì)單位在接到會(huì)議通知后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知中的聯(lián)調(diào)時(shí)間安排及有關(guān)要求，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各分會(huì)場系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況是否符合會(huì)議要求。調(diào)試正常后不得改變視頻會(huì)議系統(tǒng)終端狀態(tài)；（四）會(huì)議開始前一小時(shí)，各分會(huì)場的視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值機(jī)。主會(huì)場系統(tǒng)協(xié)助員出示視頻會(huì)議現(xiàn)場導(dǎo)播表（附件2） ，并進(jìn)行會(huì)議試運(yùn)行。若會(huì)前 10分鐘仍無法正常參加會(huì)議的分會(huì)場不得在公共會(huì)議室調(diào)試，須改用公司“自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器”為各單位設(shè)置的虛擬會(huì)議室自行調(diào)試；（五）如召開緊急會(huì)議，各參會(huì)單位

6、系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)主（分）會(huì)場現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機(jī)。第十四條會(huì)議期間（一）各參會(huì)單位應(yīng)在會(huì)場的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標(biāo)牌，重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場懸掛會(huì)標(biāo)；（二）各單位應(yīng)確保會(huì)議期間會(huì)議室的燈光、音響狀況良好；（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；（四）視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場畫面，隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；（五）不得隨意播放與會(huì)議無關(guān)的音視頻信息；（六）除視頻會(huì)議操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū),不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備；（七）各分會(huì)場不發(fā)言時(shí)，應(yīng)

7、將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（八）參會(huì)人員應(yīng)避免隨意走動(dòng)。第十五條會(huì)議結(jié)束后，待主會(huì)場退出視頻會(huì)議系統(tǒng)后，各分會(huì)場方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)填寫視頻會(huì)議效果記錄表（附件3） ，并報(bào)公司企業(yè)發(fā)展部信息中心。第十六條會(huì)議的文檔、錄音、 錄像資料應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案要求妥善保存和處理，未經(jīng)會(huì)議、培訓(xùn)主辦部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外公布有關(guān)信息。第十七條各單位系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)其視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行自檢，保證其正常穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)做好對(duì)系統(tǒng)協(xié)助員的培訓(xùn)和服務(wù)工作。第十八條公司總部系統(tǒng)管理員應(yīng)對(duì)自建視頻會(huì)議服務(wù)器定期升級(jí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，定期查殺病毒，保證服務(wù)器正常運(yùn)行第十九條 各單位應(yīng)明確視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員，同時(shí)在視頻

8、會(huì)議室設(shè)置 值班電話。視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及聯(lián)系方式 （包括辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱及視頻會(huì)議室電話）如發(fā)生變更， 應(yīng)及時(shí)通知上級(jí)信息化主管部門。第二十條 本辦法由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，參 照本辦法制定本單位視頻會(huì)議管理辦法。第二H一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。1：中交XXXC程局有限公司視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范1、 準(zhǔn)備工作（一）會(huì)前24小時(shí)檢查網(wǎng)絡(luò)，保持內(nèi)、 外網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定暢通。根據(jù)深圳視高視頻會(huì)議系統(tǒng)的要求，視頻終端對(duì)本地區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商機(jī)房ping 值不得大于10ms連續(xù)ping值20次不得中斷。每100用戶10洞絡(luò)帶寬tcp總數(shù)不得大于1000,

9、udp總數(shù)不得大于3000每用戶tcp數(shù)不得大于15, udp數(shù)不得大于5。不能達(dá)到上述要求的建議使用視頻會(huì)議專用網(wǎng)絡(luò)，專網(wǎng)專用，分會(huì)場至少2Mt寬，主會(huì)場至少4M帶寬。（二）會(huì)前24小時(shí)內(nèi)必須升級(jí)殺毒軟件，并全盤殺毒；修復(fù)系統(tǒng)漏洞，清除所有惡評(píng)插件及其它無用插件，清理系統(tǒng)垃圾，清理使用痕跡。禁用殺毒軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)和輸入法以外的所有開機(jī)啟動(dòng)項(xiàng)。（要求必須安裝正版殺毒軟件）；（三）各單位在召開視頻會(huì)議前1 天，自行進(jìn)入指定“虛擬會(huì)議室”（下簡稱會(huì)議室）進(jìn)行測試；會(huì)前 30分鐘， 各分會(huì)場需進(jìn)入指定會(huì)議室進(jìn)行會(huì)前的聯(lián)調(diào)測試；（四）視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試完畢后，要求保持設(shè)置；（五）幻燈片制作要求統(tǒng)一格

10、式，可參考使用基本模版；內(nèi)容精練，段落清晰，小標(biāo)題能反映主題，能明示重點(diǎn)；有效運(yùn)用現(xiàn)代化數(shù)理統(tǒng)計(jì)工具，充分用數(shù)據(jù)、圖表等反映管理工作、項(xiàng)目實(shí)施的過程、問題及結(jié)果；插入的圖片要與主題內(nèi)容相符，禁止設(shè)置動(dòng)畫效果；幻燈片電子文檔控制在 1 兆以內(nèi)。2、 主會(huì)場管理（一）主屏幕顯示幻燈片、主持人和無幻燈資料的公司總部發(fā)言人；（二）次屏幕顯示公司所屬各單位分會(huì)場及所屬各單位發(fā)言人；（三）會(huì)議采用“集中管理模式”，以便有效地控制會(huì)議的進(jìn)程；（四）會(huì)議由主會(huì)場主持人根據(jù)會(huì)議議程提示會(huì)議協(xié)助員進(jìn)行控制操作；（五）會(huì)議室管理員可對(duì)分會(huì)場指定發(fā)言人發(fā)言（設(shè)置主席）和取消發(fā)言（取消主席）；（六）視頻區(qū)設(shè)定顯示9 分

11、頻圖像或16 分頻圖像，不要同時(shí)顯示25分頻及以上圖像。3、 分會(huì)場管理（一）與會(huì)人員集中前排就座，領(lǐng)導(dǎo)班子成員集中于中間位置，攝像效果盡可能覆蓋整體會(huì)場，并隨著會(huì)議議程突出中心位置或發(fā)言人；（二）會(huì)場應(yīng)安裝兩個(gè)攝像頭，設(shè)置兩個(gè)視頻終端，分別顯示幻燈片和發(fā)言人；（三）會(huì)議期間禁止隨意關(guān)閉和移動(dòng)攝像頭；（四）為了保證主會(huì)場和發(fā)言分會(huì)場的音頻、視頻質(zhì)量，減輕視頻會(huì)議服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的負(fù)荷，要求只保留主會(huì)場和發(fā)言分會(huì)場的視頻圖像（本地圖像已在窗口左下方顯示），關(guān)閉其他旁聽分會(huì)場視頻圖像；（五）發(fā)言方分會(huì)場主持人應(yīng)根據(jù)本方發(fā)言人的方位提示操作人員調(diào)整攝像頭方向，以便其他會(huì)場觀看;（六）發(fā)言完畢，發(fā)言分會(huì)場

12、應(yīng)通知主會(huì)場主持人，以便控制會(huì)議進(jìn)程；（七）旁聽會(huì)議的分會(huì)場操作人員根據(jù)發(fā)言方的變更，即時(shí)關(guān)閉發(fā)言 完畢的分會(huì)場視頻圖像，并切換顯示即將發(fā)言分會(huì)場的視頻圖像；（八）各分會(huì)場在經(jīng)過主會(huì)場同意的前提下，可以“錄制會(huì)議”，未經(jīng)同意不得錄制會(huì)議。四、會(huì)議期間管理（一）各分會(huì)場系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)通暢，隨叫隨應(yīng)；（二）各分會(huì)場應(yīng)在會(huì)場的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標(biāo)牌，主要領(lǐng) 導(dǎo)要設(shè)置桌簽；重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場懸掛會(huì)標(biāo)；（三）在會(huì)議進(jìn)行過程中，為避免相互影響，禁止分會(huì)場顯示與當(dāng)前發(fā)言無關(guān)的其他旁聽會(huì)場視頻圖像；（四）發(fā)言人在發(fā)言時(shí)，應(yīng)保持身體、話筒和語音的穩(wěn)定，不發(fā)言時(shí), 應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；

13、（五）”文字交流區(qū)”不得發(fā)布與會(huì)議無關(guān)的信息；（六）不得隨意播放與會(huì)議無關(guān)的音視頻信息，避免使用遠(yuǎn)端攝像頭 控制；（七）各會(huì)場應(yīng)避免人員的頻繁走動(dòng)，參會(huì)人員應(yīng)正對(duì)攝像頭，保持 坐姿端正，關(guān)閉手機(jī)或置于震動(dòng)狀態(tài)。五、日常保養(yǎng)（一）嚴(yán)禁帶電插拔任何連接線、帶電清潔和維護(hù)設(shè)備；（二）嚴(yán)禁用手轉(zhuǎn)動(dòng)攝像頭，嚴(yán)禁震動(dòng)和擠壓設(shè)備，特別是攝像頭；（三）設(shè)備應(yīng)放置在固定位置，盡量避免移動(dòng)和插拔連接線；（四）嚴(yán)禁隨意更改設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置；（五）攝像頭使用完畢應(yīng)注意防塵；（六）設(shè)備電源應(yīng)有接地端；（七）視頻終端、攝像頭、主機(jī)、話筒、分頻器等要專用，并由專人 管理。（八）注意更換無線話筒、遙控器電池，長期不用則應(yīng)取出電池。附件4:中交XXX工程局有限公司視頻會(huì)議現(xiàn)場導(dǎo)播表階段時(shí)間會(huì)議流程