合同管理系統(tǒng)-總體介紹

1、中國(guó)石油天然氣中國(guó)石油天然氣集團(tuán)集團(tuán)公司公司合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目組2007 年 3 月1 提綱提綱 1、項(xiàng)目綜述 2、系統(tǒng)特點(diǎn) 3、系統(tǒng)簡(jiǎn)介 4、功能介紹 5、系統(tǒng)演示 6、Q&A2 1 項(xiàng)目綜述項(xiàng)目綜述1.1 項(xiàng)目概況1.2 項(xiàng)目遠(yuǎn)景1.3 業(yè)務(wù)目標(biāo)1.4 業(yè)務(wù)范圍1.5 項(xiàng)目計(jì)劃3 1.1 項(xiàng)目概況項(xiàng)目概況2006 年 4 月初，根據(jù)法律事務(wù)部及信息管理部的指示，啟動(dòng) “中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)”項(xiàng)目，具體內(nèi)容如下n深入了解需求，確定系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)n在股份公司合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善擴(kuò)充提升，滿足集團(tuán)合同管理的要求n系統(tǒng)實(shí)施采用先試點(diǎn)、再推廣n統(tǒng)

2、一設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，集中部署4 1.2 項(xiàng)目遠(yuǎn)景項(xiàng)目遠(yuǎn)景利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)思想，在中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司內(nèi)實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和信息化通過(guò)合同網(wǎng)上管理，最大限度地縮短各單位或部門(mén)之間的距離，提高工作效率，降低運(yùn)作成本，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn) 通過(guò)對(duì)動(dòng)態(tài)的信息匯總分析，服務(wù)管理，提升管理5 1.3 業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)目標(biāo)通過(guò)信息化手段，規(guī)范集團(tuán)公司合同管理，完善和落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，優(yōu)化或再造現(xiàn)有工作流程，提高工作效率，推動(dòng)整個(gè)集團(tuán)公司合同管理水平的進(jìn)一步提升n全過(guò)程：覆蓋合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)n統(tǒng)一化與個(gè)性化：統(tǒng)一開(kāi)發(fā)，體現(xiàn)公司合同管理的統(tǒng)一要求，同時(shí)考慮地區(qū)企業(yè)管理個(gè)性與差異，強(qiáng)化統(tǒng)一

3、規(guī)則下的靈活定制功能，滿足不同單位和用戶的不同需求n創(chuàng)新高效：根據(jù)管理需求，對(duì)現(xiàn)有工作流程和管理體系進(jìn)行改進(jìn)完善和提升。在確保規(guī)范運(yùn)行的前提下，最大限度地簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率6 1.4 業(yè)務(wù)范圍業(yè)務(wù)范圍系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)合同的立項(xiàng)、選商、申報(bào)、審查、簽訂、履行、查詢統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程網(wǎng)上管理系統(tǒng)使用的范圍涵蓋總部機(jī)關(guān)、控股、全資公司、直屬企業(yè)及下屬各二級(jí)、三級(jí)等以下單位系統(tǒng)運(yùn)行后，將為集團(tuán)公司、地區(qū)企業(yè)及其各下屬單位實(shí)現(xiàn)合同的一體化管理提供網(wǎng)上工作平臺(tái)及管理平臺(tái)7 1.5 項(xiàng)目安排項(xiàng)目安排系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與完善：06年4月-8月集團(tuán)公司試點(diǎn)：06年9月-07年2月地區(qū)企業(yè)推廣培訓(xùn)：07年3月底-4月初地區(qū)企

4、業(yè)試運(yùn)行：07年4月-07年7月地區(qū)企業(yè)正式運(yùn)行：07年8月-07年12月8 2 系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn)2.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊2.2 合同管理規(guī)范化與差異化2.3 合同文本管理2.4 合同履行管理2.5 合同查詢分析功能2.6 統(tǒng)一的域認(rèn)證9 2.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊合同管理系統(tǒng)包括：合同立項(xiàng)、合同選商、合同相對(duì)人管理、合同申報(bào)、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、簽約授權(quán)管理九個(gè)主要業(yè)務(wù)模塊。10 2.2 合同管理規(guī)范化與差異化合同管理規(guī)范化與差異化 系統(tǒng)提供方便、靈活的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)地區(qū)企業(yè)及對(duì)下屬單位的規(guī)范化與差異化管理n 應(yīng)用字典設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置（開(kāi)關(guān)）n

5、流程定義（個(gè)性化本單位審查審批流程）11 2.3 合同文本管理合同文本管理加強(qiáng)合同文本管理，提供合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)、合同在線編輯及版本對(duì)照，實(shí)現(xiàn)安全打印12 2.4 合同履行管理合同履行管理實(shí)現(xiàn)合同履行全面管理，通過(guò)信息靜態(tài)填報(bào)與動(dòng)態(tài)審批管理，加強(qiáng)監(jiān)督、跟蹤、提示功能n提供產(chǎn)品（服務(wù)）/收款n驗(yàn)收/付款申請(qǐng)n付款提示n合同變更n合同解除n違約情況申報(bào)n合同終止13 2.5 合同查詢分析功能合同查詢分析功能通過(guò)查詢功能，系統(tǒng)使用者可以迅速查出所需的合同n各模塊查選n基礎(chǔ)查詢通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能，系統(tǒng)使用者可以方便快捷地得到所需的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)字n圖形報(bào)表nExcel報(bào)表n自定義報(bào)表 （僅對(duì)地區(qū)）14 2.6

6、統(tǒng)一的域認(rèn)證統(tǒng)一的域認(rèn)證用戶帳號(hào)基于中國(guó)石油的AD(活動(dòng)目錄)中的用戶管理 ，本系統(tǒng)不再另行開(kāi)發(fā)用戶認(rèn)證模塊 。用戶在本系統(tǒng)中的權(quán)限，必須由本系統(tǒng)的管理員來(lái)委派和控制 注：中石油集團(tuán)公司（CNPC）目前的AD用戶帳號(hào)即為中國(guó)石油電子郵件的用戶名15 3、系統(tǒng)簡(jiǎn)介、系統(tǒng)簡(jiǎn)介 系統(tǒng)的使用范圍 系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù) 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 系統(tǒng)的主要功能模塊 操作說(shuō)明 界面說(shuō)明16 3.1 系統(tǒng)的使用范圍系統(tǒng)的使用范圍集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)適用于集團(tuán)公司及其所屬企事業(yè)單位，只要有權(quán)限處理本單位合同業(yè)務(wù)的人員及其所在單位（部門(mén)），都有可能成為合同管理系統(tǒng)的用戶。具體范圍包括：集團(tuán)公司總部機(jī)關(guān)及其附屬單位、直屬企事

7、業(yè)單位、全資企業(yè)（含國(guó)有獨(dú)資公司和合并全資企業(yè)）、控股公司，以及上述單位的各下級(jí)單位。參股企業(yè)原則上不在系統(tǒng)的適用范圍之內(nèi)，但不排除參股企業(yè)自愿將本系統(tǒng)作為其合同業(yè)務(wù)的管理平臺(tái)。 17 3.2 系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)1、合同簽訂前的管理（包括立項(xiàng)確認(rèn)、選商方式管理、合同相對(duì)人管理、長(zhǎng)期授權(quán)）2、合同簽訂中的管理（包括合同申報(bào)、審查審批、單項(xiàng)授權(quán)、簽訂記載）3、合同簽訂后（履行）的管理（包括支出合同的驗(yàn)收、付款審查；收入合同的收款、提供產(chǎn)品或服務(wù)審查、合同變更、解除及違約審查）4、合同綜合管理（電子歸檔、信息統(tǒng)計(jì)、信息分析）18 3.3 合同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程合同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程19 3

8、.4 系統(tǒng)的主要功能模塊系統(tǒng)的主要功能模塊（1）合同立項(xiàng)（2）合同選商 （3）合同申報(bào)（4）合同審查審批（5）合同簽訂（6）合同履行（7）合同歸檔（8）簽約授權(quán)（9）相對(duì)人管理（10）查詢統(tǒng)計(jì)（11）個(gè)人工作助理（12）應(yīng)用管理（13）系統(tǒng)管理 13個(gè)主要的功能模塊完成合同管理的主要業(yè)務(wù)20 3.5 操作界面操作界面21 3.6 界面說(shuō)明界面說(shuō)明區(qū)域說(shuō)明n區(qū)域1：顯示合同管理系統(tǒng)的標(biāo)題n區(qū)域2：用戶登錄前顯示用戶登錄信息；用戶登錄后顯示系統(tǒng)菜單n區(qū)域3：用戶登錄前顯示系統(tǒng)公告及公開(kāi)信息；用戶登錄后為用戶的工作區(qū)n區(qū)域4：顯示系統(tǒng)的版權(quán)信息隱藏/顯示菜單n用戶登錄后是默認(rèn)隱藏的，單擊頁(yè)面左方的“

9、Applications”圖標(biāo)可以顯示菜單 n再次單擊菜單上方的”左箭頭”圖標(biāo)可以隱藏菜單 22 4、功能介紹、功能介紹4.1 合同立項(xiàng)4.2 合同選商4.3 合同申報(bào)4.4 合同審查審批4.5 合同簽訂4.6 合同履行4.7 合同歸檔4.8 合同相對(duì)人管理4.9 簽約授權(quán)管理23 4.1 合同立項(xiàng)合同立項(xiàng)為合同管理提供立項(xiàng)相關(guān)的項(xiàng)目及其它背景信息 選商方式審查審批，如果本單位選擇使用選商方式的審查，則對(duì)選商方式進(jìn)行審查審批 24 4.2 合同選商合同選商招標(biāo)、談判子模塊的啟用，均可根據(jù)各單位的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。對(duì)相關(guān)選商方式進(jìn)行管理，重點(diǎn)是招標(biāo)。根據(jù)各單位對(duì)招標(biāo)業(yè)務(wù)工作需求，將招標(biāo)信息填報(bào)分

10、為簡(jiǎn)版和完全版。選商的審查審批選商結(jié)果信息填報(bào)25 4.3 合同申報(bào)合同申報(bào)根據(jù)立項(xiàng)信息或選商結(jié)果起草合同文本，完善合同信息后，進(jìn)入審查審批階段 26 4.4 合同審查審批合同審查審批根據(jù)合同相關(guān)信息，定義合同審查審批的流程。支持退回、抄送以及流程重設(shè)。記錄合同審查審批過(guò)程信息，對(duì)合同的每一次修改保留版本，并支持文本對(duì)照。 27 4.5 合同簽訂合同簽訂打印合同并記錄相關(guān)信息根據(jù)合同相關(guān)信息選擇授權(quán)簽約人簽訂合同并記錄簽訂、生效和成立信息蓋章并記錄相關(guān)信息支持電子蓋章和水印功能28 4.6 合同履行合同履行主要功能包括付款、合同變更、合同解除、合同違約情況申報(bào)、合同終止、收款信息、驗(yàn)收、提供產(chǎn)

11、品或服務(wù)。提供付款、合同變更、合同解除、合同違約情況申報(bào)、合同終止、提供產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的審查審批。收款信息和驗(yàn)收情況能夠準(zhǔn)確錄入。29 4.6.1 驗(yàn)收驗(yàn)收靜態(tài)記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收部門(mén)及參與人員和驗(yàn)收意見(jiàn)等信息。30 4.6.2 付款付款合同生效后就進(jìn)入了履行狀態(tài)，有關(guān)合同實(shí)際履行的情況，由履行承辦人向系統(tǒng)提出的相應(yīng)的申請(qǐng)來(lái)確定付款申請(qǐng)都可從本人的代辦工作中進(jìn)入承辦人起草了一份申請(qǐng)可進(jìn)行臨時(shí)保存，若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)有誤還允許刪除該申請(qǐng) 若合同標(biāo)的金額確定,則系統(tǒng)將給出總金額和已付金額提交的付款申請(qǐng)必須走履行付款審批流程付款審批通過(guò)后,必須由財(cái)務(wù)人員填寫(xiě)實(shí)際付款金額后方算本環(huán)節(jié)結(jié)束31 4.6.3 提

12、供產(chǎn)品或服務(wù)提供產(chǎn)品或服務(wù)申請(qǐng)的步驟與付款申請(qǐng)類(lèi)似，只缺少了財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款信息一步 申報(bào)提交后也都要經(jīng)過(guò)審批確認(rèn)32 4.6.4 收款收款靜態(tài)記錄收款性質(zhì)、應(yīng)收金額、實(shí)收金額、對(duì)方付款單位和我方收款單位等信息。33 4.6.5 合同變更合同變更申請(qǐng)的步驟與付款申請(qǐng)類(lèi)似，只缺少了財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款信息一步 申報(bào)提交后也都要經(jīng)過(guò)審批確認(rèn)34 4.6.6 合同解除合同解除申請(qǐng)的步驟與付款申請(qǐng)類(lèi)似，只缺少了財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款信息一步 申報(bào)提交后也都要經(jīng)過(guò)審批確認(rèn)35 4.6.7 違約情況申報(bào)違約情況申報(bào)申請(qǐng)的步驟與付款申請(qǐng)類(lèi)似，只缺少了財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款信息一步 申報(bào)提交后也都要經(jīng)過(guò)審批確認(rèn)36 4.6.8 合同終止合同終止承辦人在填寫(xiě)履行結(jié)果信息時(shí)，有一個(gè)選項(xiàng)“是否合同終止”，系統(tǒng)默認(rèn)為否，即合同還沒(méi)有履行完，若選擇是，當(dāng)單擊“確定”按鈕后，這份合同將標(biāo)記為履行終止對(duì)于標(biāo)記為履行終止的合同在填寫(xiě)合同終止時(shí)間及終止說(shuō)明提交后，合同將轉(zhuǎn)到歸檔 37 4.7 合同歸檔合同歸檔合同臨時(shí)存檔：合同在系統(tǒng)的某個(gè)環(huán)節(jié)（非合同終止）需要臨時(shí)存檔，可以在這里進(jìn)行刪除或者回轉(zhuǎn)將合同歸到合同管理系統(tǒng)檔案庫(kù)與檔案管理系統(tǒng)接口，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔38 4.8 合同相對(duì)人管理合同相對(duì)人管理實(shí)現(xiàn)合同相對(duì)人的網(wǎng)上管理4.8.1 市場(chǎng)準(zhǔn)入（賣(mài)方）4.8.2 客戶授信（買(mǎi)方）39 4.