辦事處管理辦法

1、辦事處是銷售公司在各省區(qū)市場(chǎng)設(shè)立的辦公事務(wù)地點(diǎn)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司對(duì)所管省區(qū)的事務(wù)管理。加強(qiáng)并規(guī)范省級(jí)辦事處管理，是公司提高工作效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)公司管理科學(xué)化的途徑，加強(qiáng)對(duì)各省辦事處的 規(guī)范管理，對(duì)公司的發(fā)展將起積極的促進(jìn) 作用。選址及變更事項(xiàng)管理2. 辦事處的選擇要遵循科學(xué)原則，綜合考慮各因素，經(jīng)過認(rèn)真分析篩選后再確定。1）、辦事處的選址設(shè)計(jì)活動(dòng)地域、社會(huì)公共設(shè)施、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)設(shè) 施、地點(diǎn)知名度、可供擴(kuò)展空間、成本以及其他因素，需要根 據(jù)公司要求對(duì)各因素做出評(píng)估。2）、辦事處基本選定以后，由省級(jí)經(jīng)理簽字并上報(bào)公司，經(jīng)過 公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可簽訂租用合同。3）、所簽訂的合同必須符合法律文本格式，手

2、續(xù)完成后，辦事處必須在三日之內(nèi)將各法律文件以及稅票上報(bào)公司備案。3. 辦事處一旦選定后，如無其他客觀因素，原則上不允許經(jīng)常遷移。1）、因主觀因素需要遷移辦公地點(diǎn)，該辦事處必須提前三天上報(bào)公司，闡明變動(dòng)原因。2）、在上報(bào)公司變動(dòng)原因之時(shí)，以必須及時(shí)考察選擇新的辦公地點(diǎn)，一般要求同時(shí)考察三處或以上地點(diǎn)，經(jīng)所比較后在決定。3）、新的辦事處地址變換后，各項(xiàng)手續(xù)及要求同第人員配置管理4.人員的配置、招聘、錄用以及培訓(xùn)，遵循公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合市場(chǎng)的具體實(shí)際，做到不缺不濫。1）、辦事處的人員配置要遵循公司 因需設(shè)崗”的原則設(shè)置崗位并 配備 人員。2）、辦事處的人員招聘需求必須經(jīng)過省級(jí)主管上報(bào)公司同意，由公

3、司指派或經(jīng)公司同意后由辦事處在當(dāng)?shù)卣衅浮?）、新錄用人員要按照正常規(guī)定將其檔案資料保送公司及人事行政部備案，同時(shí)各辦事處留存一份備檔。4）、新招的人員培訓(xùn)工作由公司負(fù)責(zé)，或由公司委托各辦事處完成，經(jīng)考核合格，即可正式錄用。辦公消耗品管理5 .省級(jí)辦事處的辦公消耗品的訂購(gòu)、采購(gòu)、分發(fā)等工作均由省辦事處 內(nèi)務(wù)助理統(tǒng)一負(fù)責(zé)。1）、一般情況下，一季度采購(gòu)消耗品一次，若出現(xiàn)特殊情況必須經(jīng)省級(jí)經(jīng)理簽字同意方可提前采購(gòu)。2）、訂購(gòu)物品送到后，負(fù)責(zé)人要核對(duì)、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，確保沒有存在問題后，簽字驗(yàn)收。6、消耗品的使用要盡可能節(jié)儉，同時(shí)要加以妥善保管。1）、所有購(gòu)入的用品，都必須一一填寫清單。2）、必須清楚

4、地掌握辦公用品上庫存情況，經(jīng)常整理，必要時(shí) 實(shí)行防 蟲防潮等措施。3）、每年6月和12月要對(duì)各區(qū)域辦事處的使用情況進(jìn)行檢查統(tǒng) 計(jì)，若存在問題應(yīng)該及時(shí)指出并相應(yīng)地整改。文書管理7,各省辦事處需要負(fù)責(zé)管理相應(yīng)的文書，加強(qiáng)保密制度的規(guī)范實(shí)施。1）、所有文書包括經(jīng)銷商業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議決議、通報(bào)、合同或 協(xié)議、廣告投放調(diào)查表、各種帳本、統(tǒng)計(jì)圖表等一切業(yè)務(wù)相關(guān)的用書或公文。2）、全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有，任 何人都 必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度。3）、文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由各辦事處內(nèi)務(wù)助理負(fù)責(zé)。4）、文書負(fù)責(zé)人必須按照公司的要注對(duì)其按照密級(jí)分類，并按 照保密 制度處理。5）、文

5、書按照內(nèi)容進(jìn)行整理后，按尚未完成的文書和可以歸檔的文書二類進(jìn)行管理，全部完結(jié)的文書，分別按照所屬部門、機(jī)密程度、整理編號(hào)保存年限進(jìn)行整理與編輯，做好登記并且歸檔保存。會(huì)議管理制度8 .辦事處的會(huì)議包括例會(huì)以及因特殊情況需要臨時(shí)召開的會(huì)議。1）、省級(jí)主管將會(huì)議相關(guān)文件內(nèi)容通知內(nèi)務(wù)助理后，內(nèi)務(wù)助理應(yīng)該及時(shí) 組織會(huì)議地點(diǎn)，材料等，并及時(shí)準(zhǔn)備通知每一位出席 人員。2）、每一次會(huì)議，內(nèi)務(wù)助理或主管都必須做好會(huì)議記錄。 會(huì)議記錄要盡 可能詳盡，能反映當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況。3）、對(duì)于因故缺席人員，內(nèi)務(wù)助理要正確了解原因，做好記錄，按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰，對(duì)于無故缺席者，要及時(shí)向省級(jí)主管報(bào)告上報(bào)公司備檔。4）、會(huì)

6、議要求講究效率，杜絕 文山會(huì)海'現(xiàn)象。出差考勤管理9、省級(jí)辦事處所負(fù)責(zé)所在區(qū)域各業(yè)務(wù)員的出差考勤管理，對(duì)業(yè)務(wù)員的考勤要不時(shí)抽查，做好出差費(fèi)用報(bào)銷工作。1）、省級(jí)辦事處接到公司通知相關(guān)業(yè)務(wù)員回杭州開會(huì)的文件后，應(yīng)該及時(shí)通知各人員并做好記錄。2）、回總部出差的各業(yè)務(wù)員應(yīng)到辦事處辦理出差手續(xù)，包括從 總部出 差歸來后的報(bào)銷手續(xù)等等。3）、到各地市、縣出差的業(yè)務(wù)員，辦事處要做好記錄，了解每 位業(yè)務(wù) 員的出勤情況。6 ） |出差費(fèi)用報(bào)銷，嚴(yán)格遵守銷售公司銷售人員出差費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)定。10、由于銷售工作的特殊性，各辦事處應(yīng)該不定期抽查所屬業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)考勤情況。要求區(qū)域經(jīng)理考核一月二次，客戶經(jīng)理 一月

7、四次，銷售代 表及及跑單員一月至少一次，同時(shí)要求客戶 經(jīng)理配合對(duì)銷售代表以及跑單員的抽查。安全、衛(wèi)生制度11、集團(tuán)公司的安全保衛(wèi)制度同樣適用于各辦事處。1）、由于各辦事處未配備門衛(wèi)保安人員，故應(yīng)該加強(qiáng)安全工作，每天下班時(shí)都要鎖好門窗。若上半時(shí)發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告處理。2）、各業(yè)務(wù)員不得帶無關(guān)人員進(jìn)入辦事處，若因需要?jiǎng)t必須做出口頭說明并做好登記。3）、由于各辦事處所在地域氣候以及 周圍環(huán)境的特殊性，因此必須謹(jǐn)防火災(zāi)等情況發(fā)生。12、各辦事處要切實(shí)搞好衛(wèi)生，維護(hù)員工健康以及工作場(chǎng)所環(huán)境衛(wèi)生。1）、辦事處的工作場(chǎng)所，至少每日清掃一次，并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚(yáng)，不得亂堆放垃圾或亂扔紙屑。2）、工作場(chǎng)所

8、內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。3）、飲水機(jī)必須保持清潔。4）、各辦事處應(yīng)定期對(duì)公共場(chǎng)所進(jìn)行大掃除，確保光線明亮、空氣流通，保證工作人員的健康。一、總則1、為加強(qiáng)辦事處的管理，使辦事處的工作科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，特制定本規(guī)定。2、凡辦事處的設(shè)立和管理，均適用本規(guī)定。3、辦事處要堅(jiān)持公司的營(yíng)銷策略，勇于開拓，團(tuán)結(jié)進(jìn)取，求實(shí)高效，為完成公司制度二、辦事處的設(shè)立、職責(zé)及其管理1、辦事處的設(shè)立、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制由公司核批。2、辦事處是營(yíng)銷部的分支機(jī)構(gòu)，由營(yíng)銷部直接管理。3、辦事處的職責(zé)：1）確定區(qū)域的銷售目標(biāo)及促銷戰(zhàn)術(shù)組合，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；2）在營(yíng)銷部的指導(dǎo)下，制定具體的實(shí)施計(jì)劃，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；3

9、）負(fù)責(zé)本區(qū)域的營(yíng)銷管理工作；4）負(fù)責(zé)本區(qū)域的F級(jí)人員的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等工作；5）負(fù)責(zé)本區(qū)域信息的收集、整理、分析和傳遞工作；6）負(fù)責(zé)組織或幫助代理商組織各種產(chǎn)品促銷活動(dòng)；7）公司臨時(shí)指派的任務(wù)。4、辦事處實(shí)行業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)制，主管負(fù)責(zé)全面工作5、辦事處會(huì)議制度：1）辦事處負(fù)責(zé)人每年12月上旬、6月上旬回公司召開全國(guó)銷售會(huì)議；2）辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每季度第 1月的上旬召開區(qū)域銷3）辦事處所在城市的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會(huì)；4）臨時(shí)會(huì)議由通知確定； 5）會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，研究問題，制訂計(jì)劃，落實(shí) 任6）除全國(guó)銷售會(huì)議由銷售總監(jiān)主持外，辦事處會(huì)議應(yīng)由辦事處負(fù) 責(zé)人主持，

10、負(fù)責(zé)人不在時(shí)，指定他人主持；7）會(huì)議總結(jié)應(yīng)及時(shí)傳至公司。6、辦事處應(yīng)按要求及時(shí)向公司報(bào)送如下資料：1）周報(bào)表：下周工作計(jì)劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷 售周報(bào)表、本周總結(jié)；2）月報(bào)表：下月工作計(jì)劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計(jì)劃申報(bào)表及月度銷售促進(jìn)工作表、銷售月報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表；3）年報(bào)表：年度銷售統(tǒng)計(jì)表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標(biāo)與計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)報(bào)表。三、辦事處人事管理1、辦事處應(yīng)依照人事管理制度加強(qiáng)人事及其檔案管理，使人事管理工作制化和規(guī)范化2、辦事處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人由公司任命；一般員工的的調(diào)入、調(diào)出，應(yīng)由辦事處提出意見，經(jīng)公司批準(zhǔn)后辦理正式手續(xù)。3、辦事處要堅(jiān)持公司的各種管

11、理規(guī)章制度和公司的銷售策略、方案、計(jì)劃。辦事處負(fù)責(zé)人任免應(yīng)廣泛聽取辦事處業(yè)務(wù)人員意見，經(jīng) 公司通過后決 定。4、辦事處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人實(shí)行任期制，一般為二至三年，工作需要可以連任。5、辦事處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，原則上實(shí)行輪換制，三年輪換 一次，特殊情況可不受年限限制。6、辦事處人員一般應(yīng)具備大專以上學(xué)歷，身體健康，年富力強(qiáng)，素質(zhì)好且具有獨(dú)立工作能力。7、公司按規(guī)定定期向辦事處派駐管理人員進(jìn)行巡回管理；將新 聘員工 分期分批地派到辦事處鍛煉。 派駐期一般為6個(gè)月，期滿后由 公司統(tǒng)一安 排。派駐的人員不進(jìn)辦事處編制， 薪酬及其他福利由公司 負(fù)責(zé)。8、辦事處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的親屬不得調(diào)入本辦事處

12、工作。9、公司參照目標(biāo)管理制度和客戶管理制度對(duì)辦事處人員進(jìn)行考核。10、辦事處應(yīng)堅(jiān)持民主原則， 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，努力提高全體人員的整 體素 質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。11、辦事處要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作， 不斷提高員工的業(yè)務(wù)工作能力。四、辦事處的財(cái)務(wù)管理1、辦事處應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立、健全并認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度。2、辦事處應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)預(yù)、決算制度，如實(shí)反映財(cái)務(wù)收支情況。并應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行翁對(duì)辦事處工作人員補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，不得自行改 變補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。3、辦事處應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的自檢自查工作， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。 公司 財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)需要， 對(duì)辦事處財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)， 堅(jiān)決杜絕違反 財(cái)經(jīng)紀(jì)律的現(xiàn)象。4、辦事處應(yīng)加強(qiáng)管理，提高服務(wù)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益。5、辦事處財(cái)務(wù)管理流程：1）費(fèi)用支出流程 2）貨款回籠流程6、處罰：出現(xiàn)下列情況之一的，辦事處負(fù)責(zé)人、