集團企業(yè)OA協(xié)同辦公的實現(xiàn)與應用

1、集團企業(yè)OA協(xié)同辦公的實現(xiàn)與應用陳傳波（中鐵十一局集團有限公司教育培訓中心，湖北省襄樊市襄陽區(qū)鋼鐵路10號，441105）【摘要】 隨著計算機及其通信技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)管理創(chuàng)新和信息化的需要，協(xié)同辦公開始成為企業(yè)管理創(chuàng)新的重要平臺之一。集團企業(yè)規(guī)模大、地域分布廣、辦公層次多，協(xié)同辦公能較好地實現(xiàn)企業(yè)日常辦公、業(yè)務管理、信息交流等企業(yè)管理功能。本文從OA協(xié)同辦公的定義、集團企業(yè)OA協(xié)同辦公的功能規(guī)劃、軟硬件建設和應用推廣幾個方面對集團企業(yè)協(xié)同辦公做一些初步分析?！娟P鍵詞】 集團企業(yè)；OA協(xié)同辦公；規(guī)劃；選擇；應用推廣何為OA協(xié)同辦公？隨著企業(yè)對管理精細化和智能化要求的提高和計算機及其通信技術(shù)的發(fā)

2、展，協(xié)同辦公的定義從最初的辦公自動化（OA）擴展到了智能化辦公的范疇。企業(yè)不僅需要解決日常辦公、資產(chǎn)管理、業(yè)務管理、信息交流等常規(guī)功能，并且在即時溝通、數(shù)據(jù)共享、移動辦公等方面提出了更高的需求，因此，企業(yè)也在尋求一種低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應用平臺。OA協(xié)同辦公是利用網(wǎng)絡、計算機、信息化，而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的一個軟件系統(tǒng)，給辦公人員提供方便、快捷、低成本、高效率的一款管理軟件。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實際上是協(xié)同應用軟件的開發(fā)平臺和運行支撐平臺，同時為協(xié)同應用提供協(xié)同工具和協(xié)同引擎服務。功能規(guī)劃集團企業(yè)規(guī)模大、地域分布廣、辦公層次多，且辦公人員情況各異，計算

3、機和網(wǎng)絡應用水平參差不齊。以我所在的公司為例，上層是集團公司，集團公司下有分公司和子公司，子公司下有項目經(jīng)理部，而且子公司和項目經(jīng)理部分布于全國各地，甚至海外。試想，如果采用傳統(tǒng)的辦公手段，效率和效力可想而知。以計算機網(wǎng)絡為基礎的OA協(xié)同辦公可以很好地解決企業(yè)集團地域規(guī)模大、地域分布廣，傳統(tǒng)辦公手段效率低下的問題。OA協(xié)同辦公在WEB協(xié)作環(huán)境和工作流引擎的強大支撐下，其基本功能模塊包括：郵件系統(tǒng)；個人事物；公文管理；業(yè)務管理，包括項目管理、報表管理、工作計劃等；其它日常辦公管理，如會議管理、車輛管理等。此外，隨著移動辦公業(yè)務的需求，系統(tǒng)還要實現(xiàn)實時通訊、短消息處理以及與外部建立多渠道、多方式的

4、信息獲取、發(fā)布和展示的功能。隨著網(wǎng)絡帶寬的解決，視頻會議也應納入其功能規(guī)劃。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如下圖：軟硬件建設1 硬件建設在系統(tǒng)建設初期，因系統(tǒng)采用集中式部署方式，用戶統(tǒng)一訪問，集中存取數(shù)據(jù)，所以系統(tǒng)服務器需配置高速服務器和海量存儲，以滿足大量用戶的并發(fā)訪問和數(shù)據(jù)存取需求。安全方面，在集團企業(yè)協(xié)同辦公中，集團公司、下屬子公司和項目部涉及大量公司內(nèi)部機密數(shù)據(jù)，因此必須配置安全網(wǎng)關和防火墻，確保公司數(shù)據(jù)安全。此外，企業(yè)集團各子公司、項目部分布于大江南北，用戶網(wǎng)絡可能接入不同的ISP（Internet服務提供商），為了保證不同用戶的訪問速度，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)服務器應與主流ISP建立高速光纖連

5、接。為實現(xiàn)系統(tǒng)的實時通信和短消息處理功能，系統(tǒng)還需與PSTN（公共交換電話網(wǎng)）實現(xiàn)無縫連接。2軟件建設軟件建設建立于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能規(guī)劃的基礎之上。軟件建設有兩種方式，一是采用招標的方式，由專業(yè)軟件公司根據(jù)企業(yè)的業(yè)務需求進行針對性開發(fā)，此種方式的優(yōu)點是開發(fā)出來的系統(tǒng)針對性好，更符合企業(yè)的業(yè)務特點，缺點是開發(fā)周期長、投資大，且后期維護工作量大。第二種方式采用成熟的OA協(xié)同解決方案，這種方式的特點是投資小、周期短，系統(tǒng)方案成熟，有成功案例可供借鑒。在選擇OA協(xié)同解決方案時，要把握以下原則：方案成熟度要高。集團企業(yè)制度體系的完備性與執(zhí)行力往往不盡如人意，特別是在目前母子公司管理控制及管理模式處于

6、相對起步階段的情況下，首先就要求OA協(xié)同解決方案的成熟度要高，以避免在日后的推廣階段增加技術(shù)難度。方案應具有平臺化特征。平臺化第一是平臺的模塊化，各種需求用模塊來量化，相互之間可組合、分解與更換，如此來滿足各個子公司和項目部的需求； 二是要求門戶化，系統(tǒng)能方便地與其他業(yè)務系統(tǒng)，如集團財務、人力資源系統(tǒng)等系統(tǒng)集成，構(gòu)成完整的企業(yè)信息系統(tǒng)。業(yè)務集團企業(yè)下屬單位眾多，由此給項目帶來后續(xù)推廣應用工作量的急劇增大，而具有平臺化特征的解決方案，只需要少量技術(shù)開發(fā)或調(diào)整就可以迅速滿足各子公司和項目部的需求。方案易用性要好。集團企業(yè)實施協(xié)同辦公項目時，涉及的用戶數(shù)眾多，工作人員的計算機和網(wǎng)絡操作水平、思想認識

7、差別巨大。系統(tǒng)要重視用戶界面的友好性和方便性，操作簡便，易于上手。要采用B/S架構(gòu)，有網(wǎng)絡接入的地方即可使用，不需要專門的用戶端軟件，用戶端統(tǒng)一使用瀏覽器，便于使用。應用推廣試運行。試運行從集團總部開始，以驗證系統(tǒng)的業(yè)務滿足程度以及相關管理制度的制訂經(jīng)驗。此過程中，從公司領導到部門領導該從網(wǎng)上走的業(yè)務流程一定要堅持從網(wǎng)上走，堅持幾次之后，就可形成“業(yè)務網(wǎng)上走”的習慣，之后再推廣到集團總部所有工作人員。為下一步整個企業(yè)集團的全面推廣應用積累經(jīng)驗。OA協(xié)同辦公項目在企業(yè)管理方面的工作量大、風險高，對項目組、項目組負責人和具體推動項目實施人員的角色定位需要一定的高度，涉及人員目標高度一致，特別是項目

8、負責人集團領導要勇于承擔項目的風險。應用前培訓。首先各子、分公司領導和部門負責人到集團總部組織統(tǒng)一培訓，項目組技術(shù)人員親自培訓，并分享集團總部的使用經(jīng)驗和心得，各參訓人員都要參加實際操作考試。同時，各子、分公司要重點培養(yǎng)12名技術(shù)能手，讓他們明白相關的技術(shù)細節(jié)，他們將但當各子公司和項目部技術(shù)培訓的骨干。培訓質(zhì)量的高低將直接關系到系統(tǒng)大規(guī)模推廣后的應用水平和系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。推廣應用。在集團總部試運行的基礎上，要對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，優(yōu)化系統(tǒng)。經(jīng)過兩個層次的業(yè)務培訓，集團下屬各子公司、項目部基本掌握了系統(tǒng)應用流程，此時可在各子公司、項目部大規(guī)模推廣應用，并總結(jié)經(jīng)驗，改進系統(tǒng)，直至建立一種持續(xù)改善、培訓、深入應用的機制。集團要建立一套相互借鑒，評比督促的機制，這樣才能把各公司、各部門協(xié)同辦公的積極性調(diào)動起來，將OA協(xié)同辦公作為企業(yè)集團的制度常態(tài)化。集團企業(yè)要建立一種常態(tài)化的管理機制，充分利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)同、整合的核心特點，使企業(yè)走上一條高效、協(xié)同、整合、精細管理之路，最終實現(xiàn)企業(yè)的管理創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展?！緟⒖嘉墨I】1 岑玲.基于Browser/Server結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)J計算機與現(xiàn)代化, 2001, (02). 2 葉嵩. 基于Web技術(shù)的協(xié)同辦公系統(tǒng)設計D. 中國優(yōu)秀博碩士學位論文全文數(shù)據(jù)庫 (碩士), 2005, (07) .3 周