專題講座資料（2021-2022年）工程檔案管理辦法

1、工程資料管理辦法第一章 總則一、為進一步加強公司工程資料的管理工作，確保工程資料的完整、準確、安全并充分發(fā)揮工程資料在工程規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理等工作中的作用，根據(jù)工程建設和工程資料的管理工作的實際情況，特制定本管理辦法。二、本工程資料涵蓋項目實施過程中所有前期研究、項目審批、設計規(guī)劃、工程管理、竣工驗收形成的文件、證書、圖紙、圖片、簽證、報告、等資料全部原始和正式的檔案資料，以及記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀以及具有保存價值的各種載體的文件資料。三、公司工程管理部門在整個工程項目建設期間要依據(jù)本管理辦法的具體規(guī)定進行工程資料的接受、建檔、使用、保存等相關管理工作，并應根據(jù)相關要求規(guī)范完善工

2、程資料管理工作。第二章 工程資料管理的機構(gòu)及職責一、管理機構(gòu)1、公司工程部為項目工程資料的日常管理機構(gòu)，具體負責工程資料的收集、整理、登記、歸檔、保管等日常管理工作，同時對項目工程資料管理的完整性、安全性、規(guī)范性負責； 2、每位專業(yè)工程師對經(jīng)手的原始文案資料都有收集、匯總、整理和保管的責任。入庫歸檔前工程資料的收集、匯總、整理和保管工作由工程管理資料員負責。整理立冊后向公司辦公室移交。二、工作職責1、了解部門的工作業(yè)務開展情況，掌握部門文件材料的歸檔范圍，收集部門的文件材料；整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對部門承辦工作所產(chǎn)生的文件材料應

3、及時收集，每周進行分類登記，歸檔，部門資料員應自行編制檔案目錄。3、移交檔案時，如有電子文檔應同時移交相關文件，對于具有重要保存價值的電子文件，應備份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。對于部門業(yè)務工作中仍需使用的文件和資料，應在歸檔前自行制作復印件，并在本部門內(nèi)妥善保管。4、部門負責人對本部門工程資料的真實性、完整性及歸檔的及時性負總責。第三章 工程檔案的分類一、工程檔案的保存期限按照工程檔案資料保存和使用價值的重要性，將工程檔案分為永久、長期、短期等三類。期限判定標準根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。二、工程檔案基本項目類別工程資料依據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容的不同，大致可分為以下幾類。1、工程準備階段文件具

4、體包括立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件，開工審批文件，預算類文件，建設、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人信息等。2、監(jiān)理單位資料具體包括監(jiān)理大綱、規(guī)劃和細則，監(jiān)理月報，監(jiān)理會議紀，監(jiān)理對進度控制、質(zhì)量控制、造價控制的有關資料，分包資質(zhì)，監(jiān)理通知，合同與其他事項管理，監(jiān)理工作總結(jié)等。3、施工單位資料具體包括建筑安裝工程所有施工圖紙與施工文件（涵蓋土建、電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程，室外工程），工程所有竣工圖（涵蓋綜合竣工圖與專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)，竣工驗收記錄，以及相關聲像、電子檔案等）。6、其它文件具體包括對外往來函件，工作聯(lián)系單

5、，物業(yè)管理資料，工程保修資料等。工程資料的詳細分類按甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。第四章 工程圖紙管理制度一、工程圖紙的分類與接收 1、工程圖紙按專業(yè)性質(zhì)一般可分為圖紙目錄、設計總說明、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、電氣施工圖、給排水施工圖、建筑裝修圖、設備施工圖等。2、設計單位提交工程圖紙時，工程管理部應嚴格按照設計合同及設計任務書的具體規(guī)定逐項核對工程圖紙，核對無誤后，方可進行簽收。二、工程圖紙的登記1、工程管理部全面負責所有工程圖紙的收取、編號、登記、技術受控、發(fā)放、變更與回收等管理工作，并對圖紙的完整性、準確性、規(guī)范性負責；2、工程管理部簽收圖紙或設計變更單后，應及時按圖紙目錄對圖紙的套數(shù)

6、、頁數(shù)、種類進行分類整理、登記；2、所有簽收的圖紙，均應進行登錄，詳見圖紙目錄及信息登記表（附件一）。三、工程圖紙的發(fā)放1、工程管理部應對圖紙整理、登記并加蓋技術受控章后，應按公司要求的分配辦法進行圖紙的分發(fā)與存檔。所有圖紙發(fā)放與領取時，均應按如下規(guī)定辦理相關手續(xù)：（1）圖紙（設計變更通知）發(fā)放給使用人時，應經(jīng)公司總工程師及工程管理部負責人簽字確認，同時填寫圖紙發(fā)放登記表，并具體注明圖紙（設計變更通知）類別、名稱、編號、份數(shù)、日期、接收部門（或單位）等，且必須要求接收人簽字確認（見附件二圖紙發(fā)放及回收登記表）。（2）施工單位的圖紙接收人應為施工單位資料員、技術負責人或項目經(jīng)理，施工單位相關人員

7、領取圖紙時，必須在圖紙發(fā)放及回收登記表（附件二）上確認簽收。（3）圖紙管理過程中，均應建立圖紙登記信息與收發(fā)臺帳；臺帳必須包括的內(nèi)容有：名稱、編號、圖紙來源、收發(fā)日期、份數(shù)、標識、圖紙原件和復印件份數(shù)、發(fā)送或領取單位及領取份數(shù)、圖紙變更情況等。2、所有圖紙或設計變更單必須在加蓋了技術受控章后方可發(fā)放，工程圖紙一般應按施工合同具體份數(shù)發(fā)放與監(jiān)理及施工單位；四、工程圖紙的查閱與外借1、公司各相關部門查閱或借用圖紙時，辦理借閱手續(xù)（見附件三圖紙借閱登記表）。2、圖紙使用過程中，若出現(xiàn)圖紙份數(shù)不足，可由工程管理部另行安排補印或補曬。補印或補曬圖紙需要經(jīng)部門負責人及公司領導批準，申請、領用的相關手續(xù)按本

8、規(guī)定的程序執(zhí)行。五、圖紙的變更與作廢回收1、由于洽商、圖紙會審和技術交底或工程類、技術類設計變更引起的圖紙修改和變更，由工程管理部負責統(tǒng)一辦理圖紙的變更。2、修改、變更后的圖紙或設計變更單，工程管理部應按照本辦法的相關規(guī)定，重新辦理接收、分類、登記、技術受控手續(xù)。 3、發(fā)放修改、變更后的圖紙時，工程管理部應首先下發(fā)原圖變更、收回及新圖發(fā)放的相關通知，并辦理變更后圖紙的發(fā)放領用手續(xù)。發(fā)放變更后的圖紙時，要同時收回原圖，并將原圖加蓋“作廢”圖章。4、圖紙變更后，成本部、工程管理部等圖紙使用與保管部門均要在圖紙目錄及信息登記表及時進行圖紙信息變更登記。5、所有回收的作廢圖紙，工程管理部均應在圖紙發(fā)放

9、及回收登記表上進行登記，并應將圖紙隔離存放，或報經(jīng)公司批準后做銷毀處置。第五章 工程資料報送管理一、工程管理部應嚴格執(zhí)行甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程，并按照相關要求及時對監(jiān)理及施工單位報送的相關監(jiān)理資料進行審核、處理、整理與歸檔。二、對于監(jiān)理及施工單位報送、保存的相關工作資料，涉及工程質(zhì)量、進度、成本、安全管理等工作控制事項的，工程管理部應對相應事項的具體落實情況進行跟蹤檢查；涉及今后政府備案要求的，工程管理部應及時匯總、存檔。三、所有報送公司的監(jiān)理及施工單位工作資料，均應由工程管理部統(tǒng)一接收、歸檔與妥善保管。 四、所有關于工程資料的報送程序：由施工單位報送監(jiān)理單位，監(jiān)理單位審查完畢后再由監(jiān)理單

10、位報送工程管理部接收。第六章 工程資料檢查實施辦法一、工程管理部應對監(jiān)理及施工單位工作的檢查采取定期檢查與日常抽查相結(jié)合的辦法進行，檢查前應先制定相應的檢查表單，（見附件四現(xiàn)場檢查記錄表）并就重點檢查事項與評定標準逐一列舉，盡量做到可操作性強與量化檢查； 二、以下監(jiān)理及施工單位工程資料事項每月至少要一次定期檢查：1、各月監(jiān)理及施工單位對工程資料按施工進度填寫的資料是否建立與存檔；2、監(jiān)理工作日志及施工單位施工日志、混凝土施工日志的建立與完善情況等；3、審核工程資料的真實、齊全、準確度；4、審核工程資料的時間為每月一次。三、工程管理部對所有的監(jiān)理及施工單位工作檢查情況均應當場由被檢查人簽字確認，

11、相關檢查情況也應及時向公司領導匯報和通報監(jiān)理及施工單位。五、對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的相關問題，工程管理部應簽發(fā)書面通知，要求監(jiān)理及施工單位迅速進行工作整改，（見附件五問題整改通知書）。六、工程資料填寫及歸檔質(zhì)量要求1、嚴格根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。七、本辦法未明確或涵蓋的其他管理內(nèi)容與程序，根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。第七章 其他一、本管理辦法自下發(fā)之日起施行；二、本辦法由公司工程管理部負責解釋。附件一 圖紙目錄及信息登記表附件二 圖紙發(fā)放及回收登記表附件三 圖紙借閱登記表附件四 現(xiàn)場檢查記錄表附件一 問題整改通知單白銀銀滬置業(yè)有限責任公司工程部二一一年三月附件一圖紙發(fā)放登記表序號編號圖紙名稱圖紙受控情況套數(shù)每套頁數(shù)接受單位接收日期接收人備注附件二圖紙（設計變更單）發(fā)放及回收登記表序號編號圖紙名稱受控圖章類別套數(shù)每套頁數(shù)發(fā)放日期領用單位領用人簽字回收時間回收套數(shù)交回人簽字備注附件三借 閱 復 制 文 件 登 記 薄序號案卷或文件名稱卷號或文號份 數(shù)單 位日 期簽 名借閱歸還日期備 注附件四現(xiàn) 場 檢 查 記 錄 表 施工單位工程