會議室使用管理制度演示教學

1、會議室使用管理制度1. 目的為了加強會議室的管理，做到合理使用，有效管理保證 各類會議順利召開及相關工作開展有序使用，提高會議室的 利用率，特制定本規(guī)定。2. 范圍本規(guī)定適用于中心各會議室管理。3. 職責3.1 辦公室負責公司會議室的安排和管理，保證室內整潔 衛(wèi)生，設施完好。3.2 辦公室負責會議室的鑰匙，會議室設施、衛(wèi)生等管理。4. 內容4.1 會議室僅限于本公司用于舉行會議，接待訪客、商務 研討，招聘等工作，各部門安排的各種會議、工作需提前登 記，由辦公室負責安排時間，避免發(fā)生時間沖突。未經允許 不得擅自使用，如特殊情況需借他人使用，需通過申請經辦 公室同意方可。4.2 各部門因公使用會議

2、室， 原則上須提前一天需填寫 議室使用申請表報備辦公室，會議室使用遵循先全局性會 議后各部門會議、先緊急性會議后一般性會議的原則。由辦 公室協調安排后，方可在公司前臺處領取鑰匙，并使用會議 室。4.3 各部門在使用會議室時，不得在會議室吸煙、大聲喧 嘩，以免影響到其他同事正常辦公。4.4 各部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保持 會議室的整潔，用完后所有設備放置原位。會議室配置的影 音設備由行政部負責監(jiān)督管理，各部門使用人員應愛護會議 室的公共設備，若發(fā)現使用部門操作不當及人為造成損壞的， 須追究當事的相應責任。4.5 會議室內所使用設備、工具、辦公用品未征得行政部 同意任何人不得拿出會

3、議室或作為他用。若確因需要借用， 必須征得辦公室同意后方可動用，事后歸還原處。4.6 凡使用會議室的部門負責會議室內席簽擺放及座次的 安排，辦公室協助提供會議用品（包括茶葉、水果、面巾紙 等），不得在會議室內隨意亂貼亂畫。4.7 會議室的照明、空調、音像設備的使用及會務工作由 會議室原則上由使用部門負責，辦公室協助指導使用。若主 辦會議部門要求懸掛會標，專題會議后應將會標立即撤銷； 若有其他特殊性要求，需提前申報，經辦公室同意后，方可 進行。4.8 行政部按每周會議安排表提前準備好會議室，及時做 好會議室內設施設備、會務方面的一切安排，安排清潔人員 做好會議室整潔工作，保證桌椅排放整齊，地面干

4、凈整潔。 并按會議需要備好茶杯，飲用水，會后及時打掃清理。4.9 會議結束后，使用會議室的部門負責室內桌面衛(wèi)生清 理和物品整理，并關好門窗、關閉空調、電器等設施設備電 源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，并及時將會議室 鑰匙退回公司前臺文員處，并由人員核查使用后物品狀況。 如因與會人造成的損失將追究使用人的責任。4.10 行政部要每天做好會議室場地及消防安全、設備檢查 工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。會議室管理制度為規(guī)范中心會議室的使用，確保會議的順利進行，現規(guī)定如下：一、會議室使用實行登記制度，使用時填寫會議室使 用登記表，由會議服務部門統一安排使用，如遇會議改期 或取消，應及時通

5、知會議服務部門。二、會議室實行先登記先使用的原則，如發(fā)生使用時間 重疊的情況，雙方協商解決。三、夏季提前 15 分鐘打開空調，冬季提前 15 分鐘打開 暖風。四、各司召開的會議，配有熱水、紙杯，會議召開后每間隔 30 分鐘提供熱水瓶續(xù)水服務。五、新聞發(fā)布廳、第七會議室、多功能廳召開會議以及 局領導參加會議時，配有熱水、瓷杯，會議期間每間隔 30 分鐘提供續(xù)水服務。六、接待外賓時，配有瓷杯、礦泉水、濕毛巾，會議期 間每間隔 30 分鐘提供續(xù)水服務。七、會議結束后，使用部門及時通知會議服務部門清理 會場。會議服務員工作流程表上午7 : 007 : 30 局長辦公室衛(wèi)生 上午7 : 30&

6、00各樓層會議室衛(wèi)生 會前準備：1、會前一小時打開會議室，調整室溫，準備茶水。2、會前半小時按會議形式與人數會議室擺放瓷杯。 會議服務：3、迎賓：會前1520分鐘服務員站在所負責的會議室一側迎 接來賓。4、引導：賓客到達時，服務員要禮貌問好；來賓入坐后及時送 茶水；會議開始后，服務員應退至室外（如特殊會議需要，可留在會 議室內）。5、續(xù)水：會議期間每隔 30分鐘續(xù)水一次，重要會議開會前隨 時倒水，開會后第12次續(xù)水時間在20分鐘以內。6、賓客臨時有事需要幫助時，要及時給予幫助或協調解決。 （注：會議服務期間不負責傳遞任何文件）。7、會議結束后，站門口合適的位置送別。 會后收臺：8、送走來賓后，

7、要及時清理用品，清潔會議室內衛(wèi)生，關閉空 調、燈光等一切電器設備。9、檢查會場是否有參會人員遺落的物品，如有遺落的物品，馬 上將物品送秘書處，與參會人員聯系。10、會議服務工作結束后，按會議實際情況填寫會議記錄， 最后 將當日的會議人數、時間、次數情況做好統計工作。下班時間17:00，如須加班，時間順延。周末如須加班按會議要求，提前做好會前準備。收到各司室會議室使用登記表后，分配會議室。會議結束后，瓷 杯、杯托應立即清洗，消毒處理。工作時間內不大聲喧嘩，不關閉室門，不吃零食，保持室內衛(wèi)生，做 到干凈整潔。會議室分布情況會議室樓層會議室規(guī)模會議室用途備注1一層45人（內20人，外25人備5）外賓

8、洽談室毛巾、瓷杯2一層6人外賓會談室毛巾、瓷杯3一層60人新聞發(fā)布廳礦泉水4一層40人服務中心會議室二層16人第一會議室黨員活室5二層16人第二會議室6三層16人第三會議室7四層16人第五會議室（有窗）8四層16人第六會議室9五層36人（備4人）第七會議室（黨組會議室）毛巾、瓷杯10五層16人第八會議室毛巾、瓷杯11五層16人第九會議室12五層6人局長會客室13五層6人局長會客室14九層10人休息室毛巾、瓷杯15九層主席臺8人，觀眾160人多功能廳毛巾、瓷杯、礦泉水16九層第十會議室合計：會議室17個亠般會議室使用登記表使用部門：（蓋章）日期:會議名稱聯系人電話使用時間上午人數第會議室下午人數第會議室會議要求外來參會人數外來參會車輛備注物業(yè)公司備案會議服務：118室 電話：7781特殊會議室使用登記表會議服務：118室聯系電話：7781使用部門承辦人聯系電話時間月曰時分至時分會議室名稱新聞發(fā)布廳、外賓會議室、9層多功能廳會場 需 求1、主席臺人數2、會場人數3、音響麥克風（有線個；無線個）4、投影設備5、9層休息室6、會議用品瓷杯、瓶裝水、毛巾7、外來參會人數8