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文檔簡介
1、全面提升信息化管理水平 加快建設(shè)數(shù)字化研究所中國兵器工業(yè)集團第201研究所 苗衛(wèi)東 2006年12月,中國兵器工業(yè)集團第201研究所召開信息化工作會議,研究出臺了“十一五”信息化發(fā)展規(guī)劃,制定了建設(shè)數(shù)字化研究所要“突破四大應(yīng)用、強化兩個體系、提升一個平臺”的發(fā)展戰(zhàn)略。四大應(yīng)用是指協(xié)同設(shè)計、協(xié)同試驗、協(xié)同生產(chǎn)、協(xié)同辦公四大系統(tǒng),不斷發(fā)展、深化和拓展的動態(tài)過程。兩個體系是指以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的安全保密體系,以共享基礎(chǔ)資源為目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。一個平臺是指企業(yè)級信息門戶為表現(xiàn)形式的信息、應(yīng)用、界面集成。在國防科技工業(yè)“強化基礎(chǔ)、提高能力、軍民結(jié)合、跨越發(fā)展”的新形勢下,研究所把信息化發(fā)展戰(zhàn)略作為頂層戰(zhàn)
2、略之一。為確保目標(biāo)任務(wù)的順利完成,健全了信息化建設(shè)“一把手工程”的組織體系,制定了加大資金投入和加大人才隊伍培訓(xùn)的有效措施,對照諾蘭模型,提出了盡快走出“控制階段”、消除部門壁壘和信息孤島、深化各項應(yīng)用“三步走”的實施步驟,不斷加快信息化建設(shè)步伐。為使信息化成為創(chuàng)新發(fā)展坦克裝甲車輛技術(shù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),加速實現(xiàn)由機械軍工向數(shù)字軍工的轉(zhuǎn)變,“十五”期間,研究所共投入4000萬元,以建立協(xié)同辦公系統(tǒng)為切入點,以CAD/CAE廣泛應(yīng)用、構(gòu)建PDM系統(tǒng)和坦克裝甲車輛知識平臺為主要目標(biāo),加快信息化建設(shè)步伐。目前,信息化基礎(chǔ)設(shè)施已具規(guī)模,建成了覆蓋科研園區(qū)主干為千兆級,百兆級到桌面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)端口1300余
3、個,聯(lián)網(wǎng)用戶1000余人,購置了SAN+NAS結(jié)構(gòu)容量為15T網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng),建立了網(wǎng)絡(luò)入侵檢測、安全掃描、網(wǎng)絡(luò)防病毒系統(tǒng),引進了具有64個雙核CPU、共計有128核的高性能計算服務(wù)器系統(tǒng)。相繼建立了財務(wù)管理信息、固定資產(chǎn)管理、人力資源管理、物資管理等系統(tǒng),規(guī)范了管理流程,提高了管理水平。先后引進了大型CAD/CAE系統(tǒng)Pro/E軟件,初步建立了數(shù)字化協(xié)同設(shè)計環(huán)境。購置了結(jié)構(gòu)分析、動力分析、流體分析、可靠性分析、系統(tǒng)仿真、液壓控制、電磁兼容分析、發(fā)電機仿真設(shè)計等工程分析軟件,提高了工程分析與仿真能力,為優(yōu)化設(shè)計方案提供了參考依據(jù)。通過企業(yè)級產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)的實施,初步構(gòu)建了一個高效的產(chǎn)
4、品數(shù)據(jù)管理平臺,能夠系統(tǒng)化地管理研發(fā)過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù),并對數(shù)字化產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行有效組織和存放,實現(xiàn)了產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息快速檢索和重用。同時通過對設(shè)計流程管理,規(guī)范了審簽流程。在成功實施企業(yè)級產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,研究所強力推進坦克裝甲車輛知識工程平臺的建設(shè)。基于強大的信息化平臺,研究所以管理信息化促進工程信息化,通過工程信息化推動科研、生產(chǎn)和管理水平的大幅提升,向建設(shè)數(shù)字化研究所的目標(biāo)邁進了一大步。在實施協(xié)同辦公系統(tǒng)的過程中,主要在觀念創(chuàng)新、流程創(chuàng)新、工具創(chuàng)新、項目推動創(chuàng)新等方面做了一些有益的嘗試和探索。一、觀念創(chuàng)新觀念創(chuàng)新是信息化建設(shè)取得良好效果的基礎(chǔ)和前提。除了進行技術(shù)培訓(xùn)和采取行政措施外,主要
5、采用“應(yīng)用為上”策略,通過實際應(yīng)用效果來改變職工固有觀念,使信息化工作逐步實現(xiàn)“我要做”。在平臺運行初期,通過強制執(zhí)行,加強了認(rèn)識,促進了觀念更新。傳統(tǒng)的收文辦理要經(jīng)過收文登記-擬辦-傳閱-領(lǐng)導(dǎo)批示-辦理-返回-歸檔等幾個環(huán)節(jié),其中傳閱環(huán)節(jié)是將文件按順序交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并給出辦理意見,文件在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)滯留幾天是常有的事,有些收文辦理可能長達十天甚至二十天時間。收文辦理網(wǎng)絡(luò)化后,對傳閱環(huán)節(jié)進行了創(chuàng)新改造,變串行辦理為并行辦理,大大節(jié)約了辦理時間。利用協(xié)同辦公平臺使收文辦理流程并行化、顯性化,也大大提高效率,主要職能部門也降低了工作強度,使管理部門成為協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的積極推進者。目前全所已經(jīng)基本形成
6、在做任何事前首先考慮協(xié)同辦公平臺能為我做什么的觀念,使網(wǎng)絡(luò)化辦公在全所深入人心。二、流程創(chuàng)新 流程創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容之一,也是具有一定技術(shù)性的工作。項目實施組在認(rèn)真研究流程再造理論和項目管理思想后,提出了平民化、簡單化流程優(yōu)化的基本理念,并在流程優(yōu)化方面做了兩個方面的實用性創(chuàng)新。一是流程優(yōu)化原理簡單化創(chuàng)新。通過對先進管理理念和流程優(yōu)化理論的研究,結(jié)合現(xiàn)有流程,整理出流程四要素的優(yōu)化方向,指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展流程優(yōu)化工作。流程過于復(fù)雜的,在優(yōu)化建議上提出減少活動數(shù)量和簡化活動內(nèi)容;活動間關(guān)系過于復(fù)雜的,提出簡化活動間關(guān)系優(yōu)化建議,并建議減少過多并行和反饋關(guān)系;在活動承擔(dān)者上,提出減少活動承擔(dān)者
7、;在活動的實現(xiàn)形式上,重點考慮能否讓協(xié)同工作來實現(xiàn)此活動的優(yōu)化建議。二是創(chuàng)新設(shè)計出流程改進卡片。為指導(dǎo)流程參與者開展好流程優(yōu)化工作,推出流程優(yōu)化改進卡片,明確提出了清除、簡化、整合、自動化等四個主要活動。平民化、簡單化理念的推行,加上輔助工具流程優(yōu)化方向表和流程改進卡片的應(yīng)用,使流程優(yōu)化和創(chuàng)新工作得到快速推進,目前協(xié)同辦公系統(tǒng)運行已上線20多個業(yè)務(wù)流程。三、 項目推動創(chuàng)新協(xié)同辦公平臺作為研究所的重要管理創(chuàng)新平臺,平臺項目本身的實施就是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,在實施推進該項目上,進行了一系列管理創(chuàng)新工作。一是項目推進與各部門主要負(fù)責(zé)人考評掛鉤。管理信息化項目實施非常強調(diào)“一把手工程”,不僅僅是企業(yè)“
8、一把手”,而是企業(yè)各級“一把手”。在實施協(xié)同辦公系統(tǒng)過程中,首先得到了所長的大力支持,為使系統(tǒng)真正發(fā)揮其管理平臺的作用,為管理創(chuàng)新服務(wù),在系統(tǒng)平臺推進過程中采取了兩條強硬措施,一條是所有需要所級領(lǐng)導(dǎo)審批的文件、請示匯報、合同審批等一律通過協(xié)同辦公平臺的相關(guān)管理功能模塊來執(zhí)行。另一條是制定了項目推進與各部門主要負(fù)責(zé)人考評直接掛鉤,對利用平臺進行管理創(chuàng)新成績突出者給予獎勵,實現(xiàn)了從協(xié)同平臺實施初期的被動參與到目前的全面主動參與。二是建立一個有力度并有效的實施組織。建立一個有力度并有效的實施組織是信息平臺順利推進的一個重要措施,針對協(xié)同辦公平臺的業(yè)務(wù)特點,將項目實施控制權(quán)交給了所辦,信息辦及其它各業(yè)
9、務(wù)部門配合實施。所辦管理著幾乎全所的行政管理流程,而且大多數(shù)行政辦公流程都要經(jīng)過所辦,所辦的行政調(diào)度能力也遠遠大于其它任何部門。三是不斷加大培訓(xùn)力度。對中青年技術(shù)人員采用集中培訓(xùn)和網(wǎng)上幫助等形式解決大部分人員的使用培訓(xùn)問題,對中高層領(lǐng)導(dǎo)干部進行重點強化培訓(xùn),并通過考試認(rèn)證強化培訓(xùn)效果。四、工具創(chuàng)新研究所協(xié)同辦公平臺是在IBM公司LOTUS NOTES平臺上搭建完成的。NOTES平臺固然有其許多優(yōu)點,但在功能上還存在一定局限性。針對實施過程中業(yè)務(wù)人員的需求和項目推進的需要,項目組對系統(tǒng)功能進行了多處創(chuàng)新。一是增加自動督辦功能。當(dāng)某人在規(guī)定的時間內(nèi)未進行相關(guān)流程活動處理時,向其待辦工作信息欄中自動
10、發(fā)出催辦信息,此功能在系統(tǒng)推行初期起到了很好的作用。二是增加自動提醒功能。當(dāng)某個人員待辦工作或信箱中出現(xiàn)新信息時,系統(tǒng)自動進行提示,業(yè)務(wù)人員還可自行設(shè)置提醒音樂,方便對工作的及時處理。經(jīng)過幾年的優(yōu)化完善,目前研究所的協(xié)同辦公系統(tǒng)進入穩(wěn)定運行階段,影響著研究所各個層面,對未來發(fā)展已經(jīng)或正在產(chǎn)生深遠影響,并在觀念變革、優(yōu)化規(guī)范流程、縮短型號研制周期、提高管理顯性化和透明化、培養(yǎng)人才隊伍等方面取得了實實在在的效果,為深入推進信息化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。從效率方面看,辦事效率比以往提高了3到10倍,個別比較簡單的流程可以在1天甚至十幾分鐘內(nèi)完成。序號流程名稱主要創(chuàng)新和優(yōu)化點優(yōu)化前執(zhí)行時間優(yōu)化后執(zhí)行時間1
11、收文流程減少了所辦助理環(huán)節(jié)、串行批復(fù)并行匯報最長:20天最短:5天最長:6天最短:1小時2發(fā)文流程減少了所辦助理環(huán)節(jié)、串行批復(fù)并行匯報、避免了多關(guān)匯報最長:30天最短:5天最長:6天最短:1小時3會議審批流程網(wǎng)上審批、減少內(nèi)部行文環(huán)節(jié)最長:5天最短:1天最長:3天最短:1天處理數(shù)個會議審批4請示匯報流程直接對主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,減少了向其它相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報環(huán)節(jié),流程跨度大大縮短最長:10天最短:5天最長:5天最短:1小時請參考附件5:一天審結(jié)請示匯報的示例5事務(wù)督辦流程網(wǎng)上督辦、即時提醒一天只能辦幾件督辦網(wǎng)上實時督辦,短時間內(nèi)處理數(shù)個督辦工作6比質(zhì)比價流程信息公開透明、網(wǎng)上審批、并行變串行的簡化處理最長:10天最短:1天最長:3天最短:1個小時在效益方面,以比質(zhì)比價審批流程為例,不僅有效地配合了管理工作,
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