8、會展項目分解--精選文檔

1、如何制定展覽方案一、 基本事項1、 展覽會名稱或展覽項目名稱（會議項目）（全稱、中文、外文）2、 展覽日期3、 開館時間4、 會場地址5、 會場使用時間6、 展覽性質(zhì)（貿(mào)易、批零、宣傳、招商、論壇）7、 觀眾性質(zhì)和入場方式8、 展出者數(shù)量9、 展覽內(nèi)容10、 展出目的11、 展出內(nèi)容12、 展出面積、展出規(guī)模（參展數(shù)量）13、 主辦者14、 協(xié)辦者、贊助者、支持者15、 承辦者二、 總體安排1、 成立籌備組，籌備人員分工2、 制定工作方案3、 制定工作日程4、 指定費用預算5、 確定合作者，商量分工、落實方案、簽訂協(xié)議6、 召開籌備人員會議三、 設(shè)計實施1）設(shè)計1、 確定設(shè)計整體要求、風格、標

2、志、色調(diào)等2、 選擇或委托設(shè)計人員或設(shè)計公司并提出設(shè)計要求3、 場地或施工設(shè)計：平面設(shè)計、單元設(shè)計、施工設(shè)計、道具設(shè)計4、 宣傳設(shè)計：廣告、海報、資料袋、信封、信紙、網(wǎng)頁等5、 特殊設(shè)計：大門、裝飾、問訊臺、舞臺、主場展臺、發(fā)言臺等6、 內(nèi)部審查、外部審查7、 修改設(shè)計8、 設(shè)計簽字9、 向參展公司提出設(shè)計施工方面要求2）施工1、選擇、委托施工公司1、 安排監(jiān)理施工3） 會場1、 確定面積2、 索取資料和圖紙3、 選擇場地、租用場地4、 基本設(shè)施：地面、照明、水電、空調(diào)、消防、音響設(shè)施5、 需要注意的事項：通道寬度、緊急出口、禁止明火、限高6、 展期的展場管理：保衛(wèi)、衛(wèi)生4） 展臺1、 基本設(shè)

3、施：尺寸、用料、地毯、板架、2、 租用設(shè)施：組合展具、展柜、展架、模型、模特兒3、 其他服務(wù)5） 辦公室、接待室、備餐室、休息室1、 家具：沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅子、備餐桌2、 用具：電話、傳真、計算機、復印機、打字機、冰箱、燒水器、爐子、茶具、咖啡具、備餐車6） 道具運輸（包括往返、裝箱、制作清冊）7） 施工安排1、 特殊道具制作：展板 、圖文、大門、特裝展臺、舞臺、問訊臺2、 現(xiàn)場施工含有搭建、展品布置、展臺拆除：時間、日期、人員、監(jiān)督、交接3、 展出期間展臺維護四、 展品運輸1） 參展公司1、 招展、宣傳、寄發(fā)申請表2、 確認申請，召開展出者籌備會議，發(fā)送、寄出相關(guān)資料：展會概況、聯(lián)系地

4、址、工作日程、運輸安排、設(shè)計要求、行政安排2） 展品1、 公司安排的展品、模型（尺寸、種類、范圍、數(shù)量）2、 統(tǒng)一征集、調(diào)轉(zhuǎn)、采購的展品3、 裝箱前測試將要操作演示的展品4、 準備或要求準備展品說明、包括技術(shù)數(shù)據(jù)說明、圖文說明5、 安排或要求安排包裝6、 大型展品，如：機械設(shè)備運抵展臺后安排組裝調(diào)試3） 運輸1、 安排運輸日程：展品集中日期、辦理單證、展品陸運發(fā)運日期、展品海運發(fā)運日期、辦理通過和保稅手續(xù)、展品運至展臺時間、空箱儲存、回運、回運展品道具時間、辦理結(jié)關(guān)、回運手續(xù)、回運發(fā)運時間2、 選擇運輸公司和代理：索報價、比價、談判、簽約3、 集中展品、理貨4、 租船：船名、船期5、 裝箱：集

5、裝箱、木套箱，落實箱源6、 安排裝車、裝船7、 國外運輸安排：通關(guān)、運至展館展臺、開箱清點、空箱存放和回運、結(jié)關(guān)、安排回程運輸8、 回國運輸安排：結(jié)關(guān)、港口至倉庫運輸、分運、開箱清點交接4） 有關(guān)手續(xù)及單證：參展者辦理、組織者審核、匯總1、 作清冊（15份），內(nèi)容包括展品、免費樣品、宣傳品、接待品、贈送品、工具2、 做貨載衡量單（8份）參展者辦，組織者匯總3、 辦出口許可證，注意一般許可和特殊許可4、 做類別單5、 出具報關(guān)函、出口報關(guān)單等6、 辦運輸保險7、 辦商檢證（參展者辦）8、 辦普惠制證明9、 辦原產(chǎn)地證明或領(lǐng)事認證（組織者辦）10、 出具免征港務(wù)費函、包裝情況表，發(fā)委托裝船通知書1

6、1、 做裝船單12、 裝車、裝船后索要提貨單五、 宣傳廣告1、 宣傳文字2、 基本資料:a. 展會概要（單頁）b. 展會指南：公司簡介、（名稱地址）、展出內(nèi)容、展品簡介、展臺號等，平面圖、會場地圖、導向圖、詢問地址等c. 信封信紙、資料袋3、 宣傳對象（貿(mào)易商、制造商、零售商、批發(fā)商、消費者等）4、 宣傳渠道（公關(guān)代理、廣告代理、使館、航空公司、貿(mào)易機構(gòu)等）5、 宣傳方式A. 新聞：新聞?wù)写龝?、記者接待室、新聞稿發(fā)布B. 刊物：在報紙、雜志、內(nèi)部刊物刊登廣告、消息C. 海報、招牌廣告D. 直接發(fā)函：組織者和參展者都寄發(fā)，寄發(fā)給目標觀眾、工商團體、新聞機構(gòu)等E. 電視、電臺、網(wǎng)絡(luò)；刊登廣告、消息

7、F. 會展記錄：攝影、攝像（開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等）G. 會展目錄：填交登錄資料、刊登廣告6、 宣傳資料運輸：裝箱、造冊六、 展臺工作和貿(mào)易活動、展示活動1、 準備貨源、貨單、價格表、合同和成交條件、意見冊2、 印編詢問表、記錄表、統(tǒng)計表和其他表格3、 選擇培訓展臺人員、并交代展臺工作要求4、 布置展臺、檢查展臺文字、測試展品5、 介紹、演示展品6、 散發(fā)資料7、 接待觀眾、接待記者、接待貴賓8、 貿(mào)易洽談、貿(mào)易成交9、 調(diào)研：包括市場調(diào)研、展出設(shè)計布置和效果等10、 報告會、論壇、講座11、 統(tǒng)計、記錄12、 展臺管理：安排輪班、現(xiàn)場工作安排、管理，維護展臺環(huán)境和秩序，監(jiān)督

8、展臺人員的工作和效率，總結(jié)分析每天展出情況，采取必要的工作調(diào)整13、 評估總結(jié)14、 后續(xù)工作七、 儀式1、 開幕式/館日、招待會、新聞發(fā)布會日期、時間、地點、范圍、規(guī)模、程序、主賓、出席人（名單）、邀請（請柬、印刷、郵寄）、簽到（名片盒、簽到簿、簽字筆、胸花、胸牌）、儀式、講話（講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備）、剪裁（立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤持彩托牌人、引導）、參觀（路線、引導、解說）、招待會、備餐（人數(shù)、標準、酒菜水內(nèi)容）、資料（展會介紹、講話稿、貴賓名單）、禮品、其他人員安排2、 邀請安排a. 邀請函或請柬格式b. 印刷、寄發(fā)日程邀請范圍、名單收集篩選3、 人員安排a. 發(fā)言人b. 工

9、作人員4、 場地安排：大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置5、 用具、資料：a. 用具：國歌、會歌、磁盤、U盤或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤b. 資料：儀式程序表、講話稿、展會介紹7、 其他安排：停車、貴賓引導、安全、保衛(wèi)、消防八、 交際1、 拜會：對象、日程、安排、資料、禮品2、 宴請：對象、日程、邀請、地點安排、酒菜水安排、座位安排、講話安排3、 禮品：購買、制作、包裝4、 聯(lián)系征求支持單位5、 發(fā)函致謝支持單位6、 禮品、招待品裝箱造冊九、 行政1、 會展團隊：設(shè)立會展管理體系、任命展會團隊管理人員，挑選展臺人員（推銷、技術(shù)等）、雇傭展臺服務(wù)人員（招待員、譯員、編制名單）2、 證件：辦理簽證、展會入場證等3、 交通：安排行期和路線，訂機、車、船票、向參展公司確認或自行安排4、 市內(nèi)交通：某些區(qū)域與路段