企業(yè)質(zhì)量管理體系的數(shù)字化管理初探

1、.企業(yè)質(zhì)量管理體系的數(shù)字化管理初探單 位： XX集團(tuán)總經(jīng)理工作部地 址：郵 編： 姓 名： 職 務(wù)： 日 期： 摘要：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO于1979年成立了質(zhì)量管理和質(zhì)量保證技術(shù)委員會(huì)TC176，負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)。ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)自1987年發(fā)布以來(lái)，經(jīng)歷了1994版的修改和2000版的修改，形成了今天的ISO9001:2000系列標(biāo)準(zhǔn). ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)是世界上許多經(jīng)濟(jì)興旺國(guó)家質(zhì)量管理實(shí)踐經(jīng)歷的科學(xué)總結(jié)，且適用于各種類型,不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織。實(shí)施ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)，可以促進(jìn)組織質(zhì)量管理體系的改良和完善，對(duì)提高組織的管理水平能夠起到良好的作用。企業(yè)獲得ISO

2、認(rèn)證是階段性的成果，如何長(zhǎng)期落實(shí)貫徹ISO管理理念關(guān)鍵詞： ISO9001信息化協(xié)同辦公系統(tǒng) 解決方案引言XX集團(tuán)目前雖然按照ISO9001:2000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)建立了質(zhì)量管理體系，但由于受到人員素質(zhì)制約、監(jiān)視檢查考核力度小，對(duì)基層管理的過(guò)程重視不夠等問(wèn)題，造成目前質(zhì)量管理體系的運(yùn)行質(zhì)量和運(yùn)行效率相對(duì)低下，在一定程度上存在著質(zhì)量管理體系文件與實(shí)際操作相脫離，質(zhì)量管理體系文件沒(méi)有全面起到加強(qiáng)管理的作用，嚴(yán)重制約了企業(yè)質(zhì)量管理水平的進(jìn)一步提高，質(zhì)量管理已進(jìn)入了瓶頸階段。 ISO9000實(shí)現(xiàn)管理信息化的必要性 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)濃縮了世界興旺國(guó)家近百年的先進(jìn)管理經(jīng)歷，吸收了當(dāng)今許多優(yōu)秀的管理方法

3、，是完善企業(yè)質(zhì)量管理體系的指南。然而，由于ISO9000的推行缺乏有效的固化手段，時(shí)間一長(zhǎng)相關(guān)措施的執(zhí)行便流于形式，制定的質(zhì)量管理制度也被束之高閣。雖然ISO9000標(biāo)準(zhǔn)倡導(dǎo)的文件化要求對(duì)質(zhì)量管理制度、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程的固化起著相當(dāng)好的作用，但由于文件與業(yè)務(wù)是可以別離的，企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作是否嚴(yán)格按文件要求執(zhí)行，也就因企業(yè)的管理水平、員工的質(zhì)量意識(shí)等因素的不同而相差甚遠(yuǎn)。因此，ISO9000要在企業(yè)長(zhǎng)期有效地運(yùn)行，就需要尋求更為有效的固化手段信息化技術(shù)。而XX集團(tuán)的協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一種集現(xiàn)代化管理思想與信息技術(shù)于一體的管理工具，可以有效固化ISO9000的成果?；赬X集團(tuán)質(zhì)量管理存在的問(wèn)題，綜合考

4、慮公司實(shí)際，我們認(rèn)為必須按照系統(tǒng)化、透明化管理的原那么，控制影響質(zhì)量的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。將對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響大的環(huán)節(jié)和崗位，置于一個(gè)相對(duì)透明的環(huán)境中，通過(guò)周邊的監(jiān)視，促使其按要求履行工作職責(zé)，即強(qiáng)化他律的作用。我們認(rèn)為流程的數(shù)字化是解決以上問(wèn)題的必須途徑，協(xié)同辦公系統(tǒng)將能夠?yàn)榇藥?lái)一個(gè)完整的企業(yè)ISO數(shù)字化的解決方案。因此，協(xié)同辦公系統(tǒng)涵蓋ISO標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)，必然為企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，與此同時(shí)，如何利用協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施ISO數(shù)字化也就成為了企業(yè)必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。ISO9000數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)化大生產(chǎn)開展的產(chǎn)物，是與現(xiàn)代化生產(chǎn)規(guī)模、條件相適應(yīng)的質(zhì)量管

5、理模式，它本著“凡事有人負(fù)責(zé)，但凡有章可循，凡事有人監(jiān)視，凡事有據(jù)可查的思想，指導(dǎo)企業(yè)建立文件化的質(zhì)量管理體系。ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量的全過(guò)程、全要素進(jìn)展有效控制，要求企業(yè)的質(zhì)量管理體系具有持續(xù)的適應(yīng)性、有效性，即具有自我監(jiān)視、自我完善的能力，以適應(yīng)市場(chǎng)需要，滿足顧客要求。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO質(zhì)量管理與質(zhì)量保證技術(shù)委員會(huì)TC/176的專家們總結(jié)百年來(lái)世界成功企業(yè)的管理經(jīng)歷，認(rèn)為成功地領(lǐng)導(dǎo)和運(yùn)作一個(gè)組織需要以系統(tǒng)和透明的方式進(jìn)展，只有這種方式才能提高企業(yè)管理的效率和效益?；谖夜举|(zhì)量管理存在的上述問(wèn)題，綜合考慮公司實(shí)際，我們認(rèn)為必須按照系統(tǒng)化、透明化管理的原那么，控制影響質(zhì)量的

6、每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。將對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響大的環(huán)節(jié)和崗位，置于一個(gè)相對(duì)透明的環(huán)境中，通過(guò)周邊的監(jiān)視，促使其按要求履行工作職責(zé)，即強(qiáng)化他律的作用。XXSS系統(tǒng)以其強(qiáng)大的適應(yīng)性、兼容性和可擴(kuò)展性，為公司ISO9001:2000質(zhì)量管理體系的充分、有效運(yùn)行以及持續(xù)改良質(zhì)量管理體系提供了一個(gè)科學(xué)的平臺(tái)。我公司XXSS系統(tǒng)的建立正是按照質(zhì)量管理體系采用的過(guò)程方法，即系統(tǒng)地識(shí)別和管理企業(yè)所應(yīng)用的過(guò)程，特別是這些過(guò)程之間的相互作用。緊緊圍繞公司質(zhì)量管理體系所識(shí)別的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的工作過(guò)程，展示了管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、測(cè)量、分析和改良這四個(gè)質(zhì)量管理體系要求的核心內(nèi)容，充分表達(dá)了PDCA螺旋式提升和持續(xù)

7、改良的思想。XXSS系統(tǒng)與公司ISO9001：2000質(zhì)量管理體系兩者的完美結(jié)合，使兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既豐富了XXSS的內(nèi)涵，使之系統(tǒng)化、科學(xué)化。同時(shí)又使公司ISO9001：2000質(zhì)量管理體系借助信息化平臺(tái)XXSS，使只有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)、質(zhì)量管理人員了解的影響質(zhì)量的工作過(guò)程透明化，對(duì)崗位的工作質(zhì)量做到了可控和在控，克制了以往質(zhì)量管理重結(jié)果輕過(guò)程的弱點(diǎn)，充分表達(dá)了質(zhì)量管理預(yù)防為主的原那么。由于受各種條件的制約，企業(yè)的信息化建立不可能一蹴而就，XX集團(tuán)的信息化建立同樣如此，XXSS系統(tǒng)作為企業(yè)的信息化建立的一局部，同樣需要逐步完善、持續(xù)改良。XX集團(tuán)作為一個(gè)以送變電工程設(shè)計(jì)、施工為核心的施工企業(yè)，公司XX

8、SS系統(tǒng)將與工程管理信息系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)預(yù)算信息系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，充分利用信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息處理及時(shí)、決策準(zhǔn)確。逐步建成企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、施工、管理全過(guò)程的信息化，建立企業(yè)的信息高速公路。在協(xié)同辦公系統(tǒng)中充分表達(dá)了對(duì)企業(yè)ISO體系的全面信息化管理，主要實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄的查詢、審批、管理、發(fā)布、存檔等一系列操作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，尤其保證了文件的操作權(quán)限控制、XX文件的XX、修改正程的痕跡保存、監(jiān)控文檔的流轉(zhuǎn)過(guò)程等，這些功能的實(shí)現(xiàn)保障了ISO管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，ISO管理與協(xié)同辦公系統(tǒng)的嚴(yán)密集成使用，使日常辦公和質(zhì)量管理工作合二

9、為一，大大提高了工作效率。ISO9000數(shù)字化管理功能描述ISO管理主要處理在ISO中產(chǎn)生的流程，包括集團(tuán)公司生產(chǎn)任務(wù)定制定、工程例會(huì)紀(jì)要發(fā)布、管理評(píng)審輸出、受控文件清單管理、外來(lái)質(zhì)量文件管理、質(zhì)量手冊(cè)編制及流程、外來(lái)質(zhì)量文件管理、受控文件發(fā)布、監(jiān)視及測(cè)量設(shè)備管理、年度培訓(xùn)方案、質(zhì)量記錄修改及補(bǔ)充管理、分公司及子公司合同會(huì)簽、施工組織設(shè)計(jì)審批、采購(gòu)方案審批、采購(gòu)招標(biāo)審批等。在系統(tǒng)中特別注重?cái)?shù)字化數(shù)據(jù)的一次性錄入，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。系統(tǒng)對(duì)公文的整個(gè)流程進(jìn)展跟蹤，詳細(xì)記錄所有ISO9000文件流程的當(dāng)前狀態(tài)、審核的過(guò)程和領(lǐng)導(dǎo)審簽、簽發(fā)意見；并且進(jìn)展痕跡保存工作。本模塊包括：待辦文件:需要

10、辦理的文件經(jīng)辦文件:曾給辦理過(guò)的文件已經(jīng)辦文件:辦理完的文件處理流程1.對(duì)需要辦理的文件進(jìn)展待辦、經(jīng)辦分類。2.對(duì)已辦理的文件參加到經(jīng)辦文件中。3.對(duì)已辦結(jié)的文件參加到已辦結(jié)中。4.對(duì)每個(gè)文件列出文件已處理的環(huán)節(jié)。5.通過(guò)查看流程可以監(jiān)控到文件的流轉(zhuǎn)信息。6.可以對(duì)文件進(jìn)展登記并選擇相應(yīng)的流程進(jìn)展流轉(zhuǎn)審批。7. 對(duì)未完成的文件可以保存為草稿。結(jié)論協(xié)同辦公系統(tǒng)使ISO工作效率更高、管理更完善協(xié)同辦公系統(tǒng)中的ISO管理模塊解決了運(yùn)行管理ISO標(biāo)準(zhǔn)中最重要、根底的一環(huán)-文檔管理。它實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的查詢、審批、管理、發(fā)布、存檔等一系列操作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，尤其保證了文件的版本一致性控制、操作權(quán)限控制、XX文件的XX、修改正程的痕跡保存等，這些功能的實(shí)現(xiàn)保障了ISO管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。該管理系統(tǒng)和協(xié)同辦公系統(tǒng)嚴(yán)密集成使用，為日常辦公和質(zhì)量管理工作合二為一，使ISO管理更完善、工作效率更高。XXSS的ISO9000數(shù)字化解決方案使得XX集團(tuán)在工程工程管理工程前期方面的溝通更及時(shí)、更準(zhǔn)確、更科學(xué)，為施工過(guò)程有了數(shù)據(jù)依據(jù)，為公司在工程質(zhì)量上