會計電算化節(jié)節(jié)高升答案,計算機二級考試

1、1 了解會計電算化與財務軟件現在是信息化的時代，名稱術語滿天飛，幾天就會變換出新的花樣來，令人目不暇接。于是總會有人問我，什么是會計電算化？它和財務軟件有什么區(qū)別？亦或是有什么聯系？“會計電算化”這個名字聽起來好大、好寬泛、好嚇人，似乎是一個常人不容易觸及的高深領域。可是考取會計證時有一門功課就叫“會計電算化”，于是嚇著了許多想要入門者。其實，讓我來告訴你，你知道財務軟件嗎？你知道電腦記賬嗎？其實，所謂“會計電算化”只不過是通過財務軟件實現電腦記賬的“官方”術語罷了。這本書的目的，就是讓你從一點也不知道開始，快速成為一個會計電算化的高手。1.1 什么是會計電算化會計電算化是把電子計算機和現代數

2、據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。目前已經時髦的叫做會計信息系統(tǒng)，其實說白了就是用財務軟件代替手工記賬而已。會計電算化也是當前工業(yè)與信息化融合的典范，隨著全面信息化的時代前進，會計的電算化、信息化程度也必將越來越高。財務軟件就是實現會計電算化的最重要的工具之一，當然除此之外還需要人。沒有了人的操作，財務軟件也不會自動工作。所以，只要有了一款合適的財務軟件，再有了你一個會計或希望成為一個會計的人，我們就可以實現理想中的“會計電算化”了。

3、1.1.1 會計電算化與手工記賬有什么不同會計電算化和手工記賬，一個基于計算機軟件技術，一個完全依賴于人的手腦，它們之間當然存在著很多差別，但也不乏相互依存之處。這些雖然對我們做賬沒有什么實質性的影響，但作為一個常識，還是讓我們簡單了解一下吧。1相同點r 目標相同，都是為了提供會計信息，提高企業(yè)效益。r 依據相同，進行核算的依據都是國家統(tǒng)一的會計制度和法律法規(guī)。r 結果相同，最終都是為記錄經濟業(yè)務，出具會計報表服務。對同一套賬最終處理結果完全相同。r 流程相同，業(yè)務核算的流程基本是相同，由從建賬開始，一直到出具報表。r 檔案保管方式相同，無論是手工記賬產生的憑證和賬簿，還是電算化軟件生成的數據

4、，均需要按規(guī)定保管。2不同點盡管手工賬與會計電算化有諸多相通之處，但他們的區(qū)別還是十分明顯的。手工記賬與會計電算化的區(qū)別如表 11所示。表 11手工記賬與會計電算化的區(qū)別項 目手工記賬會計電算化使用的工具不同算盤、計算器、筆計算機、財務軟件信息格式及載體不同固定格式的賬簿打印并自行裝訂的賬簿、存放在軟盤或硬盤的電子文件記賬規(guī)則不盡相同使用固定格式的賬簿記賬，更正錯誤有劃線更正法、紅字沖銷法、藍字補記法，空白賬頁需要劃銷打印出的賬頁需自行裝訂，不能劃線更正，已記賬的憑證數據不能更改，只可紅字沖銷或藍字補記數據處理過程不同根據憑證記賬后，需要人工進行賬證、賬賬、賬表核對等各項對賬結賬工作錄入憑證后

5、，由程序進行各種勾稽關系的核對，自動對賬結賬出報表組織體制、人員分工不同明細賬、日記賬、總賬由不同崗位人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊上加以記錄，專人負責制作報表人員分工發(fā)生變化，只需要設置憑證錄入、審核、數據維護等崗位，后續(xù)工作全部自動化無須專人負責，增加了計算機軟硬件維護人員。效率不同工作周期長、速度慢、效率低速度快、質量高、便于查閱信息1.1.2 有了財務軟件還需要手工賬嗎盡管用計算機代替手工記賬是許多會計夢寐以求的事，但這并不是說一買了財務軟件，就可以完全甩掉手工賬了，即使大家都希望是這樣，因為手工記賬實在太麻煩、太容易出錯了。因為財務軟件畢竟是依靠機器來工作的，它的穩(wěn)定性還是需要

6、時間來考察的。為了保證會計電算化實施以后會計工作的質量，有一個大前提必須要滿足，那就是一般由手工賬轉電腦賬時，計算機與手工會計核算應該并行3個月以上，并行期間計算機與手工核算的數據相互一致，財務軟件運行也安全可靠。另外，從財務軟件中打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章也必須齊全。也就是說，電腦記賬的同時還需要手工記賬一段時間，兩者互相印證，以免電腦出問題帶來大麻煩。1.1.3 應用財務軟件前的準備一個企業(yè)要想上一套財務軟件，應該事先做一些基礎準備工作。1配有專用的或主要用于會計核算工作的軟硬件系統(tǒng)。設備是會計電算化的物質基礎，必須配有足夠的專門或主要用于會計核算的計算機或終端，以及相應的操作

7、系統(tǒng)。軟硬件系統(tǒng)的配置需要按照打算購買的財務軟件的類型和版本來進行。 2配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員?？傊緯媿徫缓碗娝慊瘯媿徫唬稍诒ＷC會計數據安全的前提下交叉設置，保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些必要的電算化崗位，許多崗位可以由一個人擔任。3建立健全相應的內部管理制度。包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數據與軟件管理制度等。會計電算化中人員分工管理是十分重要的，每個人對財務軟件的操作權限都要嚴格規(guī)定，以免財務數據被竄改、盜取或丟失。當然，對于一個人員有限的小企業(yè)來說，嚴格的分工管理

8、顯得不太實際，但會計人員的自律就變得十分重要了。1.1.4 你知道哪些財務軟件目前市場上的財務軟件有很多，大的小的、簡單的復雜的，還有很多小公司出的小軟件可以免費讓你用，要想了解得多一些，不妨上網搜一搜。每款軟件、特別是大型開發(fā)商開發(fā)的財務軟件都會區(qū)分不同的系列和版本，以適應不同類型企業(yè)的需求。不過，一般的財務軟件在財務處理流程上都大同小異，只是每個軟件在界面上會有所差異，操作方法略有不同，但在賬務處理方面的主要功能差別并不大。因此，只要學會使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自學掌握。1.2 初識好朋友如果要問那款財務軟件被用得最多，我想大概要數好朋友財務軟件系列了。好朋友財務軟件應該

9、是我們國家最早的一批電算化軟件之一，因而被廣大的老板們所熟知。如果你去一個地方應聘財務，被問到會不會好朋友是常有的事。所以我們這本書的目的就是要教會大家如何使用好朋友財務軟件。1.2.1 版本及功能模塊簡介好朋友財務軟件分為幾個系列，適應于不同規(guī)模的企業(yè)，每個系列下又有多個版本，在功能上有所調整。為目前好朋友財務軟件的各個系列的適用范圍以及所包含的功能模塊的大致情況如表 12所示。表 12好朋友財務軟件版本及功能簡表好朋友版本所包含的主要功能模塊所解決的需求適應企業(yè)類型好朋友T3財務通普及版總賬（現金銀行/往來管理）財務報表核算管理賬務處理、報表處理滿足一般企業(yè)會計核算電算化要求創(chuàng)業(yè)型企業(yè)、小

10、公司、兼職會計、記賬公司好朋友T3好朋友通標準版總賬（現金銀行/往來管理/項目管理）財務報表、核算管理、工資管理、固定資產管理、財務分析業(yè)務通、出納通、老板通業(yè)務（購/銷/存）和財務一體化管理提供一般企業(yè)部門級應用中小型企業(yè)好朋友普及型ERP-T6企業(yè)管理軟件財務會計總賬UFO報表固定資產工資管理出納管理網上銀行應收款管理應付款管理財務分析供應鏈管理采購管理銷售管理庫存管理存貨核算委外管理生產制造管理簡單生產管理計劃生產管理財務管理或財務業(yè)務一體化管理提供中小企業(yè)全面應用中小型企業(yè)好朋友ERP U8系列財務會計總賬UFO報表固定資產應收款管理應付款管理專家財務評估網上銀行現金流量表出納管理報賬

11、中心網上報銷人力資源管理人事管理人事合同管理薪資管理管理會計資金管理成本管理供應鏈管理采購管理銷售管理庫存管理存貨核算生產制造管理決策支持系統(tǒng)集團管理網絡分銷內部控制 企業(yè)應用集成企業(yè)全面應用管理提供企業(yè)經營管理平臺大中型企業(yè)好朋友NC管理軟件略對下屬企業(yè)進行集中管理提供集團企業(yè)全線管理平臺集團型企業(yè)提示：并不是說一個軟件的功能越多就越好，要根據自己企業(yè)的規(guī)模大小、業(yè)務范圍等實際情況選擇不同的系列和版本購買和使用。1.2.2 運行環(huán)境硬件環(huán)境：如果選擇安裝U872服務端（如應用服務器、Web服務器、數據服務器和文件服務器等），最好使用Server版的操作系統(tǒng)，且磁盤分區(qū)的文件系統(tǒng)格式應為NTF

12、S；確保系統(tǒng)盤有1G以上的空閑空間；如果安裝數據庫服務器，則需要確保存儲數據文件的邏輯磁盤至少有10G以上的空閑空間，因U8產生的所有數據和臨時數據均存儲在這臺服務器的硬盤上。軟件環(huán)境：r Windows 2000及以上操作系統(tǒng)（Server版或Professional版，打相應版本關鍵補?。?，同時安裝IISr IE6.0及以上版本r SQL Server 2000及以上版本的數據庫系統(tǒng)系統(tǒng)（打相應版本關鍵補?。﹔ 若安裝有其他好朋友版本，必須全部卸載干凈。1.2.3 安裝與卸載在安裝好朋友財務軟件時必須安裝配套的數據庫程序。每個系列及版本所需要的數據庫支持版本可能是不同的，要安裝前一定要看清

13、所購買版本中的安裝說明。安裝注意事項：l 必須按順序安裝。安裝U8前要將數據庫及其他關鍵程序和補丁全部安裝好，否則好朋友安裝環(huán)境檢測無法通過。l 安裝數據庫過程中，要記住數據庫服務器的名稱，以便安裝結束后U8與數據庫的連接測試。建議數據庫名稱不要起得太長。l 好朋友U8是一個功能復雜、相當龐大的系統(tǒng)，對系統(tǒng)硬件要求比較高。如果你的電腦配置較低，而又將U8的所有服務（包括數據庫和應用服務）都安裝在了一臺電腦上，那么運行U8將會相當緩慢。1.2.4 基本操作流程好朋友U8是一款適用于大中型企業(yè)的集成財務管理軟件，不僅包括了財務處理系統(tǒng)、還包含有供應鏈管理、人力資源管理、生產制造管理等多項產品功能。

14、不過，對于不同的功能，都有大致相同的操作流程對于小企業(yè)來說，U8的模塊顯得太過繁復了。實際工作中我們能夠用到的功能非常有限，最主要的就是總賬的部分功能和UFO報表。本部分我們主要教給大家好朋友財務軟件的最基本的、最常用的，也是最有效的功能模塊總賬。好朋友總賬系統(tǒng)的操作流程如圖 11所示，希望大家有所了解，這對于我們以后的學習具有提示性作用，也便于大家今后在實際工作中遇到問題時進行參考。圖 11好朋友總賬系統(tǒng)操作流程圖1.2.5 帶著你快速上道財務軟件的使用和手工做賬一樣，是一個流程性的工作，除了初始建賬時比較麻煩之外，以后的工作都是重復性的，僅有個別時候需要進行些微調整。為了讓大家對好朋友U8

15、有一個比較全面的認識，我們在開始系統(tǒng)學習之前，帶領大家一起快速瀏覽一下好朋友財務處理的過程。第一步：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理第二步. 新建用戶（即操作員）第三步 創(chuàng)建新賬套第四步 進入企業(yè)應用平臺，進行初始設置。第五步 啟用其他模塊，進行初始設置和日常業(yè)務處理第六步 進入總賬系統(tǒng)，進行日常業(yè)務處理第七步 對賬結賬第八步 生成報表2 建樓打地基系統(tǒng)設置從這一章開始，我們進入到系統(tǒng)地學習使用好朋友U8的過程。無論是好朋友的哪個版本，首次使用時必須進入到系統(tǒng)管理中進行相應的設置，之后一些關鍵性的操作也仍需在系統(tǒng)管理中進行。也就是說，系統(tǒng)管理是好朋友U8的工作起點，只有系統(tǒng)管理運行正常，其他功能才能正

16、常發(fā)揮作用。系統(tǒng)管理包括：新建賬套、新建年度賬、賬套修改和刪除、賬套備份，根據企業(yè)經營管理中的不同崗位職能建立不同角色，新建操作員并為其分配不同的權限等功能。能夠通過系統(tǒng)管理進行上述操作的人員包括兩類：系統(tǒng)管理員admin和賬套主管。2.1 進入系統(tǒng)管理首次進入系統(tǒng)管理模塊，先要以系統(tǒng)管理員的身份注冊登錄。新建賬套、增加賬套主管必須由系統(tǒng)管理員操作。好朋友U8默認的系統(tǒng)管理員情況如下：操作員名稱：admin密碼：為空系統(tǒng)管理員的名稱不能修改，但密碼可以更改。提醒大家注意，更改登錄密碼要謹慎。在正式使用U8系統(tǒng)進行賬務處理時，建議更改系統(tǒng)管理員登錄密碼以防非授權人員進入，但在練習階段建議大家不要

17、改密碼、而是保持為空較好。2.1.1 啟動并初始化數據庫默認情況下，好朋友安裝完成后在“開始”菜單中生成程序組文件夾“好朋友ERP-U872”，所有功能的啟用均可通過該文件夾實現。我們以在Windows XP系統(tǒng)下安裝好朋友為例，啟動系統(tǒng)管理的方法如下：步驟1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務”菜單，如圖 21所示。圖 21通過“開始”菜單啟動好朋友U8的“系統(tǒng)管理”模塊步驟2. 最后單擊“系統(tǒng)管理”命令，進入“系統(tǒng)管理”窗口。步驟3. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“初始化數據庫”命令，彈出相應對話框。步驟4. 依次輸入數據庫名稱和口令。這兩部分內容是你在安裝SQL

18、 Server數據庫時設定的。一般情況下，數據庫取系統(tǒng)默認值即可，口令如果沒有設定即為空。步驟5. 單擊“確認”按鈕，提示對話框。步驟6. 單擊“是”按鈕，接著彈出另一個提示對話框。因為我們在安裝完成后曾經做過數據庫連接測試，所以會有此一問。步驟7. 之后，可能還會出現各種提示是否覆蓋相關內容的對話框出現，由于我們是初次使用，只需單擊“是”按鈕繼續(xù)即可。最后，系統(tǒng)進入初始化數據庫過程，這一過程比較慢，需要一定的時間，請大家耐心等待。步驟8. 數據庫升級結束后，將會直接進入如圖 22所示的“登錄”對話框。單擊“取消”按鈕，完成初始化數據庫的操作。有關系統(tǒng)登錄，我們隨后再進行系統(tǒng)地學習。提示：初始

19、化數據庫的操作只在初次使用時進行，在系統(tǒng)各個模塊啟用后不要再輕易執(zhí)行這一操作，以免數據丟失。2.1.2 以系統(tǒng)管理員身份注冊系統(tǒng)管理員是好朋友U8系統(tǒng)中權限最高的操作員。默認情況下，系統(tǒng)管理員的名稱為admin，登錄密碼為空。步驟1. 依次選擇“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務”“系統(tǒng)管理”命令，進入系統(tǒng)管理界面。步驟2. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“注冊”命令，彈出一個“登錄”對話框，如 所示。圖 22“登錄”對話框步驟3. 在“登錄到”下拉列表中選擇需要連接的數據庫。這個數據庫在前面初始化時已連接過，一般情況下，取系統(tǒng)默認的結果即可，無需修改。步驟4. 在“操作員”文本框

20、中輸入系統(tǒng)管理員的用戶名“admin”。默認情況下顯示的就是該名稱，一般無需修改。如果不是，則需要手動輸入。步驟5. 在“密碼”文本框中輸入登錄密碼。默認情況下，系統(tǒng)管理員的登錄密碼為空，也就是說不用輸入任何內容。如果需要設置新密碼，可單擊選中“改密碼”復選項步驟6. 首次登錄時，保持默認“賬套”選項即可，并保證“語言區(qū)域”為“簡體中文”。步驟7. 單擊“確定”按鈕，如果在前述步驟5.中選中了“改密碼”復選項，則會彈出如圖2.所示的“設置操作員密碼”對話框。分別在“新密碼”和“確定”兩行中輸入同一密碼，即可完成密碼的設置。這里我們主要是為了練習賬套，建議不要設置密碼，所以單擊“取消”按鈕退出即

21、可。步驟8. 隨后，系統(tǒng)退出“登錄”對話框，返加“系統(tǒng)管理”界面，窗口上部顯示成功注冊的信息，如圖 23所示。圖 23“系統(tǒng)管理”窗口上部顯示系統(tǒng)管理員已注冊的信息2.1.3 退出登錄如果需要取消當前系統(tǒng)管理員的登錄狀態(tài)，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“注銷”命令即可，此時并不會退出系統(tǒng)管理狀態(tài)。2.1.4 退出系統(tǒng)管理如果需要退出系統(tǒng)管理窗口，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“退出”命令，即可退出系統(tǒng)管理。2.2 白手起家創(chuàng)建新賬套創(chuàng)建賬套是項重要且必要的工作，任何一個企業(yè)在初次使用U8進行財務處理時，都需要首先為該企業(yè)建立一個新賬套。下面我們來為一個小企業(yè)創(chuàng)建一個賬套。該企業(yè)的具體信息如下所

22、列：企業(yè)名稱：北京云海商貿有限責任公司企業(yè)簡稱：云海商貿成立時間：2009年2月主營業(yè)務：電子產品的批發(fā)和零售，會計啟用期：2010年1月記賬本位幣：人民幣外幣業(yè)務：無企業(yè)類型：商業(yè)企業(yè)行業(yè)性質：純內資有限責任公司，注冊資本30萬元人民幣，小規(guī)模納稅人會計核算依據：執(zhí)行2001年新企業(yè)會計制度，尚未實施2006年新會計準則需要進行下列核算：業(yè)務簡單，只使用總賬進行會計處理，不設任何輔助核算，僅通過設置明細科目處理業(yè)務新建賬套的具體操作步驟如下：步驟1. 如果已經退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務”“系統(tǒng)管理”命令，重新進入系統(tǒng)管理界面吧。步驟2.

23、 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份登錄系統(tǒng)。此時，“賬套”菜單項就會由灰變黑顯示，如圖2.所示。步驟3. 打開如圖2.所示的“賬套”菜單，從中選擇“建立”命令，彈出“創(chuàng)建賬套”賬套信息對話框。步驟4. 依次輸入賬套的基本信息，輸入完成的對話框如圖2. 所示：圖 24“創(chuàng)建賬套”賬套信息對話框賬套號：一個賬套一個號碼，不能重復。默認情況下，系統(tǒng)按順序給出當前賬套的號碼，我們只需直接使用，不需修改。賬套名稱：自己按情況設置。這里，我們輸入“云海商貿2010年（原制度）”做為賬套名稱。賬套語言：取默認選項，不要修改。賬套路徑：本套賬存放的位置。建議取默認選項，不要修改。

24、啟用會計期：本賬套準備建立電子賬的日期，可以是任何一個月份。這里，我們選擇2010年1月會啟用期，需要在“月”前面的文本框中輸入1其他均保持系統(tǒng)默認值不變。步驟5. 設置完成后，單擊“下一步”按鈕，進入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”單位信息對話框。步驟6. 依次輸入有關建賬單位的各類信息。其中“單位名稱”是必須輸入的內容，其他內容可不輸入。這里，我們在第一行輸入單位名稱“北京云海商貿有限責任公司”；在第三行輸入單位簡稱“云海商貿”。步驟7. 輸入完畢后，單擊“下一步”按鈕，進入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”核算類型對話框。步驟8. 在該對話框進行下列設置，設置結果如圖2. 所示。從“企業(yè)類型”下拉列表

25、中選擇“商業(yè)”；從“行業(yè)性質”下拉列表中選擇“新會計制度科目”；保證“按行業(yè)性質預置科目”復選框已被選中。因為我們還沒有設置操作員，所以“賬套主管”先不用指定，可先使用默認選項。其他選項均取系統(tǒng)默認值，無需修改。步驟9. 設置完畢后，單擊“下一步”按鈕，進入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”基礎信息對話框。步驟10. 因為這個賬套很簡單，不進行任何輔助核算，所以這些設置選與不選都對今后的賬務處理沒有影響，所以我們無需任何操作直接單擊“完成”按鈕，彈出提示對話框。步驟11. 單擊“是”按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建賬套，對話框下部出現進度條如圖2.右圖所示。這一過程可能時間比較長，大家需要耐心等待。步驟12. 隨后

26、，屏幕上彈出 “編碼方案”對話框。無需做任何修改，直接單擊“取消”按鈕，彈出如圖2.所示的“數據精度”對話框。圖 25“數據精度”對話框步驟13. 不做任何修改直接作用系統(tǒng)默認值，單擊“確定”按鈕，稍候片刻，彈出提示系統(tǒng)啟用的對話框。提示：系統(tǒng)啟用也可以不在這里進行，而在企業(yè)門戶中設置。不過，任何一個賬套都必須要啟用總賬系統(tǒng)才可以進行后續(xù)操作。所以我們建議在新建賬套時就同時啟用總賬系統(tǒng)。步驟14. 單擊“是”按鈕，進入如圖2.所示的“系統(tǒng)啟用”窗口。步驟15. 單擊“總賬”前面的復選框，彈出日歷選擇框，如圖2.所示。將月份指定為“一月”，將日期指定為“1”日，這樣我們就設置為從2010年1月1

27、日啟用總賬系統(tǒng)。提示：這一日期不能早于我們在創(chuàng)建賬套時在“啟用會計期”中設定的日期。2.3 添丁進口增加新操作員賬套建好了，必須有相應的操作人員才能進行賬務處理，如賬套主管、出納、審核人員等，這些人員都被統(tǒng)稱為“用戶”，又叫“操作員”。下面，我們來添加一個新的操作員，為新建的賬套做準備。步驟1. 如果已經退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務”“系統(tǒng)管理”命令，重新進入系統(tǒng)管理界面吧。步驟2. 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份登錄系統(tǒng)。此時，“權限”菜單項就會由灰變黑顯示。步驟3. 打開“權限”菜單，選擇“用戶”命令，進

28、入如圖2.所示的“用戶管理”窗口。步驟4. 單擊“增加”按鈕，彈出如圖2.左圖的所示的“操作員詳細情況”對話框。步驟5. 按下列提示依次輸入操作員信息，結果如圖2.中右圖所示：在“編號”文本框中輸入：0011。操作員編號由自己決定，沒定什么固定的編碼規(guī)則，但不能重復使用。記住自己的操作員編號，以備登錄總賬時使用。在“姓名”文本框中輸入：周海娟。在“認證方式”下拉列表中選擇“用戶+口令(傳統(tǒng))”方式。分別在“口令”和“確認口令”框中輸入密碼：123。一定要記住自己的口令，否則無法登錄總賬。按需要輸入其他內容，也可以為空。步驟6. 在下側的“所屬角色”列表框中單擊“賬套主管”前面的復選框，將該操作

29、員指定為賬套主管。提示：“賬套主管”這一角色將會擁有管理一個賬套的全部功能權限，在練習過程中以“賬套主管”的身份登錄，有利于順利學習所有的功能。另外，在新增操作員就將其設定為賬套主管，該操作員將會作為所有賬套的賬套主管對所有賬套具有全部操作權限。步驟7. 單擊對話框下方的“增加”按鈕，新的操作員增加成功。此時可以接著在“操作員詳細情況”對話框中增加其他操作員。在這里，目前我們只增加一個操作員，單擊按鈕退出即可。步驟8. 新增加的操作員將顯示在“用戶管理”窗口的操作員列表中。單擊“退出”按鈕，關閉“用戶管理”窗口即可。2.4 分配任務為新賬套指定賬套主管一個賬套必須至少指定一個賬套主管。賬套主管

30、擁有全部的操作權限。如果在增加操作員時并沒有將其指定為賬套主管，那么可以在以后再將其指定為某一賬套的賬套主管?，F在，我們來增加第二個操作員，并將其指定為我們前面新建的001賬套的賬套主管。具體操作步驟如下：步驟1. 按照前述步驟，通過“權限”“用戶”菜單，新增一個操作員，該操作員的基本信息如下如列（注意，不要在這里設定角色）：編號：0012姓名：張和平認證方式：用戶+口令(傳統(tǒng))口令：456其他：為空或系統(tǒng)默認所屬角色：無步驟2. 增加完成后，退出“用戶管理”窗口。然后打開“權限”菜單，選擇“權限”命令，彈出如圖2.所示的“操作員權限”窗口。步驟3. 在左側的操作員列表中單擊選中需要指定權限的

31、操作員“0012 張和平”。步驟4. 在右上方的賬套下拉列表中選擇賬套“001云海商貿2010年”。步驟5. 接著單擊選中賬套名稱左側的“賬套主管”復選框，將會彈出一個提示對話框。步驟6. 單擊“是”按鈕，張和平即被指定為001賬套的賬套主管。提示：在這里指定的賬套主管，只對當前選定的賬套有效，無權對其他賬套進行操作，這是與在增加操作員時就指定賬套主管的重大區(qū)別。步驟7. 單擊“操作員權限”窗口右上側的“退出”按鈕，完成操作員權限的指定操作。步驟8. 退出系統(tǒng)管理，至此，我們已完成了系統(tǒng)管理的基本操作，可以進入賬套處理系統(tǒng)了。2.5 自己動手吧1. 練習以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)管理，如果已登

32、錄，不妨先退出來。2. 增加一個操作員，具體信息如下：編號：0021姓名：曾小軍認證方式：用戶+口令(傳統(tǒng))口令：789其他：為空或系統(tǒng)默認所屬角色：無3 在總賬中進行基礎賬務處理本章，我們開始進入好朋友U8的核心模塊總賬系統(tǒng)的學習。為了滿足大量的規(guī)模不大、業(yè)務簡單的小型企業(yè)的賬務處理需求，我們在這里只學習最基本、最常用的、必不可少的總賬功能，其中包括：總賬的基礎初始化設置，一個賬套只需進行一次，后期可根據需要部分調整。對憑證進行管理：錄入、修改、刪除、審核、打印憑證，這是財務處理的基礎。出納管理：生成并查詢銀行日記賬和現金日記賬、進行銀行對賬。記賬、對賬和結賬：其中包括期末損益自動結轉的設置

33、和生成。對賬簿進行管理：賬簿的生成、查詢、打印。以上功能都是在我們上一章創(chuàng)建好的001賬套中實現的，有關具體的業(yè)務數據，將會在錄入憑證時一一給出。3.1 賬務處理第一步首先我們要掌握的是有關總賬系統(tǒng)的初始化基本設置，這些設置是總賬順利運行的基礎?？傎~系統(tǒng)的初始化設置其實包括很多項目，但并一定每個人、每套賬都會用到所有的項目。不過，下列的基礎設置是創(chuàng)建每個新賬套后都必須進行的，也是大家必須掌握的：設置總賬運行的基本業(yè)務參數：如是否需要出納簽字。設置會計科目：對會計科目進行增刪修改。設置會計憑證的類別。錄入期初余額：對于非新建企業(yè)，必須錄入期初余額。3.1.1 進入工作平臺企業(yè)應用平臺是一個集成的

34、工作環(huán)境。在早一些的版本中，則被稱為“企業(yè)門戶”。為使企業(yè)能夠存儲企業(yè)內部和外部的各種信息，使各方使用者能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息，好朋友U872為我們提供了“企業(yè)應用平臺”這一集成界面。通過企業(yè)應用平臺，我們可以訪問U8下已啟用的所有系統(tǒng)模塊，定義自己的業(yè)務工作，并設計自己的工作流程。這個平臺方便了企業(yè)信息的及時溝通，資源的有效利用。一般來說，作為小型企業(yè)的財務人員使用U8，主要是通過企業(yè)應用平臺來方便地進入已啟用的系統(tǒng)模塊，如總賬、固定資產管理等，并進行各類操作，如錄入憑證、查詢賬簿等；而對于管理類的功能如企業(yè)流程等則很少使用，因此我們作為普通的財務人員在初學時可以不關注這些內

35、容。1. 啟動企業(yè)應用平臺下面，我們以上一章增加的操作員0011周海娟的名義登錄新創(chuàng)建的001賬套。步驟1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”菜單。步驟2. 從中選擇“企業(yè)應用平臺”命令，彈出“登錄”對話框，如圖3.所示。圖 31通過“開始”菜單進入到“登錄”對話框步驟3. 在“操作員”文本框中直接輸入操作員編號：0011，或者姓名：周海娟。步驟4. 在“密碼”文本框中輸入設置好的口令：123。為了保密，密碼不會顯示出來。步驟5. 單擊“賬套”右側的下拉箭頭，從列表中選擇001號賬套。步驟6. 設定操作日期：默認情況下，操作日期顯示系統(tǒng)當前日期，可以修改。由于我們創(chuàng)建賬套

36、和啟用總賬的日期均為2010年1月，為了操作方便，我們將操作日期改為2010年1月31日，修改的方法是：輸入：可以在“操作日期”文本框中直接輸入：2010-01-31；選擇：單擊“操作日期”右側的下拉箭頭，打開如圖3.所示的日歷，單擊標題欄左右兩側的箭頭可以改變年份；單擊標題欄的月份處選擇一月，單擊選擇日期列表中的31，設定完畢后在日歷框外任意處單擊即可關閉日歷。步驟7. 單擊“確定”按鈕，就會進入如圖3.所示的企業(yè)應用平臺窗口。2. 企業(yè)應用平臺的界面組成我們來看看這個平臺窗口都由什么組成，每個組成部分都有哪些作用。工具欄：提供一些常用功能的快捷方式按鈕，如單擊“重注冊”按鈕可在不退出平臺情

37、況下以其他操作員身份重新登錄。單擊其中的“退出”按鈕，即可關閉企業(yè)應用平臺。業(yè)務導航視圖：默認情況下位于工作區(qū)右側，分為上下兩部分，下半部分顯示一系列選項卡，表示不同的操作大類，如“業(yè)務工作”選項卡，包括當前賬套所能夠操作的所有功能模塊。上半部分顯示當前選項卡下能夠實現的所有功能列表。好朋友U8提供給我們許多視圖模式，在不同的視圖下可進行不同的工作。通過如圖3.所示“視圖”菜單可以控制某一個視圖及工具欄的顯示與否。通常情況下，我們會始終保持“業(yè)務導航視圖”呈顯示狀態(tài)，以便進行各項操作和設置。消息中心：也是默認情況下顯示的視圖，對于一臺單機使用U8的電腦來說，這個視圖沒有什么作用，可以通過“視圖

38、”菜單將其關閉。狀態(tài)欄：位于窗口的最下方，顯示當前登錄的賬套、操作員、操作日期等信息。3. 業(yè)務導航視圖基本操作方法對于我們來說，業(yè)務導航視圖最重要、也最常用，有必要掌握它的操作方法。下方的選項卡：單擊下方的某一選項卡，即可選擇該選項卡，上方相應顯示該選項卡可選擇的功能列表。上方的功能列表：雙擊列表中的某一選項，即可展開下級列表（選項前方帶有加號標記表示有下級列表）。如果是末級選項，雙擊則會打開相應的工作窗口。3.1.2 設置總賬業(yè)務參數有些條件需要在進行賬務處理之前就需要設定，這樣在賬務處理過程中才能發(fā)揮作用，如“赤字控制”，也就是說如果在錄入憑證的過程中沒有完全按照業(yè)務發(fā)生的順序來進行，那

39、么可能會出現現金余額為負數這樣的不正?，F象。發(fā)生這種情況時是否需要系統(tǒng)進行提示，就應該事先進行業(yè)務參數的設定。在這里，我們要指定與現金和銀行存款有關的憑證必須經由出納簽字后才能記賬。具體的操作步驟如下：步驟1. 如前所述，啟動企業(yè)應用平臺，以0011號操作員的身份登錄001賬套。步驟2. 單擊“業(yè)務導航視圖”左下角的“基礎設置”選項卡。步驟3. 從上方的功能列表中依次雙擊選擇“業(yè)務參數”“財務會計”“總賬”，打開如圖3.所示的“選項”對話框。步驟4. 在這個對話框中可以進行各項基礎參數的設置，其中就包括我們前面提到的“赤字控制”。大家不妨瀏覽一下每個選項卡中都提供了哪些參數，但是不必對其進行修

40、改。步驟5. 單擊“權限”選項卡，進入相應的設置窗口。步驟6. 單擊右下方的“編輯”按鈕，進入可修改狀態(tài)。步驟7. 單擊選中其中的“出納憑證必須經由出納簽字”復選框。步驟8. 單擊“確定”按鈕，完成設置同時退出對話框。提示：“選項”對話框中包含許多重要的系統(tǒng)參數設置，隨著學習的深入，你會發(fā)覺很多功能要想實現，必須先要在這里進行設置。所以我們建議大家認真瀏覽該對話框中的每個選項卡，了解其中包含了的哪些內容，這樣以后用到時心中就會有印象。3.1.3 設置會計科目每一個新建賬套第一次使用時，或多或少都要對會計科目進行增刪修改；在錄入憑證的過程中，也可能隨時需要增加一些新的明細科目；每個新年度建賬時，

41、也許需要對上年度所使用的會計科目進行適當調整?？傊?，會計科目的使用是賬務處理的基礎，會計人員必須掌握如何調整會計科目，能夠熟練進行會計科目的增加、刪除、修改等操作。本節(jié)我們來為前述已創(chuàng)建完成的賬套001設置會計科目。1. 進入“會計科目”設置窗口會計科目可以按資產、負債、所有者權益等類別分類列示。通過單擊會計科目列表上方的類別選項卡中的不同按鈕，可以選擇顯示不同的類別。例如：單擊“負債”按鈕，列表中即可顯示所有負債類的會計科目。2. 設置會計科目的基本原則盡管從理論上講，系統(tǒng)允許我們對會計科目隨意進行增加、刪除和修改操作，但從實務的角度出發(fā)，我們仍需要遵循一些基本原則：會計科目編碼：由系統(tǒng)指定

42、為4-2-2格式，表示一級科目編碼4位，二級和三級明細科目編碼分別為2位，每個科目必須有對應的科目編碼，且是唯一的。為了以后自動編制會計報表的需要，建議大家、特別是初學者不要改變系統(tǒng)預置的科目編碼，否則可能無法生成正確的會計報表。一級會計科目：一級科目名稱一般是由企業(yè)會計準則、國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定好的。這里我們選用的是由財政部2000年頒布、2001正式實施、適用于所有企業(yè)的的企業(yè)會計制度規(guī)定的會計科目。建議大家不要過多修改一級會計科目名稱，并且盡量不要增加新的一級會計科目。新增一級會計科目，可能導致無法正確自動生成會計報表。也不要隨便刪除一級科目，即使你不打算使用它。二、三級明細科目：除了

43、一般納稅人“應交稅費（新準則）/應交稅金（原制度）”下的明細科目由于稅務法規(guī)的要求一般情況下是固定的外，其他科目明細完全由自己確定，因而可以任意進行增刪修改，沒有什么限制，也不會影響報表的編制。增設明細的限制：會計科目一經使用，就不能再增設下級科目，而只能增加同級科目。例如：我們已經制作了一張?zhí)岈F的記賬憑證，用到了“現金”和“銀行存款”兩個科目。如果在這之前沒有在“銀行存款”下設置不同賬號的明細科目，那么就無法再設置分賬號明細了?；谶@一點，要求大家在真正進行賬務處理之前，要認真考慮好會計科目的明細設置，為需要進行明細核算的科目先行增加至少一個下級科目。例如，“管理費用”通常是需要分設明細進行

44、核算的，如果在設置會計科目時并不能確定究竟需要設多少、設哪些明細科目，可以先為其僅增加一個“工資”明細，這樣在以后需要時就可以方便地增加平級的明細科目了。3. 增加會計科目一般情況下，一級科目是無需增加的，但是明細科目的增加卻是不可避免的。提示：現在你明白了嗎？要想添加下級科目，必須要知道其所屬上級科目的編碼，這個編碼可以在“會計科目”窗口的科目列表中查找。如果需要在“管理費用工資”下再增加下級科目“管理人員”，就需要輸入編碼“55020101”，當然代表本級科目的最后兩位編號可以從任意數字開始，如55020111，不過一般情況下我們建議從01開始比較符合正常思維。4. 復制會計科目管理費用和

45、營業(yè)費用下的明細科目大都相同，我們可以通過復制的方式將已添加好的管理費用明細批量增加到營業(yè)費用下，從而省去一一錄入的麻煩。步驟1. 如果已經退出，則從“基礎設置”選項卡下依次雙擊“基礎檔案”“財務”“會計科目”，打開如圖3.所示的“會計科目”窗口。步驟2. 打開如圖3.所示的“編輯”菜單。圖 32會計科目窗口中的“編輯”菜單步驟3. 從中選擇“成批復制”命令，彈出如圖3.所示的“成批復制”對話框步驟4. 在第一行“科目編碼”文本框中輸入管理費用的編碼“5502”。在第二行“科目編碼”文本框中輸入營業(yè)費用的編碼“5501”，表示將前者下的明細科目復制到后者下使用。步驟5. 保證左下角的“本賬套”

46、被選中，單擊“確認”按鈕，稍候片刻復制完成，結果如圖3.所示。這種復制操作還可以在不同的賬套間進行：只需在“成批復制”對話框中單擊選中左下角的“其他賬套”即可進行設置。5. 刪除會計科目不使用的會計科目可以刪除，包括一級科目，不過建議大家如果沒有十足把握，不要刪除系統(tǒng)默認提供的一級科目。在這里，我們要刪除兩部分多余科目：前面復制的“營業(yè)費用”明細科目中，“辦公費”和“印花稅”是多余的，需要刪除?！皯欢惤饝鹪鲋刀悺毕碌娜壝骷毧颇?。因為賬套001云海商貿公司是個小規(guī)模商業(yè)企業(yè)，增值稅的核算無需分明細。提示：一個會計科目一旦被使用，例如科目已錄入期初余額或已在錄入憑證時引用過，則不能刪除。另外

47、，非末級會計科目不能刪除，也就是說，如果想要刪除某級科目，就需要將該科目的下級科目全部刪除。6. 修改會計科目會計科目的名稱、屬性可以被修改。會計科目名稱可以隨時修改，即使已被使用過。而科目的屬性則不一定，有一些在使用后也可以修改，如設為“日記賬”，而另一些則不能，如科目性質（余額方向）。以下我們要進行的操作是：改科目名稱：將“其他應付款”下的明細“王老板”改為“王一丁”。改屬性：將“現金”科目設為“日記賬”，將“銀行存款”科目指定為“日記賬”和“銀行賬”。只有經過這項設置，才可以查詢現金日記賬和銀行存款日記賬。這項設置也可以在以后進行，不影響憑證的錄入和科目的使用。修改會計科目的具體操作步驟

48、如下：步驟1. 進入“會計科目”窗口，首先在科目列表中單擊選擇要修改的科目“218101 王老板”。步驟2. 單擊工具欄中的“修改”按鈕，彈出如圖3.所示的“會計科目_修改”對話框。步驟3. 單擊右下角的“修改”按鈕，進入修改狀態(tài)。步驟4. 將“科目名稱”改為“王一丁”，單擊“確定”按鈕，確認修改完成。步驟5. 在未進入修改狀態(tài)之前，對話框的左下角有一排翻頁按鈕。單擊第一個按鈕，直接翻到首個科目“現金”步驟6. 單擊右下角的“修改”按鈕，進入修改狀態(tài)，單擊選中“日記賬”復選框，如圖3.所示，然后單擊“確定”按鈕，確認修改。步驟7. 接著單擊翻頁按鈕的第三個，翻到下一個科目“1002 銀行存款”

49、。步驟8. 單擊“修改”按鈕，同時選中“日記賬”和“銀行賬”兩個復選框。步驟9. 先單擊“確定”按鈕，確認修改，再單擊“返回”按鈕，退出科目修改對話框。步驟10. 至此，我們完成了會計科目的的設置，單擊“會計科目”窗口工具欄中的“退出”按鈕，關閉相應窗口。3.1.4 設置憑證類別在錄入憑證之前，必須要先指定一下憑證類別，否則無法進行制單。一般情況下，由于一個中小企業(yè)的財務人員少、分工不詳細，所以沒有必要使用“收付轉”等復雜類型的憑證，只需選用統(tǒng)一的記賬憑證即可。設置憑證類別的方法是：步驟1. 在“基礎設置”選項卡，依次雙擊“基礎檔案”“財務”“憑證類別”，打開如圖3.所示的“憑證類別預置”對話

50、框。圖 33“憑證類別預置”對話框步驟2. 保證“記賬憑證”選項處于選中狀態(tài)，否則單擊選擇它。步驟3. 單擊“確定”按鈕，彈出如圖3.所示的“憑證類別”窗口。步驟4. 無需進行任何操作，單擊工具欄中的“退出”按鈕，即可完成設置。3.1.5 錄入期初余額如果不是新建企業(yè)，也不是從企業(yè)成立的第一個月就開始啟用賬套，那么總會有部分的資產、負債、所有者權益科目存在余額，也樣就會涉及到期初余額的錄入。如果期初余額錄入不正確，那么就無法結賬、也不能正確生成報表。賬套001云海商貿公司于2009年2月成立，2010年1月開始使用好朋友軟件建賬。其2010年年初余額（即2009年年末余額）如表3.所示。因為賬

51、套001的啟用期為1月1日，所以它的期初余額就是年初余額。提示：期初余額和年初余額是有區(qū)別的。每個會計年度的年初余額只有一個，那就是本年度1月1日的余額（也即上年度12月31號的年末余額）。而期初余額與會計期間相聯系，一年中會有多個。如1月份的期初余額即是年初余額，而2月份的期初余額則為1月份的期末余額。如果建賬及啟用賬套的日期在年中，比如3月份，那么3月份的期初余額年初余額1-2月增加額1-2減少額。1. 錄入期初余額下面，我們來按照表3.所示的數據錄入賬套001的期初余額。注意：其中的合計額由系統(tǒng)自動生成，無需錄入。步驟1. 首先保證登錄的是001號賬套。在“業(yè)務導航視圖”下單擊“業(yè)務工作

52、”選項卡。步驟2. 依次雙擊功能列表中的“財務會計”“總賬”“設置”“期初余額”，彈出如圖3.所示的“期初余額錄入”窗口。提示：如果賬套啟用時間不是1月份，那么這個窗口的顯示有所不同，會增加年初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額三列。此時，只需要分別輸入期初余額、借貸方發(fā)生額，系統(tǒng)將會自動計算出年初余額。年初余額是為了生成報表時取數。步驟3. 在“現金”行后的“期初余額”欄中單擊或雙擊鼠標，輸入2489.30，按回車鍵表示輸入結束。步驟4. 在“應收賬款”的下級科目“東方三星公司”行后的“期初余額”欄中輸入160000.00，回車確認，系統(tǒng)自動計算其上級科目“應收賬款”的金額。提示：對于有下級明細的

53、科目，不可能直接如入其余額。而是需要依次錄入其下級科目的余額，系統(tǒng)將會自動合計出該科目的余額。步驟5. 向下拖動右側的滾動條，找到“利潤分配”這個科目。在其下級科目“未分配利潤”行后的“期初余額”欄中輸入：-117060.90。這是因為該科目的余額方向我們表3中的實際余額方向不一致。提示：在好朋友U8中，下級科目的余額方向必須和其所屬上級科目一致。正常情況下，“本年利潤”和“利潤分配”兩個科目作為權益類科目，余額應該在貸方。但是，企業(yè)經營虧損可能會導致利潤額為負數，這時，在錄入期初余額就需要注意科目的余額方向。如果某個科目的實際余額與系統(tǒng)規(guī)定的余額方向不一致，則應錄入負數來表示。步驟6. 按照

54、表3.中所列，依次錄入其他科目的期初余額。2. 調整余額方向一級科目的余額方向由系統(tǒng)根據所選用的會計制度的規(guī)定設定，而新增下級科目的余額方向與其上級科目相同，所以一般情況下，科目的余額方向不用。不過，凡事都會有例外，萬一有個不小心將余額方向搞錯了，就需要調整余額方向了。調整余額方向途徑有兩條：第一，在設置或修改會計科目時，在“科目性質（余額方向）”處進行指定。第二，在錄入期初余額時，方法是：步驟1. 在“期初余額錄入”窗口中，單擊選擇需要調整余額方向的科目所在行。步驟2. 單擊工具欄中的“方向”按鈕，彈出如圖3.所示的提示對話框。步驟3. 單擊“是”按鈕，完成調整。3. 修改期初余額當發(fā)現錄入

55、的期初余額發(fā)生錯誤，就需要修改，方法非常簡單：雙擊要修改的數字進入修改狀態(tài)，重新輸入正確的即可。4. 試算平衡與對賬期初余額錄入完畢之后，必須進行試算和對賬兩項操作，以保證期初余額錄入的正確性。進行試算平衡：目的是檢查借貸方金額是否相等，期初試算平衡結果應該符合會計等式：資產=負債+所有者權益。單擊工具欄中的“試算”按鈕，系統(tǒng)開始進入試算平衡，圖3.所示結果表明期初余額錄入有誤。圖 34期初試算平衡表顯示結果不平衡，表明期初余額錄入有誤單擊“確定”按鈕退出，然后仔細檢查所錄入的余額數據，發(fā)現少錄了“低值易耗品”余額2470，重新錄入后，再次進行試算平衡，直到期初余額已平衡。進行對賬：對賬的目的

56、是為了核對總帳和明細帳余額是否相符。如果不符，也不能認為期初余額錄入正確。步驟1. 單擊工具欄中的“對賬”按鈕，彈出如圖3.所示的“期初對賬”對話框。步驟2. 單擊“開始”按鈕，系統(tǒng)開始對賬。當設置了輔助核算時，對賬操作尤其重要。關于輔助核算，我們將會在后面學到。對賬完畢，顯示對賬結果，表示所有核對均正確。步驟3. 單擊“取消”按鈕退出對話框即可。步驟4. 至此，所有有關期初余額工作都已完成，單擊工具欄中的“退出”按鈕，關閉“期初余額錄入”窗口。提示：只有期初試算平衡、對賬全部正確后，才表示期初余額錄入正確，可以放心地進行后續(xù)的賬務處理了。如果期初余額試算不平衡，雖然可以填制憑證，但系統(tǒng)不允許進行當月的期末記賬、結賬工作，下個月的工作也就無法開始。3.2 填制憑證前述的基礎設置工作非常繁復，但又是必不可少的，幸好這不是一項經常性的工作，只有新建一個賬套才如此麻煩，此后只有必要時才會有個別改動，如新增一個明細科目等。到現在為止，那些必須的基礎設置工作都已經結束了，我們終于可以開始日常工作。本節(jié)，我們就來為001賬套錄入