華東區(qū)大綜超門店訂貨流程1

1、流程編號(hào)：E-YY-O-2006-002-B流程名稱：華東區(qū)大綜超門店訂貨流程生效日期：2009年9月29日第一部分：流程說明1 目的為提高門店訂貨效率，規(guī)范門店訂貨操作，確保門店庫存合理、穩(wěn)定，特制定本流程。2 適用范圍本流程適用于華東區(qū)大綜超門店的日常商品訂貨工作（生鮮商品，物料耗材除外）。3 流程規(guī)則3.1 門店的商品訂貨，分為采購續(xù)訂、門店續(xù)訂兩種形式：3.1.1 采購訂補(bǔ)貨的范圍為續(xù)訂標(biāo)識(shí)為“采購續(xù)訂”的商品(不含96大類)，以及新品首單、DM商品首單訂貨(除06/07的直送商品和生鮮五品)、換季商品首單、一次性商品訂貨、贈(zèng)品等，采購續(xù)訂的商品門店無權(quán)限在系統(tǒng)錄入補(bǔ)貨。3.1.2 門

2、店訂貨范圍為續(xù)訂標(biāo)識(shí)為“門店續(xù)訂”的商品，以及96大類物料，采購一般不對(duì)門店續(xù)訂的商品進(jìn)行分貨(特殊情況除外)。3.1.3 門店續(xù)訂的商品分為兩部分,參于與系統(tǒng)自動(dòng)補(bǔ)貨(系統(tǒng)補(bǔ)貨)和不參于與系統(tǒng)自動(dòng)補(bǔ)貨(手工補(bǔ)貨)，原則上要求門店續(xù)訂的直送直通商品按供應(yīng)商出單日補(bǔ)貨，配送的商品按配送大類的出單日補(bǔ)貨。3.1.4 參于與自動(dòng)補(bǔ)貨的門店續(xù)訂商品，系統(tǒng)為各商品部門提供各大類的自動(dòng)補(bǔ)貨報(bào)表，商品部門主管審核訂貨報(bào)表，如需要修改商品的訂貨量，則必須注明修改補(bǔ)貨量的具體原因(后期庫審根據(jù)營業(yè)區(qū)提供修改補(bǔ)貨數(shù)量的原因在系統(tǒng)內(nèi)修改系統(tǒng)參數(shù),避免下次營業(yè)區(qū)再次修改補(bǔ)貨數(shù)量)，各部門完成訂貨后交庫審復(fù)核，庫審復(fù)核

3、對(duì)補(bǔ)貨數(shù)量有異議的與部門經(jīng)理溝通確認(rèn)，無法確認(rèn)的報(bào)店長確認(rèn)補(bǔ)貨量由庫審在系統(tǒng)內(nèi)錄入。3.1.5 不參與自動(dòng)補(bǔ)貨的門店續(xù)訂商品要求門店根據(jù)系統(tǒng)庫存，由門店部門主管根據(jù)商品銷售和庫存情況發(fā)起補(bǔ)貨，部門經(jīng)理確認(rèn)，庫審在供應(yīng)商的出單日錄入系統(tǒng)補(bǔ)貨。3.1.6 單品補(bǔ)貨金額超過5000元必須經(jīng)過店總簽字，手工非出單日補(bǔ)貨必須經(jīng)過店長簽字。3.2 DM商品(除06/07的直送商品和生鮮五品)和新品的首單由采購負(fù)責(zé)訂貨下單；商品到店后，后期的貨源根據(jù)商品的續(xù)訂方式由采購或門店負(fù)責(zé)跟進(jìn)訂貨到貨。3.3 系統(tǒng)將以定期結(jié)合定量的方式產(chǎn)生建議訂貨量，在出單日期如商品庫存小于安全庫存，即產(chǎn)生建議訂貨量。3.3.1 系

4、統(tǒng)建議訂貨量計(jì)算公式：建議訂貨量目標(biāo)庫存當(dāng)前庫存在途入庫存量+在途出庫量當(dāng)系統(tǒng)當(dāng)前庫存大于等于安全庫存時(shí)計(jì)算建議訂貨量，但自動(dòng)補(bǔ)貨報(bào)表不出單，系統(tǒng)不提示補(bǔ)貨；DMS數(shù)據(jù)按促銷商品和非促銷商品分別計(jì)算，促銷的DMS為促銷期間的日均銷售數(shù)，正常(非促銷)的DMS=0.9*昨日DMS+0.1*昨日銷量。3.4 對(duì)于特殊商品，不參與系統(tǒng)的自動(dòng)補(bǔ)貨，包括：DM商品在DM檔期執(zhí)行期間不參與自動(dòng)補(bǔ)貨、凍結(jié)/暫時(shí)凍結(jié)/清理中/已清理商品、不參與自動(dòng)補(bǔ)貨的商品、不參與自動(dòng)補(bǔ)貨的類別。3.5 緊急訂貨原則：門店每天的緊急訂貨業(yè)務(wù)不得超過5單（節(jié)假日例外），門店每天對(duì)非出單日的供應(yīng)商補(bǔ)貨原則上不允許超過5個(gè)供應(yīng)商。

5、3.6 配送、直通商品不得在系統(tǒng)中做緊急訂貨，如有緊急需求，由庫審按照店總批準(zhǔn)的需求，以郵件向DC續(xù)訂員申請(qǐng)。 3.7 為確保商品訂貨工作的順利進(jìn)行，系統(tǒng)中的相關(guān)商品信息應(yīng)全面、準(zhǔn)確。采購負(fù)責(zé)設(shè)立、維護(hù)商品信息/狀態(tài)(主要包括：采購續(xù)訂、門店續(xù)訂、可否退貨等)、供應(yīng)商的相關(guān)信息、物流模式等。3.8 同一商品在同一天如有門店補(bǔ)貨和采購下單同時(shí)出現(xiàn)的情況，門店補(bǔ)貨數(shù)據(jù)作廢，訂單失效，系統(tǒng)訂單默認(rèn)為采購的訂單為準(zhǔn)，門店補(bǔ)貨的數(shù)據(jù)在門店補(bǔ)貨失敗報(bào)表中體現(xiàn)。3.9 如部門有促銷計(jì)劃和陳列計(jì)劃的商品(除DM外)，原則上必須提前15天知會(huì)庫審，由庫審在貨架管理的特殊陳列量模塊中維護(hù)特殊陳列量，確保門店的自動(dòng)

6、補(bǔ)貨合理出單。3.10 商品部經(jīng)理(主管)負(fù)責(zé)對(duì)貨架信息資料進(jìn)行維護(hù)，并通過書面形式知會(huì)庫審，由庫審在系統(tǒng)內(nèi)相應(yīng)模塊進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)內(nèi)最小陳列量的準(zhǔn)確性。4 流程涉及部門的主要職責(zé)4.1 門店庫審: 每天打印、分發(fā)系統(tǒng)提供的訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表；根據(jù)訂貨申請(qǐng)，錄入商品訂貨信息。審核并檢查商品部門經(jīng)理修改的訂貨數(shù)量，結(jié)合商品貨架信息查詢報(bào)表，對(duì)于數(shù)量修改異常的及時(shí)跟進(jìn)，并對(duì)貨架管理中的最小陳列量及時(shí)更新維護(hù)。4.2 商品部門主管：修正系統(tǒng)“訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表”；對(duì)于非當(dāng)日出單急需商品進(jìn)行緊急訂貨；向采購反饋采購續(xù)訂商品的訂貨異常情況，配送商品的訂貨異常情況需知會(huì)DC續(xù)訂員；由DC續(xù)訂

7、員與采購協(xié)商解決訂貨異常問題。4.3 門店商品經(jīng)理：對(duì)于各部門修改的,自動(dòng)訂貨建議報(bào)表的訂量進(jìn)行審核。4.4 采購續(xù)訂員：根據(jù)上傳的訂貨建議報(bào)表，對(duì)各門店續(xù)訂方式為采購續(xù)訂的商品，進(jìn)行修改并審核，并協(xié)助門店解決訂貨異常問題。4.5 采購買手：負(fù)責(zé)確定新品、DM的首單訂貨量(除06/07的直送商品和生鮮五品)；維護(hù)商品信息、供應(yīng)商信息；供應(yīng)商不送貨的解決，協(xié)助門店/DC解決訂貨異常問題。4.6 采購分管總商品經(jīng)理：負(fù)責(zé)審批采購特權(quán)訂單。4.7 DC續(xù)訂員：負(fù)責(zé)跟蹤配送商品的貨源情況，負(fù)責(zé)跟蹤門店的配送緊急補(bǔ)貨，負(fù)責(zé)為門店直通商品的緊急補(bǔ)貨下訂單。5 流程結(jié)構(gòu)本流程與“門店收貨流程”相銜接。第二部

8、分：流程描述1 訂貨依據(jù)門店庫審每天8:30前，分部門大類導(dǎo)出系統(tǒng)當(dāng)天自動(dòng)生成的“補(bǔ)貨建議維護(hù)報(bào)表”的EXCEL文件，并郵件分發(fā)給各相應(yīng)的商品部門經(jīng)理(主管)。2 系統(tǒng)生成補(bǔ)貨建議的商品2.1 商品部門主管應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)“訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表”，結(jié)合目標(biāo)庫存天數(shù)，有效控制訂貨量。 對(duì)不可退貨及滯銷商品，應(yīng)控制訂貨量。 對(duì)于有特殊陳列的商品，例如堆頭、端架陳列，需根據(jù)銷售預(yù)估情況和陳列需求，應(yīng)增加(合理修改)訂貨量。 對(duì)于因團(tuán)購大單等特殊銷售因素而影響商品DMS的，應(yīng)剔除大單因素，調(diào)整訂貨量，并由庫審在系統(tǒng)內(nèi)“補(bǔ)貨建議參數(shù)維護(hù)”模塊更改DMS，改后DMS是剔除大單銷售數(shù)據(jù)的近一個(gè)月內(nèi)的日均銷售數(shù)

9、。2.2 商品部門主管每天11：00前修正“訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表”的訂貨量，在“擬補(bǔ)數(shù)”（整箱數(shù)）一欄中填寫修改后的訂貨量和修改原因，并郵件回復(fù)庫審。2.3 門店庫審每天11：40點(diǎn)前審核“訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表”的訂貨量并簽字。主要審核內(nèi)容為：商品部門主管修改的數(shù)量和原因是否合理。最后，由商品部門經(jīng)理審核確認(rèn)數(shù)據(jù)的合理性，庫審與商品部門有爭議的，由店總確定。2.4 門店庫審每天12：00前，根據(jù)確定后的“訂貨建議報(bào)表”，在系統(tǒng)“訂貨(補(bǔ)貨)建議維護(hù)報(bào)表”中錄入“擬補(bǔ)數(shù)”，保存后點(diǎn)擊“生成補(bǔ)貨申請(qǐng)單”，門店系統(tǒng)自動(dòng)生成補(bǔ)貨申請(qǐng)單。2.5 門店庫審當(dāng)天下午要求分析當(dāng)日上午補(bǔ)貨的修改數(shù)據(jù)，且

10、要求在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)參數(shù)，使自動(dòng)補(bǔ)貨報(bào)表合理出單。每日自動(dòng)補(bǔ)貨報(bào)表的原始數(shù)據(jù)，商品部門反饋的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)參數(shù)的修改數(shù)據(jù)要求用電子表格的形式存檔。3 需門店手工訂貨的商品3.1 DM商品訂貨：3.1.1 在DM開檔之前，各門店根據(jù)采購的下單量和門店自身庫存情況確定是否追加補(bǔ)貨量。直送、直通、配送商品門店根據(jù)供應(yīng)商或者大類出單日的自動(dòng)補(bǔ)貨報(bào)表，進(jìn)行補(bǔ)貨。3.1.2 在DM開檔后(一般為周四)，系統(tǒng)會(huì)停止DM商品的自動(dòng)補(bǔ)貨。在下一周的周一、周四，商品部門主管根據(jù)DM的銷售庫存報(bào)表，對(duì)DM直送、直通商品進(jìn)行集中的訂貨(直通商品的訂貨，門店在確定訂貨量時(shí)一定要考慮到貨時(shí)間的長短，以及到貨后促銷期的銷量

11、，控制訂貨量，避免出現(xiàn)直通商品到貨后由于促銷期較短造成商品高庫存)。配送商品需要按照出單日進(jìn)行下單。3.2 緊急補(bǔ)貨：3.2.1 門店商品緊缺情況下，需由各商品部門主管查看系統(tǒng)庫存，結(jié)合實(shí)物銷售庫存，確定需訂貨數(shù)量，部門經(jīng)理填制“商品訂貨單”，注明“急補(bǔ)”字樣和急補(bǔ)原因，經(jīng)商品部門經(jīng)理、店總經(jīng)理審簽，庫審錄入后修改訂單有效期并審核。緊急訂貨單有效期一般為3天，在系統(tǒng)中急補(bǔ)下的“”打“”。訂單下傳后，傳真給供應(yīng)商并電話聯(lián)系確認(rèn)送貨時(shí)間，供應(yīng)商按訂貨通知單送貨。供應(yīng)商通過VSS平臺(tái)看到訂單后即可送貨。3.2.2 配送商品不得在系統(tǒng)中做緊急訂貨，如有緊急需求，由庫審按照店總批準(zhǔn)的需求，以郵件向DC續(xù)

12、訂員申請(qǐng)，由DC續(xù)訂員跟進(jìn)貨源。3.2.3 直通商品不得在系統(tǒng)中做緊急訂貨，如有緊急需求，門店自行跟蹤貨源，無貨源問題的商品經(jīng)店總同意后，由門店庫審郵件發(fā)送DC續(xù)訂員，由DC續(xù)訂員幫忙下單,廠家看到訂單及時(shí)發(fā)貨,有貨源問題聯(lián)系相關(guān)采購。3.3 門店商品經(jīng)理需定期抽查各商品部門的訂貨單據(jù)，查看有無異常情況，監(jiān)督門 店的訂貨工作，抽查后，需在訂貨單據(jù)上簽名確認(rèn)。3.4 手工補(bǔ)貨單錄入時(shí)，商品非正常狀態(tài)不允許錄入；非在季商品不允許錄入，非供應(yīng)商出單日及商品庫存天數(shù)大于系統(tǒng)設(shè)置的大類庫存天數(shù)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示但不限制錄入。4 訂單傳遞及收貨準(zhǔn)備4.1 系統(tǒng)生成直送商品“訂貨通知單”后，系統(tǒng)以傳真或電子

13、商務(wù)網(wǎng)形式將訂單傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商準(zhǔn)備送貨到門店；同時(shí)，門店在系統(tǒng)中接收直送商品“訂貨通知單”，準(zhǔn)備收貨，具體按“門店收貨流程”進(jìn)行直送商品收貨。4.2 系統(tǒng)生成直通商品“訂貨通知單”后，系統(tǒng)以傳真或電子商務(wù)網(wǎng)形式將訂單傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商準(zhǔn)備送貨到配送中心；同時(shí)，配送中心在系統(tǒng)中接收直通商品“訂貨通知單”，準(zhǔn)備收貨，具體按“配送中心收貨流程”操作；門店在系統(tǒng)中接收直通商品“訂貨通知單”，準(zhǔn)備接收配送中心配送過來的直通商品，待配送中心確認(rèn)收貨、產(chǎn)生配送通知單后，具體按“門店收貨流程”進(jìn)行商品收貨。4.3 系統(tǒng)生成“配送通知單”上傳至DC，DC接收通知單后根據(jù)送貨周期將定位揀貨將商品配送到門店。5 訂貨后續(xù)跟蹤5.1 系統(tǒng)每日將生成門店“訂貨失敗報(bào)表”，傳遞給門店庫審、DC續(xù)訂員和采購續(xù)訂員，對(duì)門店續(xù)訂和采購續(xù)訂的商品進(jìn)行貨源跟蹤、庫存控制、銷售分析等提供及時(shí)、有效的參考。訂貨失敗原因主要包括： 訂貨沖突：門店對(duì)門店續(xù)訂的商品訂貨時(shí)，在當(dāng)天采購已對(duì)同一商品進(jìn)行下單時(shí)，門店的訂貨數(shù)據(jù)失敗，記入門店“訂貨失敗報(bào)表”，失敗原因?yàn)橛嗀洓_突,系統(tǒng)訂單以采購下單為準(zhǔn)。 默認(rèn)供應(yīng)商凍結(jié)/商品狀態(tài)不正常：門店續(xù)訂的商品的訂貨數(shù)據(jù)在自動(dòng)生成訂單時(shí)，若相關(guān)商品的默認(rèn)供應(yīng)商被凍結(jié)/商品狀態(tài)不正常，則無法生成訂貨通知單，訂貨數(shù)據(jù)失敗，記入門店“訂貨失敗報(bào)表”，失敗原因?yàn)槟J(rèn)供應(yīng)商被凍結(jié)/商品