國家過敏及傳染性疾病研究所與國家衛(wèi)生研究所

1、國家過敏及傳染性疾病研究所與國家衛(wèi)生研究所外國組織制度調(diào)查1. 受資助組織地址： ： ： 網(wǎng)頁： 2. 組織類型： 請選一項 _ 非贏利組織_ 高等教育 _公立或_私立_ 醫(yī)院_公立或 _私立_ 贏利組織_ 政府單位3. 資助或申請書編號：4. 接受資助組織的負責(zé)人姓名及職位 職位: 姓名: : 電郵:職位:姓名: :電郵:職位:姓名: :電郵:職位:姓名: :電郵:職位 姓名 電郵職位 姓名 電郵 簽字負責(zé)人 : 科研工程主研人員 行政主管 : 財務(wù)主管 :其他:5. NIAID 職員 :6. NIAID 代表 :7. 審閱日期 :目錄一一般資料3準備申請書及方案書4；規(guī)章及程序5四資助款項

2、的監(jiān)管5五經(jīng)費及科研課題的重疊6六財務(wù)仃為守那么6七協(xié)作安排6八間接本錢7九記錄之管理7十銀行財務(wù)安排8十一付款管理系統(tǒng)8十二預(yù)算控制9十三會計系統(tǒng)9十四內(nèi)部監(jiān)控及審計11十五人事12十六薪資14十七采購14十八物品管理15十九公務(wù)出差16二十參謀16二十一公共信息訪問16二十二NIAID/NIH資助結(jié)束16主要詞匯U.S.美國NIH國家衛(wèi)生研究所(National Institute of Health)NIAID國家過敏及傳染性疾病研究所(National Institute of Allergy and Infectious Diseases)PI科研工程主研人員(Principle I

3、nvestigator)Consortium or consortia協(xié)作機構(gòu)，資助其他獨立的組織以進行合作研究般資料1. 貴機構(gòu)是否有組織架構(gòu)圖 (或類似文件 ) ？( 如果有，請?zhí)峁└北尽?)2. 請?zhí)峁┵F機構(gòu)的主要管理人員的姓名。他們的上級負責(zé)人？3. 貴機構(gòu)是否確定了主要管理人員的職責(zé)？4. 請?zhí)峁┵F機構(gòu)內(nèi)授權(quán)簽字的職員名單，或請解釋職權(quán)的內(nèi)部委任情況。5. a) 請問貴機構(gòu)是否收到本國或其他國際組織資助？b) 請問該研究工程是否還有其他資金來源？請問貴機構(gòu)是否有責(zé)任保險制度？6. a) 請問貴機構(gòu)最近是否進行過賬戶內(nèi)部審計，或是聘請獨立的注冊會計師來 進行審計？ ( 如果有，請?zhí)峁?/p>

4、計報告副本。 )b) 貴機構(gòu)是否進行過符合公認的政府審計準那么的審計( Generally Accepted Government Auditing Standards )，或者執(zhí)行過符合 45 CFR 75, Subpart F 標準的審計 ?7. 請簡要介紹貴機構(gòu)的歷史。a) 貴機構(gòu)是何時成立的？b) 職員總數(shù)有多少：c) 研究人員與非研究人員的人數(shù)：d) 貴機構(gòu)是否與其它機構(gòu)(國內(nèi)及國外)有關(guān)聯(lián)？e) 貴機構(gòu)是否屬于政府部門？f) 請?zhí)峁┵F機構(gòu)的簡短歷史(一、兩個段落)。8. 貴機構(gòu)與國家衛(wèi)生研究所或其它美國機構(gòu)過去及意向中的關(guān)系是什么9. 貴機構(gòu)去年的收入與接受資助的總額是多少 ?資助

5、來源之百分比來源% -百分比1. 政府2. 私人3. 國際捐助 4其他資金來 源總100%10.資助的來源有哪些由圖表說明?11.獲得資助的通知書是寄給誰的？準備申請書及建議書1. a)請問貴機構(gòu)是否有追蹤系統(tǒng)去追查到期需要呈交的申請書及報告等？b )請描述程序。2. 請問貴機構(gòu)是否審核、協(xié)調(diào)及監(jiān)察所有的申請書及建議書？3. 貴機構(gòu)是否協(xié)助科研工程主研人員準備申請書？4. 貴機構(gòu)是否審查申請書是否符合財務(wù)、采購、審計及其它相關(guān)的政策？5. a) 貴機構(gòu)是否審查申請書的本錢是否恰當(dāng)、并符合有關(guān)的資助的規(guī)那么和要求？b) 當(dāng)申請書準備好后，由何人審查預(yù)算，以確保薪資、福利等均適當(dāng)？6. 貴機構(gòu)是否

6、設(shè)定日期以確保申請書會在指定時間以可以接受的狀況到達指定的 辦事處？政策及程序1. 貴機構(gòu)是否遵照現(xiàn)行的制度手冊、指引、通告及指示函件等？2. a) 貴機構(gòu)如何追蹤條例、規(guī)那么、制度、程序及其他要求的修改或更新？b) 對于新制定的或者修改正的規(guī)那么，貴機構(gòu)是如何傳達給職員的？c) 貴機構(gòu)是否已從互聯(lián)網(wǎng)下載了 NIH/NIAID 的資助政策聲明 并將其發(fā)送給有關(guān) 人員?d )是否所有的有關(guān)人員都熟悉并了解 NIH/NIAID 的資助通知書的具體條款 ?3. 對于遵從 NIH/NIAID 有關(guān)以下各項的規(guī)定，貴機構(gòu)的程序是如何？a) 研究行為不當(dāng) :b) 動物福利 :c) 人體工程 :d) 研究設(shè)

7、計的包含性 :e) 游說 :f) 逾期未付的美國聯(lián)邦債務(wù) :4. 當(dāng)需要制定新的規(guī)那么、獲取新資質(zhì)證書或保證時 (如游說、間接本錢等 ) ，工作 步驟如何？四、資助款項的監(jiān)管1. a) 貴機構(gòu)如何監(jiān)管資助款項的使用？ b) 請描述程序。2. 請問貴機構(gòu)是否審查工程主研人員的月度會計報告，以監(jiān)控工程的進展及費用 使用情況？3. a) 在預(yù)算期間內(nèi)是否知會工程主研人員有關(guān)資助款項的支出及結(jié)余？b) 多久知會一次？五、經(jīng)費及科研課題的重疊1. 貴機構(gòu)如何確保以下各項不會同時收到多處資助？a) 同一人員的薪資超過其應(yīng)得薪資的 100%？b) 同樣的設(shè)備及消耗物資？c) 同樣的科學(xué)課題？2. 貴機構(gòu)的會

8、計系統(tǒng)如何審查同一人員在不同資助的工程上所花的工作量？六、財務(wù)行為守那么1. 請問貴機構(gòu)是否有關(guān)于經(jīng)濟利益沖突及防止方法的成文的規(guī)定及指引？ 如果有，請?zhí)峁└北尽?2. 該項規(guī)定的適用范圍包括哪些人員 如職員，或參謀 ？3. a 貴機構(gòu)如何確保員工遵守這些規(guī)定？b多久審查一次？4如果確認有經(jīng)濟利益沖突存在，貴機構(gòu)將會如何處理這一問題？請描述具體步 驟。5 貴機構(gòu)如何確保協(xié)作機構(gòu)有他們自己的利益沖突指引守那么并確保他們的科研人 員遵從該指引守那么？七、協(xié)作機構(gòu)的安排1. 您的資助工程是否涉及貴機構(gòu)與其他機構(gòu)間的合作協(xié)議？2. 貴機構(gòu)是否有標準的次級承包協(xié)議書或合作協(xié)議書？3. 如何把資助通知書的

9、資助款項使用條款傳達給協(xié)作機構(gòu)或次級承包機構(gòu)？4. 請問貴機構(gòu)是否有成文的規(guī)章及程序去監(jiān)察協(xié)作機構(gòu)的表現(xiàn)？5. 如何審核協(xié)作機構(gòu)的表現(xiàn)？6. 如果合同或合作協(xié)議的金額超過 10,000 美元，是否包含終止條款？7. 協(xié)作機構(gòu)是否提交付款憑單？單據(jù)中是否列明各項費用開支？8. 科研工程主研人員是否會審核單據(jù)及批準科研進展？9. 貴機構(gòu)如何支付協(xié)作機構(gòu)？例如：預(yù)先支付、每月支付、還是其他方法支付？10. 貴機構(gòu)支付給協(xié)作機構(gòu)的間接本錢比率是多少？11. a) 貴機構(gòu)是否有與贏利機構(gòu)的合作協(xié)議？b) 如果有，對于使用資助款項購置設(shè)備是如何規(guī)定的？12. 如何確定協(xié)作機構(gòu)是否涉及人體或脊椎動物的研究？

10、13. 如果在協(xié)作機構(gòu)內(nèi)進行涉及人體或脊椎動物的研究，貴機構(gòu)是否有監(jiān)管該活動 的程序 , 以便遵守 NIH/NIAID 的規(guī)定及制度？八、間接本錢1. 在為確保符合相關(guān)規(guī)定而產(chǎn)生的本錢以及執(zhí)行其他活動而產(chǎn)生的本錢之間，您 方案如何分配您的 8%的間接本錢？2. a) 貴機構(gòu)如何確保這些資金是按照方案使用？b) 由何人負責(zé)？九、記錄管理1. 是否有成文的制度及程序來確保資助記錄的維護、保存、銷毀及平安？2. 是否以工程為單位來進行記錄？( 包括財務(wù)管3. 對于評估資助工程的科學(xué)研究所必需的記錄、文件及其他相關(guān)材料 理及開支系統(tǒng) ) ，是否有適當(dāng)?shù)木S護程序？4. 由何人負責(zé)維護科學(xué)研究記錄？5.

11、由何人負責(zé)維護財務(wù)及商業(yè)記錄？6. a) 記錄保存在哪里？b) 是否有足夠及方便存取的存檔及儲存設(shè)施？7. 記錄管理系統(tǒng)是否可以選擇性的調(diào)取活潑、半活潑及非活潑的記錄？8. 銷毀記錄的程序如何？十、銀行財務(wù)安排1. 貴機構(gòu)與銀行的協(xié)議是怎樣的？2. a) 對于此研究工程，貴機構(gòu)與銀行的協(xié)議是怎樣的？b) 銀行協(xié)議是否會因不同的資金來源而有差異？c) 此資助工程是否有獨立的銀行帳戶？3. 貴機構(gòu)能否持有國際性的銀行帳戶？4. 當(dāng)要提取 NIH/NIAID 研究工程的款項時，由何人負責(zé)簽字提款？5. 貴機構(gòu)及政府對于收取美金的政策是什么？6. 為支持研究工程而需要使用及兌換美金的程序是如何的？7.

12、 a) 當(dāng)收取美金款項時，是否有一次性的最高限額？b) 如果有規(guī)定，請解釋超過限額時所需要辦的手續(xù)8. 所需款項是按需要預(yù)先支付，還是事后報銷費用？9. 請?zhí)峁┡c本研究工程資金有關(guān)的銀行的詳細資料 銀行名稱： 賬號： 地址： 經(jīng)理： ： ： 電郵：SWIFT號碼： 銀行編號 (Routing no.) ： 往來銀行：一、付款管理系統(tǒng) PMS1 您是否已經(jīng)在付款管理系統(tǒng)注冊了？2 支取資金的流程是什么？3 是否有針對資金規(guī)劃和支取的成文規(guī)定？4 資金支取的負責(zé)人是誰？5 在支取資金之前，上一級主管或者經(jīng)理是否會審核支取資金的計算？6 如何確保所支取的資金是真正必需的？請描述具體步驟。7 如何處理

13、多支取出來的資金？8.職員是否參加了由 PMS主辦的 WEBINA培訓(xùn)？十二、預(yù)算控制1工程的經(jīng)營預(yù)算是如何作出的？請?zhí)峁┍竟こ痰拿骷氈С鲱A(yù)算副本。2何人可以更改已方案好的預(yù)算？3該負責(zé)人向何人匯報？4. a) 如果要更改已方案好的預(yù)算，是否有書面的程序說明？b) 程序如何？5是否有切實可行的監(jiān)控程序，以確保得到 NIH/NIAID 對以下各項的預(yù)先 a) 經(jīng)費資助通知書 (Notice of Grant Award)上的限制使用的款項b) 使用該工程經(jīng)費購置需預(yù)先得到 NIH/NIAID 批準的物品6貴機構(gòu)對于在承諾支付款項之前確認預(yù)算的工程資源的可用性是否有明確的程 序？十三、會計系統(tǒng)1.

14、 請問貴機構(gòu)是否已有、或準備聘請一位專門負責(zé) NIH/NIAID 工程的會計或財務(wù) 經(jīng)理？2. 對于此職位 NIH/NIAID 工程財務(wù)經(jīng)理所要求的資格是什么？3. 此職位的職責(zé)是什么？4. 該職員的上級主管是哪位？5. 貴機構(gòu)是否有會計手冊？如果有，請?zhí)峁┮环莞北尽?. 貴機構(gòu)是否使用復(fù)式會計制度？7. 貴機構(gòu)是否有會計科目列表？如果有，請?zhí)峁└北尽?. 請問貴機構(gòu)是否使用根本會計帳冊？請見例子： 如果沒有，請描述如何記錄賬 目。 例子：a總帳簿b工程或工序本錢帳簿c收支營運帳簿d輔助帳簿 例如：薪酬、收入、采購、一般事項 9. 請問資助款項明細帳是否包括一項每月的直接費用總開支？ 如果有，

15、請?zhí)峁┳?近一個月的資助款項明詳帳副本及去年的明詳帳總結(jié)。 10. 請問會計系統(tǒng)是否在各資助工程及協(xié)作機構(gòu)上詳細記載各項收款及開支？請描 述。11. 請問會計系統(tǒng)是否在每一工程上按照費用類別 例如：人事、供給品、出差等等 做出記錄？12. a 是否把工程開支記錄與已批準的預(yù)算作比擬？b 將預(yù)算與實際費用進行比擬報告的周期？13. 請說明當(dāng)所申請劃撥款項超過預(yù)算金額時，程序如何？ 見“預(yù)算控制的 k2 和 614. 如果會計記錄出錯時，何人有權(quán)力修改 ? 是否有成文的程序 ?15. 貴機構(gòu)是否有追蹤系統(tǒng)來確定財務(wù)狀況報告FSRS需要呈交的日期？如果 有，請描述此系統(tǒng)。16. 貴機構(gòu)是否有從美國資

16、金而賺得的利息的記錄方法？17. a 請問貴機構(gòu)的會計系統(tǒng)是否會及時地提供給收賬目及應(yīng)付款項？b是否有應(yīng)收賬目及應(yīng)付款項的報告？c如何解決壞帳？十四、內(nèi)部控制及審計1. a) 是否認期復(fù)核與審計會計記錄及財務(wù)系統(tǒng)？b) 由何人進行審計？c) 多久審計一次？d) 是否發(fā)現(xiàn)過問題？e) 如果有，請描述。 ( 請?zhí)峁┳罱淮蔚膶徲媹蟾娓北尽?)2. 貴機構(gòu)是由內(nèi)部審計師審計，還是聘請獨立的會計師行進行年度審計？3. 貴機構(gòu)是否有關(guān)于內(nèi)部審計責(zé)任的書面規(guī)章制度及程序？4. 該程序是否包括審核并確保所有的財務(wù)管理系統(tǒng)均符合 NIH/NIAID 標準？5. 該程序是否規(guī)定要呈交書面報告給有關(guān)的經(jīng)理人員 (

17、 報告審計發(fā)現(xiàn)、建議及審計 事實的重要性 ) ？6. 該程序如何確保內(nèi)部審計師的獨立性？7. 如何把有關(guān)內(nèi)部會計要求及內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)的信息傳達給工程的有關(guān)人員？8. 該程序是否把收取、支付及記錄現(xiàn)金的職責(zé)分開？例如：是否把會計的職責(zé)與 出納員的職責(zé)分開？9. a) 所有支票及輔助文件在簽發(fā)前是否審核過并得到批準？b) 支票是否聯(lián)名簽名？c) 支票是否有連續(xù)編號？d) 空白的支票保存在何處？10. 指定簽發(fā)支票的負責(zé)人的職責(zé)是否不包括記錄現(xiàn)金收入、批準支付單據(jù)、及勞 資？11. 所有的會計記錄是否都附有適當(dāng)?shù)膽{證 (例如：采購訂單、單據(jù)及付款憑證等 ) 支持？12. a) 是否有小額現(xiàn)金?？睿縝)

18、 如果有，誰負責(zé)監(jiān)管這款項的使用？c) 是否有措施去防止款項的濫用？d) 是否是預(yù)先支付？e) 如果有，請?zhí)峁┲贫鹊母北尽?3. a) 是否每月核對銀行賬目，并把副本存檔？b) 是否由非負責(zé)出納及勞資程序的人員來核對？c) 由何人負責(zé)審閱已核對過的賬目？14. 負責(zé)處理資金的職員是否要對損失負責(zé)？十五、人事1. 貴機構(gòu)是否有人事管理制度？如果有，請?zhí)峁┮环莞北尽?. 該管理制度是否包括：a) 每一職位的工作職責(zé)？b) 每一職位所需的根本資格？c) 每一職位的薪酬范圍？d) 招聘、雇用、待遇、處分及解雇雇員的統(tǒng)一程序？e) 年度考核？f) 支付給員工及經(jīng)理人員的額外福利的類別及水平？3. 貴機構(gòu)

19、如何確保貫徹執(zhí)行此人事制度？4. a) 是否進行薪酬可比性調(diào)查？b) 如果有，多久進行一次？c) 雇員的薪資是否與勞務(wù)市場上其他同類型工作的待遇相近？5. a) 負責(zé) NIAID 工程的職員是否與貴機構(gòu)其他類似職位職員的薪資水平相 當(dāng)？b) 如果沒有類似的職位，薪資是否符合人事制度中對該職位的薪酬范圍 及資格的規(guī)定？c) 負責(zé) NIAID 工程的職員是否收到額外的報酬？6. a) 貴機構(gòu)是否有職員擁有雙重職位 ( 不管是以貴機構(gòu)為主要雇主，或以其 它機構(gòu)為主要雇主 )?b) 他們是兼職還是全職職員？請描述。7. a) 貴機構(gòu)如何把兼職職員記錄在您的系統(tǒng)內(nèi)和資助申請書上？b) 如何決定薪資？8.

20、 a) 貴機構(gòu)如何記錄專業(yè)人員在不同工作工程上所花費的時間及工作量？ b) 請描述記錄工作時間及工作量的程序。由何人負責(zé)證明核對。c) 多久證明核對一次？9. a) 貴機構(gòu)是否對非專業(yè)人員作每日考勤記錄？b) 是否由主管人員對這些記錄進行審批？10. 貴機構(gòu)如何記錄職員在廠區(qū)外及異地的工作時間及工作量？11. a) 是否允許雇員在其他機構(gòu)擔(dān)當(dāng)參謀？b) 貴機構(gòu)對此有何規(guī)定？ ( 如果有，請?zhí)峁└北尽?)十六、薪酬1. 貴機構(gòu)的勞資部門有幾位職員？2. 當(dāng)雇用一位新的職員后，如何辦理錄用手續(xù)并開始支付薪資？3. 當(dāng)職員離職時，如何把該職員從薪酬系統(tǒng)中刪除？4. 如何批準員工的薪資水平？5. 薪資

21、以何種方式支付？現(xiàn)金，支票，還是銀行轉(zhuǎn)帳？6. 除了發(fā)放薪資的負責(zé)人，是否還有其他人員進行核對以確保金額的準確性？7. 由何人責(zé)發(fā)放薪資現(xiàn)金，支票，或銀行轉(zhuǎn)帳？十七、采購1. a) 貴機構(gòu)是否有成文的采購制度或程序？b) 如果沒有，請略述如何進行采購。 ( 如果有，請?zhí)峁┲贫然虺绦虻母北尽?)2. 最終由何人來批準采購要求？3. 由何人負責(zé)帳務(wù)記錄 ？4. 由何人負責(zé)接收所采購物品？5. 您的制度或程序是否有諸如質(zhì)量、本錢及送貨等的事項的考量？6. 購置設(shè)備及效勞之前，必須具備的文件有哪些？7. 由哪位來負責(zé)檢查以下各項的單據(jù)憑證？a) 價格及佘購條款b) 關(guān)稅及增值稅c) 運輸費用或津貼8.

22、 是否有成文的緊急采購制度及程序？9. 是否會使用競標方式去決定購置某特定金額以上的物品 ( 如重要設(shè)備、租賃或服 務(wù)協(xié)議)？10. 當(dāng)采購申請被批準后，受資助款項的帳戶是否設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)付款項？11. 批準付款以前，是否會有一位指定的人員負責(zé)審核單據(jù)、憑證及費用，并簽 字？12. 如果采購物品退還給供給商，會通知何人？13. 當(dāng)只有局部貨物送達時 , 是否有系統(tǒng)去記錄及檢查？14. 如果資助款項的帳戶開設(shè)一項待付款工程，但只是收到局部的采購物品，是否 會把未收到的局部貸記入該資助款項帳戶？十八、物品管理1. 請問貴機構(gòu)是否有成文的規(guī)章制度及程序去監(jiān)管物品的采購、維修及報廢？如 果有，請?zhí)峁└北?/p>

23、。2. a) 請問貴機構(gòu)是否保存有關(guān)采購物品、采購日期、本錢、地點及最終報廢的記 錄？b) 記錄會保存多長時間？3. a) 如果使用 NIH/NIAID 的資金去采購設(shè)備時，貴機構(gòu)是否會在這些設(shè)備上標簽 注明？b) 是否會記錄該設(shè)備的資助來源？4. 當(dāng)提出采購要求時，貴機構(gòu)是否會審查該項要求，以防止不需要的或重復(fù)的采 購？5. a) 在檢查存貨時，是否有定期檢查物品記錄？b) 多久進行一次？6. 貴機構(gòu)是否有適當(dāng)?shù)陌脖Ｏ到y(tǒng)來防止物品的損失、破壞及被竊？7. a) 貴機構(gòu)是否有定期的報告來列明陳舊的設(shè)備、需要維修的設(shè)備或不再需要的 設(shè)備？b) 是否有維修保養(yǎng)方案 , 把設(shè)備維持在良好的狀態(tài)？十九、公務(wù)出差