ERP系統(tǒng)操作流程及崗位責任管理制度

1、作業(yè)流程及崗位責任管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司企業(yè)資源管理（以下簡稱易飛ERP）系統(tǒng)的管理，特制定本制度。第二條易飛ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責管理除有公司特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第三條易飛ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司績效考核體系。第四條易飛ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關聯(lián)性，ERP系統(tǒng)各崗位人員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況， 直至數據正確；做好自己部分數據，為下層操作人員提供服務，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤不能知

2、錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；第五條ERP系統(tǒng)各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和密碼被人盜用造成數據錯誤的，所造成的后果由本人承當。第六條ERP系統(tǒng)各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊站點，同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數據錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。第七條ERP系統(tǒng)各級相關人員，均應嚴格遵守本規(guī)則各項規(guī)定。第二章崗位說明第八條 產品結構管理（技術部）（一）產品結構管理模塊一項目部經理主要職責：1、負責制定物料編碼規(guī)則、物料數據相關重要屬性的設置總體方案；2、審核并簽字確認本模塊所有作

3、為易飛系統(tǒng)輸入依據的基礎文件，包括物料編碼文件、物料數據文件、物料 BOM文件、單位換算系統(tǒng)文件等；3、負責制定、完善物料數據和物料清單數據的修改增加操作流程，編寫流程圖，并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數的改變處理流程、 新舊材料的更替處理流程、新舊產品BOM處理流程等；4、 對于存貨管理子系統(tǒng)中的品號屬性（自制、采購、委外等）、主要倉庫、會計科目、 提前期、主要供應商、標準成本、生產工藝路線、檢驗方案方式等部分以及物料BOM表中損耗率、工序屬性部分，負責聯(lián)系或指導最終用戶聯(lián)系各相關部門提供 其相關數據完成設置；5、分配、指導、監(jiān)督物料系統(tǒng)數據管理員的工作，檢查物料

4、數據和物料清單數據的正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導糾正；6、協(xié)助做好ERP考核工作；（二八 BOM 資料一BOM 維護人員主要職責：1、負責依據系統(tǒng)數據提供員簽發(fā)的物料編碼文件，部門經理簽發(fā)的物料數據重要屬 性的設置方案，以及其他用戶確認的物料數據文件，輸入、修改系統(tǒng)各項物料數 據及其屬性，并保證錄入無誤；2、不能隨意改變各項物料數據、物料屬性以及換算系數；如對數據有疑義需請示部門經理，取得部門經理確認簽字以后方可在系統(tǒng)中進行更改；3、保證數據的及時性、準確性，當有新的編碼以及換算系統(tǒng)改變時，及時通知采購部、生產部、銷售部等各相關部門；4、當收到采購部、生產部、生管部的物料數據錯誤置疑通知（郵件、書

5、面）后，應 在提出置疑部門要求的時間內查清情況，如確有錯誤，應及時糾正，如無誤，應 通知各部門，并說明情況；5、 負責根據ECN文件，設置物料清單， 及依據生產部提供的資料設置原材料、半成 品的物料；6、 保證物料BOM與實際工藝清單的一致性，在收到清單或ECN修改書面通知后， 及時修改物料清單并以系統(tǒng)中將修改后的物料清單簽字確認后發(fā)放到生產部和倉庫等相關部門；7、負責根ECN文件，輸入、更新工作中心、設備、工藝路線、工序等工藝數據；8、 新產品的完整 BOM在接到數據提供員提供的完整數據后，必須在四個小時內完 成錄入確認工作，并打印受控；易飛工作流程：1、收到系統(tǒng)數據提供員提供的各類基礎數據

6、一一錄入易飛系統(tǒng)一一本人檢查確認一反饋給數據提供人員審核確認一一打印受控2、 系統(tǒng)數據提供人員必須提供的系統(tǒng)物料內容包括物料代碼、物料名稱、詳細的物料 規(guī)格、物料屬性、物料所屬倉庫、自制件來源、提前期、物料的生產類型、物料的工藝路線、檢驗方式、檢驗方案等；3、系統(tǒng)提供員提供的物料 BOM單必須結構完整，最底層子項物料必須為外購件，自 制件物料必須有一個或以上 BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.內容包括： 版本號、子項物料單位用量、損耗率、物料替代等；4、 系統(tǒng)數據管理員對數據提供員提供的數據有監(jiān)督職能，因系統(tǒng)數據提供員的資料不 完整提供，要限期在半個工作日內更正提供，否則責任自己承擔；

7、系統(tǒng)業(yè)務功能名稱： 基礎資料一一物料、計量單位、BOM維護、工程變更合作部門：計劃部、品質部、采購部、財務部第九條銷售管理模塊（業(yè)務部）（一）、銷售管理模塊一（上海辦、國際業(yè)務部）主要職責：1、制定、發(fā)布、完善銷售管理基礎數據，增加修改流程、正常銷售處理流程、銷售退貨處理流程、編寫處理流程圖；2、如有特殊情況或訂單變更時，應及時通知計劃部和采購部；3、檢查銷售基礎數據的正確性，銷售訂單的正確性；4、跟蹤銷售訂單執(zhí)行情況，如有錯誤及時指導糾正；易飛工作流程：1、收到部門主管提供的銷售單一一銷售訂單易飛系統(tǒng)錄入一一本人檢查確認一一反饋給部門主管審核確認一一列印交財務一一通知下層用戶；2、審核確認的

8、銷售訂單于不超過下一工作日通知下游物控人員處理；系統(tǒng)業(yè)務功能名稱： 基礎資料一一客戶、銷售訂單處理合作部門：工程部、財務部第十條計劃管理模塊（計劃部）（一）、批次需求計劃一一（計劃部主管）主要職責：1、負責LRP運算；2、負責檢查計劃物料 BOM、關鍵物料清單的完整性、準確性；3、負責依據部門主管簽發(fā)的月生產計劃、產品生產的優(yōu)先順序、物料庫存情況制定 合理的采購申請單，并在當天通知采購部門；4、負責定期運行 MRP物料需求運算，可以每兩個工作日進行一次，計算前應檢查銷售訂單、物料BOM是否有遺漏或錯誤的，如發(fā)現(xiàn)問題必須馬上向工程部門、銷售 數據管理員反映并要求更新，待數據正確無誤后在進行MRP

9、運算；5、 計劃有變動時，及時調整并維護、重運行MRP物料需求計劃，并將調整結果向下 游用戶作正式的文字通知；6、當收到下游采購部、生產任務管理員反饋的運算單據錯誤質疑通知后，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協(xié)助解決；系統(tǒng)業(yè)務功能名稱： 物料需求計劃一一方案設置、物料需求計劃一一MRP計算、采購管理一一采購申請；合作部門：工程部、物流部、采購部（二）、生產任務管理員；（一一）主要職責：1、 根據計劃數據管理員 MRP計算生成的生產任務單，負責對任務單調整及完善，在 確定無誤后下達生產任務單；2、當天生成的生產任務單必須當天內完成下達，跟蹤生產任務單執(zhí)行情況明細；3、負責下達

10、生產任務單自動生成的生產投料單的維護、審核、列印工作；4、 發(fā)現(xiàn)上游MRP生成的生產任務單有錯誤或疑問的，生產任務管理員有義務向其相 關人員提出，并要求在限期內配合解決5、因產品BOM錯誤不完整或不存在導致無法生成正確的生產投料單，必須通知工 程部門在一個小時內立即更新；系統(tǒng)業(yè)務功能名稱：生產任務管理一一生產任務單、生產任務管理一一生產投料單合作部門：工程部、生產管理部易飛工作流程：1、每個工作日檢查上游銷售訂單及對應物料BOM是否正確，然后對其作 MRP運算一一調整審核生成的采購申請單一一通知采購部門；2、 檢查生成的生產任務單一一調整并下達生產任務單一一維護審核生產投料單列印生產投料單一一

11、通知物流部門備料；第十一條采購管理模塊（采購部）（一）、采購管理模塊-采購部經理主要職責：1、負責制定采購合同、委外加工合同、以及供應商編碼原則；2、審核并簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據的基礎文件，包括供應商編碼、供 應商資料等；3、負責制定、完善本模塊各項業(yè)務操作流程，包括正常采購、采購退貨，編寫流程 圖；4、提供供應商編碼文件給采購訂單處理員，供應商編碼、稅率等發(fā)生改變時，應及 時通知采購訂單處理員。5、分配、指導、監(jiān)督采購訂單處理員的工作，檢查供應商數據、采購訂單、委外加 工單的正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導糾正；6、追蹤采購訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指導糾正；7、協(xié)助做好KPI考核工作。

12、（二）、采購訂單處理員主要職責：1、負責根據部門主管簽發(fā)的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新供應商數據；2、對于新增加供應商應根據編碼原則進行編碼，確保編碼的一致性、統(tǒng)一性；3、負責根據采購申請確定的采購訂單輸入、修改、列印、以及傳送物流財務部門；4、當日交采購訂單、委外加工單給物流出入庫控制員，不能因自己的延誤影響物流 物料的收發(fā)；5、跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，對于不再執(zhí)行的訂單和委外加工單應及時關閉；6、如發(fā)現(xiàn)上層采購申請單不正確或有疑問，應及時通知生產管理配合解決，如沒有得到解決，應書面向部門主管報告，在有關錯誤解決后才能進行下一步工作；7、如發(fā)現(xiàn)本層采購訂單、 委外加工單有錯誤，馬上更正并

13、以書面通知物流及財務部;8、協(xié)助做好ERP考核工作；易飛工作流程：1、收到簽發(fā)采購申請單一一錄入易飛采購訂單一一審核列印訂單一一傳送物流財務；2、根據生產管理部MRP生成的委外加工單調整并下達委外加工單；系統(tǒng)業(yè)務功能名稱： 采購管理一一訂單處理、采購管理一一采購申請，委外加工管理合作部門：計劃部、財務部第十二條倉庫管理模塊（計劃部）（一）、倉存管理模塊一倉庫主管主要職責：1、負責制定倉庫編碼、庫存調整原則、庫存事務處理權限分配表；2、 負責制定、完善倉儲數據增加修改流程，出入庫控制流程，庫存事務處理流程，倉庫盤點流程，庫存數據分析管理規(guī)則，編寫、發(fā)布、更新流程圖；3、 審核并簽字確認本模塊所有

14、作為系統(tǒng)輸入依據的基礎文件，包括倉庫資料、庫存調 整原因、庫存事務處理權限文件等；4、確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本；5、 負責分配、指導、監(jiān)督倉儲數據管理員的工作，確保庫存數據的準確、確保出入庫 控制的及時性和準確性；6、協(xié)助做好ERP考核工作。（二）、倉庫數據管理員主要職責：1、根據部門主管簽發(fā)的倉庫資料文件，輸入、更新系統(tǒng)倉庫基礎數據，當倉庫基礎數據發(fā)生改變時，應及時通知各相關部門；2、在接到采購部門簽字確認后的采購訂單，物流收料、退料通知單和送貨單位送貨單后，當天輸入采購收貨數量完成（藍字、紅字）外購入庫單及其他入庫單，并確認審核、列印交財務部；3、在接到物流收料通知單和加工

15、單位送貨單后，當日完成委外加工物料入庫， 并確認審核、列印交財務部門；4、在接到經生產或其他使用部門簽字確認的生產投料單、退料單、物料領用通知后，當日輸入完成（藍字、紅字）生產發(fā)料單、其他出庫單并審核；5、接到生產管理部門簽發(fā)的發(fā)貨通知單后，一個小時內輸入銷售出庫單，并確認審核、打印交財務部門，不能因延誤影響銷售出庫；6、如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；7、所有操作須在接到通知后半日內執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務，造成公司經濟損失；8、如發(fā)現(xiàn)倉儲基礎數據、物料基礎數據、發(fā)貨通知單、采購訂單、生產投料單、 生產物料報廢單不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得

16、到解決，應書 面向部門主管反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。9、在接到經各有關部門簽字確認的車間成品入庫單后，作庫存轉移，將成品從收貨倉調入成品庫，樣品散數調入樣品庫，操作及時準確；10、以上各項操作要謹慎，否則會影響系統(tǒng)各項庫存的準確性；11、負責每月月初核對實際庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤應根據庫存歷史數據管理員提 供的上月庫存歷史數據和倉管員提供的倉庫進出資料，找出原因記錄備案并報告 部門主管；12、照各個物料的盤點周期， 倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉庫數據管理員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據備份帳存數據，列印盤點表交倉管員物料盤點；系統(tǒng)業(yè)務功能名稱：

17、倉存管理一一入庫、出庫、調撥、盤點合作部門：生產部、采購部、生產管理部、財務部第十三條車間管理模塊（計劃部）（一）、生產管理模塊一生產部經理主要職責：1、審核并簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據的資源清單、生產工序、工作中心， 工藝流程文件等基礎數據；2、負責制定、完善基礎數據增加修改處理流程、工序計劃流程，編寫、發(fā)布、更新流程圖;3、傳送經計劃管理員確認的生產任務單至生產工序派工單，并跟蹤派工計劃執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)錯誤及時與計劃部溝通，共同解決指導糾正；4、確認和傳送半成品、成品的生產任務至工序匯報單，并跟蹤執(zhí)行情況；5、分配、指導、監(jiān)督、生產流程控制員的工作及工作結果，包括生產訂單、原材料領用

18、、成品入庫的正確性和及時性；6、協(xié)助做好KPI考核工作。（二）、生產流程控制員主要職責：1、負責根據生產管理部門簽發(fā)的生產任務單進行工序排程；2、 根據成品入庫交接單輸入產品入庫數量，報告完成生產任務單，完成系統(tǒng)產品入庫；3、在生產任務單報告完成后，反沖原材料；4、以上操作應及時進行、準確，不能因自身的延誤影響產品庫存、產品入庫和銷售發(fā)貨；5、 定時對比車間實際庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤及時報告部門主管，必要時申請庫存事務盤點處理；6、 在執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)物料清單、物料編碼、倉庫、庫存等有問題時應及時上報部門 主管，或及時通知相關部門，如發(fā)現(xiàn)沒有得到及時解決應上報項目組采取措施；7、 每天及時校

19、對材料領用數量、成品入庫數量、工序派工單執(zhí)行進度情況，如發(fā)現(xiàn)錯 誤應及時找出原因記錄備案，并及時糾正。（三八 車間數據管理員主要職責：1、負責根據生產任務單輸入、更新工序計劃單，并正派或倒排計劃單后審核確認；2、根據排產的計劃單錄入工序派工單，審核下發(fā)工序派工給相關工作中心；3、 在派工序計劃執(zhí)行完畢后提供工序匯報給生產流程控制員，根據實際使用情況，完 成物料退庫；4、如發(fā)現(xiàn)物料基礎數據、 倉儲基礎數據不正確或有疑問，應及時通知相關人員， 如沒有得到解決，應書面向項目組反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤；5、 定期提供派工執(zhí)行進度表、工序匯報明細表、工序在制品統(tǒng)計表、 月工序

20、執(zhí)行統(tǒng)計表給生產部門主管，便于生產主管控制整個生產進度；6、所有操作要及時、準確，不能影響原料庫存、原材料領用、生產活動。系統(tǒng)業(yè)務功能名稱： 車間管理、生產任務管理、倉庫管理合作部門：生產技術部、物流部、生產管理部第十四條 財務管理模塊 （財務部）（一）、總賬管理員一財務部主管主要職責：1、負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、檢查每日事務處理，并將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、結算會計期間，打印資產負債表、損益表等財務報表；4、 指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，和IT部相關人員解決問題；5、提出財務管理報表規(guī)劃；6、針對實施過程中出現(xiàn)的問題，結合易飛的特點，提出合

21、適的財務解決方案，并能促進該方案的順利執(zhí)行；7、就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；8、維護更新部門操作手冊。（三）、成本控制員主要職責：1、制定公司成本核算管理制度；2、維護成本核算要素，如系統(tǒng)價格，生產成本，費用歸集方案；3、及時過帳生產事務處理并檢查集成結果；4、及時就生產結果中出現(xiàn)的異常情況提出意見并跟進解決過程;5、指導公司報廢物料過程及在系統(tǒng)中的數據歸集。（四）、應付賬款管理員主要職責：1、負責審核采購訂單的價格，并維護系統(tǒng)物料采購單價；2、及時跟進采購員和收貨部門處理已收貨的記錄；3、每月至少一次檢查系統(tǒng)中收貨金額是否已被正確過帳至

22、財務事務處理；4、月結時跟進采購員和收貨部門出具已處理的收貨單、未處理但已收貨的收貨單報告；5、 及時檢查收貨記錄處理后數據集成的正確性，及時錄入已處理的收貨記錄對應的進 項稅暫估；6、檢查對各供應商應付賬余額，確保能反映真實的往來。（五）、應收賬款管理員主要職責：1、 負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時通知銷售訂單處理員，并指 導糾正；2、及時打印銷售發(fā)票，間隔期不超過 1天；3、及時處理已交貨的銷售訂單；4、過賬集成銷售數據至財務子系統(tǒng)；5、及時處理應收賬款：根據客戶匯款，輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發(fā)票， 不能因自己的延誤造成銷售訂單被凍結； 發(fā)票管理，銷售更正處理

23、，保證客戶余額 的準確性；6、每日對帳并存檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決、糾正；7、 如發(fā)現(xiàn)財務基礎數據不正確或有疑問，應及時通知財務數據管理員， 如沒有得到解 決，應書面向項目組反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。系統(tǒng)業(yè)務功能：總帳、報表、應收款管理、應付款管理、固定資產管理合作部門：生產管理部、采購部、物流部、生產部第十五條系統(tǒng)管理（一）、ERP工程師主要職責：1、負責系統(tǒng)權限分配；2、負責系統(tǒng)日常管理、維護和備份（見易飛日常維護操作手冊、計算機系統(tǒng)維護及備份操作手冊）；3、負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題；4、協(xié)助其它部門主管制定各種方案、制度；5、負責協(xié)調公司內部資源，控制項目進度，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；6、根據管理需要進行系統(tǒng)二次開發(fā)；第三章危機預防及應急處理辦法第十六條數據備份：IT部必須定期進行相關數據備份，每天做一次增量備