采購管理制度匯編與流程

1、 采購管理制度與工作流程 部門：采購部目錄第一章總則1第2章 采購計劃管理制度.4第一節(jié) 采購計劃編制制度4第二節(jié) 采購預(yù)算管理制度6第三節(jié) 月度采購計劃管理制度8第三章 采購計劃管理流程10一、采購計劃工作流程10二、月度采購計劃增補流程11第四章 相關(guān)表格.12 一、購買申請單.12 二、緊急采購申請單.13 三、物資采購計劃表.13 四、年度預(yù)算采購表.14 五、采購變更審批表.14六、計劃外采購申請表.15和諾生物工程某公司采購管理辦法 第一章 總則為了規(guī)物資采購、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購成本，特制定本辦法。 第一條、采購部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財務(wù)雙重領(lǐng)導(dǎo)。第二條、本著公

2、平、公正、公開的原則，公司物資采購實行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購部負責(zé)。負責(zé)公司（包括肥料廠）全部物資采購（除食堂物資外），包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗品；行政辦公用品；機器、設(shè)備；實驗用品、試驗材料；基建材料采購。第三條、根據(jù)各部門下達的采購計劃，按照規(guī)定的時間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進行采購。各部門下達采購計劃應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)申購單下達，應(yīng)詳細列明采購材料名稱、時間、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等容。第四條、采購應(yīng)堅持成本效益原則、質(zhì)量原則、進度配合原則、公平竟?fàn)幵瓌t。要求以招標(biāo)或類似的方式進行，向多家供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)或采購函進行詢價和質(zhì)量比較，在材料質(zhì)量保證不影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價廉、同質(zhì)價

3、低的原則采購。第五條、按照詢價、比價、議價、評估、索樣、定價、請購、訂購流程進行。第六條、對于進行大宗采購或經(jīng)常采購的供應(yīng)商，在采購前應(yīng)當(dāng)簽訂采購合同，貨款支付時間上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、型號、單價、金額、供貨時間、地點、運輸方式、運費承擔(dān)方、發(fā)票、付款期限等重要事項。第七條、對本地采購低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購?fù)?，支付貨款必須以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。第九條、經(jīng)詢價、比價、議價、評估后形成書面采購意見，報生產(chǎn)副總批準(zhǔn)定價后訂購。對于生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進行檢測合格后方可訂購。第十條、物資到廠必須辦理入庫手續(xù)，在辦理入庫前，采

4、購員應(yīng)清檢貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、檢測質(zhì)量，經(jīng)驗收合格后方可向倉庫辦理入庫手續(xù)。對于不合格物資，應(yīng)當(dāng)及時通知供應(yīng)商，進行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對供應(yīng)商要進行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對采購的物資進行質(zhì)量檢測或鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案。第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當(dāng)包括：公司名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營圍、營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)系、聯(lián)系人等。第十三條、采購部門應(yīng)當(dāng)分供應(yīng)商建立采購臺賬，按月編制統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報反映供應(yīng)商、采購數(shù)量 、應(yīng)付金額、已付金額、應(yīng)付余額和到期時間，在次月5日前報財務(wù)部和生產(chǎn)副總。第十四條、采購部門應(yīng)當(dāng)一個季度進行一次市場調(diào)查，對當(dāng)前采購方式、價格進行評估，實

5、時調(diào)整采購方略，保證合理價格，降低采購成本。第十五條、采購員在采購過程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機關(guān)并作開除處理。第二章 采購計劃管理制度第一節(jié) 采購計劃編制制度1、 目的 為編制合理的采購計劃，加強對采購計劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序的進行，特制定本制度。2、 適用圍 適用于公司采購計劃的編制工作3、 編制采購計劃的重要性 1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。 2、避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。 3、配合公司資金運用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計劃的順利達成。4、 采購計劃分類 包括：年度采購計劃、月度采購計劃、日采購計劃。 1、年度采購計劃是

6、根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分分析與收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制定的采購計劃。 2、月度采購計劃是指在對年度采購計劃進行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況和市場行情等制定的采購計劃。 3、日采購計劃是指在對月采購計劃進行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯總及審核制定的采購計劃。5、 采購計劃的編制依據(jù) 在編制采購計劃時應(yīng)考慮到經(jīng)營計劃、需求部門的申請、年度采購預(yù)算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。6、 采購計劃的編制步驟 1 2 3 明確銷售計劃 明確生產(chǎn)計劃 制定采購計劃生產(chǎn)部根據(jù)銷售預(yù)測計劃制定次年度生產(chǎn)計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存狀

7、況，制定次年度物料需求計劃各部門根據(jù)年度目標(biāo)、生產(chǎn)計劃預(yù)估次年各種消耗物資的需求量，并制定預(yù)估計劃采購部匯總各種物料、物資的需求計劃，并據(jù)此編制次年度采購計劃公司每年年底制定次年度的經(jīng)營目標(biāo)，銷售部根據(jù)年度目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等資料進行銷售預(yù)測，并制定年度銷售計劃七、采購計劃編制注意事項 1、采購計劃要避免過于樂觀或保守 2、考慮公司年度目標(biāo)達成的可能性 3、生產(chǎn)、銷售計劃的可行性和預(yù)見問題 4、物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性 5、物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響 6、保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡 7、物料采購價格和市場供需的可能變化八、采購部應(yīng)審查各部門的申請采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無替

8、代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計劃中。九、對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。十、如遇急需物資，請購部門應(yīng)填寫“緊急采購申請表”，由該部門負責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后列入采購圍。十一、采購部負責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。 第二節(jié) 采購預(yù)算管理制度1、 目的 為加強對公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。2、 采購預(yù)算的編制 1、采購預(yù)算的編制目標(biāo) （1）采購部憑采購預(yù)算進行采購，并控制采購費用的支出。 （2）方便財務(wù)

9、部據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時性。 2、采購預(yù)算的編制依據(jù) （1）生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量 （2）預(yù)計物資期末庫存量 （3）本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由各部門根據(jù)物資的安全庫存量和提前采購期進行確認 （4）物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當(dāng)前價格并結(jié)合可能影響物資價格變化的因素進行確定 3、影響采購預(yù)算編制的因素 （1）采購環(huán)境 （2）公司銷售計劃 （3）物資使用清單 （4）物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定 4、編制步驟 （1）采購部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采購預(yù)算，編制的過程中，采購部必須對預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?，以?yīng)付可能出

10、現(xiàn)的緊急采購情況。 （2）采購部應(yīng)與財務(wù)部進行協(xié)商，在充分考慮公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算。 （3）報領(lǐng)導(dǎo)審批。3、 采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整 1、采購預(yù)算的執(zhí)行 （1）經(jīng)核定的分期采購預(yù)算，當(dāng)期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦相關(guān)手續(xù) （2）未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補辦追加相關(guān)手續(xù) （3）采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督 （4）預(yù)算外的采購必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、采購部、主管副總、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預(yù)算相關(guān)容辦理。 2、采購預(yù)算的調(diào)整 采購預(yù)算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情況之

11、一者，采購預(yù)算需要進行調(diào)整： （1）公司經(jīng)營方向發(fā)生變更 （2）受重大自然災(zāi)害的影響 （3）公司部重大政策調(diào)整 （4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等 （5）市場經(jīng)濟形式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營目標(biāo)需要調(diào)整四、本制度由采購部負責(zé)解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。 第三節(jié) 月度采購計劃管理制度1、 目的 為加強月度采購計劃的編制、審核、執(zhí)行、增補等管理工作，對預(yù)算外的采購計劃進行審批，指導(dǎo)采購作業(yè)，有效降低采購成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。2、 月度采購計劃的制定與審批 1、采購部應(yīng)及時跟相關(guān)需求上報部門確認采購提前期，并共享采購提前期信息 2

12、、超預(yù)算采購計劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核 3、本月計劃物資應(yīng)在本月采購 4、月采購計劃的制定程序 （1）采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃制定物料需求計劃 （2）采購部每月29日根據(jù)各需求部門提交的年度采購計劃調(diào)整申請和倉管提交的收發(fā)存報表，以及公司物資需求計劃和年度采購計劃等，結(jié)合月底庫存量、安全庫存量和采購提前編制月度采購計劃 （3）采購部根據(jù)歷史交易價格和供應(yīng)商信息，在月度采購計劃上填制價格信息和預(yù)計到貨日，提交正式的月度采購計劃 5、月度采購計劃的審批程序 采購部將月度采購計劃于每月5日前上報公司財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)部審核后遞送主管副總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少徲媱潱瑧?yīng)組織各部門協(xié)調(diào)，采購部重新調(diào)整月

13、度采購計劃。3、 月度采購計劃增補辦理1、需求部門的增補采購計劃須經(jīng)部門主管同意 2、采購部、財務(wù)、主管副總審核后增補采購計劃 3、增補的物資應(yīng)是對生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要影響、必須緊急訂購的物資 4、增補采購計劃必須附詳細說明 5、非生產(chǎn)類采購計劃增補申請： （1）非生產(chǎn)類采購計劃增補由需求部門申請人員根據(jù)需要編制“增補需求計劃申請表”，依次遞交部門主管、財務(wù)、主管經(jīng)理審核 （2）需求相關(guān)部門申請人員將審核同意的“增補需求計劃申請表”遞交采購部 6、倉儲安全預(yù)警 （1）倉管發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存預(yù)警線時應(yīng)及時通知采購部，并遞送當(dāng)前庫存量 （2）采購部根據(jù)當(dāng)前庫存量判斷閱讀采購計劃是否已執(zhí)行完畢，分析

14、原因并及時進行處理 7、當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時，相關(guān)人員須補報“增補需求計劃申請表” （1）需求部門臨時訂單 （2）不可預(yù)期設(shè)備損壞 （3）生產(chǎn)、經(jīng)營臨時需求 （4）月度采購計劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫存預(yù)警四、本制度由采購部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章 采購計劃管理流程 一、采購計劃工作流程（如圖）： 相關(guān)部門 采購部 財務(wù)部 主管副總相關(guān)資料存檔確定調(diào)整方案 審批審核問題執(zhí)行采購計劃 審批 審核編制采購計劃查看歷史數(shù)據(jù)確定采購需求物資需求匯總提出采購需求2、 月度采購計劃增補流程（如圖）： 相關(guān)部門 相關(guān)部門主管 采購部 財務(wù)部 主管副總 審批 審核編制

15、月度增補采購計劃分析原因并處理接收“增補需求計劃表” 核準(zhǔn)提交“增補需求計劃申請表”相關(guān)資料存檔執(zhí)行月度增補采購計劃 通過第四章 相關(guān)表格一、購買申請單和諾生物工程某公司 采購申請單申請部門需求時間申請理由采購項目 描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)算尚余預(yù)算年 月 日 董事長： 總經(jīng)理： 分管副總： 會計： 部門主管： 申請人：和諾生物工程某公司生產(chǎn)請購單 年 月 日采購對象原料 物料 設(shè)備 零配件 其他采購項目描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注參考資料庫存量可用天數(shù)需求時間董事長： 總經(jīng)理： 分管副總： 會計： 部門主管： 申請人：二、緊急采購申請單和

16、諾生物工程某公司緊急采購申請單 年 月 日緊急采購原因 需求時間序號物資名稱 型號/規(guī)格用途單位計劃數(shù)量單價合計金額備注董事長： 總經(jīng)理： 分管副總： 財務(wù)部： 部門主管： 申請人：3、 物資采購計劃表和諾生物工程某公司 物資采購計劃表部門： 年 月 日物資名稱規(guī)格全年采購總量單價金額 每月采購計劃 1月 2月 3月.數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額.4、 年度預(yù)算采購表和諾生物工程某公司 年度采購預(yù)算表 年 月 日年度預(yù)算總額季度預(yù)算 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 備注采購項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月 累計5、 采購變更申請審批表和諾生物工程某公司采購變更審批表原申請物品名稱原申請日期 變動原因物品名稱規(guī)