達輝機械有限公司ERP實施案例分析

1、精心整理借助ASP提升企業(yè)經(jīng)營管理能力上海達輝機械有限公司ER改施案例分析背景上海達輝機械有限公司的前身是新加坡偉達機械有限公司上海辦事處，成立于一九九四年，主要從事歐美等國著名品牌泵類產(chǎn)品的銷售，為廣大的國內(nèi)企業(yè)以及三資企業(yè)提供了高質(zhì)量的泵類產(chǎn) 品和優(yōu)良的售后服務(wù)。由于市場的不斷擴大，一九九九年專門成立了子公司一一上海達輝機械有限公司，并已在北京、天津、上海、廣東、江蘇、西北地區(qū)設(shè)立了分銷商，每年的銷售收入在三千 萬以上。隨著國內(nèi)市場的逐步擴大，達輝的業(yè)務(wù)量越來越大，經(jīng)手的品牌從最開始的3種擴大到8種，到2000年年底總產(chǎn)品數(shù)達到一萬多種，員工們再怎么努力加班、認(rèn)真仔細(xì)都無法避免工作中的種

2、種失誤，倉庫庫存賬不精確、成本核算不精確，不同口徑的統(tǒng)計數(shù)據(jù)存在明顯的數(shù)據(jù)差異，一些客 戶開始對達輝的服務(wù)質(zhì)量和工作效率有意見。另一方面員工也叫苦連天，特別是銷售助理，每個月要花一個多星期來做各種統(tǒng)計報表，同樣的數(shù)據(jù)，銷售助理統(tǒng)計過了，財務(wù)這邊要求變一變，又要全部重新輸入，從而上報母公司的月報表、季報表等也會有所延遲。公司浪費了大量的人力、物力在從事簡單的重復(fù)勞動。決定上ERP新加坡母公司偉達機械有限公司發(fā)覺達輝存在的問題后， 根據(jù)自身在分銷管理上的經(jīng)驗，認(rèn)為 達輝目前的業(yè)務(wù)量已經(jīng)達到手工管理的極限， 達輝迫切需要一套信息系統(tǒng)進行輔助管理。2001年9 月份，達輝的高層領(lǐng)導(dǎo)決定在公司內(nèi)部實施分

3、銷行業(yè)的 ERP為公司的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。選型選擇貝買i1公司的GeOM企業(yè)管理系統(tǒng)其實是非常自然的結(jié)果。I1公司是一家全球性的公司， 偉達早在1998年就向i1公司新加坡分公司購買并實施了這一系統(tǒng)， 覺得該產(chǎn)品性價比高，非常適 應(yīng)象他們這樣的貿(mào)易行業(yè)，他們對這套系統(tǒng)最經(jīng)典的評價是 “不是看到過的最好的，卻是用到過的 最好的”。因此當(dāng)偉達了解i1公司已經(jīng)在上海成立了中國分公司后，就開始與 i1中國接觸，希望 i1中國能夠幫助達輝實施一套在中國也適用的系統(tǒng)。2019年9月精心整理就產(chǎn)品本身而言，ilGeOTM企業(yè)管理系統(tǒng)定位于分銷、零售、物流等行業(yè)，最大的特點是基于 Internet的B/S架構(gòu)

4、，是一套能夠解決企業(yè)多區(qū)域、多語言、多公司、多倉庫、多幣種的方案， 而且對分銷企業(yè)復(fù)雜的進銷存及財務(wù)管理有很豐富的經(jīng)驗和很強的解決能力，同時該產(chǎn)品以中小企業(yè)為主要目標(biāo)市場，無論是在功能設(shè)置、價格、實施及維護上都充分考慮了中小型企業(yè)的特點。從母公司往下推行信息系統(tǒng)，這本身也代表了母公司對該系統(tǒng)的認(rèn)可。期望目標(biāo)從偉達的角度出發(fā)，在達輝內(nèi)部推行這一系統(tǒng)，一方面是希望通過引進現(xiàn)代管理方式提高達輝 的工作效率，加強達輝的競爭能力；另一方面與母公司應(yīng)用同一套系統(tǒng)， 有利于后期的數(shù)據(jù)集成和 統(tǒng)一管理，方便母公司與達輝之間實時的信息交換與溝通，而且偉達對該系統(tǒng)的實施和應(yīng)用經(jīng)驗對于達輝ERP系統(tǒng)的順利實施也有所

5、幫助。對于達輝來說，不僅希望信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠把員工從繁瑣的手工工作中解放出來， 提高工作 效率；更期望新系統(tǒng)的引入能夠改變公司與母公司、與供應(yīng)商、與客戶的合作方式， 優(yōu)化公司的運 營模式，練好內(nèi)功，為未來更激烈的競爭打好基礎(chǔ)。采用ASP基于GeOM產(chǎn)品可以直接在Internet運行的特點，i1公司提供了購買套裝軟件和購買 ASP服 務(wù)兩種合作方式，購買套裝軟件就是把軟件直接賣給客戶，客戶自己購買硬件和license ,自己維護；而ASP則是由i1負(fù)責(zé)所有軟硬件費用，以及后期的維護和升級工作，其中ASP方式的運行平臺是i1與上海電信共同組建的企業(yè)信息服務(wù)綜合平臺，達輝只需要交納少量的月租費即可

6、直接通 過Internet使用該系統(tǒng)。 / “門將達輝是一個專業(yè)的貿(mào)易型公司，公司內(nèi)并沒有 IT人員，即使考慮到公司未來的發(fā)展，達輝仍 I然希望自己專注于分銷行業(yè)，不想投入太多精力考慮軟硬件的維護更新、 信息化的規(guī)劃等等?？紤] 到公司目前的規(guī)模、人員配置、業(yè)務(wù)特點以及所處的商業(yè)環(huán)境， 達輝最后決定采用ASP的方式租用 i1公司的應(yīng)用系統(tǒng)，整個方案的結(jié)構(gòu)如下：AS暇式的優(yōu)勢是顯而易見的，以少量的月租費替代了大量信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的投資支出，以 最快的速度獲得應(yīng)用服務(wù)，免去安裝、調(diào)試的諸多環(huán)節(jié)，也免去信息技術(shù)設(shè)施日常維護和管理的麻 煩，數(shù)據(jù)的備份及儲存都由i1幫助打理，無需IT維護人員，卻享受著高質(zhì)

7、量的IT服務(wù)和應(yīng)用服 務(wù)的自動升級，從而使用大型企業(yè)才有能力購買的應(yīng)用服務(wù)。相比于購買套裝軟件，達輝可以可省精心整理下的費用包括服務(wù)器費用、數(shù)據(jù)庫使用許可費用、ER瞰件使用許可費用、IT人員的人工費。ASP真式下，企業(yè)最擔(dān)心是數(shù)據(jù)的安全性和保密性的問題，特別是對于分銷企業(yè)來說，客戶的 信息是企業(yè)生存的關(guān)鍵，也正是出于這種擔(dān)心，在國內(nèi)采用ASP真式的企業(yè)并不多見。數(shù)據(jù)的安全 性和保密性包括兩個方面，一是網(wǎng)絡(luò)安全的問題，而 i1中國ASP的數(shù)據(jù)中心是與上海電信共同組 建的，采用嚴(yán)格的電信安全管理機制， 以及高端的設(shè)備、超常的保護措施，數(shù)據(jù)的安全性可以得到 保證。另一方面是系統(tǒng)運行中的問題， 通過新

8、加坡總公司與i1的合作經(jīng)驗，達輝認(rèn)為i1本身在遵 守商業(yè)規(guī)則方面是值得信任的，而上海電信作為國內(nèi)的大公司，誠信度也是非常高的，都不應(yīng)該存 在人為的失密問題。 I實施過程即使是能夠提供一對多服務(wù)的 ASP奠式，i1也無法一開始就提供給達輝完全適用的應(yīng)用系統(tǒng)， 因此達輝同樣要經(jīng)歷“痛苦”的實施過程。出于從簡到難的考慮，2001年10月，達輝先從最基本的進銷存業(yè)務(wù)模式著手，這部分的業(yè)務(wù) 與新加坡偉達的業(yè)務(wù)非常相似，所以在實施過程中，除了依靠i1公司的實施顧問外，還可以請求母公司的幫助。達輝有著良好的管理基礎(chǔ)，人員素質(zhì)也都比較高，實施過程中碰到的阻力并不是很 大。最關(guān)鍵的問題是如何把在新加坡用得非常好

9、的系統(tǒng)改造成中國也適用的系統(tǒng)，應(yīng)該說GeOM產(chǎn)品的主干部分與達輝的業(yè)務(wù)是非常吻合的， 但仍有很多細(xì)節(jié)問題需要重新設(shè)計、 重新協(xié)調(diào)，比如說 報表格式的調(diào)整、字段的選擇，價格處理方式的變更等。盡管如此，在達輝和i1公司的共同努力下，到11月中旬該系統(tǒng)就開始試運行，經(jīng)過不斷調(diào)整和修改，2002年1月份正式開始應(yīng)用。在不到三個月的時間內(nèi)成功上線，這里面有達輝的配合、偉達的支持以及i1公司的努力付出。/ “門將2002年初，i1對達輝進行了一次全面的升級，這次升級主要是針對國內(nèi)企業(yè)的特殊需求重新 設(shè)計的新版本，同時也增加了財務(wù)功能。GeOM財務(wù)功能最顯著的特點是隨著事件的發(fā)生實時更新， 因此無論什么時候

10、看到的財務(wù)數(shù)據(jù)和報表都是最新的，不存在重新過帳的問題，真正達到了資金流、 物流和信息流三流的集成。當(dāng)然實施初期中也碰到了一些問題，比如說最開始的時候，GeOM作為國外產(chǎn)品的財務(wù)模塊還不具備國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的報表格式，達輝的財務(wù)人員需要重新把數(shù)據(jù)輸入到另一套財務(wù)系統(tǒng)中，存在重復(fù)輸入和對帳的問題。不過i1已經(jīng)推出完全符合國家財政部要求的財務(wù)模塊，這些問題都已經(jīng)得到 了解決，正如達輝對i1中國的評價”產(chǎn)品越來越適應(yīng)國內(nèi)的要求了， 解決問題的能力越來越強了，2019年一9月精心整理市場前景肯定會越來越好的”實施效益作為i1中國在國內(nèi)的第一個AS陳例，達輝曾經(jīng)擔(dān)心ERP的實施是否能達到偉達所期望的也 是i1宣傳

11、中的效果，在系統(tǒng)順利上線七個月后的今天，這種擔(dān)心已經(jīng)不成為擔(dān)心，看著員工熟練 地操作著該系統(tǒng)，達輝開始感受到了伴隨著ERP®施所帶來的新的運營模式，為企業(yè)帶來多大的效 益。從運營模式上看，整個模式的轉(zhuǎn)變?nèi)缦聢D所示。拋開系統(tǒng)給每位員工特別是經(jīng)常出差的高層領(lǐng) 導(dǎo)所帶來的便利，在新的模式下，最大的受益者是新加坡母公司、銷售部門以及倉庫管理部門。新加坡母公司2002年5月，新加坡偉達機械有限公司放棄了自己維護多年的i1產(chǎn)品，也把系統(tǒng)托管到i1I 三-IX£新加坡公司所在的IDC數(shù)據(jù)中心，這樣母公司與達輝就可以在任何時間內(nèi)實現(xiàn)系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的完 全互訪，根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限直接查詢有關(guān)的銷

12、售、庫存等信息。母公司通過自己的賬號登錄到達輝的 GeOM系統(tǒng)，系統(tǒng)中記錄了達輝每天真實的經(jīng)營業(yè)績以及 各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，母公司根據(jù)自己的需要主動獲取相關(guān)內(nèi)容， 不再需要達輝每個月重新制作上報母公 司的報表，也不會存在人為的隱瞞或粉飾，就象自己在經(jīng)營這家子公司一樣，不僅節(jié)約了大量的差 旅費用，還分別節(jié)省了母公司和子公司的人工成本。4一Z-7另外清晰地掌握達輝的經(jīng)營信息還有助于母公司針對達輝的情況提供相關(guān)的支持， 比如現(xiàn)在母 公司有專人在線負(fù)責(zé)輔助達輝進行客戶信用額度的分析和審核， 實現(xiàn)遠(yuǎn)程的指導(dǎo)；有什么銷售政策、 價格策略等需要調(diào)整也可以直接通過系統(tǒng)直接確認(rèn)。X銷售部門銷售部門對GeOM系統(tǒng)的應(yīng)用

13、優(yōu)勢主要體現(xiàn)在更加規(guī)范的銷售控制、更高的工作效率、以及更 好的客戶服務(wù)等方面。通過系統(tǒng)中的價格表功能，不同的客戶、銷售員以及不同的區(qū)域都可以設(shè)定不同的價格信息， 超過權(quán)限的價格及客戶信貸額度都需要有上級主管的審批，減少了不規(guī)范的銷售行為和不必要的應(yīng)收賬款。系統(tǒng)中的各類統(tǒng)計功能使原先每個月一周多的統(tǒng)計工作，現(xiàn)在只需要十幾分鐘就可以完成了， 2019年9月精心整理而且系統(tǒng)商業(yè)智能模塊中的各種分析功能還有助于銷售人員向公司反饋及時的市場信息，減少盲目采購的行為，降低庫存，提高資金周轉(zhuǎn)率。另外訂單處理的周期大大加快，銷售、采購、財務(wù)、倉管部門之間的信息共享減少了單據(jù)的流 轉(zhuǎn)、審批時間，精確的產(chǎn)品信息查

14、詢降低了銷售訂單的更改率和返回率， 再加上對客戶信息有秩序 的管理使得客戶的滿意度得到大幅度的提高。倉庫管理新系統(tǒng)的應(yīng)用首先使在庫產(chǎn)品的成本核算更加精確。不同批次的產(chǎn)品往往有不同的價格，庫存 成本需要通過一定的成本核算方式不斷地進行更新，但在手工管理中，對上萬種產(chǎn)品進行庫存成本 的及時更新幾乎是不可能的事情，因此倉庫庫存成本一般都不是很準(zhǔn)確，由此計算出來的企業(yè)成本 也是不精確的。GeOM系統(tǒng)根據(jù)入庫信息可以實時地更新庫存成本，就避免了人工粗糙的成本核算 方式。、 "_/ ''''已其次，還使得在庫產(chǎn)品的分拆管理更加準(zhǔn)確。達輝向母公司或國外采購的產(chǎn)品有很

15、多需要進行 重新的拆裝，人工倉庫管理時無法準(zhǔn)確記錄和統(tǒng)計拆下來的部件以及重新裝配的產(chǎn)品，GeOM中的產(chǎn)品入庫和產(chǎn)品出庫的自動協(xié)調(diào)功能解決了這個復(fù)雜的問題。最后，倉庫管理模塊還可以靈活協(xié)調(diào)和控制多個倉庫之間的在庫產(chǎn)品。達輝可以根據(jù)公司與母公司、分銷商之間的實際結(jié)構(gòu)進行倉庫設(shè)置和地點的分配，倉庫與倉庫之間的庫存轉(zhuǎn)移功能方便了 庫存調(diào)整、庫存盤點、庫存?zhèn)魉秃鸵话銕齑孓D(zhuǎn)移業(yè)務(wù)，甚至樣品柜也可以作為邏輯倉庫的一種， 精 確地管理到所有倉庫的所有在庫產(chǎn)品。其它另外，系統(tǒng)的實施還幫助企業(yè)減少了大量的輔助辦公人員，倉庫和庫存管理現(xiàn)在只要一個人就 足夠了；基于消息系統(tǒng)的工作流功能實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)警管理，加快了員工處理事情的速度，大大減少了事件滯后處理的概率；電子商務(wù)前后與后臺的無縫集成使達輝具備了網(wǎng)上銷售的能力，等等一些效益都讓達輝感受到現(xiàn)代經(jīng)營手段的巨大魅力。未來展望上述的實施效益還只能說是目前為止可