會計(jì)信息化下輔助核算淺探

1、會計(jì)信息化下輔助核算淺探 一、輔助核算問題的提出 假定某企業(yè)有五個(gè)制造車間,制造費(fèi)用項(xiàng)目包括工資、福利費(fèi)、折舊費(fèi)、修理費(fèi)、水電費(fèi)等10個(gè)項(xiàng)目。在傳統(tǒng)的手工會計(jì)環(huán)境下,該企業(yè)對各車間的各個(gè)制造費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行核算與管理,一般是在制造費(fèi)用總分類賬戶下按照各制造車間分別設(shè)置二級賬戶,然后在各二級賬戶下按制造費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置多欄賬,以核算各制造費(fèi)用項(xiàng)目。但由于在會計(jì)信息化方式下,記賬憑證是賬務(wù)子系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源,記賬過程只是對記賬憑證打上記賬標(biāo)記并更新發(fā)生額余額表,所有的總賬、明細(xì)賬、日記賬和多欄賬的查詢打印只是根據(jù)記賬憑證表和發(fā)生額余額表按照賬頁格式臨時(shí)生成的,并不存在手工會計(jì)環(huán)境下總賬和明細(xì)賬、日記賬的

2、平行登記過程,因此不能利用手工會計(jì)下的方式來進(jìn)行核算與管理,而只能按照明細(xì)賬核算方式的要求,設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目來進(jìn)行核算。又因?yàn)樵跁?jì)信息化方式下,記賬時(shí)只能填寫末級科目,因此應(yīng)按照表1設(shè)置科目體系,這樣才能達(dá)到既定的核算和管理要求。 雖然利用明細(xì)賬核算方式可以滿足核算和管理要求,但卻存在以下兩點(diǎn)不足。首先,科目體系會變得異常龐大和繁瑣,不利于提高核算效率。在本例中,為了完成核算要求,需要設(shè)置1個(gè)一級科目、5個(gè)二級科目、50個(gè)三級科目,共56個(gè)科目。其次,信息查詢存在障礙,不能滿足信息化方式下方便快速地進(jìn)行信息查詢的要求。當(dāng)企業(yè)想查詢同一費(fèi)用項(xiàng)目在不同車間的發(fā)生情況時(shí),傳統(tǒng)的明細(xì)賬核算只能提供

3、“縱向查詢”,而不能提供“橫向查詢”,因此只能由企業(yè)自己按照明細(xì)賬進(jìn)行加總和比較。而利用輔助核算則能椒段鬧姨醄會計(jì)信息化下輔助核算淺探 蝦玫亟餼鏨鮮鑫侍狻?二、輔助核算的類型 目前,許多會計(jì)信息化軟件所提供的輔助核算類型不盡相同,典型的輔助核算類型包括以下幾種: 一是客戶核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的客戶信息時(shí),可以使用客戶核算。例如,企業(yè)可能需要按不同客戶核算和反映其應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款、其他應(yīng)收款等賬戶信息,因而可以將這些賬戶設(shè)置為客戶核算;再如,當(dāng)企業(yè)需要按客戶對商品銷售進(jìn)行流向分析以反映各客戶購買排序及比重情況時(shí),可以將主營業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為客戶核算。 二是供應(yīng)商核算。當(dāng)

4、某一賬戶需要核算和反映不同的供應(yīng)商信息時(shí),可以使用供應(yīng)商核算。例如,企業(yè)可能需要按不同供應(yīng)商核算和反映其應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款、其他應(yīng)付款等賬戶信息,因而可以將這些賬戶設(shè)置為供應(yīng)商核算;再如,當(dāng)企業(yè)需要對不同供應(yīng)商所供應(yīng)商品的銷售情況進(jìn)行反映和分析時(shí),也可以將主營業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為供應(yīng)商核算。 三是個(gè)人核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的個(gè)人信息時(shí),可以使用個(gè)人核算。例如,當(dāng)企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費(fèi)等借款情況時(shí),可將其他應(yīng)收款設(shè)置為個(gè)人核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績時(shí),可以將主營業(yè)務(wù)賬戶設(shè)置為個(gè)人核算。 四是部門核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí),可以使用部門

5、核算。例如,當(dāng)企業(yè)需要按不同部門反映其制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等情況時(shí),可以將制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等賬戶設(shè)置為部門核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時(shí),可以將主營業(yè)務(wù)賬戶設(shè)置為部門核算。 五是項(xiàng)目核算。項(xiàng)目核算是一個(gè)廣義的概念,由于可以將不同的客戶、供應(yīng)商、個(gè)人和部門看作不同的項(xiàng)目,因而可以采用項(xiàng)目核算。如果企業(yè)需要反映不同在建工程項(xiàng)目的建造成本時(shí),可以將在建工程賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各項(xiàng)在建工程項(xiàng)目作為不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時(shí),可以將生產(chǎn)成本賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映在不同地區(qū)的銷售情況,以統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品在哪些地區(qū)更受用戶歡迎時(shí),可以將主

6、營業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各地區(qū)看作不同的項(xiàng)目。 三、輔助核算的步驟 第一,明確核算和管理要求。核算和管理要求完全由企業(yè)根據(jù)自己的核算和管理水平?jīng)Q定,與軟件無關(guān)。會計(jì)信息化軟件提供了輔助核算功能,但企業(yè)是否使用以及軟件是否適用企業(yè)完全取決于企業(yè)自身的狀況和要求。企業(yè)在實(shí)施會計(jì)信息化過程中,應(yīng)該對自身的管理模式和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造,而不應(yīng)只是要求會計(jì)信息化軟件來適應(yīng)企業(yè),企業(yè)和會計(jì)信息化軟件應(yīng)該是相互適應(yīng)的。 第二,設(shè)置會計(jì)科目體系及相應(yīng)的輔助核算類型。一旦決定了核算和管理要求,就要正確地建立相應(yīng)的會計(jì)科目體系以及科目的輔助核算類型。例如,為了對企業(yè)各車間的制造費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行精確核算和

7、管理,可以只設(shè)置制造費(fèi)用一級科目,然后將該科目同時(shí)設(shè)置為部門核算和項(xiàng)目核算。 第三,設(shè)置相關(guān)的輔助檔案。決定了輔助核算類型后,接下來便要正確地設(shè)置相關(guān)的輔助檔案,如在前例中,應(yīng)該設(shè)置企業(yè)的部門檔案和制造費(fèi)用項(xiàng)目檔案,以便系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的核算。 第四,填制記賬憑證時(shí)選擇相應(yīng)的輔助核算信息。由于記賬憑證是賬務(wù)子系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源,因而在填制記賬憑證時(shí),如果用到了具有輔助核算要求的會計(jì)科目,用戶必須要選擇相關(guān)的輔助核算信息。如在前例中,當(dāng)填制有關(guān)制造費(fèi)用的憑證時(shí),必須要同時(shí)選擇部門信息和制造費(fèi)用項(xiàng)目信息,以便系統(tǒng)地對制造費(fèi)用的部門信息和費(fèi)用項(xiàng)目信息進(jìn)行記錄? ,會計(jì)信息化下輔助核算淺探(2) 榧臣坪頭

8、治觥?第五,查詢輔助核算信息。一旦在填制記賬憑證時(shí)正確地選擇了相關(guān)的輔助核算信息,便可以利用系統(tǒng)提供的輔助賬表查詢功能,方便地對輔助核算信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)和分析了。如在前例中,不但可以查詢制造費(fèi)用賬戶的總賬、明細(xì)賬,也可以查詢各部門各制造費(fèi)用的發(fā)生情況,還可以查詢同一費(fèi)用項(xiàng)目在不同部門間的發(fā)生情況。當(dāng)然,也可以按部門、費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行制造費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、對比和分析。 四、輔助核算的作用 (一)簡化會計(jì)科目體系由于進(jìn)行輔助核算時(shí),可以用相關(guān)的輔助檔案代替明細(xì)科目,從而達(dá)到簡化會計(jì)科目體系的作用。如在前例中,如果采用傳統(tǒng)的明細(xì)科目核算,需要設(shè)置56個(gè)科目,而使用輔助核算時(shí),只需要設(shè)置1個(gè)制造費(fèi)用一級科目即

9、可,原先的5個(gè)部門二級科目和50個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目三級科目可以省略,代之以5個(gè)部門檔案和10個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目檔案,從而使得會計(jì)科目由56個(gè)變?yōu)榱?個(gè)。再如,某企業(yè)要按客戶核算其應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款,假設(shè)該企業(yè)共有100個(gè)客戶,因此除了需要設(shè)置應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款2個(gè)一級科目外,還需要在這兩個(gè)一級科目下分別按客戶設(shè)置100個(gè)二級科目,因而總共需要設(shè)置202個(gè)會計(jì)科目。如果將應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款分別設(shè)置為客戶輔助核算的話,只需要設(shè)置應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款2個(gè)一級科目,原先的200個(gè)二級科目完全可以省略,而代之以100個(gè)客戶檔案即可。 (二)使會計(jì)科目體系變得相對穩(wěn)定使用傳統(tǒng)明細(xì)科目核算時(shí),如果相關(guān)信息發(fā)生變動,會造成到會

10、計(jì)科目的變動,而使用輔助核算時(shí),由于不必建立相應(yīng)的明細(xì)科目,當(dāng)相關(guān)信息發(fā)生變動時(shí)不會影響到會計(jì)科目,因而使得會計(jì)科目體系變得相對穩(wěn)定。如在前例中,如果車間數(shù)量或費(fèi)用項(xiàng)目數(shù)量發(fā)生變動,在使用明細(xì)科目核算時(shí)必須要對相關(guān)會計(jì)科目進(jìn)行變更,而使用輔助核算時(shí)會計(jì)科目體系不必變更,只需對部門檔案和費(fèi)用項(xiàng)目檔案進(jìn)行變更即可。 (三)便于信息的查詢和統(tǒng)計(jì)分析使用傳統(tǒng)明細(xì)核算時(shí),只能進(jìn)行“縱向查詢”,而使用輔助核算時(shí),不僅可以進(jìn)行“縱向查詢”,還可以進(jìn)行“橫向查詢”和相關(guān)的統(tǒng)計(jì)、分析,因而豐富了信息查詢手段,使得用戶可以及時(shí)方便地獲取必要的決策和管理信息,符合會計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)和對會計(jì)信息質(zhì)量的要求。 五、輔

11、助核算功能的不足及改進(jìn)建議 盡管目前會計(jì)信息化軟件一般都提供輔助核算功能,但是筆者認(rèn)為目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上,如何實(shí)現(xiàn)從“輔助核算”到“輔助管理”是會計(jì)信息化面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。而要解決這一問題,筆者認(rèn)為可以從以提 （，。）下幾個(gè)方面進(jìn)行嘗試: 首先,要提供更加豐富的信息統(tǒng)計(jì)和分析功能。輔助核算功能所提供的信息查詢不應(yīng)僅僅停留在類似于傳統(tǒng)總賬、明細(xì)賬的輔助賬簿的查詢層面上,而應(yīng)該更多地關(guān)注如何對現(xiàn)有信息進(jìn)行深加工,從而提供給用戶更多的有助于決策和管理的信息,增強(qiáng)輔助信息的“相關(guān)性”。例如,可以多角度地對各輔助項(xiàng)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總;對各輔助項(xiàng)信息進(jìn)行縱向趨勢分析,以了解各輔助項(xiàng)過去若干期間的發(fā)展趨勢并預(yù)測未來區(qū)間的發(fā)展態(tài)勢;對各輔助項(xiàng)信息進(jìn)行橫向比重分析,以了解各輔助項(xiàng)在總體中所占比重情況,便于企業(yè)重點(diǎn)跟蹤、重點(diǎn)控制。 其次,要提供預(yù)算制定及分析功能。系統(tǒng)應(yīng)該提供對各輔助項(xiàng)制定預(yù)算的功能,并在此基礎(chǔ)上對各