冶金工業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)研究院

1、冶金工業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)研究院科學(xué)技術(shù)研究檔案管理實施細則第一條 根據(jù)本院科研課題管理辦法和檔案管理辦法，特制定本實施細則。第二條 科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡稱科研檔案）是指本院從事科研管理以及在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等各種不同載體的文件材料。第三條 科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家和我院的寶貴財富，必須實行統(tǒng)一組、分級管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、共享和開發(fā)利用。第四條 科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是搞好科研工作的重要基礎(chǔ)工作之一?？蒲袡n案工作要納入科研計劃管理、

2、過程管理和成果管理的全過程。各部門負責(zé)人、課題負責(zé)人為本部門、本課題科研檔案工作責(zé)任人，并確定專人負責(zé)本部門、本課題科研檔案的收集、整理和立卷工作。第五條 實行科研工作和科研檔案工作“四同步”管理，即下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員考核提職與院主管科研管理人員出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。第六條 科技文件材料的形成、積累、整理、立卷歸檔等項目工作納入科研人員的職責(zé)范圍，凡歸檔不完整齊全、不系統(tǒng)等，院科研管理部門不予出具歸檔證明以及受理鑒定、成果登

3、記、申報獎勵及申報新的課題，并作為對有關(guān)人員考核、評審、獎勵的依據(jù)之一。第七條 歸檔范圍（一）立題階段的歸檔材料：調(diào)研報告、考察報告、查新報告、文獻資料、文獻綜述、開題報告、論證報告等；相關(guān)的電話記錄、傳真稿、電子郵件稿、函件、文件、會議紀(jì)要、會議記錄等；項目申報書、項目預(yù)算書、項目可行性研究報告、項目任務(wù)書、技術(shù)合同書、協(xié)議書、委托書等。（二）研究階段的歸檔材料：研究計劃、技術(shù)方案或路線等及相關(guān)原始材料；數(shù)據(jù)整理和分析材料、工作日記、查閱的技術(shù)資料、技術(shù)信函等； 匯報材料、階段小結(jié)、課題（內(nèi)容、人員）變更調(diào)整的文件材料以及課題階段評估相關(guān)材料；項目開展過程中進行的國內(nèi)外調(diào)研計劃及情況總結(jié)、考

4、察計劃及考察報告等；參加各種學(xué)術(shù)交流活動與課題有關(guān)的技術(shù)資料、會議紀(jì)要、會議記錄等。（三）結(jié)題鑒定階段歸檔材料：項目總結(jié)、研究報告、調(diào)研報告、鑒定材料、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、經(jīng)濟效益計算認定書或證明、用戶意見、經(jīng)費使用及結(jié)算材料、設(shè)備購置清單以及其它課題終結(jié)評估相關(guān)材料；專家評審意見、鑒定會議記錄、技術(shù)鑒定證書及相關(guān)申報材料等。（四）成果申報階段歸檔材料：院優(yōu)秀成果獎、行業(yè)及省部級科學(xué)技術(shù)獎申報材料、各類獲獎證書、獎狀等。（五）成果推廣應(yīng)用階段歸檔材料：成果推廣應(yīng)用、產(chǎn)業(yè)化、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等協(xié)議書、合同書以及相關(guān)原始材料。（六）院或部門安排參加的各類學(xué)術(shù)會議或業(yè)務(wù)培訓(xùn)獲得的會議文集（錄）、會

5、議資料等有保存價值的技術(shù)材料。第八條 歸檔要求（一）所有鑒定、結(jié)題、暫停、取消等課題的技術(shù)材料均應(yīng)歸檔。（二）實行由科研課題(項目)組長或負責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制?？蒲腥藛T應(yīng)在每項科研項目(包括中斷或取得負結(jié)果的項目)完成或某部分結(jié)束后，負責(zé)科研文件材料的形成、積累、整理、立卷，經(jīng)審查驗收后歸檔，并納入部門及個人年度考核。（三）科研文件材料應(yīng)在科研項目完成后及時歸檔。研究周期長的項目，可分階段歸檔。（四）課題歸檔材料應(yīng)按照立題、研究、結(jié)題鑒定、成果申報、成果推廣應(yīng)用等五個階段的自然形成規(guī)律整理好，保持材料之間的有機聯(lián)系，并由交付人填寫科研檔案簡介和卷內(nèi)科技文件材料備考表。（五）歸檔原始材料的

6、手寫稿應(yīng)是原件，一律用藍、黑色墨水書寫，不得有鉛筆、圓珠筆、紅墨水等痕跡，字跡要工整；打印稿應(yīng)是定稿，要求字跡圖表清晰；根據(jù)需要可復(fù)制若干份，復(fù)制件應(yīng)紙質(zhì)優(yōu)良整潔；傳真件必須復(fù)印后歸檔。所有書面材料必須完整無缺。（六）外文材料若有漢譯文應(yīng)一并歸檔；無漢譯文的，應(yīng)譯出標(biāo)題后歸檔。（七）與課題有關(guān)的照片應(yīng)分類整理并加以注釋說明，隨課題材料一并歸檔。（八）電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步歸檔，其內(nèi)容、順序要一一對應(yīng)。用文字處理技術(shù)形成的電子文檔，其文件存儲格式要求為.TXT或.DOC，用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，其文件存儲格式要求為.TIF，彩色圖像文件非壓縮格式為.JPEG或.BMP。電子文檔應(yīng)刻錄在

7、只讀光盤、一次寫光盤等耐久性載體上，禁用軟磁盤等不利于長期保存的載體刻錄歸檔電子文檔。電子文檔的歸檔載體應(yīng)無病毒，無劃痕，完整，有效。具有永久、長期保存價值的電子文檔應(yīng)歸檔一式兩份，一份長期保存，一份提供利用。（九）立題階段和結(jié)題鑒定階段的歸檔材料要求一式兩套。（十）科研項目技術(shù)材料全部歸檔后，經(jīng)科研管理人員驗收合格，認可簽字、方可參加院優(yōu)秀成果獎的評選。（十一）有外單位協(xié)作的科研項目的歸檔按合同或協(xié)議條款立卷歸檔。確系涉及協(xié)作單位或該單位科技人員的合法權(quán)益，應(yīng)在合同書、協(xié)議書或委托書中明確科研文件材料歸檔和歸屬，協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)項目的檔案目錄提供我院備案。第九條 歸檔時間（一）科研材料應(yīng)在科

8、研項目結(jié)題鑒定后三個月內(nèi)歸檔。（二）科研成果材料每年三月底前將上一年獲獎的有關(guān)材料按歸檔范圍及要求整理歸檔并向院檔案管理部門辦理移交。第十條 歸檔程序（一）科研檔案材料的歸檔程序交付人填寫科研檔案簡介和卷內(nèi)科技文件材料備考表，并整理好實物檔案。本部門負責(zé)人審核，并在卷內(nèi)科技文件材料備考表上簽字。科研管理部門管理人員按照歸檔范圍和歸檔要求審核簽字。交付人將科研檔案和所填表格一并移交科研管理部門，雙方清點、核對，并履行簽字手續(xù)。（二）成果獎勵的歸檔程序成果管理部門填寫歸檔材料移交名細清單，整理好實物，編寫說明。成果管理部門負責(zé)人審核簽字。交付人將成果相關(guān)資料及證書等移交檔案管理部門，雙方清點、核對

9、、簽字后，清冊各留一份。第十一條 檔案保管（一）保管期限分為永久（50年以上）、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。（二）密級檔案應(yīng)單獨保管，資料與檔案應(yīng)分開保管。（三）已歸檔的檔案材料不得更改。若確系檔案材料有誤，應(yīng)由檔案移交部門填寫文件更改單，并將其附在原件（原頁）之后。（四）電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開保管，除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案保管的一般要求外，還應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，直立存放，做到防磁、防塵、防變形。（五）為方便產(chǎn)業(yè)部門查閱及利用，產(chǎn)業(yè)部門科研項目完成后的一年項目的檔案材料可暫由部門歸檔管理，也可歸到院管理部門存檔，產(chǎn)

10、業(yè)部門科研項目完成后超過一年的項目檔案材料一律交院管理部門存檔。院考核小組在每年綜合目標(biāo)考核時進行檢查。第十二條 查（借）閱與利用（一）借閱期限：一個月。（二）本院在崗職工或在聘人員根據(jù)工作需要，可以直接查閱或借閱非涉密科研檔案。其它人員查閱檔案必須填寫檔案查（借）閱審批表，說明查閱用途，經(jīng)管理部門負責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可查閱。（三）外單位人員持單位介紹信可查閱非涉密科技檔案。因特殊需要院外人員借閱我院科研檔案時，需經(jīng)院級領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）任何人查閱涉密科研檔案，必須填寫檔案查（借）閱審批表，經(jīng)院保密辦負責(zé)人審核簽字后，方可查閱。（五）涉密科研檔案、重要孤本科研檔案一律不

11、借出。確因工作需要借出的，應(yīng)報院保密辦并主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。借出的涉密檔案限期二天內(nèi)歸還，借出期間不得擅自復(fù)印留存。（六）查（借）閱人需要復(fù)制非涉密檔案時，必須向檔案管理人員說明用途，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，并將復(fù)制份數(shù)填寫在科研檔案查（借）閱登記表上。（七）涉密檔案一律不復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，按院保密規(guī)定辦理。（八）查（借）閱人不得對檔案有圈改、污損、剪裁、拆散、更換、私自摘抄和復(fù)制等行為。（九）借閱檔案到期后，應(yīng)及時歸還，需要繼續(xù)使用時，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。職工調(diào)離、退休時，必須將借閱的檔案歸還，經(jīng)檔案管理部門簽字認可后，人事主管部門方可辦理調(diào)動、退休等手續(xù)。（十）有條件的情況下應(yīng)加強科研檔案

12、的信息加工工作。編制必要的檢索工具，編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等。在院管理網(wǎng)頁上適時發(fā)布相關(guān)信息，提供科研檔案信息交流，搞好資源的共享服務(wù)。第十三條 鑒定銷毀（一）超過保管期限的科研檔案應(yīng)及時組織鑒定銷毀，其工作程序如下：由檔案管理人員清理到期檔案和失效檔案，編制檔案鑒定銷毀清單，報綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)初審。由院學(xué)術(shù)委員會對到期、失效檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。院學(xué)術(shù)委員會鑒定銷毀意見（附“檔案鑒定銷毀清冊”）報院長批準(zhǔn)后，管理部門備案。在銷毀人（由院指派）、監(jiān)銷人（由檔案相關(guān)部門或院指派）同時到場的情況下銷毀檔案。檔案銷毀后，銷毀人、監(jiān)銷人應(yīng)分別在檔案鑒定銷毀清單上簽字。（二）檔案鑒定銷毀

13、時，應(yīng)銷完毀盡，不得遺漏。（三）檔案鑒定銷毀清單和審批手續(xù)應(yīng)永久保存。第十四條 檢查與獎懲（一）管理部門對科研檔案工作進行定期的檢查，主要包括：責(zé)任部門分管領(lǐng)導(dǎo)、人員等條件落實情況；科研檔案建檔與科技管理工作四同步的情況；完成的科研項目科研文件材料歸檔情況；檔案管理措施建立、落實情況；檔案管理和保管情況；科研檔案開發(fā)利用情況。（二）對科研檔案工作搞得好的部門，結(jié)合部門年度目標(biāo)責(zé)任制給予表彰或獎勵；凡因檔案管理混亂而影響科研進程和造成嚴(yán)重損失的部門，要追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任人員的責(zé)任，結(jié)合部門年度目標(biāo)責(zé)任制考核給予經(jīng)濟處罰，必要的給予行政處分。對科研檔案質(zhì)量未達到要求的，限期改進；超過期限仍未改

14、進的，將不準(zhǔn)報成果和不發(fā)成果獎等，促其盡快改進。（三）對責(zé)任心強，有創(chuàng)新精神，在工作中取得顯著成績的專職或兼職科研檔案人員，應(yīng)按照國家及院有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵。對工作失職，違反規(guī)定，泄露機密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予處罰。（四）直接經(jīng)濟處罰（1）各類檔案必須按時歸檔，無正當(dāng)理由未按時歸檔的，扣減責(zé)任部門負責(zé)人和直接責(zé)任人全年崗績工資的1%5%。（2）私自留存核心技術(shù)材料，或不遵守保密制度，擅自替他人借閱涉密檔案，造成失、泄密事故和知識產(chǎn)權(quán)流失的，扣減責(zé)任部門負責(zé)人和直接責(zé)任人全年崗績工資的5%50%，情節(jié)嚴(yán)重者，還將追究行政及法律責(zé)任。（3）因工作失誤，將已形成的、應(yīng)該歸檔的原始材料丟失，造成歸檔材料不完整，降低了檔案材料查考價值的，扣減責(zé)任部門負責(zé)人和直接責(zé)任人全年崗績工資的5%10%。（4