學(xué)校檔案管理說(shuō)明

1、學(xué)校檔案管理說(shuō)明一. 學(xué)校檔案分類1 文書(shū)檔案一一分黨支部、工會(huì)、辦公室、教導(dǎo)處、總務(wù)處、團(tuán)委；2. 教學(xué)和教師業(yè)績(jī)檔案一一分學(xué)籍檔案（按年度分類）和教師業(yè)績(jī)檔案；3. 基建、設(shè)備檔案一一按建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備型號(hào)分類；4. 會(huì)計(jì)檔案一一按年度分類；5. 聲像、實(shí)物檔案一一按年度分類。二. 文件材料的形成與歸檔1. 凡是在學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料均應(yīng) 歸檔，歸檔范圍（見(jiàn)附件）。2. 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)字跡清楚，書(shū)寫(xiě)工整，簽署完備。禁用鉛筆、圓珠筆、 純蘭、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)、審批公文。3.歸檔的文件材料力求完整齊全，按照規(guī)范要求，整理立卷，做到分類清楚、組卷合理、保管

2、期限準(zhǔn)確、標(biāo)題簡(jiǎn)明確 切、結(jié)構(gòu)完整、排列系統(tǒng)、編目清晰、裝訂結(jié)實(shí)，便于保管和利用。三. 各類檔案的歸檔時(shí)間I .文書(shū)檔案于次年6月底前歸檔；2. 教學(xué)檔案和教師業(yè)績(jī)檔案于本學(xué)年度結(jié)束后歸檔；3 .基建、設(shè)備檔案于項(xiàng)目（成果）鑒定后 3個(gè)月內(nèi)歸檔；4.會(huì)計(jì)檔案立卷后 暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年后歸檔；5. 聲像、實(shí)物檔案于制作（獲得）后 3個(gè)月內(nèi)歸檔。四. 檔案的管理與提供利用1. 學(xué)校檔案室應(yīng)當(dāng)制定檔案分類方案和編號(hào)辦法，做好檔案的接收、排架工作。2. 資料管理員應(yīng)確保檔案安全，并定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。3. 學(xué)校成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴(yán)格檔案銷毀制度。4. 各處室應(yīng)協(xié)

3、助做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)力求準(zhǔn)確、可靠。5. 資料管理員變動(dòng)時(shí)，必須做好檔案移交工作，辦理檔案交接手續(xù)。6. 資料管理員應(yīng)熟悉檔案庫(kù)存情況， 根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具， 編寫(xiě)檔 案參考資料，積極、主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。附件：學(xué)校文件材料歸檔范圍及保管期限表類別序號(hào)歸檔范圍保管期限文書(shū)檔案1上級(jí)機(jī)關(guān)（含業(yè)務(wù)主管部門(mén)）下發(fā)的需要學(xué)校貫徹執(zhí)行的各項(xiàng)工作的決定、 條 例、辦法、規(guī)定、指示、批復(fù)、通知、會(huì)議主要文件等 針對(duì)本校的 永久 業(yè)務(wù) 指導(dǎo)的長(zhǎng)期一般的 短期2 本校黨、工、團(tuán)組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)和重要會(huì)議的工作報(bào)告、匯報(bào)等文 件材料永久或長(zhǎng)期3 本校黨支部發(fā)展黨員、

4、評(píng)優(yōu)等工作意見(jiàn)、結(jié)果、批復(fù)及黨、團(tuán)、工干部名冊(cè)， 會(huì)議記錄等文件材料永久4 本校在各項(xiàng)工作中形成的決議、決定、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要的工作報(bào)告、匯報(bào)，請(qǐng)示、批復(fù) 永久或長(zhǎng)期5 本校制定的黨務(wù)、行政管理制度、崗 位責(zé)任制等文件材料長(zhǎng)期6 本校行政會(huì)議或校長(zhǎng)會(huì)議記錄永久7 本校重大活動(dòng)（運(yùn)動(dòng)會(huì)、聯(lián)歡會(huì)等）材料 永久或長(zhǎng)期8 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察，檢查工作中形成的材料、照片及本校專項(xiàng)工作的調(diào)查、檢查、普查材料永久或長(zhǎng)期9 本校外事活動(dòng)中形成的有關(guān)材料（包括合同、協(xié)議書(shū)、照片等）長(zhǎng)期10 各類報(bào)刊登載有關(guān)本校情況的通報(bào)、報(bào)道等長(zhǎng)期11 本校安全、保衛(wèi)工作及重大事故的處理情況等有關(guān)材料長(zhǎng)期12 本校評(píng)選各

5、種先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人等材料永久13 反映本校成績(jī)的榮譽(yù)證書(shū)，有紀(jì)念憑證作用的實(shí) 物，?？皩W(xué)校等級(jí)認(rèn)定等材料 永久14 本校關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印章等 請(qǐng)示、批復(fù)和報(bào)告永久15 本校教職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、職稱評(píng)定的報(bào)告、批復(fù)、通知長(zhǎng)期16 本校教職工名冊(cè)、履歷表及勞工報(bào)表 永久17 本校人員調(diào)動(dòng)、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報(bào)告、批復(fù)、通知長(zhǎng)期18 本校離退休人員名冊(cè)、改變待遇審批表本校人員調(diào)動(dòng)、離退休、傷亡、撫 恤，勞保福利報(bào)告、批復(fù)、通知 長(zhǎng)期19 本校教職工申請(qǐng)離職、辭職等材料 長(zhǎng) 期20本校征地、房地產(chǎn)權(quán)、界址、協(xié)議書(shū)、批復(fù)、契約等永久21本校

6、財(cái)產(chǎn)物資等清單、移交清冊(cè)及其有關(guān)的協(xié)議合同等憑證永久22 本校財(cái)產(chǎn)物資等公物管理、使用制度辦法等文件材料長(zhǎng)期23 上級(jí)教育、財(cái)政部門(mén)下達(dá)本校的經(jīng)費(fèi)、基建指標(biāo)等文件永久24 本校財(cái)務(wù)管理制度、辦法等文件材料長(zhǎng)期25 本校教職工工資花名冊(cè)長(zhǎng) 期26 本校開(kāi)展勤工儉學(xué)、實(shí)踐基地等文件材料長(zhǎng)期27 本校接受群眾來(lái)信、來(lái)訪及處理情況短期教 學(xué) 及 教 師業(yè) 績(jī) 檔 案1 上級(jí)教育主管部 門(mén)下達(dá)的教學(xué)任務(wù)、課程設(shè)置、教學(xué)安排、教學(xué)管理、政治思想工作等文件材料 針對(duì)本校的 永久一般參考性的 短期2 本校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估結(jié)論、年度教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)、課程總表、教研活動(dòng)安排表等永久3 本校教改方案、觀摩教學(xué)教案、教師備

7、課方案短期4 本校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、校歷及教育管理辦法長(zhǎng)期5 本校自編校本教材、講義、典型教案、習(xí)題集等 長(zhǎng)期6 本校各科試卷（空 白）及答案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析、學(xué)科考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)及成績(jī)分析長(zhǎng)期7 本校新生入學(xué)成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、期末檢測(cè)考、中考成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、成績(jī)匯總表長(zhǎng)期8 本校學(xué)生開(kāi)展社會(huì)調(diào)查、義務(wù)勞動(dòng)、夏令營(yíng)等活動(dòng)的通知、安排、總結(jié)短期9 本校學(xué)生體育達(dá)標(biāo)、體質(zhì)健康的綜合材料，參加各級(jí)體育比賽成績(jī)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、證書(shū)長(zhǎng)期10 本校學(xué)生參加社會(huì)上組織的各種競(jìng)賽活動(dòng)的獲獎(jiǎng)名單及獲獎(jiǎng)作品長(zhǎng)期11本校三好生、優(yōu)秀班干、團(tuán)干部、先進(jìn)集體及各方面獲獎(jiǎng)名單及典型材料 長(zhǎng) 期12 本校畢業(yè)生質(zhì)量

8、跟蹤調(diào)查、信息反饋的材料長(zhǎng)期13 本校教師基本情況登記，鑒定、教師考勤、任課等匯總材料長(zhǎng)期14 本校教師培訓(xùn)，進(jìn)修、專業(yè)考核、考試以及外出講學(xué)、參加學(xué)術(shù)活動(dòng)等材料長(zhǎng)期15 教師講授公開(kāi)課、觀摩課的教案、自編講義、教材或典型教案教材長(zhǎng)期16 教師業(yè)務(wù)工作材料及個(gè)人教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等材料長(zhǎng)期17 教師個(gè)人教改科研內(nèi)容及其成果、教學(xué)成果等材料長(zhǎng)期18 教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定等材料永久19 教師受表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料 永久20 教師在各種刊物和學(xué)術(shù)會(huì)上發(fā)表、翻譯的論文、文章、論著、作品及有關(guān) 專家評(píng)價(jià)材料長(zhǎng)期21 本校新生報(bào)到注冊(cè)名冊(cè)、學(xué)生花名冊(cè)、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡長(zhǎng) 期22 本校學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)

9、：休學(xué)、退學(xué)、留級(jí)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、輟學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍等材料長(zhǎng)期23 本校學(xué)生畢業(yè)名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表、畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證存根、歷屆同學(xué)錄及照片永 久24 學(xué)生個(gè)人檔案永久基建、設(shè)備檔案1 本校負(fù)責(zé)組織的科研課題（項(xiàng)目）活動(dòng)所產(chǎn)生的成果材料、證書(shū)永久2 本?；ㄆ矫鎴D、規(guī)劃圖、紅線圖、建筑物地上、地下管道設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收的文字材料、圖紙、工程概、預(yù)決算永久3 本校各種貴重教學(xué)儀器、模型的說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證書(shū)、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報(bào)告、維修記錄、預(yù)、決算 長(zhǎng)期4 本校校辦農(nóng)場(chǎng)的土壤分析、品種栽培 試驗(yàn)、田問(wèn)管理記錄、動(dòng)、植物保護(hù)的圖表、標(biāo)本等技術(shù)文件材料長(zhǎng)期會(huì)計(jì)檔案1本校決算報(bào)表永久2本校預(yù)算會(huì)計(jì)年報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證 15年3現(xiàn)金出納帳、銀行存