使用圖表分析數(shù)據(jù)VIP

1、4.5 案例4 使用圖表分析數(shù)據(jù)知識目標(biāo)：ü 多工作表的數(shù)據(jù)輸入與計算ü 圖表類型與數(shù)據(jù)分析ü 格式化圖表ü 圖表與數(shù)據(jù)表ü 2Y軸圖表制作4.5.1 案例說明將Excel工作表中的數(shù)據(jù)制作成圖表，可以更加直觀地體現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。在本例中，我們將基于“一季度銷售”表的數(shù)據(jù)，根據(jù)下列需求制作不同類型的圖表。l 一季度每個銷售員的月銷售額比較l 一季度每月的總體銷售業(yè)績比較l 一月份每個銷售員的銷售額占一月份總銷售額的比例l 每個月銷售員的銷售額占每月總銷售額的比例l 銷售員2009年第一季度與最近三年總銷售業(yè)績的比較l 銷售員2009年與200

2、8年第一季度的銷售業(yè)績比較4.5.2 制作步驟1、制作的“一季度銷售”數(shù)據(jù)表。如圖4-5-1所示。圖4-5-1一季度銷售表（1）【文件】【新建】，新建空白工作簿。（2）分別將“sheet1- sheet3”工作表標(biāo)簽重命名為“2007、2008、2009”。（3）選定上述三張工作表為一組工作表。l 選擇全部工作表：右擊工作表標(biāo)簽選擇【選定全部工作表】。l 選擇多張不相鄰的工作表：【ctrl】+單擊工作表標(biāo)簽。l 選擇多張相鄰工作表：【shift】+單擊首尾工作表標(biāo)簽。（4）直接在當(dāng)前工作表中輸入數(shù)據(jù)即可實現(xiàn)向多張工作表中同時輸入相同數(shù)據(jù)，結(jié)果如圖4-5-2所示。l 輸入文本數(shù)據(jù)（行、列標(biāo)題）。

3、l 使用SUM、AVERAGE函數(shù)計算總計和平均銷售額。l 為數(shù)值數(shù)據(jù)（B2:F5區(qū)域）設(shè)置貨幣格式，保留2位小數(shù)。l 為表格設(shè)置自動套用格式：選中表格區(qū)域【格式】【自動套用格式】，如圖4-5-3所示。圖4-5-2工作組輸入數(shù)據(jù)圖4-5-3“自動套用格式”對話框（5）取消成組工作表，在各表中輸入一月、二月、三月的銷售額。l 取消成組工作表：單擊某個工作表標(biāo)簽或者右擊某個選取的工作表標(biāo)簽【取消成組工作表】。l 各表中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)請大家參考如圖4-5-1所示自行輸入。（6）添加“三年總計”工作表，計算一月到三月的三年總計。l 復(fù)制“2009”工作表重命名為“三年總計”刪除一月到三月的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。l 單擊

4、“三年總計”工作表中B2單元格輸入“=sum()”光標(biāo)定位在括號中單擊“2007”工作表的B2單元格按住【shift】+單擊“2009”工作表標(biāo)簽確認(rèn)計算，即三年總計!B2=SUM(2007:2009!B2)。如圖4-5-4所示。l 使用填充柄完成其他單元格的自動填充。圖4-5-4計算“三年總計”2、一季度不同銷售員的月銷售額比較。（1）確定圖表類型：使用直方圖表（柱形圖和條形圖）描述數(shù)據(jù)之間的比較。（2）使用圖表向?qū)纱貭钪螆D，如圖4-5-5所示。圖4-5-5柱形圖圖4-5-6條形圖l 選中圖表的數(shù)據(jù)源（A1:D4區(qū)域）【插入】【圖表】，打開“圖表類型”對話框，如圖4-5-7所示。l 選

5、擇“柱形圖”中的“簇狀柱形圖”【下一步】。l 選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡的系列產(chǎn)生在“行”【下一步】，這樣數(shù)值軸（Y軸）表示銷售額，分類軸（X軸）表示月份。l 設(shè)置圖表標(biāo)題為“每月不同銷售員的銷售額比較”【下一步】。l “圖表位置”對話框選擇“作為其中的對象插入”工作表選擇“2009”【完成】，這樣將創(chuàng)建的圖表直接顯示“2009”工作表中。如果選擇“作為新工作表插入”則將在工作簿中新建一個標(biāo)簽名為“Chart1”的工作表。（3）設(shè)置圖表區(qū)格式（本例要求將圖表區(qū)中文字設(shè)置為10號字）：右擊圖表【圖標(biāo)區(qū)格式】【字體】。圖4-5-7“圖表類型”對話框圖4-5-8設(shè)置“坐標(biāo)軸格式”（4）同樣制作條形圖表，

6、如圖4-5-6所示。l 選擇數(shù)據(jù)源【插入】【圖表】簇狀條形圖。l 設(shè)置數(shù)值軸（銷售額）的主要刻度單位：右擊數(shù)值軸【坐標(biāo)軸格式】【刻度】修改主要刻度單位為“10000”，如圖4-5-8所示。l 設(shè)置數(shù)值軸顯示的銷售額無小數(shù)位：右擊數(shù)值軸【坐標(biāo)軸格式】【數(shù)字】。（5）對已有圖表進行圖表轉(zhuǎn)置，比較每個銷售員1-3月的銷售額，如圖4-5-9所示。圖4-5-9柱形圖和條形圖的圖表轉(zhuǎn)置l 右擊圖表【源數(shù)據(jù)】【系列產(chǎn)生在“列”】，即按照銷售人員進行分類。l 請大家仔細(xì)體會圖表轉(zhuǎn)置前后的差別。3、一季度每月的總體銷售業(yè)績比較。（1）確定圖表類型：使用堆積圖表描述總體之間的差異。（2）使用圖表向?qū)啥逊e條形圖

7、表表達(dá)每月銷售額的整體差異，如圖4-5-10所示。l 圖表數(shù)據(jù)源：A1:D4區(qū)域；l 圖表類型：條形圖中的“堆積條形圖”；l 分類軸：按照月份分類，即系列產(chǎn)生在“行”。（3）利用圖表轉(zhuǎn)置，比較每個銷售員的一季度總體銷售業(yè)績，如圖4-5-11所示。圖4-5-10堆積條形圖圖4-5-11堆積條形圖的圖表轉(zhuǎn)置（4）同樣，堆積柱形圖也適合表達(dá)總體之間的差異，請大家自行制作并體會。4、一月份每個銷售員的銷售額占一月份總銷售額的比例。如圖4-5-12所示。圖4-5-12餅圖圖4-5-13圓環(huán)圖（1）確定圖表類型：使用餅圖描述部分占整體的比例關(guān)系。（2）使用圖表向?qū)娠瀳D。l 圖表數(shù)據(jù)源：A1:B4區(qū)域；

8、l 圖表類型：餅圖中的“分離型三維餅圖”；l 數(shù)據(jù)標(biāo)志：百分比。（3）單擊選中圖表中的對象（如圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志等），拖動鼠標(biāo)可以改變其位置。5、每月銷售員的銷售額占每月總銷售額的比例。如圖4-5-13所示。（1）餅圖只適合表現(xiàn)一個數(shù)據(jù)系列，使用圓環(huán)圖可以表示多個數(shù)據(jù)系列的部分與整體的關(guān)系，還可以使用百分比堆積柱形圖或百分比堆積條形圖。（2）制作分離型圓環(huán)圖（數(shù)據(jù)源：A1:D4區(qū)域）。（3）右擊或雙擊圖表中的對象（如數(shù)據(jù)點、數(shù)據(jù)系列等），可以為選中對象設(shè)置格式（如改變顏色、字體等）。（4）請大家自行制作：百分比堆積柱形圖和百分比堆積條形圖。6、銷售員2009年第一季度與最近三年總銷售業(yè)績的比較。（

9、1）插入一張工作表，重命名為“2Y圖表”。 【插入】【工作表】。（2）復(fù)制“2008”、“2009”表中的“一月到三月”和“三年總計”表中的“一季度總計”到新表中。如圖4-5-14所示。圖4-5-14制作2Y圖表所需的數(shù)據(jù)表l 利用【復(fù)制】與【粘貼】/【選擇性粘貼】可以完成新表中的數(shù)據(jù)，但這樣的數(shù)據(jù)不能隨原始數(shù)據(jù)的變化而變化。因此，我們使用公式來完成數(shù)值數(shù)據(jù)的輸入。例如，B2 ='2008'!B2，H2=SUM('2007:2009'!E2）。（3）根據(jù)數(shù)據(jù)源（A1:A4,E1:H4）制作2Y圖表，如圖4-5-15所示。圖4-5-152Y圖表2009年第1季度與

10、三年總計的比較所謂2Y圖表是指建立第二個數(shù)值軸的圖表，把兩組數(shù)據(jù)分別表示在不同的數(shù)值軸上，使數(shù)據(jù)清晰地顯示在同一個圖表中。l 使用【ctrl】選擇不相鄰的單元格區(qū)域（A1:A4,E1:H4）l 【插入】【圖表】，生成簇狀柱形圖（系列產(chǎn)生在“列”），如圖4-5-16所示。l 右擊“三年總計”數(shù)據(jù)系列【數(shù)據(jù)系列格式】【坐標(biāo)軸】選擇“次坐標(biāo)軸”，如圖4-5-17所示。l 右擊“三年總計”數(shù)據(jù)系列【圖表類型】選擇“折線圖”。l 設(shè)置折線圖的樣式：【數(shù)據(jù)系列格式】【圖案】。l 清除繪圖區(qū)邊框與底紋：右擊圖表繪圖區(qū)【繪圖區(qū)格式】。l 清除數(shù)值軸網(wǎng)格線：右擊網(wǎng)格線【清除】。圖4-5-16按默認(rèn)設(shè)置生成的圖表

11、圖4-5-17設(shè)置次坐標(biāo)軸的圖表7、銷售員2009年與2008年第一季度銷售業(yè)績的比較。（1）在“2Y圖表”工作表中，選擇數(shù)據(jù)源（A1:G4）。（2）插入堆積柱形圖，系列產(chǎn)生在“列”。如圖4-5-18所示。圖4-5-18默認(rèn)生成的堆積柱形圖圖4-5-19 設(shè)置次坐標(biāo)軸后的圖表（3）將2008年的數(shù)據(jù)系列用2Y軸表示，如圖4-5-19所示。l 右擊數(shù)據(jù)系列“2008-01”【數(shù)據(jù)系列格式】【坐標(biāo)軸】選擇“次坐標(biāo)軸”。l 使用圖表工具欄（如圖4-5-22所示）同樣設(shè)置系列“2008-02”和“2008-03”繪制在次坐標(biāo)軸上。（4）選中系列“2008-01”，修改圖表類型為“堆積柱形圖”，如圖4-

12、5-20所示。圖4-5-20修改2Y軸的圖表類型圖4-5-212Y圖表2008年與2009年的比較（5）同時顯示兩組數(shù)據(jù)。l 右擊“2008”任意數(shù)據(jù)系列【數(shù)據(jù)系列格式】【選項】重疊比例為100，分類間距為500。l 右擊“2009”任意數(shù)據(jù)系列【數(shù)據(jù)系列格式】【選項】重疊比例為100，分類間距為100。（6）設(shè)置數(shù)據(jù)系列的圖案填充，制作完成的2Y圖表如圖4-5-21所示。l 雙擊數(shù)據(jù)系列【圖案】【填充效果】。10、保存工作簿。4.5.3 相關(guān)知識點1、快速產(chǎn)生圖表選中圖表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，按鍵盤上的【F11】鍵，會快速根據(jù)該數(shù)據(jù)區(qū)域生成一張圖表工作表，可以根據(jù)需要對圖表進行修改。2、圖表工具欄“

13、圖表工具欄”有9個工具，如圖4-5-22所示。從左到右各工具按鈕的功能如下。圖4-5-22圖表工具欄（1）“圖表對象”下拉框。用戶可以從中選擇圖表中的某個對象，如分類軸、圖表區(qū)、圖例、標(biāo)題等。（2）“圖表對象格式按鈕”。它的功能隨用戶所選中的圖表對象的改變而改變。（3）“圖表類型”按鈕。想要改變圖表的類型，可以單擊該按鈕的列表框，從中選擇所需要的圖表類型。（4）“圖例”按鈕。是否顯示圖例（開關(guān)鍵）。（5）“數(shù)據(jù)表”按鈕。是否在圖表上顯示生成圖表所用的數(shù)據(jù)（開關(guān)鍵）。（6）“按行”或“按列”按鈕。用來指定系列產(chǎn)生在行或列。（7）“順時針斜排”和“逆時針斜排”按鈕。用來設(shè)置坐標(biāo)軸的文字說明的傾斜方向，該按鈕在選中坐標(biāo)軸（或坐標(biāo)軸標(biāo)題）時有效。3增加、刪除圖表的內(nèi)容與圖表的格式化（1）添加圖表內(nèi)容。l 向嵌入式圖表中添加數(shù)據(jù)，