某集團(tuán)備用金管理制度

1、某某集團(tuán)備用金管理制度 一、 制定目的： 為加強(qiáng)某某集團(tuán)備用金的管理，規(guī)范備用金使用流程，提高資金使用 效率，有效控制資金占用，特制定本制度。 二、 適用范圍： 本規(guī)定適用于某某集團(tuán)各地分公司。 三、 職責(zé)說明 1 1、 備用金申請(qǐng)人 備用金申請(qǐng)人對(duì)備用金的使用及所持發(fā)票的真實(shí)性、 有效性、合 法性負(fù)責(zé)，建立備用金臺(tái)賬，登記備用金的接收、使用、核銷情況， 定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)。日常行政費(fèi)用、團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)以及市場推廣費(fèi)為各 地各部門指定負(fù)責(zé)人，差旅費(fèi)申請(qǐng)人為即將出差的員工。目前分公司 備用申請(qǐng)人由各地分公司人事行政擔(dān)任，如進(jìn)行變動(dòng)，另行申請(qǐng)。 備 用金由分公司人事行政從公司財(cái)務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn)

2、現(xiàn)金短 款的情況時(shí)，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)償短款部分外， 還須接受相應(yīng)的行政 處罰。 2 2、 財(cái)務(wù)部備用金接口對(duì)接人 財(cái)務(wù)部備用金借口對(duì)接人對(duì)各申請(qǐng)人提交的備用金申請(qǐng)、 核銷進(jìn) 行審核，以確保申請(qǐng)及核銷事項(xiàng)符合公司規(guī)定， 并審核原始單據(jù)的完 整性、真實(shí)性和一致性，審核審批流程是否規(guī)范，并定期與各地各部 門的備用金申請(qǐng)人核對(duì)金額。 四、 備用金使用原則 備用金實(shí)行專款專用，不得用于與申請(qǐng)事項(xiàng)不符的事由。 超申請(qǐng)范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒核 銷。 五、 備用金使用范圍 備用金用于無法直接向供應(yīng)商支付的業(yè)務(wù)，包括日常行政費(fèi)用、 市場推廣活動(dòng)，以及申請(qǐng)預(yù)支團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)用、差旅費(fèi)用等。

3、1 1、 用于日常行政費(fèi)用、市場推廣活動(dòng)：日常經(jīng)營活動(dòng)中，提供 服務(wù)方或供貨方未與公司簽訂相關(guān)合同，或確系無法提供對(duì)公賬戶及 發(fā)票的費(fèi)用，可使用備用金付款。此項(xiàng)借款每月至少核銷一次。備用 金不得用于固定資產(chǎn)采購（單價(jià) 20002000 元以上物品）。 2 2、 用于團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)：為加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，維護(hù)員工關(guān)系，以公司、 城市、部門或者團(tuán)隊(duì)為單位進(jìn)行的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批后，可申 請(qǐng)備用金，備用金應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束當(dāng)月核銷款項(xiàng)。上次未核銷，下次不 可申請(qǐng)。 3 3、 用于差旅費(fèi)核銷：此借款僅限于員工差旅費(fèi)用，差旅費(fèi)發(fā)生 地為員工關(guān)系所在地的異地差旅費(fèi)，并應(yīng)在返回駐地 5 5 個(gè)工作日內(nèi)辦 理核銷還款手續(xù)

4、。 六、備用金申請(qǐng)條件 備用金申請(qǐng)人為該部門該城市的唯一備用金負(fù)責(zé)人； 考慮到備用 金從支出結(jié)算再郵寄到總公司結(jié)算需一段時(shí)間的過程， 為滿足各地區(qū) 經(jīng)營需要，不影響業(yè)務(wù)開展，特制定備用金庫存限額為：沖銷后備用 金余額小于 1010， 000.00000.00 元， 即當(dāng)?shù)馗鞯貐^(qū)備用金賬戶大于以上金額 時(shí)， 不借備用金，不足以上金額，續(xù)借后，不超過以上金額；團(tuán)隊(duì)建 設(shè)、差旅備用金前不清后不借。 七、 備用金申請(qǐng)流程 1 1、 日常行政費(fèi)用及市場推廣活動(dòng)的備用金申請(qǐng)流程： 填寫備用金申請(qǐng)表T提交審批人審批T審批后根據(jù)費(fèi)用項(xiàng)目提 交至相關(guān)人員審批人審批T財(cái)務(wù)備用金負(fù)責(zé)人核實(shí)申請(qǐng)人備用金余 額T滿足申

5、請(qǐng)條件方可由出納付款 2 2、 差旅費(fèi)備用金申請(qǐng)流程： 填寫備用金申請(qǐng)表-提交至審批人審批-財(cái)務(wù)部付款 3 3、 團(tuán)隊(duì)建設(shè)備用金申請(qǐng)流程 填寫備用金申請(qǐng)表及某某集團(tuán)公司簽呈-提交審批人審批-財(cái) 務(wù)部付款 注：以上申請(qǐng)需要相關(guān)審批人簽字或者郵件批復(fù)， 不接受不簽字 或郵件批復(fù)或者口頭批復(fù)的申請(qǐng)。 八、 備用金支付 使用人填寫備用金申請(qǐng)單，注明備用金的種類、日期、申請(qǐng) 部門、使用人、金額、用途，然后由分公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)。 財(cái)務(wù) 中心出納采用銀行轉(zhuǎn)款的方式支付至備用金負(fù)責(zé)人賬戶。 款項(xiàng)借支必須嚴(yán)格按照公司所規(guī)定的流程進(jìn)行，并執(zhí)行前款不 清后款不借的原則，如有特殊情況，則由分公司經(jīng)理簽字確定前款的

6、 報(bào)銷時(shí)間后方與借支。 九、備用金核銷 1 1、核銷審批流程：合格的備用金報(bào)銷單 填寫費(fèi)用報(bào)銷單，費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)參照借款報(bào)銷制度，后附 備注金申請(qǐng)單報(bào)銷單上應(yīng)由申請(qǐng)人、審批人簽字，如為郵件審批， 應(yīng)將完整的審批郵件與報(bào)銷單粘貼在一起。 根據(jù)備用金的用途不同，需由不同審批人審批。： 日常行政費(fèi)用-批復(fù)順序?yàn)椋悍止拘姓? -分公司負(fù)責(zé)人- -總部 行政- -銷售中心負(fù)責(zé)人- -董事長- -財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 附加文件：費(fèi)用簽呈 市場推廣活動(dòng)一批復(fù)順序?yàn)椋菏袌鲋鞴?分公司負(fù)責(zé)人- -總部行 政- -銷售中心負(fù)責(zé)人- -董事長- -財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 附加文件：市場活動(dòng)簽呈 須附加文件：由公司下發(fā)的活動(dòng)通知或者活動(dòng)簽

7、呈。 團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)一批復(fù)順利為：分公司負(fù)責(zé)人- -總部行政- -銷售中心負(fù) 責(zé)人- -董事長- -財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 附加文件：團(tuán)隊(duì)建設(shè)簽呈。 差旅費(fèi)-公司行政- -分公司負(fù)責(zé)人- -總部行政- -銷售中心負(fù)責(zé)人- - 董事長- -財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 備用金報(bào)銷規(guī)定為每月底一次，人事行政將所有報(bào)銷單據(jù)提交到 財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷，取得報(bào)銷金額的備用金。所有備用金應(yīng)當(dāng)在當(dāng)月內(nèi) 清帳，不得無故拖延，如當(dāng)月借款清不完，不發(fā)放當(dāng)月工資。 2 2、 票據(jù)種類 發(fā)票金額應(yīng)與報(bào)銷單金額相符，如有不能開具發(fā)票的情況，應(yīng)提 供相應(yīng)單據(jù)： （1 1） 收據(jù)：用備用金支付押金的，將押金收據(jù)復(fù)印后連同當(dāng)月 備用金報(bào)銷單提交至財(cái)務(wù)，三個(gè)月以內(nèi)

8、原件自行存檔保管，不能丟失， 作為后續(xù)退回押金使用。 （2 2） 發(fā)票：除押金以及政府行政事業(yè)部門收費(fèi)、銀行收費(fèi)的收 據(jù)外，其余項(xiàng)目必須提供發(fā)票。 3 3、 票據(jù)要求： （1 1） 發(fā)票付款單位名稱：上海某某或上海襄本。原則是根據(jù)受 益部門所屬公司開具發(fā)票抬頭 （2 2） 單位為個(gè)人或者空白不予報(bào)銷 （3 3） 發(fā)票項(xiàng)目應(yīng)與出票單位經(jīng)營范圍對(duì)應(yīng)，如超市開具發(fā)票項(xiàng) 目為餐費(fèi)，超出該店的經(jīng)營范圍，為不合格發(fā)票。 不可以開具“禮品”發(fā)票：辦公用品單張發(fā)票金額在 10001000 元以 上，需要同時(shí)提供供貨明細(xì)（辦公用品）并加蓋收款單位印章；郵寄 快遞費(fèi)應(yīng)向快遞公司索取正規(guī)的發(fā)票， 并有快遞公司的蓋章

9、，快遞單 不可作為發(fā)票報(bào)銷。 （4 4）任何發(fā)票必須蓋有收款單位發(fā)票專用章且清晰可辨，無章 發(fā)票或發(fā)票章無法辨認(rèn)的為違規(guī)發(fā)票，不予報(bào)銷 （5 5） 任何發(fā)票不可有任何涂改。 （6 6） 銀行費(fèi)用應(yīng)提供銀行回單：工商、稅務(wù)、政府、事業(yè)單位 收費(fèi)若無發(fā)票應(yīng)提供正規(guī)收費(fèi)收據(jù)。 （7 7） 報(bào)銷發(fā)票有效期為開票日起 3 3 個(gè)月之內(nèi)，超出時(shí)間范圍為 不合格發(fā)票，不予報(bào)銷。 （8 8） 報(bào)銷時(shí)需注明受益部門。 （9 9） 對(duì)于業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)部分票據(jù)要求， 可報(bào)銷票據(jù)包含： 差旅費(fèi) （車 票，機(jī)票），交通費(fèi)（出租車發(fā)票不得連號(hào)，總量不得過多），住宿 費(fèi)（需提供本市以外發(fā)票），辦公用品（單張金額不得超過 1 1

10、萬元， 附明細(xì)清單且不得包含固定資產(chǎn)類辦公用品，如打印機(jī), ,復(fù)印機(jī), ,掃描 儀, ,電腦等），通訊費(fèi)（發(fā)票抬頭為公司名稱或定額發(fā)票），咨詢服 務(wù)顧問費(fèi)（如單筆金額 1 1 萬元以上，附雙方蓋章的相關(guān)合同）, ,策劃費(fèi)， 會(huì)議費(fèi)，場地費(fèi)（需提供場地租賃合同），汽車租賃發(fā)票（需提供租 賃合同），油費(fèi)（需提供汽車租賃發(fā)票）。其他票據(jù)如業(yè)務(wù)招待費(fèi)，禮 品, ,食品，勞保，廣告費(fèi)等一律不予報(bào)銷。 4 4、 發(fā)票金額與報(bào)銷金額不符的，財(cái)務(wù)實(shí)報(bào)或核銷金額取發(fā)票金 額和報(bào)銷單上審批金額較低者予以報(bào)銷或核銷。 5 5、 票據(jù)粘貼辦法： （1 1）票據(jù)分類。對(duì)于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進(jìn)行分類，如辦 公用品、電

11、話費(fèi)、差旅費(fèi)、室內(nèi)交通費(fèi)等等，按照類別、業(yè)務(wù)發(fā)生所 在地區(qū)分別粘貼。 （2 2） 準(zhǔn)備粘貼單。到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取原始憑證粘貼單。 （3 3） 將票據(jù)整理整齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，自左至 右沿上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外，不 得將票據(jù)集中在粘貼單中間，以免造成中間厚，四周薄。 （4 4） 禁止將發(fā)票粘貼在其他發(fā)票上或者使用訂書釘，以免損壞 檔案裝訂設(shè)備。 （5 5） 發(fā)票粘貼后必須能顯示發(fā)票號(hào)，發(fā)票代碼、發(fā)票金額、稅 務(wù)章。 （6 6） 如票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小 的順序粘貼。 （7 7） 備用金報(bào)銷單據(jù)上，必須注明所在地區(qū)分公司的具體名稱。 （8 8） 備用金發(fā)票必須注明真實(shí)用途，不得存在虛假票據(jù)，票據(jù) 標(biāo)準(zhǔn)參考費(fèi)用報(bào)銷管理制度。 十、備用金賬戶負(fù)責(zé)人變更的相關(guān)規(guī)定 備用金賬戶負(fù)責(zé)人變更：該負(fù)責(zé)人在獲悉崗位更換或離職時(shí)，需 事先通知財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)與原備用金負(fù)責(zé)人進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)， 全部賬目核 對(duì)完畢財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)后，方能繼續(xù)辦理調(diào)動(dòng)或者離職手續(xù)。核對(duì)清楚 后通知相關(guān)人員，此時(shí)備用金新負(fù)責(zé)人方可接受。 員工離職時(shí)應(yīng)先沖銷所有借支款項(xiàng)，全部賬目結(jié)清之后方給予辦 理離職手續(xù) 卜一、備用金的其他規(guī)定 備用金由分公司人事行政從公司財(cái)務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn) 現(xiàn)金短款的情況時(shí)，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)