公司檔案管理制度(doc 8頁)

1、檔案管理制度為加強(qiáng)公司檔案管理，使檔案管理工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)檔案法和企業(yè)實(shí)際制定本制度。一、 管理分工1、總經(jīng)辦是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的指導(dǎo)、管理以及公司檔案室的具體管理工作；2、各職能部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料收集、整理、歸檔等具體工作。二、公司檔案室歸檔范圍和時(shí)間要求1、公司檔案室歸檔的范圍：在經(jīng)營活動中形成的企業(yè)人事、勞動、經(jīng)營、管理、科研等方面有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始材料。在公司檔案室未交付使用之前，各部門應(yīng)移交檔案室的檔案資料暫由各部門保存。2、公司各部門隨時(shí)形成有保存價(jià)值的原始資料，根據(jù)部門工作特點(diǎn)和對

2、檔案資料的使用頻率，由總經(jīng)辦和有關(guān)部門確定檔案資料在本部門保存的時(shí)間，一般最長不超過12個(gè)月。三、檔案的分類按照檔案資料的性質(zhì)和使用范圍，分為如下十個(gè)類別：1、計(jì)劃性文件資料 包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。 2、批示性文件材料 包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。 3、法規(guī)性文件 包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部檔案管理制度的各類規(guī)章制度。 4、公司的重要決議 包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要行政辦公會議所形成的文件和

3、會議材料、會議記錄等。 5、總結(jié)性文件 包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。 6、憑證性材料 包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。 7、匯報(bào)性材料 包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；8、勞資人事資料 包括公司的人事任命、人事調(diào)整、員工考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定等相關(guān)資料。 9、調(diào)研性資料 包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材

4、料等。 10、證件性文書資料 包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。 四、檔案的查閱和借閱公司有關(guān)部門根據(jù)工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在檔案室現(xiàn)場查閱檔案資料，閱后隨時(shí)歸還。需要借閱的也要辦理借閱手續(xù)并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。五、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。 六、檔案的保管1、檔案管理人員要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防霉工作。確保檔案資料的安全完整。2、為做好檔案的使用和管理工作，所有文件資料

5、要按照其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類、組卷和歸檔工作。一般分為定期、永久兩個(gè)類別。具體規(guī)定如下：定期檔案保管期限一般在30年以內(nèi)；具體由公司檔案管理部門根據(jù)檔案的用途和性質(zhì)提出保管期限，分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)確定。永久檔案具體包括法規(guī)性文件 、證件性文書資料、公司重大決議 、批示性文件材料 、年度工作總結(jié)報(bào)告和年度會計(jì)決算報(bào)表，以及檔案管理部門認(rèn)為需永久保存的其他文件資料。 七、檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案應(yīng)及時(shí)做出銷毀處理意見，報(bào)董事長批準(zhǔn)后予以銷毀。本制度自2011年1月1日起執(zhí)行。2010年12月28日檔案資料 查閱/借閱 申請表(在方格中打鉤)序號檔案