公司職務分析推進案(doc 9頁)

1、職務分析推進（案）(管理部) 2003.4.111目 的客觀上使每個人明確所分擔的業(yè)務內容和業(yè)務負荷，成為調整業(yè)務和確保適當人力的評價基準，對于定型性的業(yè)務，制定“工作手冊”，使其標準化，改善業(yè)務程序并且積累業(yè)務Know-How（專有技術）。2推進步驟（1）1，2次業(yè)務機能分類（樣式1） 公司的全部業(yè)務按大的機能分類大的機能：企劃/人事/總務/財務/生產/設施/購買/品質/營業(yè)/技術 按大的功能第1次分類和第2次分類（例）大的機能：生產第1次分類：生產管理/資材管理/生產/生產技術（例）第1次分類：生產管理第2次分類：生產管理/工程（藝）管理/進度管理/出廠管理/設變和BOM管理/運營生產管理

2、系統(tǒng)/工藝外協(xié)管理（2）第3，4次業(yè)務機能展開（樣式2） 將第2次分類的業(yè)務更詳細地分第3次，第4次2級，展開機能。第4次分出的業(yè)務應達到個人的最小單位業(yè)務。（例）第2次分類：生產管理第3次分類：生產企劃/生產實績/大營業(yè) 第3次分類：生產企劃第4次分類：確立年事業(yè)計劃/確立月生產計劃/確立周生產計劃/作成MRP和RUN（3）確定個人業(yè)務負荷 第4次分類：按業(yè)務別和個人別作成業(yè)務記錄表（樣式3） 體現(xiàn)月、年業(yè)務發(fā)生頻率/1次處理所需時間/總的所需時間（4）以課為單位作成業(yè)務MAP（樣式4） 以個人別業(yè)務記錄表為根據對于第3次、第4次業(yè)務確定以課為單位的綜合業(yè)務負荷體現(xiàn)按課為單位業(yè)務優(yōu)先度/投入

3、時間比重/個人貢獻等。（5）作成工作手冊 以機能展開表，個人業(yè)務記錄表，課單位業(yè)務MAP等為基礎，主要對于定型業(yè)務作成工作手冊。體現(xiàn)業(yè)務處理步驟、業(yè)務推進要領、管理要點，用于使任何人都能容易掌握業(yè)務要領，找出改善要點、積累業(yè)務Know How(專有技術)。（樣式5：JOB NOTE 項目選定表，樣式6：JOB NOTE）3按階段作成要領 （1）將公司全部業(yè)務分類為10個大的機能并賦予代碼 企劃（A）：長短期事業(yè)計劃，研討新的事業(yè)項目，經營分析，改善經營革新，預算管理，調查分析，對內外廣告，情報管理等 人事（H）：人事企劃/管理/行政、工資/福利、各種教育等 總務（G）：一般總務、環(huán)保/安全等

4、財務（C）：會計、資金、財務管理等 生產（P）：生產、生產管理、資材管理、生產技術等設施（F）：設施投資企劃/執(zhí)行（工程管理）、設備（建筑物、機械裝置、公用設施）管理等 購買（B）：內資購買、外資購買、外協(xié)企業(yè)管理、國產化、改善物流等 品質（Q）：品質管理（外協(xié)/工藝管理，品質保證，試驗測定 ） 檢查（進口檢查/工藝檢查/產品檢查 ）等 營業(yè)（M）：營業(yè)、營業(yè)管理、整備、配件 技術（E）：研究開發(fā)（產品企劃/性能開發(fā)/用途開發(fā)/產品開發(fā)）、 技術管理（技術情報管理/知識產權/項目日程管理） （2）按大的機能第1，2次業(yè)務分類 研討各部門/課的業(yè)務在10個大的機能中屬哪一種，并按樣式1（第1，2

5、次業(yè)務機能分類表）第1次分類之后將業(yè)務第2次再分類。這時特定部門/課的業(yè)務也可能同屬于2個以上大的機能類中。 （3）第3，4次業(yè)務分類 按樣式2（業(yè)務機能展開表）將第2次業(yè)務分別分解為第3次業(yè)務，第3次業(yè)務重新分解為最終第4次業(yè)務。* 賦予業(yè)務代碼的方法：按大的分類代碼用4位數(shù)“生產”機能的第1次業(yè)務4個中如果第2次分類的業(yè)務為“生產管理”，代碼為“P2”。生產管理（P2）業(yè)務的第2次業(yè)務中如果第3個業(yè)務為“Attachment 管理”，代碼為“P23”?！癙23”業(yè)務的第3次業(yè)務9個中第5個業(yè)務為“Attachment資材管理” 代碼為“P235”?！癙235”業(yè)務的第4次業(yè)務8個中，如果第

6、4個業(yè)務為Attachment和作成所需要部品購買要求書，代碼為“P2354”。 （4）作成個人業(yè)務記錄表 將樣式3：（個人業(yè)務記錄表）按個人作成后，由擔當課長確認。包括定型性和非定型性業(yè)務的所有業(yè)務，每月不定期發(fā)生的情況要記錄，每年發(fā)生的次數(shù)和所需時間，必須要記錄業(yè)務結果發(fā)生的文件名。 （5）作成業(yè)務MAP 將樣式4（業(yè)務MAP）按業(yè)務以課為單位作成。這是按“個人業(yè)務記錄表”綜合顯示的，如果將1個第4次業(yè)務由2個以上分擔時，可以知道第4次業(yè)務所需全部時間，并且可以掌握以課為單位履行業(yè)務時的優(yōu)先度，所需時間比重和每個人的貢獻。可以使用相同樣式綜合以課為單位的“業(yè)務MAP”，可以掌握部門的業(yè)務現(xiàn)

7、況。 （6）作成工作手冊 1工作手冊定義 為了履行賦予課的業(yè)務，對于單位業(yè)務具體的處理方法、順序、管理要點、管理基準等，以可視的方式表現(xiàn)，使業(yè)務得以正確履行而作成的辦公指南。 2作成目的 不論是誰都能易于高效率處理業(yè)務達到資料化，標準化。 為了掌握業(yè)務的現(xiàn)象并且改善業(yè)務作為工具使用，反映改善事項，不斷地修定達到積累業(yè)務的Know How效果。 可用于新入社員工的OJT教育和輪崗。 3作成范圍雖然基本上以單位業(yè)務的全部為對象，一次性的定型業(yè)務要按重要度順序作成。 對于定型業(yè)務作成工作手冊之后，要對于所有定型業(yè)務，非定型業(yè)務另行安排，作成“業(yè)務手冊”。 * 定型業(yè)務：對于一定周期內反復進行的業(yè)務以

8、各種樣式和情報為基礎，確定了處理程序和順序的業(yè)務。 * 非定型業(yè)務：非定期并且更多地需企劃，思考和判斷的和例外情況多的業(yè)務。 4 選定業(yè)務對象 利用樣式5（工作手冊項目選定表）確定先后順序，然后針對各業(yè)務對象與作成擔當確定完成時間。 5 工作手冊樣式作成方法 樣式6（工作手冊）的2個樣式中（樣式6-A）要以業(yè)務處理程序為重點作成，（樣式6-B）要以業(yè)務推進要領、例外事項和采取措施內容為重點作成。 樣式6-A工作手冊No：記載工作手冊的代碼業(yè)務處理程序：將業(yè)務處理流程作成一目了然的FLOW CHART 形式（在電算FLOW CHART 記號中共同使用顯示“Yes/No”的圖形和生成業(yè)務結果的文件

9、記號 ）管理要點：記載關于業(yè)務處理檢查項目，管理項目，管理基準等。 樣式6-B業(yè)務推進要領：不易用Flow Chart 顯示的作業(yè)方法，業(yè)務量（所需時間、處理件數(shù)、頻率、文件數(shù)）等要按業(yè)務順序羅列記錄詳細的作業(yè)內容。這時將番號統(tǒng)一按下列方法賦予1（1）2特記事項：記錄發(fā)生例外事項時的處理方法或步驟，業(yè)務處理注意事項等。6工作手冊的檢查和認可 根據業(yè)務內容由擔當或課長作成工作手冊，但完成后擔當課長對于依據下列內容檢查完成度并且修改不足事項。 可用度后任者（或新入社職員）僅憑工作手冊能履行業(yè)務嗎？用了易于理解的用語作成了嗎？ 文章的形態(tài)作成的文章是否包含了5W2H1B Why（目的/理由），Wha

10、t（內容/需要作什么？），When（時機），Who（誰/分擔、協(xié)助關系？），Where（場所），How （什么順序/什么方法），How Much（什么程度時間/期間），But（但是這種情況下，例外事項如何處理？）簡潔并按步驟作成了嗎？是否記錄了要點和容易失誤之處？記號或番號的使用是否有效果？ 視覺效果使用了圖解和實物樣品等與否？* 最終由部長與其他部門研討業(yè)務關系等之后認可工作手冊。7使用和管理工作手冊工作手冊中始終要收錄最新情報管理方法、樣式等有變更時要及時修正 利用工作手冊實施業(yè)務改善和工作交接 被認可的工作手冊按個人以課為單位作成文檔保管 （按業(yè)務特性作成工作手冊需注意之處） * 使用樣式多的業(yè)務 并行使用Flow Chart /樣式的文件名，記載保管場所/明確樣式的使用目的。 * 檢查、確認多的業(yè)務 檢查、確認的目的、方法/必須記載可以防止失誤的Know-How（專有技術） * 已決定了處理終了時限（交貨期）的業(yè)務 將業(yè)務的內容與時間（日期）對比顯示記載對應時間