秘書學復習題參考答案

1、文檔供參考，可復制、編制，期待您的好評與關注！ 秘書學復習題本次學期考試以中央廣播電視大學出版社出版、張玲莉主編的秘書理論與實務為依據(jù)?？荚嚂r間為90分鐘，考試形式為閉卷，考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡答題，案例分析題。一、填空題：1、秘書活動的產(chǎn)生必須具備兩個基本條件：一是 社會管理組織 的出現(xiàn)；二是 文字和公文 的出現(xiàn)。2、公文處理包括 收文處理 、 發(fā)文處理 和 公文管理三個基本環(huán)節(jié)。 3、禮儀基本內(nèi)容包括 儀容 、 儀表 、 儀姿儀態(tài) 和 氣質風度 。4、辦公室管理包括四個要素： 組織目標 、 符合目標的運轉方式 、 管理人員 、 科技管理手段 。5、秘書是在各種社會組織中，為

2、領導者或私人 辦文 、 辦事 和 辦會 的參謀和助手。6、秘書人員的 職業(yè)道德 是秘書人員在職業(yè)活動中應該遵守的行為規(guī)范的總和，體現(xiàn)了秘書工作者對社會承擔的道德責任和義務。7、 會議紀要 ，適用于記載、傳達會議情況和議定事項。8、 調查報告 是對某一情況、事件、經(jīng)驗或問題，根據(jù)市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。9、我國現(xiàn)行的13種行政公文中最典型的上行文種是 報告 和 請示 ，即可上行又可下行，還可平行的公文文種是 通知 。10、辦公室布局一般有 封閉式 和 開放式 兩種。傳統(tǒng)的辦公室主要是 封閉式 的，現(xiàn)在較多采用 開放式 布局。11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協(xié)調：與

3、環(huán)境 協(xié)調、與 社會角色 協(xié)調、與自身條件協(xié)調、與時節(jié)協(xié)調。12、秘書工作的主要構成要素可以概括為 辦文 、 辦會 和 辦事 。13、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準： 方便 、 整潔舒適 、 和諧統(tǒng)一 、 安全 。 14、秘書面臨的溝通有兩種形式： 縱向溝通 、 橫向溝通 。15、商務談判通常包括 導入階段 、 概說階段 、 明示階段 、 交鋒階段 、 妥協(xié)階段 、 協(xié)議階段 。二、判斷題：1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。（）2、通告的使用范圍大于公告。（）3、繕印是指公文人員對已簽發(fā)的文稿進行打印和用印。（）4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。（）5、公

4、文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個基本環(huán)節(jié)。（）6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。（）7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統(tǒng)一、簡化的基本原則。（）8、啟封是秘書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，秘書人員都有權拆封。（）9、文稿經(jīng)領導簽發(fā)即成為定稿，文稿據(jù)此可以生效。（）10、文件用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)的文件不能蓋印，并要及時銷毀。（）11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。（）12、下行溝通是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進行的一種溝通。（）13、禮貌是人們在日常活動，特別是交際活動中，表達敬意、問候、致意、祝愿、慰問等時慣用的

5、規(guī)則。（）14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。（）15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經(jīng)常采用的溝通形式。（）16、開放參觀活動是指將組織內(nèi)部有關場所和作業(yè)程序對外開放的活動。（）17、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準：方便；整潔舒適；和諧統(tǒng)一；安全。( ）18、所謂辦公自動化，主要是利用計算機、通信和自動控制等技術與設備，實現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化。( ）19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。（）20、我國辦公自動化自20世紀80年代開始發(fā)展，大致經(jīng)歷了從打字機、電腦到網(wǎng)絡技術的普遍應用等三

6、個階段。（）21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。( ）22、印章最早出現(xiàn)于先秦時期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴格和具體。( )23、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。（）24、請示具有一文一事、請批對應、事后行文等特點。（）25、禮貌是禮節(jié)的基礎，禮節(jié)是禮儀的基本組成部分，禮儀在層次上要高于禮貌、禮節(jié)，其內(nèi)涵更加深廣。( ）26、秘書面臨的溝通有兩種形式：縱向溝通和橫向溝通。( ）27、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。( ）28、社會管理組織的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件。( ）29、我國秘書制度創(chuàng)立于

7、秦漢、發(fā)展于魏晉南北朝，成熟于唐宋，完備于明清。( ）30、我國最早的秘書機構產(chǎn)生于唐代。（）31、擬辦工作通常是由秘書人員承擔。（）32、報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。( ）33、商務交際的禮節(jié)與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。( ）34、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，并防止他人作弊。( ）35、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機構太史寮。( ）36、秘書活動的產(chǎn)生必須具備兩個基本條件：一是文字的出現(xiàn)；二是公文的出現(xiàn)。（）37、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。( ）38、總結表彰會的會場布置應該喜慶、熱烈

8、。( ）39、賀信既可以宣讀，也可以通過郵寄送達對方。( ）40、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。( ）三、選擇題1、我國最早的秘書機構產(chǎn)生于：（A）A、商朝 B、戰(zhàn)國 C、秦朝 D、漢朝2、( BCD )的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件。 A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文3、貼黃是（D）首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝4、指出下列不屬于秘書工作主要內(nèi)容的選項：（ABD）A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會5、漢末曹操為魏王時，設“（D ）”，從此，“秘書”由指物轉為指人。A、太史 B、尚書 C、丞相

9、D、秘書令6、請指出對公文處理的特點說法錯誤的一項。（C）A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規(guī)范性7、代表大會的會場布置要體現(xiàn)的是（C ）氣氛。 A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑8、下列選項不屬于公文處理的作用的一項是：（ D ）。A.助手作用 B.樞紐作用 C. 查考作用 D. 總結作用9、下列程序中不屬于發(fā)文處理階段的是（D）。 擬稿 審核 繕印 批辦10、下列選項不屬于會后工作的一項是（A）。A、清理會議文件 B、離會與送別C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結11、法規(guī)性公文以（ A）日期為成文日期。A、簽發(fā) B、用印 C、批準 D、 定稿12、官印被作為公文有

10、效性的標記，是從（ B ）開始的。A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝13、（ C ）是指主要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字同意發(fā)文。A、批辦 B、注辦 C、簽發(fā) D、分發(fā)14、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是（ BCD ）。 A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告 15、下列選項不屬于商務交際的禮節(jié)與禮貌范疇的是（ C ）。A、致意 B、介紹 C、宴請 D、寒暄 16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：（D ）。A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則17、下列選項不屬于辦公室日常事務管理的是：（D ）。A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、后勤管理 18

11、、下列選項不屬于目前在辦公領域使用的信息采集設備的是（ D ）。A、計算機 B、掃描儀 C、數(shù)碼相機 D、打印機19、下列選項不屬于公文處理的作用的是（ A ）。A、參謀作用 B、助手作用 C、紐帶作用 D、查考作用20、“尊者決定”的原則適用于（C）。A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄21、下列選項不屬于秘書職業(yè)著裝“TOP”原則是（ D ）。A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的22、下列中不符合設計合理的辦公室環(huán)境標準的選項是（ D ）。A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華23、接到打錯的電話時，比較妥當?shù)奶幚矸绞绞牵–）。 、告訴他打錯了，然后掛電話。

12、 、告訴對方你的號碼是什么。 、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。 、告訴他，查清楚號碼再打。24、下列中不屬于公文處理的基本環(huán)節(jié)的選項是（C ）。A、收文處理 B、發(fā)文處理 C、辦文處理 D、公文管理25、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機構（ A ）。A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府26、請選擇對“簽發(fā)”說法錯誤的選項：（ C ）、簽發(fā)屬于發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。 、是對文稿進行最后審閱并簽字同意發(fā)文。 、由辦公室負責人對文稿進行簽發(fā)。 、文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿，文件據(jù)此可以生效。27、（ A ）適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。A、報告 B、請示 C、函 D、調查

13、報告四、簡答題 1、秘書活動產(chǎn)生必須具備的條件是什么？答：第一，秘書活動產(chǎn)生的前提條件，即社會管理組織的出現(xiàn)。 第二，秘書活動產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。2、我國古代秘書活動的基本特點有哪些？答：（一）古代秘書機構變動頻繁（二）古代秘書人員選撥較嚴（三）古代秘書制度在發(fā)展中走向完備3、請簡述秘書工作有什么作用？答：1、參謀智囊的作用 2、事務助手的作用 3、樞紐的作用 4、協(xié)調的作用 5、窗口的作用 6、信息的作用4、請簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么？答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體要求可以表述為：（一）文明禮貌（二）愛崗敬業(yè)（三）誠實守信（四）辦事公道（五）勤儉節(jié)約，消費有度（六）遵

14、紀守法，熟知熟用法規(guī)（七）團結協(xié)作，互助友愛（八）實事求是，勇于創(chuàng)新5、請寫出我國現(xiàn)行的13種行政公文文種。答：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、錄取和會議紀要。6、會議紀要與會議記錄有什么區(qū)別？答：會議紀要與會議記錄的區(qū)別有四：一是性質不同。二是內(nèi)容的繁簡程序不同。三、形式有所不同。四是處置方式和作用不同。7、請簡述會務工作的原則答：認真領會領導意圖和會議的指導思想；熟悉和掌握會議的組織領導情況；協(xié)助領導擬定會議安排；精心組織，周以服務；重視并妥善做好會議的善后工作。8、請簡述接待工作的原則答：1、熱忱大方，注重實效2、認真負責，細致周到3、確保安全，內(nèi)

15、外有別4、勤儉節(jié)約，講究禮儀9、請簡述商務談判的特點答：一、共同性和目的性二、排斥性與合作性三、差異性與競爭性四、互惠性和均等性五、多變性與隨機性10、請簡述辦公室的辦事原則答：第一，服務原則第二，高效原則第三，保密原則第四，統(tǒng)一原則11、請簡述公文處理的程序。答：1、收文處理：包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等主要工作程序。2、發(fā)文處理：包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。3、公文管理：包括公文的統(tǒng)一管理、文件的日常管理、會議的日常管理、會議文件的管理、匯編公文、公文的存放與保管。12、請簡述會見與會談的區(qū)別答：第一，身份要求不同。第二，目的不同

16、第三、約束力不同五、案例分析 （一）意外的電話 這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對不起！我們老總正在開會，不能接聽電話。 b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？ c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。 d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！ e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。

17、問題 對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。 參考答案：本題的最佳選擇是C。選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。選D明顯不合適，因為公司有規(guī)定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應對方，

18、那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復客戶呢？選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向孫總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如。 （二） 某領導機關要求秘書部門在一周內(nèi)將工作

19、意見擬好發(fā)文。A秘書接受任務后，為了搶時間、爭速度，按領導意圖擬稿后，只交給本業(yè)務部門的負責人審核，就送到打字室進行繕印。因為未經(jīng)領導審閱，打印出來的一百多份“工作意見”全部作廢，耽誤了文件的準時下達，造成了不應有的浪費。A秘書造成失誤的原因何在？這一案例對于秘書從業(yè)人員有何啟示？答： 1、A秘書造成失誤的原因何在？一是他有可能是不清楚公文處理程序，不清楚誰是此文的簽發(fā)人他以為業(yè)務部門負責人審核就可以發(fā)文，所以他違反了基本操作流程：工作意見作為政府公文，應該由主管部門的主管領導審簽，會議上審定的內(nèi)容都需要主管領導簽發(fā)。二是他有可能是自作主張他以為領導把意見說得很明白了，自己也已領會得很明白了，

20、業(yè)務部門負責人也審核了，應不會有事了，于是就自作主張。違反了多匯報多請示的原則：匯報請示既是工作的要求，也是領導權威的體現(xiàn)。三是他不明白事情再急也要按程序按制度辦的道理。對于秘書從業(yè)人員的啟示 1、對于文件等法律性資料，必須慎重決策，反復修改，謹慎行事。 2、一是要對自己有準確定位，明確自己只是領導身邊一個身份比較特殊的工作人員，不能代替領導，不能自作主張，不要以為領會領導意圖就可以超越程序辦事。 3、秘書要學會維護領導權威，同時規(guī)避自己的業(yè)務風險。 4、二是要加強業(yè)務識的學習，清楚辦事程序，秘書不要要學會辦文、辦會，還要學會辦事。5、是業(yè)務部門的負責人要認真負責，就此案例來說，如業(yè)務部門的負

21、責人在文件處理單上簽上“請呈某某領導簽發(fā)”，就不會出現(xiàn)上述情況了。 （三） 辦公室主任老宋把會議一切準備工作都作了安排，但到了開會的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復交待要認真仔細地檢查會場，秘書們都點頭答應。 大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時，擴音器傳上的卻不是國歌，當場人驚呆了。原來音響設備沒有檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿”指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請你談談你對此事的看法。參考答案：秘書會務工作中，會前、會間的工作服務都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進，避免出現(xiàn)差錯。

22、這樣，才能保證會議質量。任何一個環(huán)節(jié)，任何一項具體事務上出現(xiàn)差錯和疏漏，都可能會影響會議的效果。（四）某單位領導與剛來的客商正在會客廳里寒暄，秘書前來泡茶。他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉，放入茶杯內(nèi)，然后沖上水這一切，領導和客商都看到了。領導狠狠地瞪了秘書一眼，但礙于客商在場而不便發(fā)作?？蜕虅t面帶不悅之色，把放在自己面前的茶杯推得遠遠的，同時說：“別污染了我的腸胃!”領導知道自己屬下做事欠妥，所以只得忍氣吞聲。 談判時，雙方討價還價。領導一時動怒，與客商發(fā)生爭執(zhí)。秘書覺得自己作為單位的一員，自然應該站在領導一方，于是與領導一起共同指責客商。客商拂袖而去。 領導望著遠去的客商的背影，氣得臉紅脖子粗

23、，沖著秘書嚷：“托你的福，好端端的一筆生意，讓你給毀了，唉!” 秘書丈二和尚摸不著頭腦， 知道自己有什么失誤，他為自己辯解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，與我何干?” 問題：請問這位秘書在接待禮儀上有哪些失誤? 你認為應該怎么做？參考答案：秘書部門是組織的窗口和門面，秘書人員在日常接待工作中講究禮儀，對于加強領導與群眾的聯(lián)系，密切組織與公眾的關系，樹立良好的組織形象十分重要。秘書對于來訪的客人，要做到熱情、誠退、以禮相待，在接待工作中必須開動腦筋，綜合考慮，把工作做到面面俱到、細致入微。另外，在接待過程中，要確保每一位來賓的安全，也包括飲食安全。 案例中的秘書用手指撮茶葉給客商泡茶，不太注重

24、飲食衛(wèi)生，雖說是一個比較小的舉動，但也直接影響了在客商眼中的形象。之后在談判過程中，該秘書一同指責客商，更加激怒了客商，損害了組織的形象。（五）會談超時 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點半到十點一刻與大地公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點半到十一點半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，總經(jīng)理秘書于雪請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對于雪的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見李總

25、等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a、“老總，李總已到。你已經(jīng)超過30分鐘了！” b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？” c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復人家？” d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？” 對于于雪的以上幾種寫法，你認為哪種寫法比較合適，請說明理由，并對其他幾種寫法進行評析。 參考答案：本題的最佳選擇是B。 選A看上去似乎只是在提醒老總，實際上卻暗含了于雪對老總超時的不滿。的確，作為老總是需要守時的，但老總為了某種需要，有意多陪劉總聊聊，

26、以便建立更融洽的關系也是可以理解的，所以，在這種情況下秘書不能對老總產(chǎn)生抱怨。 選C與選A差不多，只不過于雪是借李總來表示自己的不滿，所以也不合適。 選D明顯是錯誤的，因為于雪作為秘書是無權給上司做指示的，盡管她這可能是一番好意。 選E也是不合適的，老總在談興正濃的時候是不可能給于雪什么指示的，而且作為秘書于雪也不應該將這類問題上交給上司。 選B之所以最合適，是因為于雪沒有讓老總為難。老總在看到“還要讓李總等多久？”的紙條后，只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，而不要回答“怎么辦”或“怎么答復對方”這類問題。作為秘書要盡量讓上司多做選擇題，少做問答題。(六)一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的