評估材料歸檔規(guī)范

1、 山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估材料歸檔規(guī)范為做好我校本科教學(xué)工作合格評估材料歸檔工作，規(guī)范各級各類材料整理歸檔的格式，現(xiàn)就有關(guān)事宜作如下統(tǒng)一要求。一、材料的構(gòu)成我校本科教學(xué)工作合格評估支撐材料主要由學(xué)校支撐材料、部門支撐材料和院（部）支撐材料三部分構(gòu)成。（一）學(xué)校材料學(xué)校材料包括三部分：一是學(xué)校自評報告與校長報告（含PPT）；二是送教育部專家審讀材料；三是供教育部評估專家來校檢閱時的各類支撐材料。（二）部門材料部門材料主要包括兩部分：一是40個觀測點歸口負(fù)責(zé)的材料；二是按部門職責(zé)日常運行與積累的各種原始材料。（三）院（部）材料院（部）材料主要包括兩部分：一是自評材料（按教學(xué)管理規(guī)范歸類，下

2、同），包括自評報告（不超過2萬字）、材料目錄、匯報材料（含PPT）等；二是支撐材料，主要是院（部）學(xué)科與專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)管理檔案材料、教學(xué)管理制度、教師個人教學(xué)檔案材料、學(xué)生試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計）、實習(xí)報告、實驗報告等。二、材料的種類（一）文字材料:文件、規(guī)劃、方案、紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃和總結(jié)、記錄及教學(xué)基本文件和教學(xué)檔案等。（二）統(tǒng)計材料:統(tǒng)計表格、報表和名冊。（三）聲像材料:照片、宣傳片、聲像光盤等。（四）證書材料:榮譽證書、獲獎證書、成果鑒定證書、錦旗、獎杯等。（五）實物材料:獲獎作品、科技作品、著作、教材、期刊雜志等。（六）其他材料:能反映教學(xué)管理服務(wù)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的其他類型

3、材料。三、材料的時限根據(jù)教育部要求，本科教學(xué)工作合格評估材料的收集、整理與編撰，其時限一般為近三年。關(guān)于教學(xué)科研實驗儀器設(shè)備、教學(xué)經(jīng)費使用及其相關(guān)狀態(tài)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，以自然年計算，即自2015年起至2017年止（統(tǒng)計起止時間為當(dāng)年的元月1日至12月31日）。關(guān)于專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)管理等軟件項目建設(shè)和師資隊伍結(jié)構(gòu)、各類學(xué)生人數(shù)、教學(xué)改革實踐活動等以學(xué)年度計算，即20152016、20162017、20172018三個學(xué)年度（統(tǒng)計起止時間為當(dāng)年的9月1日起至次年的8月31日止）。關(guān)于專業(yè)辦學(xué)工作總結(jié)以及專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量分析報告，則以一個培養(yǎng)周期（四年）為單位。四、材料的整理（一）原始材

4、料整理1.原始文字材料整理文件、規(guī)劃、方案、紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等資料，要按自然年度進行分類，而屬于教學(xué)活動中形成的原始材料(如學(xué)生考卷、成績、畢業(yè)論文(設(shè)計)等)則應(yīng)按照教學(xué)年度進行分類。所有材料要求分類準(zhǔn)確，編目清楚，整齊美觀，調(diào)用方便、快捷。2.聲像、證書、實物材料整理聲像材料裝袋（盒）后分類保存，并標(biāo)明內(nèi)容與數(shù)量。各類證書由收集部門準(zhǔn)備好證書復(fù)印件。獲獎作品、科技作品等實物材料須拍制照片, 著作、教材須復(fù)印封面、封底和版權(quán)頁, 論文須復(fù)印封面、目錄、封底和正文。所有聲像、證書、實物材料要列出清單。（二）新建材料的整理1.文檔格式原則上使用word2007版軟件。標(biāo)題用小2

5、號方正小標(biāo)宋簡體字，可分一行或多行居中排版（如有副標(biāo)題，用3號楷體GB2312字體）；回行時，要注意詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。正文用小4號楷體GB2312字體，標(biāo)題下空一行，每自然段首行縮進2個字符，回行頂格，間距為25磅，表格內(nèi)文字的字號、行間距可適當(dāng)調(diào)整。頁邊距上下2.5cm，左2.5cm，右2.2cm。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”, 第五層為“”。所有標(biāo)題獨立成行，不加標(biāo)點。落款：凡不需加蓋公章的材料應(yīng)在正文右下方落款處署成文單位全稱，在下一行相應(yīng)處標(biāo)識成文日期(使用中文年月日)。材料用紙：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（所有復(fù)印件也

6、統(tǒng)一使用A4紙型），左側(cè)裝訂，頁碼位于頁面底端，居中。2.數(shù)據(jù)表格原則上使用EXCEL2007版軟件，可根據(jù)職能部門的相關(guān)報表規(guī)范處理。表格名稱用四號加黑方正小標(biāo)宋簡體字，表格中的文字采用5號楷體GB2312字體，數(shù)字及字母等采用5號Times New Roman格式（小數(shù)點后面統(tǒng)一保留兩位有效數(shù)字），對齊方式為垂直、水平居中。表中無內(nèi)容的一律空白，表內(nèi)數(shù)字或文字有連續(xù)重復(fù)，不能用“同上”、“同左”等字樣。行高20磅左右，可根據(jù)實際內(nèi)容有所調(diào)整。除單頁外，必須添加頁碼，頁碼為阿拉伯?dāng)?shù)字，居頁面底端，居中。表格類統(tǒng)計材料要有單位蓋章、填表人、審核人和負(fù)責(zé)人的簽字以及填表日期。3.度量單位及文本數(shù)

7、字材料中所出現(xiàn)的度量單位要按國際標(biāo)準(zhǔn)度量單位，如面積用“平方米”等；量詞應(yīng)統(tǒng)一，如圖書用“冊”，計算機用“臺”，座位用“個”等。文本中出現(xiàn)的兩位及其以上數(shù)字統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年份日期不能簡化（如2016年2月，不能寫為二0一六年二月或16年2月）。4.裝訂位置文件裝訂均為左訂兩枚訂書針，在距縱向打印紙張上、下邊緣8cm處各訂一釘，書釘距紙張左邊緣3mm8mm。（三）綜述材料每個觀測點的綜述材料屬于命題式寫作，要求結(jié)合各觀測點的內(nèi)涵開門見山，直述主題，對某項工作進行綜述，避免過多的陳述和解釋；綜述應(yīng)包括前言、主體、自評結(jié)論三個部分。1.前言。要求直接點明該綜述要介紹什么、說明什么；2.主體。

8、主體部分可分為若干層次，每個層次說明一個主題，層次之間用一個小標(biāo)題分開；文字量較少的綜述，主體部分可以不分層次，而用段落區(qū)分。特點是語言精煉，概述性較強。3.自評結(jié)論。應(yīng)采用總結(jié)式，對該觀測點的工作給予簡明的總結(jié)，即：對該觀測點給出定性和定量的評價。具體格式要求按照山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估自評表（樣表）（附件1）進行。（四）其他材料1.附件：文件資料如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.×X××X”），附件名稱后不加標(biāo)點符號。2.照片材料：照片材料分類裝袋或裝冊，并簡

9、要注明：時間、地點、人物、內(nèi)容、攝影者等信息。3.實物材料：實物材料（如獲獎作品、科技作品等）須拍制照片，列出清單。實物暫由有關(guān)部門陳列保管。4.證書、獎狀、聘書等：校級以上證書、獎狀、聘書等將原件掃描、照相后制作成電子文檔存檔，并注明形成時間、內(nèi)容（名稱）、作者及頒發(fā)單位。另用A4紙打印，以便與相關(guān)材料配套。5.錄音、錄像材料：錄音、錄像材料要注明內(nèi)容、錄音（像）時間、錄音（像）人、帶長（分鐘），要求制作為數(shù)據(jù)光盤（DVD、VCD、CD等）。五、材料的立卷歸檔（一）評估檔案類目設(shè)置與格式1.目錄設(shè)置評估材料目錄共分四級：一級目錄：本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系中的一級指標(biāo)。二級目錄：本科教學(xué)工

10、作合格評估指標(biāo)體系中的二級指標(biāo)。三級目錄：本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系中的主要觀測點。四級目錄：為說明“主要觀測點”的支撐材料類目。2.目錄格式一級目錄：編號為“1”、“2”、“3”、等。二級目錄：編號為“1.1”、“1.2”、，“2.1”、“2.2”、等。三級目錄:編號為“1.1.1”、“1.1.2”、, “1.2.1”、“1.2.2”、“2.1.1”、“2.1.2”、等。四級目錄：編號為“1.1.1-0”、“1.1.1-1”,“1.1.2-0”、“1.1.2-1”具體根據(jù)每個觀測點的基本要求及材料進行編目。（二）評估材料的歸檔1.組卷整理(1)組卷：所有評估支撐材料按評估指標(biāo)體系的主要觀測

11、點的順序編號建檔，裝入文件盒（袋）。不要將兩個及兩個以上觀測點的材料放入同一案卷。文件盒側(cè)面應(yīng)有標(biāo)簽，標(biāo)簽要統(tǒng)一，標(biāo)明內(nèi)裝材料所屬的主要觀測點，例如“4.2.1教學(xué)內(nèi)容與課程資源建設(shè)”，當(dāng)同一個主要觀測點的材料較多，需要分盒陳列，在同一個觀測點內(nèi)進行編號，例如“4.2.1教學(xué)內(nèi)容與課程資源建設(shè)（1）、（2）、（3）”等。(2)排序：支撐材料的排序按支撐程度，從大到小排列。需要后續(xù)補充完善的，暫不裝訂成冊，用文件夾夾好，以防丟失。(3)目錄：每個文件盒內(nèi)必須有材料目錄，列出本盒內(nèi)所包含的材料名稱。材料目錄必須打印2 份，一份單頁放在文件盒內(nèi)，一份裝訂成冊做材料總目錄。材料目錄格式見支撐材料目錄（

12、樣表）(附件2)。2.評估檔案裝具評建工作辦公室及評估專家需要查閱的其他部門和系（部）的檔案盒原則上由學(xué)校統(tǒng)一購置，評估材料編目整理，各檔案盒顏色保持統(tǒng)一，避免雜亂；文件柜、文件袋大小要統(tǒng)一，整齊美觀。六、材料的移交與保管（一）材料的移交1.需要上交評建辦的材料，由各單位（部門）按支撐材料目錄整理上交。報送的材料需附“評估材料清單”（一式兩份），并將新建材料的電子稿與紙質(zhì)材料同時提交（自留電子文檔）。材料清單見山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估材料上交清單（樣表）(附件3)。2.報送材料要層層把關(guān)。實行責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，各種材料及報表必須由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字。各部門報評建辦的材料分別由部門負(fù)責(zé)人、評建辦

13、負(fù)責(zé)人審定。所有上報材料審定人、報送人、接收人均應(yīng)在“材料清單”的相應(yīng)位置上簽字，并加蓋上報部門公章。3.材料報送應(yīng)指派專人送交校評建辦或相關(guān)部門，并當(dāng)面審核辦理交接手續(xù)。（二）材料的保管1.各學(xué)院、各部門須配置本科教學(xué)工作評估檔案材料文件柜，用于存放和陳列各類原始性、基礎(chǔ)性評估材料。要明確評建期間信息采集、分析、材料整理、歸檔、管理的工作流程和責(zé)任人，對評建材料妥善保管，以防缺失。2.評建材料編目整理，裝盒（袋）按序擺放在資料柜內(nèi)，集中存放，并指定專人管理。材料保管員要熟悉評建材料的內(nèi)容與材料的陳列位置，對專家組需要調(diào)閱的材料，在需要的時候能夠快速查找到相應(yīng)的材料。2.校內(nèi)資料借閱必須辦理借

14、閱手續(xù)，并限期歸還，歸還時由管理員當(dāng)面清點，并在借閱登記薄上進行注銷，放回原來位置，嚴(yán)防丟失；未經(jīng)評建辦同意，任何人不得私自對外借閱。3.評估工作結(jié)束后，所有資料要求完整保存，作為審核評估階段整改的依據(jù)。任何人不得隨意丟棄、銷毀。評建辦公室2016年12月8日附件1山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估自評表（樣表）一級指標(biāo)二級指標(biāo)主要觀測點自評結(jié)論1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用1.1 辦學(xué)定位1.1.1 學(xué)校的定位與規(guī)劃基本要求學(xué)校辦學(xué)定位明確，發(fā)展目標(biāo)清晰，能主動服務(wù)區(qū)域（行業(yè)）經(jīng)濟社會發(fā)展；規(guī)劃科學(xué)合理，符合學(xué)校發(fā)展實際需要；注重辦學(xué)特色培育。自評情況說明支撐材料目錄1.1.1-0 觀測點綜述1.1.1

15、-2學(xué)校概況1.1.1-3學(xué)校定位與規(guī)劃1.1.1-4學(xué)校近三年工作要點與總結(jié)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字： 責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字：附件2山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估支撐材料目錄（樣表）1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用 二級指標(biāo)：1.1 學(xué)校定位觀測點：1.1.1學(xué)校定位與規(guī)劃序號材料名稱11.1.1-0 觀測點綜述學(xué)校定位與規(guī)劃綜述21.1.1-2學(xué)校概況山西工商職業(yè)學(xué)院升格為山西工商學(xué)院的相關(guān)材料3教育部關(guān)于同意在山西工商職業(yè)學(xué)院基礎(chǔ)上建立山西工商學(xué)院的通知4山西工商學(xué)院章程5山西工商學(xué)院簡介671.1.1-3學(xué)校定位與規(guī)劃山西工商學(xué)院“十二五”規(guī)劃及總結(jié)8關(guān)于啟動“十三五”規(guī)劃編制工作的通知9關(guān)于印發(fā)山西工商學(xué)院“十三五”發(fā)展規(guī)劃的通知10111.1.1-4學(xué)校近三年工作要點與總結(jié)2015年度工作要點122015年度工作總結(jié)132016年度工作要點142016年度工作總結(jié)15附件3山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估材料上交清單（樣表）報送部門（蓋章）： 報送部門負(fù)責(zé)人簽字：1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用1.1 學(xué)校定位1.1.1學(xué)校定位與規(guī)劃驗收結(jié)論備注序號材料名稱11.1.1-0觀測點綜述學(xué)校定位與規(guī)劃綜述21.1.1-2學(xué)校概況山西工商職業(yè)學(xué)院升格為山西工商學(xué)院的相關(guān)材