有關財務報銷規(guī)定和流程(試行)

1、深圳市科捷技術發(fā)展有限公司有關財務報銷規(guī)定和流程（試行）15第一部分總則第一條為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。第三條本制度適用公司全體員工。第二部分借支管理規(guī)定及借支流程第四條借款管理規(guī)定（1） 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。（2） 其他臨時借款，如業(yè)務費、

2、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。（3） 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。（4） 借款銷賬規(guī)定：（1）借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。（5） 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。第一條借款流程（一）借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。（二）審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字一財務經(jīng)理復核一副總公司審核一總經(jīng)理審批（起過5000元或

3、非常規(guī)借款）。（三）財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。第三部分日常費用報銷制度及流程第二條日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。第三條費用報銷的一般規(guī)定（1） 報銷人必須取得相應的合法票據(jù)（相關規(guī)定見發(fā)票管理制度）,且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。（2） 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。（3） 按規(guī)定的審批程序報批。（4） 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以

4、便備款。第四條費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單一部門經(jīng)理審核簽字-財務部門復核一總經(jīng)理審批一到出納處報銷。第五條差旅費報銷制度及流程。（一）費用標準:職務交通工具住宿標準伙食標準外埠市內(nèi)交通費用一般員工火車硬臥120元/天30元/天30元/天部門負責人火車硬臥150元/天40元/天40元/天總經(jīng)理助理飛機200元/天50元/天50元/天總經(jīng)理及以上飛機實報實銷實報實銷實報實銷（二）費用標準的補充說明:1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。2. 實

5、際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。3. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。4. 宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。（三）報銷流程1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申

6、請單由總經(jīng)理批準。2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3. 購票:出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票（原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報財務備案）。4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。第六條電話費報銷制度及流程（一）費用標準1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)

7、員工工作性質(zhì)和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。（二）報銷流程財務部通知員工按話費標準將報銷單交財務部集中辦理報銷手續(xù)。固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。第十一條交通費報銷制度及流程（1） 費用標準：（1）員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;（2）市內(nèi)因公公交車費應保存相應車票報銷。（2） 報

8、銷流程1. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好交通費報銷單。2. 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。第十二條辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程（一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。（二）報銷流程1 購置申請:公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。2 報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單（附出入庫單），按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交

9、財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。3費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。第十三條招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程（一）費用標準1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。2. 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進

10、行登記（資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字）。4. 其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。（二）報銷流程：1 .招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2 .培訓費由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3 .資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4 .其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。第四部分工薪福利及相關費用支出制度及流程第十四條工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。第十五條工薪福利支付流程（一）工資支付流程：（1）每月20日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)

11、理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉(zhuǎn)交財務部；（2）總經(jīng)理提供職工月度獎金分配表；（3）財務部根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序?qū)徟?；?）每月25日由財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資；（6）每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實。（二）臨時工資支付流程同工資支付流程。（三）社會保險及住房公積金支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；（2）住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉(zhuǎn)帳支票支付；社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據(jù)

12、應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調(diào)整。（四）其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單一經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認一財務經(jīng)理進行財務復核一報總經(jīng)理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。第五部分專項支出財務報銷制度及流程第十六條專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第十七條軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務制度及流程。（1） 填寫購置申請：按公司資產(chǎn)管理制度相關規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請單并報批。（2） 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。（3） 結(jié)賬報銷：（1）資產(chǎn)驗收（軟件應安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑

13、發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?；?）財務部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。第十八條其他專項支出報銷制度及流程（1） 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。（2） 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。（3） 財

14、務報銷流程1 審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。2 簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。3 付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字-財務復核一副總經(jīng)理審批一總經(jīng)理審批;（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。第六部分原始單據(jù)的粘貼第十九條我司執(zhí)行內(nèi)部的費用明細單和財務統(tǒng)一的印刷版的“費用報銷單”填寫相對應的制度（1） 、費用明細單主要是根據(jù)費用

15、實際用途和屬性來填寫的，一般用電子版打印出。1. 項目名稱是指費用的所屬類別（具體到公司和項目）2. 日期填寫費用發(fā)生的日期3. 明細填寫費用的用途（例如話費餐費等），每一筆費用必須單列，不得混在一起4. 金額填寫費用的金額5. 票據(jù)類型填寫發(fā)票或收據(jù)，這些發(fā)票和收據(jù)必須是發(fā)生費用時取得的。6. 備注一欄用于填寫其他輔助性說明，如餐費要寫明是與哪個人員或者哪個項目相關人員用餐的費用，以方便財務進行項目核算。借款的報銷須在備注欄寫明：“沖借支”字樣7. 費用明細單的附件資料凡是收據(jù)類（例如快遞單、收據(jù)、收條、小票等）以及其他不能作為財務報銷單合法依據(jù)的單據(jù)的都作為費用明細單的附件資料粘貼在費用明

16、細單之后8. 費用明細單的下方提交人要親筆簽名（2） 、財務統(tǒng)一印刷的報銷單填寫主要根據(jù)發(fā)票的內(nèi)容來填寫1 .報銷部門和填寫時間據(jù)實填寫2 .用途：根據(jù)發(fā)票的內(nèi)容填寫（注意是發(fā)票的內(nèi)容和費用事實內(nèi)容的區(qū)別，例如印名片對方一般不提供發(fā)票，我們?nèi)绻密嚻眮硖娲?，那么在這里填寫的時候用途就要填“車費”而不是“印名片”）；同種性質(zhì)的費用匯總金額寫，例如車費（公車費、地鐵費、出租車費）合計填寫，發(fā)票抬頭為其他公司的（除益康和科捷外的任何一個公司）不能作為我司的報銷依據(jù)，如確有該業(yè)務發(fā)生，須找其他符合規(guī)定的發(fā)票來替代。3 .單據(jù)及附頁：指粘貼在報銷粘貼單上的單據(jù)頁數(shù)合計數(shù)，一張發(fā)票為一頁，公交車票也是每一張為一頁。4 .報銷人：報銷人親筆簽名5 .報銷粘貼單：粘貼財務統(tǒng)一印刷的報銷單中費用所含的發(fā)票，同一類（例如車費按一類整理、餐費按一類整理）發(fā)票按照金額大小整理好，每一張票據(jù)間隔黏貼。粘貼完畢