行政部主要工作

1、行政部主要工作是：執(zhí)行辦公設備、公共設施、店鋪設施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行公司證照印鑒的管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的交納；執(zhí)行公司對外關系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行安全保衛(wèi)工作；執(zhí)行后勤、食堂的管理；執(zhí)行行政日常事務處理；執(zhí)行上級交辦事務等。具體工作流程一、執(zhí)行公司證照申辦流程成立公司或申請辦理分支機構，先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關資料，然后到工商局領取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅

2、務登記證。二、執(zhí)行公司證照印鑒管理對于公司的各種印鑒及證照，應進行妥善保管，并對其歸檔編號管理。證照借閱時要嚴格按照相關借閱程序進行審批、登記，特別是公章的外出借用、加蓋，更應該按照公司的有關規(guī)定來執(zhí)行，以免出現(xiàn)不良事件。三、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理月末行政部要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需，作好請購計劃單經經理審批后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，帳物相符。四、執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理對于公司所有的固定資產以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月

3、25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調動增加狀況制作固定資產、低耗品清單報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產調動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。五、執(zhí)行各部門及店鋪基礎設備、設施維修管理行政部負責根據(jù)維修要求安排電工或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；電工負責對日常維修的材料進行申購及采購，保證質量；各部門對維修質量監(jiān)督、確認。六、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、分類存放、排

4、列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。七、文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印管理各類文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類價格通知、重要信息應在公司領導審閱后及時傳遞給相關部門。八、執(zhí)行各種費用的支付按時申請、交納公司各項費用，例如：店鋪租金、員工房屋租金、水電費、車輛養(yǎng)路費、車船稅、工商管理費等。并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。九、執(zhí)行對外關系建立維護建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經營的關鍵，行政部門肩負著對外溝通、協(xié)調的

5、重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經常保持與已有關系的聯(lián)系與溝通，并結合實際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調整。十、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，行政部門在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則

6、，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。十一、后勤服務保障行政部門要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對食堂、宿舍、車輛的管理，為員工提供較為良好的生活、住宿環(huán)境，在符合經費開支規(guī)定的情況下使大家基本滿意。要經常檢查食堂收支情況，收集員工建議，提高保障質量；車輛管理中，要制定相應制度，經常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。安全工作是企業(yè)的一項重要工作，行政部門是安全工作的主要執(zhí)行部門。日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要真正做到天天講安全、處處抓安全，人人有安全、保密意識，只有安全保密工作做到位了，才能保證公司的正常工

7、作秩序和正常的經營活動。要充分明確重點保衛(wèi)位置，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全責任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認真加以實施。十二、日常事務處理行政部門的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，行政部門屬于服務保障部門，是為其他部門包括店鋪服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。十三、執(zhí)行上級交辦事務優(yōu)先完成領導交辦各類事務，規(guī)定時限內

8、完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結果向領導匯報。一、辦公用品領用1、領用人根據(jù)有關辦公用品清單及實際需要（見附表1），向本部門兼職內勤提出申請，由內勤統(tǒng)一向行政部簽字領取。2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領導及主管副總簽字同意后另行購買。3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預算中扣除超出部分。4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時間如急需領取辦公用品須部門經理簽字確認。二、印簽管理1、公司

9、印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關辦理刻制手續(xù)。2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內部或對外用章，但須經總裁批準。3、各部門印章由各部門指定專人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。5、經分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。三、復印1、公司所有復印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負責，未經行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復印。2、復印操作人應自覺在行政部復印管理臺帳上登記。3、復印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。4、如行政部發(fā)現(xiàn)復印操作人

10、未填寫復印數(shù)量或數(shù)量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用復印機,直至落實責任及相關處罰。5、任何人不得利用公司機器復印與工作無關文件，行政部一經發(fā)現(xiàn)，有權根據(jù)公司有關規(guī)章制度,通知人事部進行處罰。四、傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領取及簽字確認。3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。五、信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相

11、關文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。4、對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領取。5、對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。六、名片管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務。2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經部門領導簽字后交由行政部負責印制。3、名片印制前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。4、公務、客戶名片須在公司內作為共享資源。5、自確認名片內容起，一周內到行政部領取。6、名片印制費用每季度攤銷一次。七、公司設備申請流程為加強我公司固定資產管理，規(guī)范管理工

12、作程序，提高資產的使用效率，杜絕浪費；參照行政事業(yè)單位國有資產管理辦法（國管財字【】32號）規(guī)定，結合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益，以物質資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：1.配發(fā)過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；2.要考慮實際可能的收益（對工作的推動）而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產），注意提高資金的有效利用率。（二）、具體流程:1各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求（內容具體翔實、理由

13、充分），經部門經理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見（調撥或購買）。3如果采取“調撥”程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；4如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇大軟件股份有限公司財務審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財字02第003號）有關規(guī)定具體執(zhí)行。5采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設備采購結束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產登記

14、后，由各部門登記領用，責任到人。6所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，并在部門設備管理員處登記。八、午餐飯票1.員工到職，由本部門內勤根據(jù)其到職日期向行政部領取飯票。2.每月3031日，各部門內勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領取下月飯票。3.每月12日，由各部門內勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。4.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內勤負責?？惋埐腿念I用需填寫客飯領用申請單，并由部門經理簽字確認。5.非正式員工（實習生等）領用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領用飯票。九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方

15、便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務性。現(xiàn)將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：1、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應的申請表（內容具體詳實），部門經理簽字確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結款。3、各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。費用超過500元以上，4、申請需要其部門主管副總簽字確認。訂餐、5、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會行政部，訂餐、訂房一般提前12天）。6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。十、禮品1

16、、禮品由行政部負責根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單（見附表2）領用公司禮品，需向本部門經理提出申請，填寫禮品領用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預算中扣除超出部分。十一、宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產品說明書等。2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用臺帳上登記。3、領用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領用申請單，由部門經理簽字確認后，

17、在宣傳用品領用臺帳上登記后領用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填寫外，并向其部門經理投訴及進行相關處罰。十二、會議管理1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。2.會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等（見附表3），便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設備調試。3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4.會議

18、結束后由行政部派人清理會場，查收設備。5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。十三、車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經理簽字。若有預計用車需要，應提前23天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經行政部匯總后，由行政部經理負責車輛統(tǒng)一調度。5、車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核

19、一次，以防浪費，如超過耗油標準時（指不正常）應送請調整修理。公司車輛內部使用費用如下:市內用車：7、普通轎車里程費1.5元/公里；面包車里程費2元/公里。等候計費：等候時間在半小時內，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。長途用車：普通轎車里程費1.0元/公里；面包車里程費2元/公里。直接費用（如汽油費、過橋過路費、停車費等），由各用車部門自理。各部門車輛使用費每季度結算，并由部門經理簽字確認后交財務部。十四、設備維修流程1報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管理員；2部門設備管理員初步檢查后，設備報修單提供設備編號和故障現(xiàn)象）填寫（，部門經理批準后送交行政部；3行政部設備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；4通過暫借、調撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用；5機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；涉及到的維修費用，6由各部門承擔。十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權。2、行政事業(yè)