內(nèi)部成文信息管理規(guī)定

1、XX 文件編號：簽發(fā)：XXX部成文信息管理規(guī)定1實施部門本規(guī)定由綜合管理部組織實施。2目的和圍2.1為規(guī)公司部成文信息的管理工作，加強成文信息的統(tǒng)一性、清晰性和操作指導(dǎo)性，明確公司成文信息的管理要求。2.2本規(guī)定適用于公司級和部門級部成文信息的管理。2.3行政公文、圖樣和技術(shù)文件的管理參照行政公文處理辦法、產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件修改規(guī)定和產(chǎn)品設(shè)計圖紙簽署規(guī)定執(zhí)行，不適用本規(guī)定。3規(guī)性引用文件3.1制度建設(shè)管理規(guī)定3.2行政公文處理管理規(guī)定3.3企業(yè)檔案管理規(guī)定4定義與術(shù)語4.1部成文信息公司部生成的需要控制和保持的有意義的關(guān)于產(chǎn)品、服務(wù)、過程、人員、組織、體系、資源的事實及其載體。本規(guī)定

2、以制度（文件）和記錄區(qū)分表示成文信息的兩種類別。注 1：成文信息可以任何格式和載體存在，并可來自任何來源。注 2：成文信息可涉及：管理體系，包括相關(guān)過程；為組織運行而創(chuàng)建的信息（文件）；結(jié)果實現(xiàn)的證據(jù)（記錄）。共 33 頁 第 1 頁4.2制度層級/類別公司的制度層級/類別同制度建設(shè)管理規(guī)定定義。5培訓(xùn)和資格各部門負責人、負責制度管理和編制的人員必須學習和掌握本制度，包括制度的編制、會簽、批準、發(fā)布、回收、培訓(xùn)、宣貫、執(zhí)行、檢查、修訂、廢止、匯編、歸檔以及記錄的標識、填寫、貯存、保存期限、處置的管理方法。各級管理人員需了解、

3、熟悉本規(guī)定。6管理職責6.1綜合管理部（制度）6.1.1公司制度管理的歸口部門，組織各業(yè)務(wù)部門開展制度建設(shè)工作。6.1.2根據(jù)公司制度體系建設(shè)要求，確定制度分類、格式要求和編號規(guī)則等。6.1.3組織公司制度的初審與會審工作，做好制度的發(fā)布實施工作。6.1.4督促各業(yè)務(wù)部門落實制度執(zhí)行，組織協(xié)調(diào)處理制度執(zhí)行中的相關(guān)事宜。6.2綜合管理部（法務(wù)）負責公司級制度的法律審核。6.3綜合管理部（秘書） 負責公司級制度的發(fā)文。6.4綜合管理部（信息） 負責與流程有關(guān)的信息系統(tǒng)建設(shè)。6.5黨群人事部 負責公司制度的培訓(xùn)策劃。6.6各部門6.6.1公司制度制定和執(zhí)行的責任部門，負

4、責起草和修訂與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的公司級和部門級制度。6.6.2每年度評價本部門編制的公司制度的適宜性、充分性、有效性，提出年度制度編制、修訂計劃。6.6.3參與審核與本部門業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的制度并提出完善建議。6.6.4負責部門級制度在 OA 網(wǎng)上保持更新，并報綜合管理部備案。6.6.5負責實施本部門編制制度的宣貫和培訓(xùn)工作。6.6.6負責部門產(chǎn)生的記錄的應(yīng)用和控制。共 33 頁 第 2 頁7管理流程7.1制度編制7.1.1按照公司統(tǒng)一的格式，由編制部門或科室在規(guī)定時間起草或修訂制度的初稿并經(jīng)校對。7.1.2制度的層級及類型見附錄三。

5、制度編寫格式及模板見附錄四。公司級制度、記錄由綜合管理部編號，部門級制度、記錄由各部門編號。制度及附錄表單編號的編制規(guī)則見附錄六，公司各部門代碼一覽表見附錄七。7.1.3各級制度容不得與國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、企業(yè)標準、上級公司管理要求矛盾，如有相抵觸的條款，以上級制度為準。7.3.4公司制度應(yīng)遵循規(guī)、簡明、務(wù)實、有效的原則，以及權(quán)、責相統(tǒng)一原則，從實際出發(fā)，實事，保證制度的可理解性和可操作性。7.3.5制度編制人員要求有一定的工作技能與經(jīng)驗，熟悉體系標準及業(yè)務(wù)知識。7.2制度會簽7.2.1公司級制度7.2.1.1編制部門將部門負責人審核稿上傳至“制度會簽系統(tǒng)”，添加會簽部門，進行制度流轉(zhuǎn)會簽

6、，會簽部門在收到初稿后 5 個工作日向編制部門反饋會簽意見，編制部門根據(jù)會簽意見進行修訂，形成送審稿。7.2.2部門級制度7.2.2.1經(jīng)審核后的制度初稿以“部門級制度文件會簽單”（見附錄八）的形式添加各科室或作業(yè)區(qū)流轉(zhuǎn)會簽，必要時添加相關(guān)專業(yè)部門會簽（必要時指該制度的容涉及到相關(guān)專業(yè)容，部門無法確定時），會簽科室或作業(yè)區(qū)在收到初稿后 5個工作日向編制部門相關(guān)科室反饋會簽意見，相關(guān)科室根據(jù)會簽意見進行修訂，形成送審稿。7.2.3綜合管理部及歸口部門對制度文件的可操作性、適應(yīng)性、符合性、合規(guī)性、公平性、效益性進行審核，審核通過后方可定稿發(fā)布。7.3制度批準7.3.1

7、公司級制度7.3.1.1綜合管理部行政管理室（秘書）根據(jù)制度的層級進行制度送審，由相關(guān)的權(quán)力機構(gòu)或權(quán)力人審批。通常由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審定，總經(jīng)理批準。涉及公司“三共 33 頁 第 3 頁重一大”事項決策的制度，須按“三重一大”相關(guān)規(guī)定進行決策通過，并經(jīng)授權(quán)人簽批。7.3.2部門級制度7.3.2.1根據(jù)制度的層級進行制度送審，由部門負責人審批。7.4制度發(fā)布、回收7.4.1總則7.4.1.1 公司級制度由綜合管理部行政管理室（秘書）以公司發(fā)文形式下發(fā)通知，綜合管理部行政管理室（制度）發(fā)布文件；部門級制度由部門管理室發(fā)布，同時報綜合管理部行政

8、管理室（制度）備案。7.4.1.2 各部門必須做好制度版本的控制，確保所有適用人員得到現(xiàn)行有效版本，制度產(chǎn)生的部門應(yīng)建立“文件有效版本控制清單”（見附錄九）；原則上公司使用的受控文件的形式為電子文件。7.4.2 電子文件的發(fā)放、回收7.4.2.1公司級和部門級規(guī)章制度的電子文件分別由綜合管理部行政管理室（制度）和部門體系員存放在公司 OA 網(wǎng)上，并負責在網(wǎng)上保持文件的最新版本，廢止的文件及時從 OA 網(wǎng)刪除。當文件發(fā)生變更時，歸口部門應(yīng)及時在 OA 網(wǎng)發(fā)布通知。7.4.2.2各部門體系管理員負責識別并傳達至本部門相

9、關(guān)崗位，確保所有應(yīng)得文件的人員，獲得最新有效版本。7.4.2.3各部門可在公司 OA 網(wǎng)上得到文件的最新版，自行下載的電子文件只能作為工作參考。7.4.3文本文件的發(fā)放、回收7.4.3.1如需使用公司級和部門級制度的文本文件，應(yīng)加蓋受控章，受控章樣式見附錄十，發(fā)放時在“管理體系文件收發(fā)記錄表” （見附錄十一）發(fā)放欄上簽收，版本更新后收回舊版本，并在“管理體系文件收發(fā)記錄表”（見附錄十一）回收欄簽收，有最新文件時發(fā)放最新受控文件。7.4.3.2 各部門體系管理員負責識別并傳達至本部門相關(guān)崗位，確保所有應(yīng)得文件的人員，獲得最新有效版本。自行復(fù)印的文本文件只能

10、作為工作參考。7.4.4各責任部門應(yīng)將作廢的文件及時清出；如因法律或其他要求需保留的已作廢文件（包括已存檔的文件），無論電子還是文本文件，應(yīng)作出明確的“作廢參考”共 33 頁 第 4 頁的標識，另類存放，以免誤用。7.5制度培訓(xùn)、宣貫7.5.1制度編制部門會同黨群人事部負責公司制度的培訓(xùn)策劃，制度編制部門或科室負責制度的說明、解讀和培訓(xùn)工作，并組織和指導(dǎo)制度的落實與執(zhí)行工作。7.6制度執(zhí)行及執(zhí)行情況檢查7.6.1各部門必須嚴格按照制度要求執(zhí)行，并負責檢查制度的宣貫、執(zhí)行情況。7.6.2綜合管理部、品質(zhì)精度部、安環(huán)保衛(wèi)部、生產(chǎn)保障部等制度發(fā)布或監(jiān)

11、督部門按照職責分工對制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，提出整改意見或改進建議。7.6.3制度編制部門或科室需根據(jù)制度的控制矩陣編制相應(yīng)的評價要求，定期對制度有效性進行評價。7.7制度評審7.7.1 公司各業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司每年的制度評價工作以及公司管理的新要求，每年12 月對本部門編制的制度進行適宜性、充分性、有效性評審，提出下一年度制度的新增、修訂和廢止的計劃，報綜合管理部行政管理室（制度）匯總，并按審批后的計劃開展具體的制度編寫、修訂、廢止工作。7.7.2因外部環(huán)境變化、公司業(yè)務(wù)變化或組織機構(gòu)調(diào)整等特殊情況下需要全面梳理公司制度的，由綜合管理部組織各業(yè)務(wù)部門人員成立工作小組，對

12、制度進行集中評審，并開展制度編寫、修訂、廢止工作。7.7.3體系運行過程中，各部門發(fā)現(xiàn)制度缺失或不適用的情況，及時進行編寫、修訂、廢止工作。7.8制度修訂、廢止7.8.1制度的修訂、廢止由編制部門或科室發(fā)起。7.8.2制度編制部門應(yīng)填寫“管理制度改/廢發(fā)文說明”（見附錄十二），并附在制度的首頁。7.8.3修訂或廢止制度后重新按照 7.1 至 7.7 條款流轉(zhuǎn)。制度修訂、廢止時的會簽部門須與制度制定時的會簽部門一致。7.8.4由于錯字、編號、頁碼等非原則性錯誤（即不會引起誤解）需要修改文件時，可直接修改。7.9制度匯編與歸檔共 33 頁

13、 第 5 頁業(yè)務(wù)職能制度的立改廢制度的會簽制度的審核制度的批準制度的立改廢×××制度的會簽××制度的審核×7.9.1綜合管理部適時對所有制度進行匯編。7.9.2制度相關(guān)記錄應(yīng)妥善保管。制度記錄包括以下基本容：制度新增/修訂/廢止的申請、制度收發(fā)記錄、文件會簽/審批單、制度文本、制度培訓(xùn)記錄、制度檢查和評價報告等。制度發(fā)文記錄由綜合管理部（秘書）按公司企業(yè)檔案管理規(guī)定要求歸檔。7.9.3公司制度匯編及制度檔案屬于公司部資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準嚴禁對外提供。7.10記錄管理7.10.1記錄填寫的基本要求7.10.

14、1.1記錄應(yīng)填寫及時，容準確完整，字跡應(yīng)清晰，能準確識別，簽全名；不得隨意更改、涂抹，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤，用劃線方式更改，并簽名，注上日期。7.10.2記錄的貯存要求7.10.2.1各部門對所需使用的記錄建立編號登記，由專人管理并每年發(fā)布一次“記錄清單”（見附錄十三）。7.10.2.2記錄文件產(chǎn)生部門應(yīng)將記錄妥善保存，編目，易于查閱和使用。7.10.3記錄的保存期限要求7.10.3.1記錄的保存時間應(yīng)滿足顧客要求（合同、技術(shù)協(xié)議）和法律法規(guī)的要求，應(yīng)與產(chǎn)品的壽命周期相適應(yīng)。7.10.4記錄處置要求7.10.4.1記錄經(jīng)原部門確定為無保留價值時，可辦理銷毀手續(xù)，銷毀應(yīng)核對無誤并經(jīng)部門負責人審簽。

15、對于需要銷毀的記錄，填寫“記錄銷毀登記表”（見附錄十四），注明記錄編號和時間區(qū)段及銷毀理由簡述。8  不相容職責分離表共 33 頁 第 6 頁制度的批準×：表示不相容事項9檢查與考核無10其它10.1.1本制度自印發(fā)之日起實行。執(zhí)行中如有問題，請及時提出，以便協(xié)調(diào)、修改、補充、完善。本制度解釋權(quán)屬綜合管理部。10.1.2 本制度發(fā)布時文件控制程序Q/O:04-02.40.01-2015 和記錄控制程序Q/O:04-02.40.02-2015 同時廢止。11 附錄附錄一：部成文

16、信息管理流程圖附錄二：制度建設(shè)控制矩陣附錄三：制度的層級及類型附錄四：制度編寫格式及模板附錄五：流程圖編制說明附錄六：制度及附錄表單編號的編制規(guī)則附錄七：公司各部門代碼一覽表附錄八：部門級制度文件會簽單附錄九：文件有效版本控制清單附錄十：受控章樣式附錄十一：管理體系文件收發(fā)記錄表附錄十二：管理制度改/廢發(fā)文說明附錄十三：記錄清單附錄十四：記錄銷毀登記表共 33 頁 第 7 頁編制：日期：校對：日期：審核：日期：會簽：日期：審定：日期：批準：日期：共 33 頁 第 8 頁附錄一：部成文信息管理流程

17、圖共 33 頁 第 9 頁部成文信息管理流程輸入各部門綜合管理部黨群人事部有權(quán)審批機構(gòu)輸出法律法規(guī)及其他要求業(yè)務(wù)流程規(guī)要求運行中的反饋意見職責權(quán)限組織機構(gòu)職責權(quán)限外部成文信息管理開始制度編制N制度會簽制度執(zhí)行情況檢查制度評審制度修訂、廢止記錄管理結(jié)束各過程Y制度發(fā)放、回收制度匯編、歸檔NY制度培訓(xùn)、宣貫制度批準制度初稿會簽記錄批準記錄制度發(fā)放、回收記錄制度培訓(xùn)記錄制度檢查記錄制度評審記錄新增、修訂、廢止計劃制度改廢說明制度匯編、歸檔記錄記錄清單記錄銷毀登記表共 33 頁 第 10 頁序號控制目標

18、編號控制目標風險描述控制措施描述1C-ABC-03-ZG-51-2017-01確保管理制度編制流程有序高效1、公司制度建設(shè)責任不明確，導(dǎo)致管理制度管理混亂。2、公司管理制度的審核審批流程不合理，導(dǎo)致容不具操作性，影響公司正常經(jīng)營管理。1、綜合管理部是公司制度建設(shè)的歸口管理部門，負責定期組織各部門對制度文件進行修訂和編寫。2、公司各部門負責分管職責管理制度的起草、制訂、完善、組織流轉(zhuǎn)/會簽等工作。3、對于需要修訂的制度，應(yīng)當由相關(guān)業(yè)務(wù)根據(jù)實際情況進行修訂，制度文件修訂到發(fā)布的整個程序與制度文件編制的程序相同。2C-ABC-03-ZG-51-2017-02確保管理制度符合國家相關(guān)法律法規(guī)1、公司管

19、理制度與國家相關(guān)法規(guī)條例相沖突，導(dǎo)致日常經(jīng)營管理不符合法律法規(guī)。2、公司未定期對管理制度進行補充修訂，導(dǎo)致制度文件落后，不符合公司生產(chǎn)經(jīng)營管理現(xiàn)狀和國家相關(guān)法規(guī)條例。1、各部門應(yīng)在其職能圍對國家現(xiàn)行或地方性法律法規(guī)進行收集，并加以辨識使用，指導(dǎo)各自職能圍制度文件建立的合法性、合規(guī)性。2、經(jīng)綜合管理部（制度）領(lǐng)導(dǎo)審核無誤的制度文件，提交綜合管理部（秘書）對制度文件進行核稿，核稿的重點是：是否需要行文；是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)；是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)等。3、綜合管理部應(yīng)當每年通過跟蹤監(jiān)督、部審核、管理評審等對公司現(xiàn)有制度文件的

20、充分性、適宜性及有效性進行評審。3C-ABC-03-ZG-51-2017-03確保管理制度編制科學合理1、公司管理制度編制圍不合理，導(dǎo)致管理制度重復(fù)或缺失，影響日常管理效率。2、管理制度未按公司相關(guān)規(guī)定進行統(tǒng)一編號，易導(dǎo)致制度文件管理混亂。1、公司各部門負責對制度文件初稿進行部流轉(zhuǎn)與會簽，并提出相關(guān)修改意見。2、綜合管理部（制度）審核制度文件初稿是否有流程圖、容是否合理、意見是否得到統(tǒng)一，審核無誤后制作紅頭發(fā)文單。3、綜合管理部對制度文件的可操作性、適應(yīng)性、符合性、合規(guī)性、公平性、效益性進行審核，審核通過后方可定稿。4、綜合管理部（秘書）對制度文件進行統(tǒng)一發(fā)文編號，制作行政發(fā)文，由業(yè)務(wù)分管副總

21、經(jīng)理審核后，送總經(jīng)理簽發(fā)。5、綜合管理部（制度）負責將綜合管理部（秘書）制作的行政發(fā)文存檔，上傳至 OA 網(wǎng)，并及時更新現(xiàn)有的制度文件，避免新舊制度的混淆與不統(tǒng)一。附錄二：制度建設(shè)控制矩陣共 33 頁 第 11 頁序號控制目標編號控制目標風險描述控制措施描述4C-ABC-03-ZG-51-2017-04確保制度執(zhí)行有效1、公司未對管理制度進行培訓(xùn)學習，導(dǎo)致日常工作未能遵循制度規(guī)定，影響日常管理效率。2、公司未定期對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督與評價，無法確定制度已得到有效執(zhí)行。1、黨群人事部負責公司級制度的培訓(xùn)策劃，制度編制部門負責

22、制度的說明、解讀和培訓(xùn)工作，并組織和指導(dǎo)制度的落實與執(zhí)行工作。2、各部門必須嚴格按照制度要求執(zhí)行具體操作，并負責檢查制度的執(zhí)行情況。3、綜合管理部、制度發(fā)布歸口部門等監(jiān)督部門按照職責分工對制度的實施情況進行監(jiān)督檢查，并對違反制度的行為及時進行查處。4、綜合管理部督促相關(guān)部門對制度審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行整改、跟蹤、反饋；組織相關(guān)部門修訂完善制度。共 33 頁 第 12 頁制度層級編制依據(jù)文件類型容審批層級基本管理制度公司法等相關(guān)法律要求章程管理制度規(guī)則公司基礎(chǔ)治理架構(gòu)層級的管理文件，如：公司章程、股東大會議事規(guī)則等。董事會基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度相關(guān)法律法

23、規(guī)上級公司管理制度基礎(chǔ)制度管理制度規(guī)則管理規(guī)定重要業(yè)務(wù)、體系、流程的全面總體描述的文件，如：全面預(yù)算管理制度。黨委會總辦會專項制度基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度管理規(guī)定管理辦法某一專項業(yè)務(wù)、流程描述的文件，如：技術(shù)與價格審查管理辦法。黨委書記總經(jīng)理具體制度操作規(guī)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度專項制度管理辦法實施細則工作指引某一項具體操作業(yè)務(wù)、流程描述的文件，如銀行票據(jù)使用管理辦法。分管領(lǐng)導(dǎo)具體制度操作規(guī)公司各項制度管理辦法實施細則部門部管理和作業(yè)的文件。部長制度類型含義流程類制度描述、定義和規(guī)某一項流程或按一定順序開展某項業(yè)務(wù)的管理制度，有明確的流程開始與結(jié)束，可以畫出具體的流程圖法規(guī)類制度描述某一業(yè)務(wù)的管理原則、規(guī)和禁止事項等

24、的制度職能類制度用于描述某項具體業(yè)務(wù)圍各方的職能職責附錄三：制度的層級制度的類型備注：流程類制度必須按照附錄三規(guī)定的格式進行編寫。法規(guī)類、職能類制度可以參照流程類制度格式編寫，也可以按章節(jié)、條款等其他適合的格式編寫共 33 頁 第 13 頁序號要素容具體要求注意點適用圍1實施部門u    本制度由 XX 部組織實施；u    該要素必須描述u    明確實施部門u   

25、0;公司2目的和圍u    本制度；u    本制度適用于；u    該要素必須描述u    避免羅嗦，直切主題u    公司u    部門3規(guī)性引用文件u    一經(jīng)引用便成為制度應(yīng)用時必要的文件；u    應(yīng)給出年號以及完整的名稱；u   

26、60;引用文件的排列順序為：國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準、國有關(guān)文件、ISO 標準、IEC 標準或文件。u    該要素可以沒有u    參考文獻和法律等不在此圍u    未標注年號的文件以最新版為準u    公司u    部門4定義和術(shù)語u    在不同的語境中有不同的解釋，或者不是一看就懂的術(shù)語，應(yīng)通過定義有關(guān)概念予以明確；u

27、0;   對于通用詞或技術(shù)術(shù)語，只有在特定含義時，才應(yīng)對它進行定義；u    不采用要求的形式，也不包含要求。u    該要素可以沒有u    避免矛盾u    公司u    部門5培訓(xùn)和資格u    規(guī)定有關(guān)人員對本規(guī)定學習和培訓(xùn)的要求；u    規(guī)定有關(guān)人員對執(zhí)行本規(guī)定所具備資格和能力

28、的要求。u    該要素必須描述u    公司u    部門6管理職責u    按業(yè)務(wù)圍規(guī)定管理職責時，應(yīng)規(guī)定有關(guān)部門的工作圍及職責；u    規(guī)定管理職責時，應(yīng)確定工作圍、職責與權(quán)限，主管業(yè)務(wù)部門及有關(guān)部門之間的分工界限。u    該要素必須描述u    一個部門一個條款u   

29、0;僅規(guī)定部門的職責，不分到科室u    不描述管理細節(jié)u    公司u    部門7管理流程u    明確處理的事情步驟；u    按照事情發(fā)生的順序；u    規(guī)定該管理活動所涉及的全部容和應(yīng)達到的要求、采取的措施和方法；u    需要信息反饋的事項，應(yīng)規(guī)定信息反饋渠道、容、時間和信息處理程序、期限，對有爭議的信息

30、應(yīng)規(guī)定仲裁的權(quán)限。u    該要素必須描述u    避免沒有邏輯性u    不說大話、空話，盡量避免“定期”“適時”等詞語u    公司u    部門8不相容職責分離表u    明確各流程中的不相容事項。u    該要素可以沒有u    由同一崗位承擔會存在風險的職責必須分開。u

31、    公司u    部門9檢查與考核u    規(guī)定有關(guān)管理部門和人員執(zhí)行和完成管理事項檢查與考核的程序、容、方法、時間和結(jié)果處理等；u    明確按某項標準或規(guī)定檢查與考核。u    該要素可以沒有u    公司u    部門10其它u    明確制度解釋部門或科室等；u

32、60;   明確制度替代與廢止情況（若換版）；u    明確制度歷次版本發(fā)布情況（若換版）；u    該要素必須描述u    如需替代相關(guān)文件，需說明。u    如存在疑義，需說明解釋部門。u    公司u    部門附錄四：制度編寫格式及模板共 33 頁 第 14 頁序號要素容

33、具體要求注意點適用圍11附錄u    附錄、管理流程圖可另附在正文后。u    設(shè)定為：附錄一、附錄二等u    公司u    部門12編制、校對、審核、會簽、審定、批準u    編制、校對、審核、會簽、審定、批準人員及日期。u    該要素必須描述u    如有多人會簽、審核的，以實際結(jié)束日期為準。u &#

34、160;  公司u    部門13流程圖u    上行為涉及的各個部門，左側(cè)為具體事項；u    原則上使用 Visio（跨職能流程圖）格式；具體參照流程圖繪制說明。u    需有輸入和輸出。u    流程圖必須繪制（除管理條例類制度）u    檢查管理程序是否可行u    公司u

35、0;   部門14控制矩陣u    按流程順序明確關(guān)鍵控制點及文檔記錄；u    提出控制目標、控制措施、控制頻率等要求。u    該要素必須描述u    是檢查控執(zhí)行情況的主要依據(jù)u    公司u    部門15表單u    明確制度涉及到的相關(guān)表單；u   

36、; 表單的制定要考慮通用性與專用性要求。u    該要素可以沒有u    是檢查制度執(zhí)行情況的主要依據(jù)u    公司u    部門16字體等格式要求u    加上表頭：公司級“外高橋造船海洋工程”、部門級“外高橋造船海洋工程 XX 部”，23 號黑體、單倍行距、分散對齊；文件編號和簽發(fā)人行小四號、宋體、45磅行距；直線 0.75 磅、居中

37、（表頭各行段前、段后都為 0 行）；u    標題行小二號、黑體、加粗、居中、段前段后 1 行、24 磅行距；u    正文第一層序號使用“1、2”、Times New Roman 字體；u    下層序號使用“1.1、1.2”、“1.1.1、1.1.2”、Times           

38、NewRoman 字體、序號與文字間空 2 格；u    正文中帶序號的段落無縮進，不帶序號的段落縮進 2 字符；u    帶第一層序號的段落，黑體、加粗、段前 1 行；u    第二層帶序號段落為標題行的，宋體、加粗；u    正文使用宋體、小四號、行距 24 磅。u    公司u  &

39、#160; 部門17頁腳u    頁邊距上下為 2.54 厘米，左右為 3 厘米；u    頁腳添加“共 頁 第 頁”格式的頁碼，宋體，小五號，右對齊。u    公司u    部門共 33 頁 第 15 頁公司制度模板23 號黑體、單倍行距、分散對齊。如為部門發(fā)文，則標明 XX 

40、部XX 文件編號：ABC-00-XX-00-0000簽發(fā)：小四號、宋體、45 磅行距、段前段后 0 行，由綜合管理部/部門管理室填寫1實施部門XXXXXXXX 制度/規(guī)定小二號、黑體、加粗、居中、段前段后 1 行、24 磅行距0.75 磅，居中本制度由 XX 部門組織實施。2目的和圍本制度旨在本制度適用于序號后空 2 格3規(guī)性引用文件第一層帶序號段落黑體、加粗、段前 1 行小四號、宋體、行距24磅3.1  XXX 文

41、號4  定義域術(shù)語4.1 XXX5  培訓(xùn)和資格XXXXXXXXXXX6管理職責6.1XXX6.1.1XXXXXXXXXXXXXXXX6.1.2XXX第二層帶序號段落為標題行的，宋體、加粗不帶序號的段落首行縮進 2 字符小五號、宋體、右對齊共 33 頁 第 16 頁6.1.2.1XXXXXXXXXX6.1.2.2XXXXXXXXXX帶序號段落首行無縮進6.2XXX6.2.1XXXX7管理流程XXXXXXXXXXX8不相容職責分離表XXXXXXXXXXX9檢查與考核XXXXXX

42、XXXXX10其它101本制度自印發(fā)之日起實行。執(zhí)行中如有問題，請及時提出，以便協(xié)調(diào)、修改、補充、完善。本制度解釋權(quán)屬 XXXX。102本制度發(fā)布時 ABC-02-XX-XX-XXXXXXX XXX同時廢止。11附錄附錄一：XXXX 管理流程圖附錄二：XXXX 控制矩陣附錄三：XXXX 表單編制：日期：年月日校對：日期：年月日審核：日期：年月日會簽：日期：年月日審定：日期：年月日批準：日期：年月日共 33 頁 第 17 頁<流程名稱>輸入部門部門部門領(lǐng)導(dǎo)輸出物資、能量、信息

43、輸入接口過程開始活動活動不通過判定物資、能量、信息活動通過不同意判定活動結(jié)束輸出接口過程同意物資、能量、信息<XX階段><XX階段><XX階段><XX階段>（模板）附錄一：三號、黑體、居中、24磅行距、段后 0.5 行XXXX 管理流程圖共 33 頁 第 18 頁序號控制目標編號控制目標風險描述控制措施描述C-制度編號-風險序號（模板）附錄二：三號、黑體、居中、24磅行距、段后 0.5 行XXXX 控制矩陣共 33 頁

44、 第 19 頁附錄五：流程圖繪制說明流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司各項專業(yè)業(yè)務(wù)，具有較強的操作指導(dǎo)性，一流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。通過流程的不斷優(yōu)化，在一定程度上能夠提高企業(yè)的工作效率。一、流程圖繪制標志1、開始與結(jié)束標志開始與結(jié)束標志是個橢圓形符號。用來表示一個過程的開始或結(jié)束?！伴_始”或“結(jié)束”寫在符號。2、活動標志活動標志是個矩形符號。用來表示在過程的一個單獨的步驟?；顒拥暮喴f明寫在矩形。3、判定標志判定標志是個菱形符號。用來表示過程中的一項判定或一個分岔點，判定或分岔的說明寫在菱形，常以問題的形式出現(xiàn)。對該問題

45、的回答決定了判定符號之外引出的路線，每條路線標上相應(yīng)的回答。4、文件標志文件標志。用來表示屬于該過程的書面信息，包括表格、報告等，它既可表示輸入，又可表示輸出，文件的題目或說明寫在符號。5、流線標志共 33 頁 第 20 頁流線標志。用來表示步驟在順序中的進展。流線的箭頭表示一個過程的流程方向。6、連接標志連接標志是個圓圈符號。用來表示流程圖的待續(xù)。圈有一個字母或數(shù)字。在相互聯(lián)系的流程圖，連接符號使用同樣的字母或數(shù)字，以表示各個過程是如何連接的。二、流程圖編制要點1、按實際情況繪制流程；2、在整個組織思考流程；3、與流程牽涉的人員交流；4、在開

46、始前確認流程的起點和結(jié)束；5、不能把流程圖局限在自己部門；6、起始點、終止點和對象必須清晰；7、輸入和輸出應(yīng)當明確；8、為每一個任務(wù)框標明業(yè)務(wù)部門負責的圍；9、詳細程度應(yīng)達到足以識別無效率的活動；10、做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖。共 33 頁 第 21 頁附錄六：制度編號的編制規(guī)則一、制度編號編寫規(guī)則：ABC*發(fā)文年份（如：2017）流水號（如：01999）部門代碼（見附錄七）文件層級（01、02、03、04、05）公司代碼文件層級：01 為基本管理制度；02 為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度；03 

47、;為專項制度；04為具體制度、操作規(guī)；05 為部門級制度。注：流水號每年初不歸零，依次往下排列例如：ABC-02-ZG-01-2017（由綜合管理部發(fā)文，2017 年第二層級第一號，適用于外高橋海工）二、制度編號更改規(guī)則：文件更改后應(yīng)在原文件編號后加上更改標識，以表明其版本，分兩種情形：當年第一次更改，則文件編號變?yōu)?#160;ABC-02-ZG-01-2017A，依次類推；第二年更改，則文件編號變?yōu)?#160;ABC-02-ZG-01-2018。附錄表單編號的編制規(guī)則一、附錄表單編號編制規(guī)則：制度編號-*（*：AZ 英文大寫字母）注：流水號每年初不歸零，依次往下

48、排列例如：ABC-02-ZG-01-2017-A 代表綜合管理部二級制度附表 A，適用于外高橋海工二、附錄表單編號更改規(guī)則：記錄表式更改后應(yīng)在原表式編號后加上更改標識，以表明其版本，如 ABC-共 33 頁 第 22 頁部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼02-ZG-01-2017-A×(注：第一次修改“×”為 1，依次類推，文件編號變更后表式編號隨著變更)。附錄七：公司各部門代碼一覽表共 33 頁 第 23 頁文件名稱Document&#

49、160;Name主辦單位Sponsor負責人Person in Charge編制人Compiler會簽單位Counter-Sign Units要求回復(fù)日期Date of reply Required會簽意見Counter-Sign Opinion簽名Signature日期Date備注Remark備注（Remark）主辦單位回復(fù)意見（可附頁）：Opinion from the Sponsor（If space is not enough，additional

50、 page can be attached）附錄八：XX 部門級制度文件會簽單Counter-Sign List of DocumentsABC-03-ZG-51-2017-A共 33 頁 第 24 頁部門負責人審批Checked and Approved by the Director of Department共 33 頁 第 25 頁序號發(fā)文號文件編號文 件 名 稱被替代編號狀態(tài)變更日期有效停用附錄九：文件有效版本控制清單ABC-03-ZG-51-2017-B共 33 頁 第 26 頁ABC-部門代碼受控編號NO.ABC受控編號NO.附錄十：受控章樣式公司級樣式部門級樣式共 33 頁 第