公文文件管理制度正式版

1、內部公開ZD/EGZD/EG 01.001 0-2011綠色東方投資控股有限公司企業(yè)制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED（基本管理制度系統(tǒng)）文件體系基本管理規(guī)定（草案）2011年 月 日 發(fā)布 2011 年 月 日 實施起草部門：人力資源部 發(fā)文部門：人力資源部主要起草人：張岳良 簽發(fā)人： 發(fā)放范圍：總部、各項目公司、各項目部 密級：內部公開內部公開 企業(yè)制度 ZD/EG 01.001 0-2011文件體系管理基本規(guī)定（草案）1. 總則1.1 為加強公司文件體系管理，維護其規(guī)范性、科學性、穩(wěn)定性、連續(xù)性、強制性、可行性和普遍適用性，確保公司有效、高速運轉

2、，特制定本規(guī)定。1.2 本規(guī)定中所稱文件體系是指由公司紅頭文件和各種規(guī)范共同構成的、有一定關系結構的文件集合。1.3 本規(guī)定適應于綠色東方投資控股有限公司（以下簡稱集團總部）及其下屬公司（包含子公司、分公司、投資控股公司、已投入商業(yè)運營的項目公司，以下簡稱下屬公司）、各籌建在建工程項目部（以下簡稱項目部）等機構， 1.2中所界定的文件的制訂、發(fā)布、修改和執(zhí)行。2. 文件體系與文件分類2.1文件體系框架如圖1所示。文件按發(fā)文方式分為兩類，即紅頭文件和規(guī)范。 紅頭文件 技術標準 文件體系 企業(yè)標準（Q） 管理標準 工作標準 規(guī)范 基本管理制度系統(tǒng) （01） 經營企劃管理制度系統(tǒng) （02） 行政總務

3、管理制度系統(tǒng) （03） 企業(yè)制度（ZD） 財務審計管理制度系統(tǒng) （04） 人力資源管理制度系統(tǒng) （05） 市場營銷管理制度系統(tǒng) （06） 專業(yè)管理制度系統(tǒng) 技術研發(fā)管理制度系統(tǒng) （07） 工程項目管理制度系統(tǒng) （08） 運營管理制度系統(tǒng) （09） 采購物流管理制度系統(tǒng) （10） 其它專業(yè)管理制度系統(tǒng) （11） 圖1 綠色東方投資控股公司文件體系及分類圖注：（）內系制度類別代號2.2 本規(guī)定中所稱的紅頭文件主要是指公司自制文件中的“九種文”，“九種文”包括公司重大的決議、決定、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要、函，以及其它確需以紅頭形式發(fā)布的重要文件。2.2.1 紅頭文件具有最高的管理效力

4、，集團總部總裁辦、人力資源部有權限擬定和發(fā)布以“綠色東方投資控股有限公司”名義的紅頭文件，效力范圍為集團總部和各下屬公司、各項目部。已經注冊成立且已投入商業(yè)運行的運營類下屬公司人事行政管理部門有權限擬訂和發(fā)布在下屬公司范圍內生效的紅頭文件。已注冊成立的籌建或在建項目公司和未注冊的籌建在建工程項目部一般無權限擬訂發(fā)布紅頭文件，如需發(fā)布紅頭文件，由集團總部相關部門擬訂發(fā)布。其他部門和個人均無權限發(fā)布紅頭文件。紅頭文件僅限于公司發(fā)布對內對外重要的公文和文件： 公司股東會、董事會、監(jiān)事會相關的決議性文件； 公司規(guī)章制度和企業(yè)標準等重大文件； 轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制

5、機構變動或中層以上管理人員任免事項； 公布公司的重大開發(fā)、項目、經營管理等工作的決定； 發(fā)布有關重大獎懲決定和通報； 其他有關公司的重大事項。2.2.2 紅頭文件的發(fā)文管理部門和編號規(guī)則見附件1。2.2.3 發(fā)布其他一般性決議、決定、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要、函等以及公司內部之間的聯絡文件用公司一般發(fā)文格式進行發(fā)布。一般發(fā)文格式和編號規(guī)則見附件2。2.3 本規(guī)定中所稱的規(guī)范是指用文字、圖表形式規(guī)定管理活動的內容、程序和方法，包括企業(yè)標準和企業(yè)制度。2.3.1 企業(yè)標準是對企業(yè)內部與生產技術直接相關的、需要統(tǒng)一的重復性活動所作的詳細規(guī)定，包括技術標準、管理標準和工作標準。2.3.2

6、 企業(yè)制度是對公司各個管理層、管理部門及各項專業(yè)管理的職能范圍、責任權限、業(yè)務流程和協調方法所作的規(guī)定，包括基本管理制度和專業(yè)管理制度等。2.3.3 基本管理制度是公司根本性、全局性、綜合性的管理制度，是公司基本管理方針的集中反映，包括公司章程、公司治理制度、組織機構管理制度等。2.3.4 專業(yè)管理制度是在基本管理制度的指導下，對公司各項專業(yè)管理工作的范圍、內容、程序、方法等所作的規(guī)定，是保證公司組織機構正常運行的必要條件，包括財務審計管理制度系統(tǒng)、人力資源管理制度系統(tǒng)等。3. 職責3.1 紅頭文件、企業(yè)標準、公司制度的規(guī)范、審核、發(fā)布、宣傳、歸檔，由集團公司總部總裁辦和人力資源部按職責劃分范

7、圍分別統(tǒng)一歸口管理。凡涉及公司法務、經營管理、行政辦公、后勤總務、企劃、計劃管理以及財務、市場、工程、運營等由總裁辦負責歸口管理，凡涉及人力資源管理類、人事任免等由人力資源部負責歸口管理。3.2 公司紅頭文件、企業(yè)標準、公司制度的審批、用印、監(jiān)督實施，由公司總裁辦統(tǒng)一歸口管理，并負責組織和參與紅頭文件、企業(yè)標準、制度的制訂。3.3 各項專業(yè)制度的起草、修改、完善、維護由相對應的職能部門負責，必要時兩個以上部門可以聯合行文，但部門不宜過多，聯合行文應是同級部門。3.4 下屬公司可根據集團公司企業(yè)制度制訂具體的實施細則等文件，另外下屬公司可根據自身特點和實際需要制訂和發(fā)布在下屬公司范圍內有效的紅頭

8、文件、企業(yè)標準、制度等文件，以上文件的規(guī)范、審核、發(fā)布、宣傳、歸檔、監(jiān)督實施由下屬公司人事行政管理部門統(tǒng)一歸口管理，下屬公司的各項專業(yè)管理制度由下屬公司各相關職能部門負責起草、擬訂、修改和完善。3.5 下屬公司的紅頭文件、企業(yè)標準、內部制度等文件須報集團公司總部總裁辦和人力資源部和相關職能管理部門備案后生效，并接受集團公司總裁辦、人力資源部和相應的職能部門業(yè)務指導和監(jiān)督，接受總裁辦的行政監(jiān)督。3.6 凡遇到難以確定責任歸屬的文件，由總裁辦負責確定該文件的類型及歸口管理部門。4. 文件的起草4.1 紅頭文件的起草4.1.1 以董事會、監(jiān)事會、總裁辦名義發(fā)布的紅頭文件以及內容涉及總裁辦職責范圍內的

9、紅頭文件由總裁辦負責起草。4.1.2 人力資源管理類、人事任免類等其他人事類以公司名義發(fā)布的紅頭文件以及內容涉及公司人力資源部職責范圍內的紅頭文件由人力資源部負責起草。4.1.3 下屬公司范圍內的紅頭文件由下屬公司人事行政管理部門負責起草。4.1.4 各項相關部門負責提供與紅頭文件相關的具體內容和文件材料。4.2 企業(yè)標準的起草 企業(yè)標準的起草按相關企業(yè)標準的規(guī)定執(zhí)行，由標準涉及的相關部門起草。4.3 企業(yè)制度的起草4.3.1 基本管理制度由總裁辦或人力資源部牽頭組織有關部門成立專門小組起草；專業(yè)管理制度由相應的職能部門起草。在起草過程中起草部門應當廣泛征詢公司領導、相關部門、以及員工的意見和

10、建議。4.3.2 企業(yè)制度應包含的基本要點 地位、作用和意義； 指導思想、基本原則和實施范圍； 制訂的依據； 具體內容及實施的步驟、方法和手段； 執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、解釋、修訂該項制度的部門及其相互關系； 該項制度與其他制度之間的關系； 違反該項制度的處罰辦法。4.3.3 企業(yè)制度起草的基本要求 符合國家方針、政策、法律、法規(guī)； 符合公司實際和領導意圖，與公司業(yè)已生效的管理制度不相沖突； 具有針對性、適用性、可操作性、可檢查性； 重點突出，結構嚴謹，條理清楚，言簡意賅，用語、引文準確，標點符號使用恰當； 以流程圖方式表示相關流程和工作程序，在流程圖中注明主要控制點、責任部門及所需工作時間等。5.

11、 文件的審批5.1 紅頭文件的審批5.1.1 凡需人力資源部正式發(fā)布的紅頭文件，首先由人力資源部門負責人和部門主管領導進行初審，初審后根據需要由文件內容涉及的相關部門進行會簽，會簽后提交公司主管領導復核，復核后提交總裁辦審核，審核后由總裁辦上報集團總裁批準簽發(fā)，最后由總裁辦在文件落款用印后交人力資源部發(fā)布。5.1.2 凡需總裁辦正式發(fā)布的紅頭文件，首先由所在部門負責人進行初審，初審后根據需要由總裁辦組織文件內容涉及的部門進行會簽，會簽后提交公司主管領導復核，復核后由總裁辦上報集團總經理批準簽發(fā)，最后由總裁辦在文件正本落款用印后發(fā)布。5.1.3 凡需下屬公司人事行政管理部門正式發(fā)布的紅頭文件，首

12、先由人事行政負責人進行初審，初審后由文件內容涉及的相關部門進行會簽，會簽后提交下屬公司總經理批準簽發(fā)，批準后上報公司總裁辦或人力資源部以及相關職能部門審核備案，經審核備案無異議后由人事行政部門在文件正本用印后發(fā)布。5.1.4 起草紅頭文件的部門必須按要求填寫公文審批表，隨附文件審批件一同報批，公文審批表格式見附件3。5.2 企業(yè)標準的審批 企業(yè)標準的審批按相關企業(yè)標準的規(guī)定執(zhí)行。5.3 企業(yè)制度的審批5.3.1 初審。凡需正式發(fā)布的企業(yè)制度，在送公司領導審批或簽發(fā)之前，須經所在部門負責人和部門主管領導進行初審。初審的重點是：把握制度內容是否符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)；提法是否同已出臺的有

13、關制度重復或沖突；規(guī)定是否符合實際，是否具有合理性和可操作性；涉及的部門是否經過協調，意見是否一致。另外還要審查概念是否準確、措辭是否恰當、條理是否清楚、語法是否規(guī)范。5.3.2 起草制度的部門必須按要求填寫公文審批表，附隨制度草案由相關部門負責人和領導簽批。5.3.3 會簽。起草部門根據制度內容需要，負責組織會簽，會簽部門由制度內容所涉及的相關部門組成，人力資源部和總裁辦參與所有制度會簽。5.3.4 復核。制度會簽后由起草部門送總裁辦或人力資源部（紙介質和電子文檔各一份）進行復核。復核的重點是：制度內容是否正確全面、審核會簽手續(xù)是否齊全規(guī)范、格式、編號是否符合標準、發(fā)布范圍標注是否合理。凡經

14、復核不合格的，總裁辦和人力資源部有權要求起草部門按規(guī)定標準進行修改、補充、完善。在復核過程中，總裁辦和人力資源部可根據制度具體情況提交公司主管領導或總經理進行復核并完善制度內容。5.3.5 討論公示。制度草案經復核基本成文后，根據文件需要由總裁辦或人力資源部組織在制度生效范圍內進行討論或公示，征詢員工意見，并組織進行修改和完善。5.3.6 公司在制定、修改或者決定直接涉及員工切身利益的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等規(guī)章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。在規(guī)定制度實施

15、過程中，工會或者職工代表認為公司的規(guī)章制度不適當的，有權向公司提出，通過協商做出修改完善，公司直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度應當在單位內公示，或者發(fā)給員工本人。5.3.7 審批和簽發(fā)。制度草案討論公示結束，由發(fā)文部門制作制度正本并送總裁辦審核，由總裁辦送交有關公司領導審批和簽發(fā)。公司基本管理制度和重要制度，經主管領導、總經理審核批準后交董事長簽發(fā)；專業(yè)管理制度由主管領導審核后交總經理審批并簽發(fā)。制度正本經有效簽發(fā)后由總裁辦用印并轉交發(fā)文部門組織發(fā)布。5.3.8 下屬公司制定的企業(yè)制度參照以上審批程序，由人事行政管理部門具體實施制度的審批過程。5.3.9 下屬公司制度首先由起草部門負責人初審，

16、由相關主管領導進行復核，內容涉及公司總部相關職能管理部門管轄范圍的制度還需要報公司總部職能部門復核，復核后由文件內容涉及的相關部門進行會簽，需要進行討論和公示的制度由人事行政管理部門組織實施。制度經討論公示后由人事行政部門提交下屬公司總經理批準簽發(fā)，批準后由人事行政管理部門上報集團公司總總裁辦、人力資源部以及相關職能部門審核備案，審核備案后由人事行政管理部門在制度落款用印后組織發(fā)布。6. 發(fā)文規(guī)范6.1 紅頭文件的發(fā)文規(guī)范6.1.1 紅頭文件的發(fā)布范圍和密級由發(fā)文部門根據文件內容進行確定。6.1.2 公司總部所有紅頭文件由總裁辦按發(fā)文類別進行分類編號，紅頭文件模板和編號辦法參見附件1。6.1.

17、3 下屬公司紅頭文件由下屬公司人事行政管理部門根據以上規(guī)定具體組織發(fā)布。6.2 企業(yè)標準的發(fā)文規(guī)范 企業(yè)標準的發(fā)文規(guī)范按相關企業(yè)標準的規(guī)定執(zhí)行。6.3 企業(yè)制度的發(fā)文規(guī)范6.3.1 企業(yè)制度的發(fā)布范圍由起草單位根據實際需要確定，并在發(fā)文審批表上詳細填寫。發(fā)布形式有兩種：紙介質及網絡電子介質。發(fā)布和傳閱權限由制度起草部門提出，總裁辦確認。6.3.2 企業(yè)制度由發(fā)文部門按發(fā)布范圍具體實施，由收文單位相關人員在文件簽收表上簽名，以示收文。 6.3.3 企業(yè)制度的格式為：正式制度包括編號、類別、標題、正文、制訂機關、成文日期、生效日期、適應范圍等；紙介質的統(tǒng)一用A4復印紙印刷，同時保留同樣格式電子文檔；標題為三號黑體并加黑，正文為小四號宋體；邊距為上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字間距為標準距離，行距為