EXCEL應(yīng)用第一講

1、EXCEL應(yīng)用第一講分列、行列互換、宏一、分列分列可實(shí)現(xiàn)將一個(gè)單元格的文本分隔在多個(gè)單元格中。步驟：1選擇含有文本的單元格區(qū)域。該區(qū)域可以有多行，但只能有一列。 （ 注： 選中列的右邊可添加一個(gè)或多個(gè)空白列，否則選中列右邊的數(shù)據(jù)有可能會(huì)被覆蓋。）2在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分列”。 3按照“文本分列向?qū)А钡闹甘緛?lái)設(shè)定如何將文本拆分到列中。案例1：制作“分列案例.xls”。要求：1）將“電子表單數(shù)據(jù)屬性說(shuō)明.doc”文件中的內(nèi)容復(fù)制到“分列案例.xls”文件中的“答題1”工作表中（如“答題結(jié)果樣例”表中圖1所示），應(yīng)用EXCEL的“分列”功能，將圖1中每一行數(shù)據(jù)分成多列，并進(jìn)行相應(yīng)的格式化操作。結(jié)

2、果如“答題結(jié)果樣例”表中圖2所示。（注：將格式化的文檔轉(zhuǎn)換為EXCEL表格還有兩個(gè)方法：1）將“電子表單數(shù)據(jù)屬性說(shuō)明.doc”轉(zhuǎn)換為txt文本文件后，直接用EXCEL打開(kāi)；2）將“電子表單數(shù)據(jù)屬性說(shuō)明.doc”轉(zhuǎn)換為txt文本文件后，使用EXCEL的“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”功能導(dǎo)入到EXCEL中）2）在“答題2”工作表中，如圖所示，選擇A1：A7單元格，單擊數(shù)據(jù)、分列，打開(kāi)文本分列向?qū)?，設(shè)“列數(shù)據(jù)格式”為日期：YMD。；這里選定YMD，還有很多日期格式，根據(jù)需要自行選擇）；“目標(biāo)區(qū)域”設(shè)為C1單元格，單擊“完成”。選擇A1：A7單元格，單擊數(shù)據(jù)、分列，打開(kāi)文本分列向?qū)?，原始?shù)據(jù)設(shè)為“固定寬度”，設(shè)好每

3、一列分別為年、月、日的數(shù)據(jù)，再選定每一列的“數(shù)據(jù)格式”為文本； “目標(biāo)區(qū)域”設(shè)為D1單元格，單擊“完成”。3）在“答題3”工作表中，如圖所示，先用公式求出表達(dá)式，復(fù)制粘貼成值，最后用Excel分列激活表達(dá)式。二、行列互換Excel中的行列互換功能，可使工作表的行變成列，列變成行。excel行列互換多用在打印的時(shí)候，根據(jù)不同的頁(yè)面設(shè)置，有時(shí)頁(yè)面不夠用，這個(gè)情況就需要用到Excel行列互換。操作步驟：選中需要進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，復(fù)制。單擊要存放轉(zhuǎn)置表區(qū)域的左上角單元格，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，勾選 “轉(zhuǎn)置”復(fù)選框。 確定就完成了excel行列互換。案

4、例2制作“行列轉(zhuǎn)換.xls”文件。要求：將“行列轉(zhuǎn)換.xls”文件中的“素材”工作表中內(nèi)容轉(zhuǎn)換成如“樣例圖1”工作表所示的數(shù)據(jù)表，并按其形式進(jìn)行格式化修飾；對(duì)上述完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，要求將“下拉選項(xiàng)列表內(nèi)容”列中空白項(xiàng)記錄篩選出來(lái)，并復(fù)制在本表格內(nèi)容下邊，篩選結(jié)果如“樣例圖2”工作表中所示。結(jié)果保存在“答題”工作表中。案例3制作“九九乘法表.xls文件”。請(qǐng)參照“1-素材”工作表中的圖片“九九乘法表.jpg”制作Excel數(shù)據(jù)表，并保存在標(biāo)簽為“1-回答”的工作表中。要求從B2：J10區(qū)域中的81個(gè)單元格都要填入公式，并且在更改A2：A10，B1：J1區(qū)域內(nèi)的數(shù)字時(shí)B2：J10區(qū)域內(nèi)容要隨之變

5、化。在仿照“1-素材”樣式完成基本要求后，請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)第二個(gè)轉(zhuǎn)置（上三角）乘法表。 步驟：工作表Sheet3的單元格A2到A10輸入數(shù)字19，B1到J1輸入數(shù)字19。把公式=IF($A2>=B$1,$A2&"×"&B$1&"="&$A2*B$1,"")寫(xiě)入A1單元格，向右填充9列，向下填充9行。三、 宏什么是宏？宏是通過(guò)一次單擊就可以應(yīng)用的命令集。它們幾乎可以自動(dòng)完成您在程序中執(zhí)行的任何操作，甚至還可以執(zhí)行您認(rèn)為不可能的任務(wù)。宏，譯自英文單詞Macro。宏是一種編程嗎？宏是編程，但即使您不是開(kāi)

6、發(fā)人員也可以使用它們，您甚至不需要知道任何編程知識(shí)。在 Office 程序中可以創(chuàng)建的多數(shù)宏都是用一種稱為 Microsoft Visual Basic for Applications（通常稱為 VBA）的語(yǔ)言編寫(xiě)的。何時(shí)使用宏以及為什么使用宏？宏可以節(jié)省時(shí)間，并可以擴(kuò)展日常使用的程序的功能。使用宏可以自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)的文檔制作任務(wù)，簡(jiǎn)化繁冗的操作，還可以創(chuàng)建解決方案（例如，自動(dòng)創(chuàng)建您和您的同事要定期使用的文檔）。VBA 高手們可以使用宏創(chuàng)建包括模板、對(duì)話框在內(nèi)的自定義外接程序，甚至可以存儲(chǔ)信息以便重復(fù)使用。請(qǐng)看本文提供的示例，該示例說(shuō)明了如何在 Word 文檔中設(shè)置多個(gè)表格的格式。假設(shè)需要在文

7、檔中重新設(shè)置 50 個(gè)表格的格式，即使您是一個(gè)非常能干的用戶，設(shè)置每個(gè)表格的格式只需五分鐘，那么完成這項(xiàng)任務(wù)也要四個(gè)多小時(shí)。如果您錄制一個(gè)宏來(lái)設(shè)置表格的格式，然后編輯該宏，使之在整個(gè)文檔中重復(fù)執(zhí)行更改，那么完成這項(xiàng)任務(wù)就不是幾個(gè)小時(shí)了，只需幾分鐘就足夠了。 如何創(chuàng)建宏？在許多 Office 程序中，您可以通過(guò)錄制一系列操作創(chuàng)建宏，也可以直接編寫(xiě)宏。 錄制宏：錄制宏就像開(kāi)關(guān)錄像機(jī)那樣簡(jiǎn)單。宏錄制器會(huì)根據(jù)您執(zhí)行的操作自動(dòng)編寫(xiě)宏。您可以在 Office 的 Word、Excel、PowerPoint、Visio 和 Project 中錄制宏。 舉個(gè)例子，讓我們看一下如何對(duì)本文開(kāi)頭提到的第一個(gè)任務(wù)錄制

8、宏 在一個(gè) Word 長(zhǎng)文檔中重新設(shè)置多個(gè)表格的格式。您可以應(yīng)用一個(gè)表格樣式來(lái)設(shè)置許多表格的格式，不過(guò)，您可能還需要應(yīng)用不屬于某種樣式的格式，如表格寬度或表格行高。 要錄制該宏，請(qǐng)從要設(shè)置其格式的第一個(gè)表格的插入點(diǎn)開(kāi)始，執(zhí)行以下操作： 在“工具”菜單上單擊“宏”，然后單擊“錄制新宏”。 在“錄制宏”對(duì)話框中（如此處所示），您可以命名該宏，為其指定一個(gè)工具欄或鍵盤(pán)快捷方式以便訪問(wèn)，自定義保存宏的位置并添加對(duì)宏的描述以便日后參考?；蛘?，如果愿意，現(xiàn)在即可跳過(guò)所有這些步驟，只單擊“確定”來(lái)開(kāi)始錄制宏。 您可以重命名為宏自動(dòng)分配的數(shù)字名稱。宏名稱可以包括字母和數(shù)字，但不能包含空格。 默認(rèn)情況下，錄制的

9、新宏保存在名為 Normal.dot 的全局模板中。還可以將宏保存在活動(dòng)文檔或模板中，或保存在其他自定義模板中。 您可以為宏指定訪問(wèn)方式：通過(guò)工具欄或通過(guò)鍵盤(pán)快捷方式進(jìn)行訪問(wèn)。如果跳過(guò)此部分，還可以在創(chuàng)建該宏后的任何時(shí)間執(zhí)行這些分配。 宏描述包括錄制宏的日期和錄制宏的用戶的名稱。可以根據(jù)需要編輯此描述。 單擊“確定”后，將打開(kāi)一個(gè)包含以下兩個(gè)按鈕的小工具欄：“停止錄制” 和“暫停錄制” 。執(zhí)行設(shè)置表格的格式所需的每個(gè)步驟。例如，可以應(yīng)用表格樣式、將表格的寬度設(shè)置為可用頁(yè)寬的 50%，選擇表格，然后從所有表格行刪除行高設(shè)置。在應(yīng)用完所有的格式之后（這些格式對(duì)需要設(shè)置格式的所有表格都是相同的），單

10、擊“停止錄制”按鈕。 現(xiàn)在可以在文檔中的任何表格內(nèi)單擊，然后運(yùn)行此宏以自動(dòng)重復(fù)您在第一個(gè)表格中執(zhí)行的所有操作。 注意 如果沒(méi)有為宏分配一個(gè)工具欄或鍵盤(pán)快捷方式，則可以通過(guò)“宏”對(duì)話框訪問(wèn)它。為此，請(qǐng)?jiān)凇肮ぞ摺辈藛紊蠁螕簟昂辍保缓髥螕簟昂辍?，從“宏名”列表中選擇所需的宏，然后單擊“運(yùn)行”。 編寫(xiě)宏在可以錄制宏的 Office 程序中，以及在 Access、Outlook、FrontPage 和 Publisher 中，您可以編寫(xiě)自己的 VBA 宏。要編寫(xiě)宏，您需要了解一些有關(guān) VBA 的知識(shí)。別擔(dān)心，既然您已經(jīng)知道了相應(yīng)程序的操作方法，這學(xué)起來(lái)非常簡(jiǎn)單。VBA 就是自動(dòng)執(zhí)行您每天使用的功能。例

11、如，在 Word 中，VBA 術(shù)語(yǔ)不外乎文檔、表格、段落或章節(jié)這樣的內(nèi)容。 通過(guò)編寫(xiě)一個(gè)宏，或者編輯一個(gè)已錄制的宏，您可以使宏更加強(qiáng)大。例如，對(duì)于上面的宏錄制示例，可以通過(guò)添加一個(gè)循環(huán)（一個(gè)簡(jiǎn)單的 VBA 代碼，可讓宏立即將格式應(yīng)用到文檔中的所有表格，而不必對(duì)每個(gè)表格分別運(yùn)行宏）來(lái)編輯該已錄制的宏。編寫(xiě)或編輯 VBA 宏的最大好處是，只要在一個(gè) Office 程序中學(xué)會(huì)了編寫(xiě) VBA 的方法，就可以使用這些知識(shí)在其他 Office 程序中編寫(xiě)或編輯宏。雖然不同程序?qū)τ谔囟ǖ墓δ芩褂玫男g(shù)語(yǔ)不同，但構(gòu)建宏、添加功能（如循環(huán)）所需要知道的語(yǔ)言對(duì)于使用 VBA 的任何程序都是一樣的。 提示 學(xué)習(xí) V

12、BA 的最好入門(mén)方法是錄制宏，然后在 Visual Basic 編輯器中查看該宏。為此，請(qǐng)?jiān)凇肮ぞ摺辈藛紊蠁螕簟昂辍?，然后單擊“宏”。從“宏名”列表中選擇已錄制的宏，然后單擊“編輯”。什么是宏安全性？事實(shí)上，盡管多數(shù)宏是無(wú)害而且有益的，但宏是一個(gè)重要的安全問(wèn)題。如果有人抱著惡意目的創(chuàng)建宏，這些宏可能包含損害您的文檔或系統(tǒng)的破壞性代碼。為保護(hù)系統(tǒng)和文件，請(qǐng)不要啟用來(lái)源未知的宏。如果您希望能夠有選擇地啟用或禁用宏，同時(shí)仍可以訪問(wèn)任何需要的宏，請(qǐng)?jiān)?Office 程序中將宏的安全性設(shè)置為“中”。這樣，在任何時(shí)候打開(kāi)包含宏的文件時(shí)，您都可以選擇啟用或禁用宏，同時(shí)能運(yùn)行任何選定的宏。 要在任何提供 VB

13、A 宏的 Office 程序中設(shè)置宏安全性，請(qǐng)?jiān)凇肮ぞ摺辈藛紊蠁螕簟昂辍?，然后單擊“安全性”。選擇您需要的安全級(jí)別，然后單擊“確定”。注意，建議不要把安全性設(shè)置為“低”。案例4設(shè)置“Office提高班學(xué)生表效果1.doc”和“Office提高班學(xué)生表效果2.doc”，效果如“Office提高班學(xué)生表效果.doc”文檔所示。打開(kāi)“Office提高班學(xué)生表.doc”，另存為“Office提高班學(xué)生表效果1.doc”。光標(biāo)放在第一個(gè)表格的第一行。開(kāi)始錄制宏。插入空行（在上方），分別輸入“班級(jí)”、“學(xué)號(hào)”和“姓名”。設(shè)置表格自動(dòng)調(diào)整為“根據(jù)窗口調(diào)整表格”。設(shè)置第一行的底紋為淺黃。停止錄制宏。選中第其他表，應(yīng)用宏。打開(kāi)“Office提高班學(xué)生表.doc”，另存為“Office提高班學(xué)生表效果2.doc”。打開(kāi)剛才添加的宏進(jìn)行編輯，在第一行sub語(yǔ)句下填寫(xiě)如下代碼：Dim I As Long For I = 1 To ActiveDocument.Tables.Count ActiveDocument.Tables(I).Select在最后一行End Sub之前插入一行如下代碼： Next保存。應(yīng)用宏?？蓪?shí)現(xiàn)對(duì)文檔中所有表格進(jìn)行格式設(shè)置。案例5打開(kāi)案例2中“行列轉(zhuǎn)換.xls”。