業(yè)務流程內控要點

1、銷售與收款業(yè)務循環(huán)控制流程(2)關鍵控制點-序號 處 理 說 明 責任單位 -C1 由商務部根據公司銷售政策及報價政策及權限范圍進行報價 商務部C2 根據公司合同簽訂授權政策，有適當人員簽署合同，合同簽訂前經過法律部審核方可 政策控制C3 客服專員根據簽訂的合同， ERP系統(tǒng)中錄入合同信息，諸如固定倉倉儲費， 基于固定倉儲費的固定流轉量等 ,客服專員并有人進行審核確保與合同信息一致。 客服主管C4 計量部要準確計量所收取的客戶油量，并存放合同約定的庫存點 計量經理及運營經理 C5 商務部在下訂單前檢查客戶的信用狀況，信用額度根據信用政策而定并 商務合同事前 由財務部錄入系統(tǒng)進行控制 C6 計量

2、部要準確計量所發(fā)出的客戶油量 計量部C7 財務部應收帳款人員要實時的在系統(tǒng)內對已發(fā)生的業(yè)務開局發(fā)票即確認 收入和應收款， 這是檢查客戶信用狀況的前提 財務部C8 財務部應收帳款人員要定期對已開局的發(fā)票進行周期結算以保證及時反應客戶的欠款情況 財務部C9 財務部定期進行客戶帳齡分析，對超過期限的客戶監(jiān)督商務進行催收 財務部 C10 財務部定期給客戶對帳，對于超過信用期的款項，對超過期限的客戶監(jiān)督商務進行催收 (3)總體控制原則1 1、不相容崗位分離、不相容崗位分離(1)公司將合同簽訂、合同管理、收入貨管理及收款四項業(yè)務分別有商務部、客戶服務部、運營部及財務部等部門（或崗位）來操作。商務部部門（或

3、崗位）主要負責處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策。 客戶服務部（或崗位）主要負責合同管理、催收貨款運營部門（或崗位）主要負責油料的收發(fā)及油料的管理諸如盤點等。財會部門（或崗位）主要負責銷售款項的結算和記錄、客戶的信用管理、監(jiān)督管理貨款回收。(2)信用的設定有商務部與財務部共同決定，信用的管理執(zhí)行在財務部，信用額度有sap系統(tǒng)自動更新控制。2 2、授權批準、授權批準(1)對銷售與收款業(yè)務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人員對銷售與收款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經辦人的職責范圍和工作要求。(2)審批人根據銷售與收款授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍內進行審批，不得

4、超越審批權限。(3)經辦人要當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理銷售與收款業(yè)務。 4)嚴禁未經授權的機構和人員經辦銷售與收款業(yè)務。3 3、控制程序、控制程序(1)銷售談判。單位在銷售合同訂立前，商務部就價格、信用政策、存儲期限及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應有完整的書面記錄。(2)合同訂立。公司授權有關人員與客戶簽訂銷售合同。簽訂合同要使用泰山標準的合同文本。對于添加合同條款，要經公司事務部審核后方能簽訂。(3)合同審批。在合同正式簽訂前，要進行合同審批。建立健全銷售合同審批制度。審批人員應對銷售價格、信用政策、發(fā)貨

5、及收款方式等嚴格把關。4 4、其他控制措施、其他控制措施(1)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。(2)在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。(3)總體控制原則(3)會對賒銷業(yè)務的加強管理。賒銷業(yè)務應遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策。對符合賒銷條件的客戶，應經審批人批準后方可辦理賒銷業(yè)務；超出銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務，應當進行特別審批程序。(4)建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。銷售部門應當負責應收賬款的催收，財會部門應當督促銷售部門加緊

6、催收。(5)公司對于可能成為壞賬的應收賬款應當報告有關決策機構，由其進行審查，確定是否確認為壞賬。單位發(fā)生的各項壞賬，應查明原因，明確責任，并在履行規(guī)定的審批程序后作出會計處理。 (6)注銷的壞賬會進行備查登記，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。(7)有專人保管應收票據，對于即將到期的應收票據，應及時向付款人提示付款；已貼現票據應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。制定逾期票據的沖銷管理程序和逾期票據監(jiān)控制度。(8)定期與往來客戶通過函證等方式核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。(9)對于超過單位既定銷售政策和信用政策規(guī)定范圍

7、的特殊銷售業(yè)務，單位要進行集體決策，防止決策失誤而造成嚴重損失。采購與付款業(yè)務循環(huán)控制流程關鍵控制點： - 序號 處 理 說 明 責任單位 責任人 -C1 根據公司授權批準政策，有適當的人員對采購申請進行批準C2 根據公司燃料油采購政策，確定適當的供應商并進行詢價， 政策控制C3 根據權限有適當人員簽署合同，合同簽訂前經過法律部審核方可 C4 計量部及運營部要準確計量所收取的油量并進行儲存，要填寫采購收貨單 等單據作為其他環(huán)節(jié)操作依據 運營計量部C5 根據采購收獲單及采購訂單在里輸入所收取的油量并對采購訂單的執(zhí)行, 情況進行比較。該步產生庫存因此油量準確性及其重要運營部 C6 財務部應付帳款會

8、計根據油量的收取量及采購價格確認應付帳款發(fā)票 財務部總體控制原則：如下原則不僅適用于自用油采購的業(yè)務控制，也適用其他的采購，比如循環(huán)四的固定資產采購控制。涉及自用油采購時有商務部執(zhí)行采購，其他由采購部執(zhí)行。 1 1、不相容職務分離、不相容職務分離（1） 請購由使用部分提出，由適當人員進行審批（2） 詢價由采購部（商務部）進行，但是確定供應商由采購部外的其他部門或人員決定（3） 合同的訂立在事務部審核后，由適當人員審批后方可（4） 采購由采購部（商務部）執(zhí)行，貨物驗收由使用部門或者實物管理部門執(zhí)行（5） 采購、驗收與相關會計記錄分別由采購部及驗收部填寫2 2、授權批準、授權批準(1)建立采購與付

9、款業(yè)務授權批準制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，并規(guī)定經辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。 (2)根據據采購與付款業(yè)務授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍內進行審批，由財務部對審批情況進行監(jiān)督。3 3、控制程序、控制程序（1）請購與審批控制。建立采購申請制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。同時會加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。 （2）采購。根據物品或勞務等的性質及其供應情況確定訂單采購、合同訂貨、直接購買等方式。采購前充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況，采取由采購、使用、財務等部門共同參與比質比價的程序，并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購要由經授權的部門事先對價格等有關內容進行審查。單位應當制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。（3）驗收。根據規(guī)定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規(guī)格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。 對驗收過程中發(fā)現的異常情況，負責驗收的