文件記錄控制程序參考模板

1、1目的規(guī)范公司記錄的管理，為追溯、改進和提高產(chǎn)品質(zhì)量提供依據(jù)，證實質(zhì)量管理體系運行的持續(xù)性、適宜性和有效性，確保其符合標準要求。2范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有記錄的管理和控制。3職責3.1 行政部負責記錄的統(tǒng)一編號、發(fā)放和管理，建立記錄管理一覽表。3.2 品質(zhì)部負責產(chǎn)品檢驗記錄的管理。3.3 各部門負責各自相關聯(lián)記錄的管理。4流程圖見附件5內(nèi)容5.1 記錄的分類 凡是質(zhì)量管理體系運行中的記錄、報告及與產(chǎn)品相關的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄范圍。5.1.1 與質(zhì)量管理體系管理有關的記錄主要有：管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預防措施記錄、人力資源管理與培訓記錄、設施管理記錄、產(chǎn)

2、品和過程監(jiān)視和測量記錄等等。5.1.2與采購、銷售、生產(chǎn)、檢驗和交付有關的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評審記錄、供方評價記錄、產(chǎn)品檢驗記錄、監(jiān)視和測量裝置的校準記錄、統(tǒng)計技術的應用記錄、顧客投訴及服務記錄等等。5.1.3 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。5.2 文件記錄表格的設計、審批、印制和領用。5.2.1 各部門設計自己所需的記錄表格，并將空白表格交行政部審核后報管理者代表或其授權(quán)人審批后交行政部印制。5.2.2 印制好的記錄表格由倉庫負責保管，各部門根據(jù)需要從倉庫領用。5.3 文件記錄的填寫文件記錄由開展該項活動的直接責任人按要求及時填

3、寫，填寫要求如下：5.3.1 正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實準確，填寫方法必須符合規(guī)定要求，字跡清晰，不隨意涂改。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時間。1 / 45.3.2 及時：按規(guī)定時間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問題應立即糾正。5.3.3 完整、齊全：記錄必須按照格式逐項填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應在該欄內(nèi)畫“/”。不得空項，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。5.4 文件記錄的管理5.4.1 文件記錄的編號各種記錄表格也是管理體系文件的一部分，其編號與對應的體系文件章節(jié)相關聯(lián)。質(zhì)量記錄的編號結(jié)構(gòu)如下： 順序號 體系文件章號 表格代號 公司代號(SME） 版本號 修改次 編號

4、含義：1）公司代號: 超眾電器 (SME) 2）體系文件章節(jié)號：章節(jié)名稱章節(jié)號管理體系4管理職責5資源管理6產(chǎn)品實現(xiàn)7測量、分析和改進83）表格代號 :（FOR）4）順序號: 為表格序列號，以數(shù)字編號，數(shù)字取值范圍是“0199” 5）版本號: 為文件版本號，以字母編號，取值范圍是“A、B、C”6）修改次: 為表格修改次數(shù)號,以數(shù)字編號,取值范圍是“0-9”5.4.2記錄的收集、歸檔、儲存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結(jié)合的原則進行收集、歸檔、儲存和保管，并做到易于查找。行政部負責建立公司文件記錄清單。b）負責收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應按月裝訂，并加上封面和標識按月編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在文件記錄清單中標識清楚，。5.4.3 文件記錄的查閱、借閱和復制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁，并嚴格遵守公司保密制度的相關規(guī)定，如果確實需要外借，要按文件管理程序辦理相關手續(xù)。b）其他人員需借閱或復制質(zhì)量記錄的，應經(jīng)相應部門負責人批準。5.5 文件記錄的處理過期的及被代替的